электронная Подпись для фрилансеров

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ ЭЦП

Самозанятые — это физлица и ИП, которые используют специальный налоговый режим НПД. Заказчики с ними обмениваются договорами, заданиями, счетами, актами и другими документами при помощи электронных подписей или обмена сканами документов.

Самозанятые — это предприниматели, которые платят специальный льготный налог. Его рассчитывают на основании дохода, полученного от профессиональной деятельности. При этом дополнительных отчислений в пользу государства гражданин не вносит. Получить статус самозанятого может житель любого региона.

О том, кто такие самозанятые, мы уже писали в нашей статье. Сегодня расскажем, нужна ли самозанятому электронная подпись и как она упрощает ему работу.


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

Бизнес давно оценил преимущества работы с самозанятыми. Но есть проблема — получение закрывающих документов от удаленных исполнителей. Наладить электронный документооборот (ЭДО) с другими компаниями и ИП проще, ведь им тоже важно, чтобы документы были в порядке и поступали своевременно. С физлицами сложнее: ведь для них главное — оплата, а в документах они не заинтересованы.

Разберем, можно ли работать с самозанятыми через ЭДО и как это сделать.

При электронном документообороте документы чаще всего передаются через специальную программу или сервис ЭДО. Компания покупает доступ, а самозанятый просто регистрируется в сервисе самостоятельно или по приглашению заказчика. Далее обмен документами идет внутри сервиса.

Можно направлять электронные документы и вне сервисов (по электронной почте или через мессенджер), но в любом случае для их подписания самозанятому потребуется электронная подпись (о ней мы расскажем ниже

Плюсы в том, что ЭДО позволят быстро обмениваться документами, которые имеют юридическую значимость, т. е. равноценными бумажным документам, подписанным собственноручно.

минус в том, вам придется уговаривать каждого самозанятого подключаться к определенному сервису, да еще и проходить верификацию предоставленных данных (а в некоторых случаях и процедуру идентификации личности) для получения подписи. Обычно, для физических лиц — это стресс, они не доверяют сторонним сервисам и не готовы делать фото и отправлять сканы паспорта третьим лицам.

Также не все типы электронных подписей бесплатны. Чтобы обмениваться документами вне сервисов, подпись придется покупать. Компания вряд ли сможет уговорить исполнителя потратить деньги на получение электронной подписи и программного обеспечения, которое нужно, чтобы она работала. Тем более, что период работы с заказчиком может быть краткосрочным, а для большинства людей в обычной жизни электронная подпись просто не нужна.

Мои самозанятые организуют ЭДО без затрат, лишних проблем и полностью автоматизировать работу с самозанятыми. Все функции в одном сервисе: от поиска исполнителей, до расчетов и закрывающих документов.

Содержание
  1. Преимущества и недостатки
  2. Зачем нужны такие платформы
  3. Кто подключает сервисы ЭДО
  4. Какую программу выбрать
  5. «Консоль»
  6. Rocket Work
  7. «Мои самозанятые»
  8. Qugo
  9. «Астрал. Э ДО»
  10. Итог
  11. Система ЭДО для самозанятых
  12. Электронная подпись для самозанятого
  13. Электронная подпись для самозанятых
  14. Какие документы участвуют в ЭДО для самозанятых
  15. Принимать участие в государственных закупках
  16. Зачем нужен ЭДО при работе с самозанятыми
  17. Обмен документами с самозанятыми
  18. Как прийти к компромиссу
  19. Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?
  20. Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году
  21. Зачем самозанятому электронная подпись
  22. Самозанятые и закрывающие документы
  23. Где получить электронную подпись самозанятому
  24. Обмен документами с помощью ЭДО
  25. Какие электронные подписи использовать для ЭДО
  26. Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми
  27. Какой вариант ЭДО с самозанятым выбрать
  28. Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
  29. Работать с заказчиками удалённо
  30. Открыть ООО или ИП
  31. Справка и чек — уже ЭДО
  32. Обмен документами через электронную почту или мессенджеры
  33. Минусы
  34. Плюсы
  35. Платформы для самозанятых
  36. Хотите получить пример идеального договора с самозанятыми?
  37. Выполнять различные задачи
  38. Покупать имущество на выгодных условиях

Преимущества и недостатки

Электронный документооборот — это обмен документами по защищённым каналам связи через специальную программу или сервис ЭДО.

