инструкции по работе с электронными документами и работа с электронными документами

ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ЭЦП


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Из нашей статьи вы узнаете:

Электронные документы используются для взаимодействия с контрагентами, а также для передачи в контролирующие ведомства. Например, в налоговую службу или СФР.
Рассказываем о том, какие особенности нужно учитывать при обмене электронными документами и как их отправлять в сервисе Астрал. Докс.

Определение электронного документа

Электронный документ — это информация, которая хранится в электронном виде и может быть просмотрена, редактирована и передана через электронные каналы связи. Это может быть текстовый документ, таблица, изображение, аудио- или видеофайл и т.д. Электронные документы применяются в различных областях деятельности и для решения различных задач. В бизнесе электронные документы используют для хранения информации о клиентах, заказах, продажах, а также для обмена с контрагентами и передачи в государственные органы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Подлинность электронного документа определяется по его реквизитам. А с помощью электронной подписи (ЭП) подтверждается авторство и неизменность электронного документа.

Для подписания электронных документов можно использовать любую ЭП, однако полную юридическую значимость документа гарантирует лишь применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). К примеру, счёт-фактуру можно подписывать только такой подписью. Если подписывать юридические документы другими ЭП, то они будут равнозначны документам на бумаге только при заключении дополнительного соглашения.

Чаще всего в электронном виде оформляются:

Для этих документов налоговой разработаны и утверждены соответствующие форматы, а некоторые из них (например, УПД) должны передаваться исключительно в электронном виде.

Законодательные нормы об электронных документах

Форматы электронных документов для систем ЭДО

Приказ Минцифры РФ № 221 утверждает требования к удалённому документообороту органов исполнительной власти. Согласно этому акту, программы должны уметь обрабатывать и передавать файлы в форматах PDF, DOC, RTF и TIFF.

Согласно Приказу Минцифры РФ № 186 и Приказу ФСО № 258, электронные документы хранят в формате PDF/A-1 — форме PDF, из структуры которого исключены фрагменты, не подходящие для долговременного хранения. Электронный документ на архивном хранении должен быть полностью самодостаточным. То есть вся информация должна находиться в самом файле и быть неизменной. P DF/A-1 как раз подходит для этого — в формате невозможно использовать данные из внешних источников, коды на Java Script и шифрование.

Что нужно учитывать при обмене электронными документами

Для работы с юридически значимыми электронными документами, которые нужно отправить контрагенту или госоргану, требуется УКЭП. Чтобы использовать подпись, нужно установить корневой сертификат, содержащий данные удостоверяющего центра, который выдал УКЭП. Без него подписать документ не получится.

При документообороте в электронном виде также необходимо учитывать следующие факторы:

  • акт о расхождении по форме ТОРГ-2;
  • товарной накладной по форме ТОРГ-12;

Если вы перевели делопроизводство в электронный формат, для обмена документами потребуется подготовка.

Во-первых, необходимо подключиться к системе ЭДО. Для этого заключается договор с оператором электронного документооборота, который затем предоставляет доступ к своей системе.

В сервисе Астрал. Докс реализована система несгораемого остатка исходящих документов — неиспользованное количество документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, сервис поддерживает бесплатный роуминг, который не требует дополнительных настроек.
Чтобы подключиться к Астрал. Докс, оставьте заявку на нашем сайте.

Электронные документы можно отправлять также через электронную почту или, например, мессенджеры, но это касается только обмена неформализованными документами. В остальных случаях необходимы услуги оператора ЭДО.

Во-вторых, необходимо разработать соответствующие локальные акты об ЭДО (положение о переходе на электронный документооборот и приказ о внедрении системы ЭДО), а также обучить сотрудников работе в системе.

В-третьих, об электронном документообороте нужно договориться с контрагентами. При этом необязательно, чтобы партнёр был подключён к тому же оператору, что и вы, если ваша система поддерживает роуминг. В Астрал. Докс для обмена электронными документами с контрагентом нужно найти его по ИНН, названию организации или идентификатору ЭДО и отправить приглашение. После того как запрос будет принят второй стороной, можно начинать обмен.

Передача электронных документов в налоговую инспекцию

Электронный документооборот в значительной степени упрощает процессы взаимодействия с госорганами. Чтобы ответить на запрос от налоговиков или подготовить отчётность, при ведении делопроизводства на бумаге приходится искать нужные документы в архиве, запрашивать у партнёров недостающую документацию или восстанавливать утраченную. На всё это уходит много времени. В свою очередь, система ЭДО позволяет:

ИФНС принимает документы как в электронном виде, так и в виде печатной копии со штампом ЭП.

