- Elma ecm
- Гибкая настройка номенклатуры
- Журналы регистрации
- Исходящие документы
- Канцелярия для территориально распределенных компаний
- Контроль
- Мобильные решения
- Настройка номенклатуры
- Поиск документов
- Продукты elma
- Процедура регистрации документов
- Рассмотрение входящего документа
- Регистрация документа в бизнес-процессе
- Регистрация нового документа
- Создание и настройка типов ркк в дизайнере elma
- Создание и регистрация входящего документа
Elma ecm
Публикация недоступна для просмотра
| Заказчик | Интегратор | Год | Проект |
|---|---|---|---|
| — Сбербанк Казахстан | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.11 |  |
| — СА Управление | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — ЕРСМ Сибири | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Meditec | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Югория-Жизнь | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Бюро Музейной Сценографии Метаформа | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Вторресурсы Устюжна | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Фабрика Арт | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Работут | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.10 | |
| — Credi | QuickBPM | 2021.09 | |
| — Nordwoc | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.09 | |
| — Аладо | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.09 | |
| — БМ-Групп Лиски | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.09 | |
| — Dineia (Динея) | QuickBPM | 2021.09 | |
| — Ипотечная корпорация Удмуртской республики | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.09 | |
| — Мебельная компания Авеню | QuickBPM | 2021.09 | |
| — Сфера комфорта | QuickBPM | 2021.08 | |
| — Экополис, Новый Уренгой | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — Прогермес | QuickBPM | 2021.08 | |
| — Darkside Corporation (ТД Премиум Табакко) | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — Аргос | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — МЭТ (immi) | QuickBPM | 2021.08 | |
| — Технолинии | QuickBPM | 2021.08 | |
| — ПроТеСис | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — Старт-Авто | QuickBPM | 2021.08 | |
| — ИП Синицын Антон Витальевич | QuickBPM | 2021.08 | |
| — ИП Казарян Тигран Артурович | QuickBPM | 2021.08 | |
| — Новисет | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — Монтэл | Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) | 2021.08 | |
| — Милена (Кемерово) | QuickBPM | 2021.08 | |
Гибкая настройка номенклатуры
Настройка номенклатуры подразумевает под собой создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотока.
При необходимости параметры регистрации документов могут быть настроены очень гибко под нужды организации – от простейших схем небольших организаций до сложнейших схем классификации документов, в которых используются перекрестные нумерации дел и другие канцелярские сложности, характерные для крупных организаций.
Журналы регистрации
В Электронной канцелярии ведется журнал регистрации всех документов.
Журнал регистрации представляет собой папку-фильтр, при помощи которой можно настроить практически в любую структуру реестров документов, необходимую для компании.
Исходящие документы
Ввод в систему исходящих документов практически не отличается от ввода входящих документов. Помимо стандартного метода загрузки документа, можно создавать его по заранее заложенному в систему шаблону. Пользователю нужно только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.
Перед регистрацией исходящий документ нужно согласовать с ответственным. Он может согласовать или отклонить документ, объяснив причину.
Основной задачей контроля исходящих документов является контроль отправки. Решение такой задачи в системе представлено в виде предусмотренного реестра по неотправленным документам.
Канцелярия для территориально распределенных компаний
Электронная канцелярия предоставляет возможность работать с общими документами и задачами в единой системе, независимо от территориального расположения участников процесса. Для организации подобного пространства и упорядочивания документов необходимо создать и настроить номенклатуру документооборота.
Контроль
Для контроля работы над входящими документами существуют специальные отчеты. Отчеты позволяют получить информацию о том, какие задачи были поставлены по каждому из документов и каков статус выполнения по каждой из этих задач. Также позволяют просмотреть ситуацию в целом и провести общую аналитику работы.
Мобильные решения
Работать с канцелярией можно и независимо от своего местоположения. Разработанные мобильные приложение ELMA для iPhone, iPad и смартфонов на базе OC Android позволяют существенно экономить время при рассмотрении входящего потока задач. Приложения забирают всю новую информацию из ELMA одним большим пакетом и, уже не приходится ждать загрузки страниц – вся необходимая информация для принятия решения отображается на экране.
Кроме того, работать с задачами можно в режиме offline. При отсутствии Интернета можно принимать решения по задачам, согласовывать документы или просматривать и комментировать сообщения. Любые изменения сохраняются и моментально передаются в систему при первом же подключении.
Настройка номенклатуры
Для того чтобы можно было зарегистрировать документ в системе, должна быть настроена и опубликована номенклатура дел организации.
Номенклатура – это систематизированная структура для упорядочивания документов организации при их регистрации. Номенклатура определяет систему хранения документов в организации, содержит информацию о сроках хранения документов, о правилах формирования регистрационного номера документа и других настройках регистрации документов.
В системе ELMA может быть только одна номенклатура дел. В зависимости от установленных настроек, она создаётся на один календарный год или на неограниченное количество времени. Настройка номенклатуры производится в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура.
Рисунок 5. Номенклатура дел организации
Необходимо добавить раздел Корреспонденция, в котором добавить дело для регистрации исходящих писем.