Подписываются документы при таком обмене электронными подписями, которые подтверждают их легитимность и заменяют «живые» подписи.

Главные преимущества ЭДО:

Иногда у компаний, которые рассматривает для себя ЭДО, могут возникнуть сомнения — действительно ли так нужен электронный документооборот. Из потенциальных недостатков выделяют:

Если компаний и ИП охотно переходят на ЭДО, то порой уговорить самозанятого подключиться к сервису бывает сложно.

Физлицо может не захотеть проходить верификацию данных, чтобы получить электронную подпись: делать фото, отправлять сканы документов. К тому же не все электронные подписи бесплатные.

Электронные подписи бывают:

В России уже 5 млн самозанятых. Многие из них работают с компаниями или индивидуальными предпринимателями. В этих случаях для обеих сторон важно оперативно обмениваться документами — договорами, счетами, чеками или актами.

Каждый раз отправлять бумажную версию по почте — дело хлопотное. Обмен документами по электронке тоже подходит не всем и не избавляет от предоставления оригинала. Упрощают взаимодействие бизнеса и самозанятых специальные сервисы, которые позволяют вести электронный документооборот (ЭДО). В одном из них сейчас работаю и я. К другим — только присматриваюсь. Расскажу о самых популярных.

Зачем нужны такие платформы

Бизнесу удобнее работать с самозанятыми, чем с фрилансерами или физлицами, по нескольким причинам:

Но иногда компании отказываются от работы с самозанятыми — от них сложно получить закрывающие документы. Особенно, если заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Можно выставить чек онлайн через приложение «Мой налог», но обмениваться актами, счетами и дополнительными приложениями к договору уже сложнее.

Эту проблему можно решить, если исполнитель и заказчик будут взаимодействовать в специальных сервисах по электронному документообороту. В них можно:

— Делать все быстро. В системе ЭДО заказчик получает документы сразу после их отправки самозанятым;
— Отправлять и получать документы можно в любое удобное время;
— Экономить бумагу. Участникам не нужно готовить, печатать и отправлять бумажные документы.
— Обезопасить сделку. Все данные при цифровом обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.

Также в системе электронного документооборота хранится история обмена, при необходимости нужные документы легко ищутся и выгружаются. У всех бумаг есть юридическая сила, ведь они подписаны электронной подписью (ЭП).

При этом чем проще программа по электронному документообороту, тем легче самозанятому правильно заполнить и вовремя предоставить нужные заказчику документы.

Кто подключает сервисы ЭДО

Работать с электронным документооборотом может и сам самозанятый, и коммерческая компания. Последней этот способ выгоден в первую очередь — у юрлиц более строгие требования по ведению документации.

Если компания или ИП пока не освоили ЭДО, самозанятый может сам предложить заказчикам перейти на этот сервис. Для убеждения есть такие доводы:

Если самозанятый выполняет заказ для физлица, заключить с ним договор и выставлять счет тоже возможно в программе электронного документооборота. Это обезопасит обоих участников сделки и исключит бумажную волокиту.

Какую программу выбрать

Есть несколько сервисов, где самозанятые и бизнес могут взаимодействовать быстро и эффективно. Какую из них выбрать, зависит от тарифов и количества исполнителей. Вот лишь некоторые из них.

«Консоль»


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

В мобильном приложении мы с заказчиком раз в месяц подписываем акт

С этим сервисом выгоднее работать малому и среднему бизнесу, который привлекает для постоянных или разовых проектов внештатных исполнителей. На платформе автоматически оформляются все документы, выпускается электронная подпись, рассчитывается налог и поступают выплаты по реквизитам и картам.

Через платформу юрлица могут взаимодействовать с исполнителями всех типов — самозанятыми, ИП, оформленными по ГПХ, нерезидентами.

Стоимость. В «Консоли» она состоит из двух частей:

1. Оплата лицензии за каждого внештатника — от 300 до 600 ₽ в месяц. 
2. Комиссия от оплаты исполнителям — от 1 до 2%, зависит от числа исполнителей и их среднего чека.