Передача электронных документов на государственную регистрацию

Зарегистрировать ИП, юридическое лицо и крестьянское фермерское хозяйство можно в режиме онлайн. Для этого нужно отправить электронные документы на регистрацию. Сделать это можно тремя способами:

Для этого необходимо заполнить специальное заявление, подготовить транспортный контейнер (документов и ЭП, которые объединены в один файл) и отправить его в налоговый орган.

Подача документов на регистрацию осуществляется с помощью специальной формы на сайте.

Нотариус заверяет документы с помощью электронной подписи и отправляет их в налоговую.

После подтверждения регистрации заявитель получает документы с соответствующей информацией на электронную почту, указанную в заявлении на регистрацию.

Передача электронных документов в суд

Если необходимо отправить документы в суд, это можно сделать через интернет. Арбитражный кодекс РФ разрешает подавать в электронном виде исковые заявления, жалобы и другие документы. Отправить можно как документы, изначально оформленные в электронном виде, так и отсканированные.

ЭЦП:  С 1 ИЮЛЯ 2021 ГОДА РУКОВОДИТЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ СМОГУТ БЕСПЛАТНО ПОДАТЬ КЭП В НАЛОГОВУЮ АДМИНИСТРАЦИЮ

Подачу электронных документов в арбитражные суды регулируют правила, установленные в 2017 году. Так, согласно этим правилам, электронная подпись, которой заверяются подаваемые документы, должна быть отсоединённой. То есть, сформированной в отдельном файле с расширением sig или sgn.

Оператор ЭДО может выступать в судебных разбирательствах в качестве третьей, независимой стороны. В этом случае он представляет в суд различную документацию. Это может быть подтверждение провайдера отправки счетов-фактур или сертификат электронной подписи, а также другие документы.

Как отправить электронный документ в сервисе Астрал. Э ДО

В системе Астрал. ЭДО можно работать с формализованными и неформализованными документами.

К формализованным относятся документы в виде файла с расширением xml, которые созданы по формату, утверждённому Федеральной налоговой службой РФ.
Для неформализованных документов не предусмотрено рекомендованных форматов, поэтому их можно создавать в произвольной форме.

Чтобы отправить электронный документ контрагенту, необходимо загрузить его в систему. Для этого нажмите Добавить документ.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В открывшемся окне нажмите Загрузить либо выделите файлы и перетащите их в область браузера (drag-and-drop).


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В системе Астрал. ЭДО также доступна массовая загрузка документов. Чтобы загрузить одновременно несколько документов, перенесите в область браузера необходимые для загрузки файлы, либо нажмите кнопку Загрузить и выберите в окне проводника файлы, которые необходимо импортировать.

После загрузки документ будет автоматически перемещён на вкладку Черновики. Тип добавленного документа (формализованный или неформализованный) определится автоматически.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Максимально допустимые размеры документов — до 60 Мб. Максимальное количество загружаемых документов за один раз — не более 20 документов.

Перед отправкой документа требуется указать получателя. Для выбора получателя загруженного документа нажмите кнопку Добавить получателя справа от документа.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В открывшемся окне выберите требуемого получателя электронного документа из списка добавленных контрагентов.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Если для документа требуется запросить ответную подпись, активируйте переключатель Ответная подпись.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

После выбора получателя нажмите кнопку Отправить.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

После этого выбранный документ будет отправлен указанному контрагенту.

Сервис позволяет отслеживать статус документооборота. Для просмотра подробной информации о статусе документов нужно нажать кнопку Основные данные, затем раскрыть раздел История документооборота.


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Откроется окно со статусами документооборота. В данном окне содержится следующая информация:

Только что отправленный документ будет иметь статус «Ожидается извещение о получении».


ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Делопроизводство в электронном формате включает в себя такую процедуру, как регистрация электронных документов. При регистрации фиксируются данные о документе: факт его создания, передачи, приёма.

В статье расскажем, как происходит регистрация электронных документов в системах ЭДО, а также рассмотрим правила утверждения и регистрации документов, которые позволят оптимизировать обработку документов.