Рисунок 6. Создание дела: «Исходящие письма»
После создания дела Исходящие письма в карточке дела в разделе Типы документов необходимо добавить тип Исходящее письмо, после чего все исходящие письма можно будет регистрировать в данном деле. В случае если в Дизайнере ELMA не настроены соответствия РКК и документопотоков, то выбрать такой тип документа будет невозможно. При попытке добавления будет отображена ошибка.
Рисунок 7. Карточка дела «Исходящие письма»
Подробнее о создании номенклатуры см. в соответствующем разделе справки по системе.
После того как настроены номенклатура дел и типы РКК, можно переходить к регистрации документов в системе.
Поиск документов
Зарегистрированный документ в системе всегда можно быстро найти.
Вся информация на карточке документа структурирована и разбита по вкладкам. Для поиска нужных документов достаточно ввести в качестве параметров ее реквизиты или реквизиты регистрационной карточки. Также найти необходимый документ можно и по штрих-коду: штрих-код добавляется автоматически на страницу документа при генерации его по шаблону.
Кроме того, параметры поиска могут быть сохранены в формате фильтра для еще более удобной работы с реестрами.
Продукты elma
ELMA365 автоматически назначает задачи на ответственных сотрудников в рамках исполняемого процесса, соблюдая при этом последовательность, заданную во время моделирования. В системе можно установить сроки выполнения задач и настроить уведомления о просрочке, чтобы иметь возможность вовремя отреагировать и принять необходимые меры.
Все задачи консолидируются в одном месте, что помогает более качественно оценивать нагрузку и эффективность их выполнения. В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить не конкретному пользователю, а целому отделу. Сотрудник, который менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к работе.
При настройке бизнес-процессов можно выбрать, каким образом они будут запускаться: вручную или автоматически по расписанию. Это удобно, если исполнение процессов необходимо в установленную дату и с определённой периодичностью.
Процедура регистрации документов
Рассмотрим регистрацию документа на примере регистрации исходящего письма.
Рассмотрение входящего документа
Как правило, после регистрации входящий документ попадает на этап рассмотрения для вынесения резолюции.
Также при рассмотрении документа можно просто указать резолюцию, не ставя задачи. При этом постановку задач можно делегировать другому лицу.
Регистрация документа в бизнес-процессе
Использование блока Регистрация документа в бизнес-процессе подробно рассмотрено в соответствующей статье справки по системе.
Регистрация нового документа
В верхнем меню главной страницы находится кнопка Регистрациядокумента, нажав на которую также можно зарегистрировать документ.
Рисунок 10. Регистрация документа в верхнем меню главное страницы.
После нажатия на кнопку Регистрироватьдокумент будет открыто окно для выбора варианта регистрации документа из последних использованных или из любых доступных вариантов регистрации.
Рисунок 11. Диалоговое окно выбора варианта регистрации
В том случае, если нажать на кнопку Регистрация произвольного документа системой будет предложено выбрать тип регистрируемого документа. В выпадающем списке необходимо выбрать Исходящее письмо, в результате чего отобразиться место регистрации, документопоток и дело данного типа документа.
Рисунок 12. Тип регистрируемого документа
Страница создания и регистрации документа состоит из вкладок: Общие и Номенклатура.
На вкладке Общие отображен предполагаемый Регистрационный номер, Дата регистрации – по умолчанию устанавливается текущая дата и время.
Для завершения регистрации необходимо нажать на кнопку верхнего меню Регистрация.
Рисунок 13. Регистрация и создание документа
Рисунок 14. Вкладка номенклатура страницы регистрации документа
После регистрации появится окно для выбора дальнейшего действия с документом.
Рисунок 15. Выбор дальнейшего действия с документом после регистрации в системе
Создание и настройка типов ркк в дизайнере elma
Для организации регистрации документа необходимо в Дизайнере ELMA создать и настроить все типы РКК.
Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) – это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д.
В системе ELMA существуют четыре базовых типа регистрационно-контрольных карточек: Входящие, Исходящие, Внутренние, Договоры.
Рисунок 1. Вкладка Дизайнера ELMA «Документооборот» в режиме «РКК»
Работа с типами РКК аналогична настройке типов документов, за исключением того, что для форм РКК недоступно использование Конструктора форм. Часто никаких действий с настройками РКК не производится, а используются системные настройки.
После настройки типов РКК необходимо создать и настроить формы для РКК. Данная настройка позволяет предопределить тип РКК, документопоток и формы регистрации/редактирования, которые будут использоваться во время регистрации документов одного типа.
Рисунок 2. Добавление форм для РКК
Рисунок 3. Определение типа РКК
Рисунок 4. Документ с настроенными РКК
Создание и регистрация входящего документа
Для ввода документа в систему необходимо заполнить основные атрибуты входящего документа. К карточке документа крепится скан бумажного документа или загружается его электронный вариант. Регистрационный номер присваивается автоматически. После чего зарегистрированный документ отображается в реестре входящих документов в Канцелярии.