ЭЦП:  ТОП способов проверки электронной подписи (ЭЦП)


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

За работу с исполнителем платит заказчик — компания или ИП

Rocket Work

Это первая платформа для работы самозанятых и бизнеса, которая появилась в России. Положительные отзывы о ней я встречала несколько раз на просторах интернета, еще когда только планировала становиться самозанятой. Сервис также автоматически проверяет статусы заказчика и исполнителя в ФНС, формирует договоры и чеки для декларирования доходов — как в приложении «Мой налог». А еще переводит оплату на карту любого банка и оплачивает налоги.

В этой программе самозанятые могут сами инициировать заключение договора, в котором будут закреплены обязанности сторон и стоимость работ. Документ подписывается цифровыми подписями, которые выпускает Rocket Work. В личном кабинете самозанятый может отмечать этапы исполнения. Их будет видеть и заказчик.

Rocket Work берет оплату за оформленный заказ и его исполнение, регистрация и доступ бесплатные.

Стоимость. Платят только заказчики: процент от оборота заказов на платформе, в зависимости от масштаба бизнеса, — от 1 до 4%.


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

У сервиса немало отзывов от самозанятых, которые уже успели поработать в нем

«Мои самозанятые»


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

К программе могут подключиться уже ставшие самозанятыми

Но с ФНС площадка обменивается данными — например, для проверки статуса самозанятого перед заключением договора и каждой оплатой. Также сервис регистрирует доход плательщика налога на профессиональную деятельность, получает и хранит закрывающие документы. Выплаты можно получать на счета и карты.

В марте у платформы появилась новая опция — теперь самозанятые могут подписывать договоры, акты и другие документы от заказчиков в Telegram. Для этого не нужно устанавливать никаких специальных приложений.

Стоимость. Комиссия зависит от объема выплат, в среднем это 1-2% от сделки.

Qugo

При этом сервис выступает и как маркетплейс — на платформе можно найти заказы, а компаниям — исполнителей на свои задачи. Пользователи могут одновременно работать и в качестве исполнителя, и в качестве заказчика с одного аккаунта.


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

В разделе «Найти задания» есть фильтры, можно выбрать задание по заданным критериям

Отличия от других платформ:

Стоимость. Для самозанятых доступ к сервису бесплатный, для компаний есть несколько тарифов. Точная стоимость зависит от набора услуг — в целом площадка берет до 3% от суммы сделки.

«Астрал. Э ДО»

В сервисе с космическим названием могут работать и юрлица, и самозанятые. В ней меня привлекала невысокая стоимость подключения и гибкие тарифы. В программе их несколько, итоговая стоимость зависит от числа отправляемых документов за месяц. Отличия от других программ:


ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ ФРИЛАНСЕРОВ

«Астрал. ЭДО» подходит и физическим, и юридическим лицам

Стоимость. Самая бюджетная лицензия обойдется в 500 ₽ в год, это 41 ₽ в месяц. Сюда входит отправка 50 исходящих документов в течение 12 месяцев. Самозанятым этого будет более чем достаточно. Для малого и среднего бизнеса стоимость тоже невысокая. За 100 документов плата составит 800 ₽, за 500 — 2 тысячи ₽. Неиспользованное количество исходящих не аннулируется, а переносится на следующий месяц.

Итог

Юлия Осокина, работаю через сервис электронного документооборота для самозанятых

Система ЭДО для самозанятых

Подписать договор можно как на бумаге, так и в электронном виде. Для оформления электронного документа обе стороны должны быть подключены к ЭДО, а также иметь электронную подпись.

ИП и организации могут пользоваться системами электронного документооборота. Системы ЭДО крупнейших операторов, с которыми работают индивидуальные предприниматели и юрлица, не предусматривают возможности подключения пользователей, не имеющих статуса ИП или юридического лица.

Однако существуют отдельные сервисы, позволяющие самозанятым вести электронный документооборот (ЭДО) с юрлицами.

Это могут быть как специальные системы для юрлиц, позволяющие подписывать договоры и акты с самозанятыми внештатниками, так и сервисы, предназначенные непосредственно для самозанятых. Такие системы предоставляют возможность обмена юридически значимыми электронными документами, подписанными с помощью неквалифицированной электронной подписи.