Что такое регистрация документов в ЭДО

Регистрация электронных документов происходит в системе ЭДО (СЭД) автоматически. Все этапы регистрации электронных документов фиксируются в СЭД. Каждый документ имеет уникальный идентификатор — регистрационный номер. Система электронного документооборота при регистрации присваивает документу определённые статусы, которые отражают его текущее состояние в СЭД.

Например, при отправке документа на сервер ЭДО, система присваивает ему статус «Отправлен». После обработки на стороне сервера статус документа может измениться на «Доставлен». Если документ требует подписания получателем, его статус меняется на «Ожидает подписи», а после получения подписи — на «Подписан».

Каждый этап обработки документа фиксируется в системе ЭДО, что позволяет отслеживать текущий статус документа, уведомлять участников об изменении статуса и автоматически выполнять определённые действия на основании статуса документа (например, отправлять напоминания о необходимости подписания документа).

Электронная форма регистрации документов позволяет быстро найти и загрузить нужный документ из базы данных в любой момент. Это обеспечивает безопасность и надёжность обмена документами, так как все изменения и операции с документами фиксируются и доступны для просмотра и аудита.

Правила регистрации документов в электронном виде

Чаще всего при регистрации документов в системе электронного документооборота указываются не только номер регистрации, но и ряд реквизитов, включая наименование организации, вид документа, дату, краткое содержание, срок исполнения и тому подобное. Кроме того, могут быть указаны дополнительные реквизиты, такие как код по тематическому классификатору, ключевые слова, приложения, промежуточные сроки исполнения и другие. Организации могут самостоятельно выбрать дополнительные реквизиты для внесения в систему ЭДО.

Регистрация электронных документов в СЭД

В СЭД создаётся своя первичная запись — регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Также к РКК прикрепляется документ-основание.

РКК вместе с приложениями передаётся между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.

Процесс регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД) осуществляется поэтапно. Сначала документ поступает в базу, где сотрудник выбирает соответствующий шаблон регистрационной карточки и вносит необходимые корректировки. Затем пользователь проверяет правильность заполнения регистрационной карточки, включая корректность электронной подписи, номер и дату документа, наличие приложений и другие параметры. Если в процессе проверки выявляются ошибки, документ не принимается к регистрации, а пользователь указывает причины отказа в соответствующем поле системы электронного документооборота. Если ошибок нет, процесс регистрации завершается, и система автоматически присваивает документу номер регистрации.

В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. С ЭД минимизирует внутреннюю переписку.

Как можно упростить работу с базами данных

Правила составления и регистрации документов, которые помогут упростить регистрационный процесс и ускорить работу с базами данных:

Ведение процесса регистрации в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.

ЭЦП:  Три типа электронной подписи: BES, AdES, QES. Как выбрать нужную? / Хабр

Использование дополнительных сокращений в номерах при регистрации документов. К порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут вместо «№ 123» иметь код «№ 123-СФ». Кадровым бланкам можно присвоить символ «К», распоряжениям — «Р» и так далее.

Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.

Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации — способ поступления. Например, параметр со значениями «Ф» — факс, «БД» — бумажный документ, «ЭП» — электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.

Правильное использование инструментов СЭД значительно упрощает регистрацию документов в электронном виде по сравнению с ручной регистрацией.

Электронная система регистрации документов позволяет оптимизировать делопроизводство. Для регистрации документов используйте 1С-ЭДО или Астрал. Докс. Сервис 1С-ЭДО подходит тем, кто работает с программами «1С», поскольку он встроен в базовую программу и все операции выполняются в привычном интерфейсе.
Остальным пользователям подойдёт облачный сервис Астрал. Докс. Система не требует установки ПО, поэтому использовать её можно как на ПК, так и на любом мобильном устройстве. Необходим только доступ к интернету.

За последние годы работа с электронными документами и обмен цифровой документацией по телекоммуникационным каналам связи стали не только удобным способом документооборота между организациями, но и необходимостью, которая возникла на фоне пандемии covid-19. В связи с этим весной 2020 года в рамках эксперимента в России начался переход на электронные кадровые документы. Поэтому сегодня крайне важно понимать все особенности вопросов, касающихся применения электронных документов. Чтобы разобраться в нюансах, мы собрали необходимую информацию о видах электронных документов и правилах работы с ними, а также подготовили инструкцию по переходу на делопроизводство в электронном виде.

