ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАМЕНЕ ЭЦП ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА ОРГАНИЗАЦИИ В 2023 ГОДУ

Электронная подпись нужна и заказчикам, и участникам закупок. Без ЭП нельзя опубликовать ни один документ в Единой информационной системе. Но чтобы работать с подписью в ЕИС, ее надо привязать.

Зачем нужна электронная подпись в закупках

Размещение тендера, выбор победителя процедуры закупки, заключение и закрытие контракта проводятся с помощью электронного документооборота, в котором каждый документ утверждается цифровым ключом руководителя или сотрудника, которого уполномочил управленец.

Цифровая подпись используется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках.

Если не провести регистрацию новой ЭП в ЕИС для поставщика, допуск к новым тендерам не откроется.

Заказчик, который не оформит и не зарегистрирует в информационной системе сертификат до окончания его действия, рискует сорвать проводимые тендеры и не исполнить взятые на себя обязательства.

Пока не зарегистрируете сертификат, совершение юридически значимых действий на торговых площадках и в информационной системе невозможно. Если отсутствует уникальный токен-ключ для ЕИС и сертификат ЭП не зарегистрирован в системе, ни заказчик, ни поставщик фактически не смогут работать.

Как регистрировать новую подпись

С 01.01.2022 существенно изменилась работа с электронными подписями. Теперь юридические лица (руководители), ИП и нотариусы получают ЭЦП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц бесплатно. Доверенные лица — аккредитованные по новым правилам удостоверяющие центры. После этого необходимо заполнить уникальный токен-ключ исполнителя в ЕИС, но только если участник уже зарегистрирован.

В пользовательской инструкции разъясняется, что уникальный токен-ключ (идентификатор GUID) в ЕИС — это индивидуальное средство аутентификации и хранения сведений об участнике закупок. Фактически это реквизит организации, который отражает информацию о пользовательском ключе в ЕИС. Как только исполнитель получает новый сертификат, ему надо сразу же заполнить токен-ключ в Единой информационной системе. Сделайте это через специальную функцию «Обновить уникальный токен-ключ (идентификатор GUID)» в ЕИС.

Если по ключу нет информации об аутентифицированном пользователе ЕИС, это техническая ошибка или пользователь не привязал новый сертификат к учетной записи в ЕИС. То есть вы входите в информационную систему по незарегистрированной ЭП.

Руководители государственных и муниципальных учреждений по-прежнему получают ЭЦП в Федеральном казначействе, а руководство финансовых организаций — в Центральном банке РФ.

С 01.01.2022 сотрудники заказчиков и поставщиков вправе подписывать как личные, так и рабочие документы сертификатами физлица (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Но действует такой ключ только при наличии электронной доверенности.

Зачем обновлять электронную подпись

Для бесперебойной работы в ЕИС и на торговых площадках необходимо зарегистрировать новую или обновить действующую ЭП руководителя. Сделать это следует в ЕСИА, то есть на портале госуслуг. Порядок, как обновить электронную подпись на Госуслугах:

Теперь пошаговая инструкция, как в ЕИС добавить новый сертификат, если вы уже работали ранее с цифровым ключом в Единой информационной системе:

Шаг 1. На главной странице ЕИС нажмите на кнопку «Личный кабинет».

Шаг 2. В окне уведомления нажмите кнопку «Перерегистрировать». Если сайт автоматически не перевел на форму внесения изменений в регистрационные данные, нажмите на кнопку «Редактировать» в правом верхнем углу страницы ЕИС и вручную выберите функцию «Редактировать данные пользователя».

Шаг 3. В окне «Регистрационные данные пользователя» нажмите на кнопку в правом верхнем углу «Зарегистрировать сертификат ЭП».

Шаг 4. Обновите ключ: в открытом окне выберите файл нового сертификата и нажмите кнопку «Загрузить».

Шаг 5. В окне «Регистрационные данные пользователя» введите пароль и нажмите кнопку «Сохранить».

Шаг 6. Проверьте работу сертификата в разделе «Проверка подписи» или выйдите из личного кабинета на сайте и зайдите снова по новому ключу.

Проводит процедуру перерегистрации ключа только сотрудник, который наделен полномочиями администратора в личном кабинете ЕИС.

Теперь пошагово, как внести подписантов заказчика в ЕИС, если вы ранее не работали в системе:

Шаг 1. На главной странице сайта нажмите на кнопку «Личный кабинет» и выберите вариант входа.

Система покажет необходимые требования для работы. Если у вас установлен КриптоПро CSP не ниже 4 версии и другие утилиты, нажмите «Продолжить работу с сайтом».

Шаг 2. Привяжите подпись. После нажатия кнопки «Продолжить работу» подтвердите ЭП.

Шаг 3. Пройдите регистрацию на сайте Госуслуги, куда вас переведет ЕИС, если данные организации и пользователя не найдены.