Электронная подпись для самозанятого

Электронная подпись может быть:

Неквалифицированная электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Для ее формирования потребуются уже специальные средства шифрования.

Некоторые сервисы ЭДО оформляют самозанятым и их заказчикам именно такой тип подписи. В этом случае фотографии самозанятого уже недостаточно. Чтобы получить такую подпись удаленно, самозанятому придется записать видеоролик с паспортом.

Квалифицированная электронная подпись отличается тем, что ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, она имеет гораздо более высокую степень защиты такие подписи выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами (а юрлица и ИП получают их сейчас в ФНС).

Эти подписи платные. Кроме того, для их применения нужно устанавливать специальную программу — криптоплагин, к которой тоже нужно покупать доступ.

Документы, подписанные квалифицированной подписью, можно отправлять и вне сторонних сервисов. Но для этого самозанятому снова потребуется специальное ПО, которое позволяет подписать документ прямо внутри текстового редактора. А заказчику — такое же ПО, чтобы проверить действительность квалифицированной подписи в документе, который пришел по почте или в мессенджер.

Да, бывают «продвинутые» исполнители. Например, некоторые самозанятые уже участвуют в госзакупках, где без квалифицированной подписи не обойтись. Но таких единицы.

Так как же найти компромисс?

Электронная подпись для самозанятых

Электронная подпись бывает нескольких видов:

Самозанятым подходит квалифицированная электронная подпись.
С помощью КЭП можно подписывать юридически значимые документы — договоры возмездного оказания услуг, акты выполненных работ. Это важно, если заказчик и исполнитель находятся в разных регионах и не могут встретиться лично для подписания документов. К ЭП приравнивается к «настоящей» подписи, проставленной вручную на бумаге.

КЭП можно использовать для участия в электронных торгах. С 2020 года самозанятые граждане приравниваются к субъектам малого и среднего предпринимательства и участвуют в закупках по закону № 223-ФЗ на льготных условиях. Они могут рассчитывать на ускоренную оплату по договору в течение 15 дней. Также для них доступны:

  • сниженный процент по обеспечению заявки — 2%;
  • сниженное обеспечение контракта — 5%.

Помимо этого, льготные условия действуют для самозанятых, которые участвуют в привилегированных закупках для МСП. Во всех остальных закупках самозанятые участвуют на общих основаниях в статусе физических лиц.

«Калуга Астрал» предлагает квалифицированную электронную подпись для физических лиц и сотрудников организаций, которые работают с документами от имени компании. Наша подпись подойдёт для работы с ОФД, государственными порталами и для участия в торгах. Узнайте подробнее о тарифах и опциях на нашем сайте.

Какие документы участвуют в ЭДО для самозанятых

Самозанятые не отчитываются перед контролирующими органами. Главный документ в работе самозанятого — это чек, который он должен выслать клиенту при получении оплаты. Поэтому обычно ЭДО для самозанятых включает в себя только передачу электронного чека.

Чек формируется в приложении «Мой налог». Его можно отправить по электронной почте, СМС или в личном сообщении в соцсетях, распечатать и передать лично или предоставить QR-код, который клиент отсканирует с помощью своего смартфона.

Если клиент расплатился переводом на карту или на счёт самозанятого, сформировать чек нужно сразу после получения средств. Если расчёт производится наличными или в банке по реквизитам, необходимо отправить клиенту чек до 9 числа месяца, следующего за месяцем совершения платежа. Информация обо всех выданных чеках хранится в приложении «Мой налог» и в ФНС.

Самозанятые могут выполнять заказы ИП или юридических лиц. В этом случае заключается договор возмездного оказания услуг. Договор заключается в устной форме, если:

ЭЦП:  СВЕДЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ЭЦП

Во всех остальных случаях договор оформляется письменно.

Единой формы договора с самозанятыми нет. При составлении документа можно пользоваться образцом договора ГПХ. В договоре обязательно нужно указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход. Заказчик должен указать свой ИНН, чтобы исполнитель мог отразить его в чеке. Только в этом случае организация сможет включить в расходы сумму, затраченную на услуги самозанятого.