Работа с электронными документами

Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Почти любой документ на бумаге может быть оформлен в электронном виде. Например, договор, накладная, счёт-фактура. Однако есть предусмотренные законодательством исключения, согласно которым допускается использовать только документы на бумажных носителях. В рамках обмена электронными документами возможен как внутренний документооборот, так и с контрагентами, а также с государственными органами.

Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП). Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, для подписания электронных документов можно использовать все три вида электронных подписей, предусмотренных законодательством: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Однако существуют ограничения.

Чтобы подписывать электронные документы простой ЭП или УНЭП, необходимо отдельное допсоглашение, в котором документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются юридически значимыми. Если для подписания электронных документов использовать УКЭП, никаких дополнительных соглашений не нужно. Более того, только такой вид подписи допускается использовать для подписания некоторых документов: отчётности, договоров, счетов-фактур и прочей документации.

Подписанный документ уже нельзя изменить.

Какие виды электронных документов есть и где они применяются

В перечень самых распространённых документов, которые участвуют в работе с ЭДО организаций и ИП, входят:

Стороны могут заключить письменный договор путём обмена электронными документами. Об этом говорится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ. Есть обязательное условие — документ должен быть оформлен таким образом, чтобы можно было достоверно определить его принадлежность к стороне сделки. Для этого договор, заключённый таким образом, подписывают с помощью электронной подписи.

Такой же способ применяется при обмене допсоглашениями, что позволяет вносить в договор изменения.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Если документ — электронный, то он должен быть подписан с помощью ЭП. Однако возможны исключения, когда «первичка» представляется исключительно в бумажном виде. Обычно это предусмотрено законом либо прописано в договоре.

Обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в электронном виде осуществляется через оператора ЭДО.

Фактически документооборот через спецоператора обеспечивает выполнение требований к «первичке», поскольку обязательные форматы счетов-фактур ФНС устанавливает для документов в электронном виде.

Налоговые и бухгалтерские отчётные документы можно сдавать в электронном виде. При этом они должны быть подписаны с помощью квалифицированной ЭП. Это обязательное условие для сдачи отчётности в электронном формате. Для передачи электронной отчётности используют сервисы операторов ЭДО или официальный сайт налоговой службы.

Документы, предназначенные для подачи в суд, можно также подавать в электронной форме. Для этого используются специальные сервисы: «Мой арбитр» — для арбитражного суда, сервис на портале ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции.

Если документ передаётся в виде электронного образа (то есть, представляет собой файл с отсканированным бумажным документом), для его заверения можно использовать простую ЭП. Электронный же документ допускается подписывать только с помощью квалифицированной ЭП.

Многие госорганы поддерживают обмен электронными документами через интернет. Как правило, передать электронный документ пользователи могут через личный кабинет на официальном сайте ведомства.

Требования к электронным документам и работе с ними

Законодательством установлены требования к электронным документам, а также к работе с ними: хранению, передаче и так далее.

Требования к электронным документам можно разделить на три категории:

ЭЦП:  CPCA 20 CRYPTOPRO RU UI 1 СОЕДИНЕНИЕ ASPX

Требования к счетам-фактурам — самые жёсткие. Согласно ст. 169 НК РФ, в электронном виде счета-фактуры могут быть выставлены в случае обоюдного согласия сторон. Электронные счета-фактуры должны:

Таким образом, если отправить скан электронного счёта-фактуры по электронной почте, это будет нарушением требований НК РФ.

Форма и формат электронных документов

Визуализация формы счёта-фактуры в электронном виде установлена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, которым утверждена форма счёта-фактуры на бумажном носителе.

В силу своих особенностей у электронной формы документов есть определённая специфика. На бумажном документе подписи ставят обе стороны, а электронный документ подписывает только одна сторона. Так, продавец указывает в документе необходимую информацию и реквизиты, подписывая только свою часть документа.

На печатных формах документов может быть штамп подписи. Он содержит информацию о владельце и сертификатах, а также времени подписания документа. В тех случаях, когда документ «разбит» на два листа, для каждого из них предусмотрен свой идентификатор. Это исключает возможность добавления другого распечатанного листа, которого не было в момент подписания.

Отражение даты подписания в электронном документе

Когда пользователь формирует печатную форму документа и подписывает его, в штампе появляется дата подписания. Одновременно с этим оператор ЭДО делает соответствующий запрос в головной УЦ для подтверждения действительности сертификата ЭП. После этого в штампе появляется информация о владельце ЭП, дате и времени подписания.