Шаг 4. Пройдите регистрацию в ЕИС. Для этого на вкладке «Регистрация»:

Шаг 5. Проверьте работу сертификата. Если при входе в личный кабинет новый сертификат прошел проверку подлинности и обеспечил идентификацию пользователя, замена сертификата электронной подписи на портале закупок поставщика проведена корректно.

Если руководитель сменился, ответственный сотрудник уволился или перестал заниматься закупками, его ЭЦП необходимо убрать. В пользовательской инструкции поясняется, как сменить пользователя в ЕИС: отвязать ЭП старого сотрудника и зарегистрировать подпись нового ответственного лица (п. 3.1.7 инструкции по регистрации организаций и пользователей в ЕИС). Алгоритм отвязки ЭЦП довольно прост:

Сертификат ЭП отвязывают от учетной записи, если пользователя надо зарегистрировать как уполномоченное лицо другой организации. В таком случае отвяжите КЭП от учетной записи пользователя и заблокируйте сертификат. Если ключ пользователя надо заменить на новый, просто отредактируйте регистрационные данные пользователя.

Возможные проблемы

Основные трудности, которые возникают у заказчиков и поставщиков при настройке сертификатов в системе:

Еще по теме:

Об авторе этой статьи

Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС (финансы и кредит), Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (юриспруденция)

В 2013 году — СЗИУ РАНХиГС по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году — ОЦ «Гарант» по программе переподготовки: «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

С 2008 по 2009 год работала экономистом отдела закупок на скорой помощи. С 2009 г. — ведущим экономистом госзаказа в театре им. Н.П. Акимова. В 2011 г. — специалистом Управления торгов Биржи (торги для Газпрома, Транснефти). С 2012 года — заместитель директора по финансово-хозяйственной деятельности в ГБУ. С 2020 года — эксперт проекта «Госзаказ». Сейчас консультирует заказчиков и поставщиков.

Другие публикации автора

Для госзакупок ЭЦП обязательна — без нее не получится участвовать в торгах. Рассказываем, нужно ли менять КЭП при смене директора ООО и как происходит ее замена.

Что делать с электронной подписью при перестановках в руководстве

Запомните: смена ЭЦП при смене директора обязательна. Назначение нового руководителя оформляется внутри организации приказом, протоколом общего собрания или решением единственного участника. Затем изменения регистрируют в налоговой. Процедура одинакова: ЭЦП, когда директор уволился или при окончании срока полномочий и переизбрании руководителя, подлежит замене.

После оформления факта перестановок в руководстве следует:

Налоговая разрешит менять ЭЦП при смене гендиректора только после отражения изменений в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 40 14-ФЗ). Подпись новому руководителю выдают на основании обновленных сведений в реестре юридических лиц

Срок, в течение которого уведомляют ФНС о перестановках в руководстве, — 3 рабочих дня (п. 5 ст. 5 129-ФЗ). С 01.07.2021, даже если проходит смена директора через личный кабинет юридического лица, получить ЭЦП разрешается только в ФНС или у доверенного лица налоговиков — в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию по новым правилам.

В ситуации, когда ЭЦП нового директора еще не оформлена, но присутствует срочная необходимость утверждения документов, рекомендуем несколько вариантов решения вопроса:

Если прежний управленец остался в штате компании, то некоторые организации назначают его исполняющим обязанности руководителя на время оформления сертификата. Но этот вариант приводит к нарушению, т. к. данные, которые содержит сертификат, неидентичны реальным фактам. Например, там указано, что сотрудник — директор, а на деле — главный инженер, который временно исполняет обязанности главы компании. В ЕГРЮЛ и в данных сертификата информация различается, и такая подпись недействительна. Ответ на вопрос, можно ли использовать ЭЦП генерального директора, сложившего полномочия, отрицательный. После увольнения или изменения должности подпись недействительна.

А вот как быть с электронной подписью, если в организации умер директор, — подать заявление об отзыве ЭЦП, указав причину такой процедуры. Затем следует назначить сотрудника, который обладает временным правом подписания документов (пока не назначат нового руководителя), и оформить ему ЭП физического лица. Напоминаем, что с 01.01.2022 сотрудники и уполномоченные лица используют личную подпись как для рабочих, так и для личных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Нужно ли менять ЭЦП другим сотрудникам

Обратите внимание, что если гендиректор меняет ЭЦП, то менять ЭЦП на сотрудников не требуется. Для сотрудников подпись выдает не ФНС, а удостоверяющий центр. Сертификат привязан к ФИО сотрудника и ИНН организации, смена директора на ЭП сотрудника не влияет.

Возможные риски использования старой ЭП

Новый руководитель при смене директора подписывать старой ЭЦП не вправе — ему требуется новая подпись. Прежний управленец не имеет права утверждать цифровым сертификатом документы общества, даже если ЭП еще не заменили.

Вот что будет, если использовать ЭЦП уволенного директора:

Как получить электронную подпись на нового управленца

Пошаговая инструкция, как создать сертификат на нового генерального директора:

Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:

Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ:

Когда в организации меняется руководитель, новому директору необходимо подать заявление о замене данных в ЕГРЮЛ. Онлайн подача документов и смена генерального директора через ЭЦП в личном кабинете налоговой недоступна, поскольку новый руководитель еще не получил ЭП и не может подписать заявление электронно. Такое заявление заверяют у нотариуса и лично подают в ФНС.