Принимать участие в государственных закупках

Самозанятые вправе участвовать в закупках для государственных и муниципальных нужд. Они могут предложить более выгодные условия на предоставляемые работы или услуги. Низкая цена складывается ввиду отсутствия наёмных рабочих и больших трат на налоги.

Как и реализация имущества должников, государственные и коммерческие закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ проходят на ЭТП. Следовательно, без электронной подписи там не обойтись. Также существуют специальные площадки, к участию в которых допускаются только представители малого и среднего бизнеса. В этом случае у самозанятых отсутствует конкуренция со стороны крупных компаний.

Зачем нужен ЭДО при работе с самозанятыми

Для самозанятого главное — получить оплату и передать чек заказчику, а заказчику еще понадобятся договор и акт.

Можно попросить самозанятого расписаться в договоре, подготовить и подписать акт, отправить документы заказным письмом по почте. Но письмо долго ждать и оно может потеряться. Кроме того, исполнитель может просто отказаться отправлять документы почтой.

Отсканированные документы и направленные по электронной почте не имеют такую же юридическую силу, как подписанные лично. Тогда на помощь приходит ЭДО.

Обмен документами с самозанятыми

И вот возникает загвоздка. Заказчику нужен договор и акты, а самозанятому — не особенно. А потому, чтобы быстро и вовремя получить документы, заказчику придется предложить самозанятому удобный и быстрый способ обмена.

Можно запросить отправку обычным заказным письмом. Но даже если забыть о том, что такой метод не очень надежен (к сожалению, почта порой теряет даже ценные отправления, не то что заказные), то есть и другие факторы — время и желание исполнителя. Ждать документы почтой даже в пределах города надо 1-3 дня, а уж из другого региона — намного дольше. К тому же самозанятый может просто не захотеть тратить время и свои деньги на отправку письма.

Еще один немаловажный момент — если предварительно вы не обсудили, как должен выглядеть акт, то рискуете получить просто распечатку с названием работ и датой, хорошо, если он будет подписан. Там может не быть отсылки к договору, данных самозанятого и тогда этот «документ» свое предназначение (подтверждение сделки и расхода

Электронный документооборот в этом смысле, гораздо удобнее, быстрее и разумнее.

Как прийти к компромиссу

Чтобы наладить ЭДО с самозанятыми, достаточно подключиться к сервису QIWI Business. Никаких дополнительных верификаций, видео с паспортом, платных электронных подписей не нужно.

QIWI Business обеспечит электронный документооборот с самозанятыми:

А если внештатников много, для выплаты достаточно загрузить реестр с их данными и пополнить счёт — QIWI Business переведёт деньги автоматически.

Способы перевода разные: на банковскую карту, через СБП или на QIWI Кошелёк. Сервис сам проверит статус самозанятого в ФНС перед отправкой и подготовит отчётные документы.

Какие документы оформить бухгалтеру, чтобы легально сотрудничать с самозанятыми?

Заполните форму, вышлем список документов бесплатно

Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году

Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:

Зачем самозанятому электронная подпись

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной. Чтобы работать с НЭП, стороны заключают дополнительное соглашение. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет такую же юридическую силу, как и её рукописный аналог. Она позволяет законно подписывать в интернете цифровые документы, а также подтверждает личность владельца в различных информационных системах. У КЭП используют в своей деятельности государственные служащие, руководители организаций и индивидуальные предприниматели.

Электронная подпись для самозанятых позволяет взаимодействовать с клиентами, расширяет географию потенциальных заказчиков и помогает решать повседневные задачи физлица. Рассмотрим подробнее, что может делать такой налогоплательщик с помощью УКЭП.

Самозанятые и закрывающие документы

Самозанятые — это физические лица, которые работают на себя и платят только налог на профессиональный доход.

Самое главное для самозанятого — зарегистрировать полученный доход, сформировать чек и передать его заказчику.

Чек формируется в приложении «Мой налог» уже со всеми обязательными реквизитами, поэтому дополнительно его подписывать или заверять не нужно.

Часто перед началом сотрудничества и перед оплатой вознаграждения заказчик просит у самозанятого справку о постановке на учёт. Эту справку самозанятый также формирует в приложении. Она уже подписана электронной подписью ФНС.

Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, самозанятому не нужно оформлять никакие документы, кроме чека и справки. Их можно получить в приложении ФНС.

Но заказчику для безопасного сотрудничества с самозанятым — чека мало. Чтобы отношения с самозанятым не были переквалифицированы в трудовые, заказчику нужен договор с самозанятым.

А для учета расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю перечислили предоплату, понадобится акт.

Подробнее о закрывающих документах при работе с самозанятыми писали здесь.

Оперативно найти надежного исполнителя поможет QIWI Business. Совместно с сервисом Рабочие Руки платформа предоставляет доступ к базе исполнителей, в которой свыше 200 тысяч работников.

Где получить электронную подпись самозанятому

Получить электронную подпись для самозанятых можно только в коммерческом удостоверяющем центре. Такой УЦ должен иметь аккредитацию Министерства цифрового развития. Перечень таких УЦ указан на сайте ФНС. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации, а также воспользоваться интерактивной картой.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Обмен документами с помощью ЭДО

Электронный документооборот с самозанятыми компании ведут на специальных платформах, например, Консоль. Про. Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.

Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.

Какие электронные подписи использовать для ЭДО

Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью.

Важно: документы с обеих сторон должны быть подписаны одинаковой подписью. Если у заказчика КЭП, то и у исполнителя должна быть КЭП. Если у исполнителя ПЭП, то и заказчик подписывает с помощью ПЭП. В другом случае документ не будет иметь юридической силы.

Есть три вида электронных подписей:

Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль. Про.

ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы на платформе Консоль. Про, имеет такую же юридическую силу, как собственная подпись на бумаге.

НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.

На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.

КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах.

ЭЦП:  КАК ПЕРЕНЕСТИ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ НА ФЛЕШКУ И КАК СКОПИРОВАТЬ ЕЕ

Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми

При взаимодействии с заказчиками самозанятому не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.

Сервис автоматически выдаст исполнителю простую электронную подпись после прохождения регистрации. Консоль. Про привязывает ПЭП к номеру телефона заказчика и исполнителя. Стороны вводят в поле код из смс — и документ подписан.

С другими документами схема примерно та же, только некоторые из них, например, акты, могут создавать сами исполнители по шаблону.

Какой вариант ЭДО с самозанятым выбрать

На платформе Консоль. Про подписание документов занимает не больше минуты. А еще компания будет автоматически получать чеки от самозанятых, сможет проводить массовые выплаты исполнителям и следить за рисками переквалификации. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Работать с заказчиками удалённо

Самозанятые могут оказывать дистанционные услуги. Например, исполнителем может быть дизайнер, торговый посредник или арендодатель. Не обязательно находиться с заказчиком в одном регионе. Чтобы не тратить время и средства на отправку договоров, дополнительных соглашений и иной документации, их подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Отправляют такие файлы через систему электронного документооборота (ЭДО). При этом документы защищены от внешних изменений и поступают к адресату моментально.

«Астрал. ЭДО» и «1С-ЭДО» — это надёжная система электронного документооборота. Продукты соответствуют всем современным требованиям безопасности. Программы осуществляют юридически значимый ЭДО с контрагентами и внутри компании.

Использовать такой метод можно вне зависимости от времени и места нахождения. У КЭП с ЭДО исключает затраты на бумагу и почту, а также экономят рабочее пространство. Вся документация хранится в электронном архиве и при необходимости находится пользователем в несколько кликов.

Открыть ООО или ИП

Электронная подпись поможет самозанятому в случае расширения его деятельности. Например, количество заказов увеличилось и ведение бизнеса требует найма собственных сотрудников, иметь такой налоговый статус уже не получится. Тогда бизнесмену понадобится зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица. Чтобы не посещать налоговую, гражданин может использовать квалифицированную электронную подпись самозанятого. С её помощью он подтверждает свою личность и заверяет цифровые документы на портале госуслуг или сайте ФНС.

Важно! Пользоваться подписью самозанятого индивидуальному предпринимателю или руководителю юрлица не получится. Для дальнейшей работы потребуется УКЭП, полученная в удостоверяющем центре ФНС России или её доверенных лиц. Услуга предоставляется бесплатно и происходит в порядке живой очереди.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Справка и чек — уже ЭДО

Часто перед началом сотрудничества заказчик запрашивает у физического лица, налогоплательщика на профессиональный доход (самозанятого) справку о постановке на учет — это нужно, чтобы убедиться, что он самозанятый.