Каких-либо указаний о том, как проставлять дату подписания электронного документа, не предусмотрено. Операторы ЭДО определённым образом фиксируют её, чтобы при подписании договора предприниматель мог понимать, с какого момента вступают в силу оговорённые обязательства. Для учётных целей ориентироваться следует на факты хозяйствования. То есть, если товар поступил на склад 13 сентября, а подписание договора состоялось лишь 2 октября, в учётных документах нужно указать дату поступления товара.

Дата отправки или получения счёта-фактуры отражается в отдельных извещениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н.

Как регламентируется работа с электронными документами

Работа с электронными документами и обмен цифровой документацией могут быть задействованы во всех бизнес-процессах. Например, в электронном виде могу быть заключены договоры и соглашения. При этом обе стороны передают друг другу документ по ЭДО для его подписания. Кроме того, в электронном формате происходят регистрация на электронных торговых площадках, а также торги и закупки. Ведение бухгалтерского учёта, взаимодействие с контрагентами и регуляторами также подразумевают возможность работы с ЭДО.

Работа электронными документами в некоторых случаях регламентируется законодательно.

Работу с ЭДО регулируют следующие законы и нормативные акты:

Этот закон описывает виды электронных подписей и регламентируют принципы их применения. Кроме того, в законе прописаны условия, по которым электронные документы признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.

Этим законом регулируются все вопросы, связанные с получением, производством и распространением информации, а также с применением информационных технологий.

Конкретизируют условия применения документов в электронном виде в различных процессах. Например, в отчётности, сделках, торгах и тому подобном.

Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Работа с электронными документами также регламентируется внутри организаций.

Как организовать работу с ЭДО

Работа с электронными документами осуществляется по тем же принципам, что с документами на бумаге. Затруднения может вызвать только сам процесс перехода на работу с ЭДО. Чтобы переход прошёл гладко, следуйте нашей инструкции:

Шаг 1. Получите сертификат квалифицированной электронной подписи.

Чтобы оформить УКЭП для ИП и юрлиц, необходимо обратиться либо в удостоверяющий центр ФНС, либо в УЦ доверенного лица налоговой службы.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.

На этом этапе также необходимо проанализировать делопроизводство компании, продумать возможные варианты оптимизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Проведите обучение персонала.

Поскольку даже для оформления бумажных документов приходится использовать различное ПО, потребуется подготовить инструкции для работы с системой ЭДО. От подготовленности сотрудников к работе с электронными документами зависит то, насколько оперативно пройдёт процесс адаптации к цифровому делопроизводству.

Шаг 4. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО.

Электронный документооборот лучше вести через оператора, поскольку система ЭДО обладают всеми необходимыми механизмами для обмена документами. Кроме того, вся ответственность за передачу документов будет лежать на операторе. Необязательно подключаться к одному оператору — системы большинства крупнейших игроков на рынке услуг ЭДО поддерживают технологию роуминга, поэтому вы и ваши контрагенты можете пользоваться услугами разных операторов.

Система Астрал Докс снабжена набором всех необходимых функций для удобного ведения как внутреннего документооборота, так и с контрагентами, а также с госорганами. Сервис поддерживает роуминг. Попробуйте Астрал. Докс бесплатно!

Регламент работы с электронными документами

Поскольку переход на работу с ЭДО полностью меняет все привычные процессы в организации, к нему необходимо тщательно подготовиться. На одном из первых этапов подготовки нужно разработать правовую базу. Таким образом, компания сможет официально перейти на электронный документооборот и структурировать порядок работы с электронными документами, а также обязанности сотрудников.

Электронное делопроизводство в организации регулируются следующими документами:

В нём содержатся сведения о дате перехода компании на электронное делопроизводство, список работников, ответственных за систему ЭДО, информация о регламентах и инструкциях, данные об обучении сотрудников.

База знаний, в которой содержится информация о системе ЭДО, а также о порядке предоставления доступа к ней, правила работы с электронными документами, сведения о порядке сохранения информационной безопасности системе ЭДО и так далее.

В состав положения о переходе на электронный документооборот также входит регламент работы в системе ЭДО. Документ содержит:

Регламент обязывает участников электронного документооборота сохранять конфиденциальность данных, а также описывает ответственность сторон за несоблюдение обязательств и способ разрешения спорных ситуаций.

Оцените статью
ЭЦП64
Добавить комментарий