Шаг 3. Получите лист записи о внесении данных в ЕГРЮЛ.

Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр.

Шаг 5. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата:

Шаг 6. Получите квалифицированную электронную подпись на нового руководителя на съемном носителе.

В какой срок менять подпись

Закон не ограничивает срок на замену ЭП. Учитывайте, сколько действует электронная подпись после смены директора, — нисколько. После изменения руководителя ЭП теряет юридическую силу.

Старая ЭП перестанет действовать. Если новому директору не нужна электронная подпись, то он вправе не получать сертификат.

Директор вправе обратиться в ФНС для оформления ЭЦП сразу после внесения данных в ЕГРЮЛ или через несколько лет, когда возникнет необходимость в электронной подписи.

Что делать со старой ЭЦП

Вот что делать с флешкой после смена гендиректора: при наличии технической возможности на него допустимо записать другие подписи на физлицо. Директор вправе забрать токен и использовать его для записи ЭП как физлицо.

Записать на носитель ЭЦП на других физлиц не получится. Токен не нужно сдавать в ФНС или уничтожать по спецправилам.

Документы и разъяснения

Если директор юрлица изменился, то ключевое действие для участника закупок — смена руководителя в ЕИС и актуализация данных. Рассказываем, как внести изменения и какие документы оформить.

Оформляем документы

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

В нормативах ИФНС разъясняется, как проверить смену директора в ПАО — перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», ввести ИНН общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допсоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

Шаг 2. Обратитесь в любую налоговую инспекцию. Ключ на имя директора оформляют только в ФНС, удостоверяющие центры вправе оформить ЭЦП на сотрудников. В налоговой доступна предварительная запись для получения электронной подписи. Если записаться не получилось, то услугу оказывают по живой очереди.

Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе. Данные в ЕИС и на Госуслугах связаны: из Госуслуг информация подтянется в ЕИС.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах и в ЕИС:

Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

Изменение пароля — функция оператора ЕАСУЗ. Основание — заявка, которая поступила от организации.

Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. После входа в личный кабинет от лица нового руководителя, данные обновятся автоматически.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе. Вот как в ЕИС поменять руководителя организации:

Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

Права пользователя и данные о руководителе автоматически подгружаются с сайта Госуслуг.

Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы:

Дата обновления: 28.07.2023

Номер карточки: SD0062128

После оформления машиночитаемой доверенности необходимо выполнить регистрацию сертификата представителя организации у оператора ЭДО.

Для этого следует перейти в карточку организации и выполнить команду «ЭДО – Учётные записи».

В представленном списке требуется открыть интересующее подключение и перейти на вкладку «Сертификаты».

Затем следует нажать «Добавить» и выбрать сертификат представителя организации.

В списке сертификатов появится новая запись с указанием машиночитаемой доверенности. Для регистрации сертификата у оператора ЭДО следует нажать «Записать и закрыть».

В появившемся окне требуется подписание пользовательского соглашения и данных для регистрации у оператора ЭДО.

Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО

Дата обновления: 28.06.2022

Номер карточки: SD0017049

В случае, когда сертификат электронной подписи стал недействительным по сроку действия, нет необходимости в создании новой учетной записи и получении нового идентификатора, достаточно в существующей учетной записи заменить сертификат на актуальный. Для этого необходимо перейти в справочник «Организации».

В представленном списке необходимо выбрать Вашу организацию и нажать ЭДО – Учетные записи

В открывшемся окне представлены учетные записи ЭДО выбранной организации. Предупреждение указывает, что в учетной записи отсутствуют действующие сертификаты, об этом же свидетельствует красный индикатор в начале наименования.

Необходимо открыть выбранную учетную запись и перейти на вкладку «Сертификаты». В представленном списке имеется возможность удалить сертификаты, срок действия которых истек. Для удаления необходимо правой кнопкой мыши нажать на истекший сертификат и выбрать «Удалить».

Для добавления нового сертификата необходимо нажать «Добавить».

В открывшемся окне «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования» необходимо выбрать актуальный сертификат электронной подписи. При отсутствии нужного сертификата необходимо нажать «Добавить» и выбрать сертификат из хранилища сертификатов «Личные» операционной системы.

После добавления актуального сертификата в список сертификатов учетной записи ЭДО необходимо нажать «Записать и закрыть».

В открывшемся окне «Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО» требуется ознакомиться с пользовательским соглашением на подключение к сервису 1С-ЭДО, после чего ввести пароль закрытой части ключа электронной подписи и нажать «Подписать». Если при выпуске сертификата пароль не был задан, то данной поле нужно оставить пустым.

Актуальный сертификат успешно добавлен.

Также вам может быть интересно:

Как получить 1С:Подпись?

Можно ли использовать сертификат для 1С-ЭДО другого удостоверяющего центра?