Справку самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Она уже будет подписана электронной подписью ФНС, то есть это полноценный юридически значимый документ. Самозанятому достаточно передать его заказчику удобным способом. Например: отправить по электронной почте или в мессенджер.

После получения оплаты самозанятый формирует электронный чек в приложении «Мой налог». А затем также может отправить ссылку на чек или его изображение заказчику. Чек — это полноценный документ, который соответствует всем требованиям закона. Дополнительно подтверждать его легитимность необходимости нет.

Подробно о реквизитах чека и ошибках в нем мы рассказывали в этой статье

По сути самозанятому больше ничего и не нужно оформлять. То есть приложение налоговой службы полностью закрывает потребность самозанятого в электронном документообороте.

Однако заказчику для подтверждения расходов на оплату услуг самозанятого, помимо чека нужно обзавестись и другими документами — договоромактом выполненных работ (или) услуг (или) приема-передачи товара. Иначе есть риск того, что налоговая может посчитать эти расходы неподтвержденными или сделку притворной (совершенной только для того, чтобы уменьшить налоговую нагрузку). Налоговики могут попытаться также признать отношения с самозанятым трудовыми.

Поэтому — чем больше есть доказательств реального характера сделки, тем меньше подобные риски.

Как правило, договор оформляется как обычный договор ГПХ, но с учетом особенностей осуществления деятельности на спецрежиме.

Обмен документами через электронную почту или мессенджеры

Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад.

Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю.

Минусы

Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.

Плюсы

Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.

Платформы для самозанятых

Все просто. Работайте через специализированную платформу. Так, платформа Мои самозанятые помогает не только находить исполнителей, но и заключать с ними договоры, обмениваться документами, и даже получать электронные чеки.

Преимущество в том, что для самозанятого сотрудничество с такими площадками — бесплатное, а организация или ИП платят только небольшую комиссию при оплате услуг самозанятых.

Ни одной стороне не требуется оплачивать и устанавливать программы для ЭДО, заниматься их настройкой, готовить документы, сверяясь с законодательством, продумывать — какие именно положения включать в договор и акт. Все это уже продумано платформой.

Самозанятому не придется проходить сложную идентификацию. Ему достаточно открыть для платформы доступ из приложения «Мой налог».

Для заказчика это возможность обмениваться (оперативно и надежно) с исполнителем документами, а кроме того, получать сведения о статусе самозанятого, в т. ч. о его утрате. Для исполнителя — это работа без забот об отправке документов и лишних затрат. Никакой почты, не надо думать о передаче чека. Взаимная выгода.

Для заказчика есть ряд и других преимуществ:

Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С

Хотите получить пример идеального договора с самозанятыми?

Мы можем прислать вам такой шаблон на электронную почту, просто заполните форму ниже:

Выполнять различные задачи

Квалифицированная электронная подпись для самозанятых позволяет решать не только бизнес-задачи. С помощью неё можно получить госуслуги, поступить в вуз, устроиться на работу, обратиться в суд, продавать недвижимость и получать патенты.

Самозанятые — это физические лица, которые работают на себя без помощников и получают доход от личной трудовой деятельности или от сдачи недвижимости в аренду. Они платят льготный налог на профессиональный доход (НПД). Расскажем, какими документами обмениваются плательщики НПД и как реализован электронный документооборот (ЭДО) у самозанятых.

Покупать имущество на выгодных условиях

Имущество банкротов реализуют на электронных торговых площадках (ЭТП). Для работы на ЭТП требуется УКЭП. Электронная подпись нужна для подтверждения личности и заверения электронных документов в случае успешного завершения сделки. Без УКЭП самозанятые не смогут вести удалённую работу через электронные площадки

Часто, представленные на таких торгах лоты имеют стоимость ниже рыночной, так как банкрот и кредиторы заинтересованы в скорейшей продаже имущества. Данные условия позволяют самозанятым покупать оборудование или недвижимость на выгодных для себя условиях.

Оцените статью
ЭЦП64
Добавить комментарий