КАК ОБНОВИТЬ ЭЦП В ЕРУЗ И ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С РЕЕСТРОМ УЧАСТНИКОВ ГОСЗАКУПОК В ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

В закрытой части ЕИС ведут единый реестр участников закупок. Регистрация в ЕРУЗ поставщика по 44-ФЗ обязательна: если исполнитель не зарегистрировался, то участвовать в закупках нельзя.

Электронная подпись нужна и заказчикам, и участникам закупок. Без ЭП нельзя опубликовать ни один документ в Единой информационной системе. Но чтобы работать с подписью в ЕИС, ее надо привязать.

Обновление ЭЦП в ЕИС остается актуальной проблемой как для новичков госзаказа, так и для старожилов. Постоянно меняются правила настройки, программы, и каждый раз специалисты сталкиваются с рядом новых для себя проблем. Мы разобрались и рассказываем, как обновить ЭЦП в ЕИС в 2022 году.

Что такое ЕРУЗ

По сути, ЕРУЗ — это единый реестр, в котором хранят сведения обо всех поставщиках по 44-ФЗ. Это справочник, который функционирует в Единой информационной системе с 2019 года: официальный сайт ЕРУЗ госзакупки такой же, как и у ЕИС, — zakupki.gov.ru. В реестре находятся организационные и регистрационные данные всех поставщиков, которые принимают участие в закупках и направляют предложения заказчикам.

Организация-заказчик получает полную информацию о потенциальном исполнителе заказа — это существенное преимущество. Поставщик от включения в ЕРУЗ прямой выгоды не имеет, но если сведения о нем не включены в перечень, он не сможет отправлять заявки и участвовать в торговых процедурах.

Регистрация в ЕРУЗ — обязательное условие участия в госзакупках!

Отдельный официальный сайт Единого реестра участников закупок разрабатывать не стали, справочник ведут в Единой информационной системе в сфере закупок. Раньше такой подраздел находился во вкладке «Организации» контекстного меню, но сейчас его скрыли. В открытом доступе ЕРУЗ больше нет.

Зачем нужна электронная подпись в закупках

Размещение тендера, выбор победителя процедуры закупки, заключение и закрытие контракта проводятся с помощью электронного документооборота, в котором каждый документ утверждается цифровым ключом руководителя или сотрудника, которого уполномочил управленец.

Цифровая подпись используется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках.

Если не провести регистрацию новой ЭП в ЕИС для поставщика, допуск к новым тендерам не откроется.

Заказчик, который не оформит и не зарегистрирует в информационной системе сертификат до окончания его действия, рискует сорвать проводимые тендеры и не исполнить взятые на себя обязательства.

Пока не зарегистрируете сертификат, совершение юридически значимых действий на торговых площадках и в информационной системе невозможно. Если отсутствует уникальный токен-ключ для ЕИС и сертификат ЭП не зарегистрирован в системе, ни заказчик, ни поставщик фактически не смогут работать.

Правила регистрации в ЕРУЗ

Чтобы попасть в ЕРУЗ, исполнитель регистрируется в ЕИС. После этого регистрация в ЕРУЗ происходит автоматически. Пользователь, зарегистрированный в ЕИС, в дополнение получает аккредитацию на всех электронных площадках, которые используются для закупок по 44-ФЗ.

Чтобы попасть в реестр поставщиков 44-ФЗ, пользователь регистрируется в ЕИС. Перед началом процедуры ответственный специалист получает усиленную квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц. Помимо ЭЦП, поставщику понадобятся оригиналы и сканы уставных документов, правоустанавливающих документов и регистрационных бланков.

Порядок регистрации в ЕРУЗ для юридических лиц

Регистрация юридического лица ничем не отличается от процедуры, предусмотренной для индивидуального предпринимателя. Различия есть только в содержании указываемых регистрационных сведений. Вот как регистрировать юридическое лицо.

Шаг 1. Настроить рабочее место (требования едины для всех), перейти в ЛК участника закупки и пройти процедуру регистрации в ЕРУЗ для поставщиков через Госуслуги (аутентификации через ЕСИА).

Шаг 2. После получения уведомления об успешной аутентификации выбрать тип регистрируемого участника закупок.

Шаг 3. Выбрать организацию и согласиться с уведомлением ЕИС.

Шаг 4. Заполнить регистрационную форму ЕРУЗ. В отличие от ИП, в бланке следует указать информацию об участниках юрлица. Кроме того, необходимо зарегистрировать представителя участника закупок и других пользователей организации.

После заполнения обязательных полей выбрать команду «Зарегистрировать». Система проведет проверку на нарушения. В случае успешной проверки пользователь получает статус зарегистрированного и попадает в ЕРУЗ.

Шаг 5. Нажать кнопку «Подписать и разместить». Сведения о юридическом лице попадают в реестр участников закупки. Поставщику присваивается уникальный номер. По нему проверьте информацию в ЕРУЗ.

Еще по теме:

Об авторе этой статьи

Бухгалтер, эксперт проекта

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

Порядок формирования реестра строго регламентирован:

В ЕИС видно, сколько участников закупок зарегистрировано в ЕИС, — их около 600 000. Ведет реестр Федеральное казначейство. Специалисты ФК формируют реестровые записи и включают информацию и документы, перечень которых утвердили в правительстве РФ. Казначейство несет всю ответственность за достоверность и полноту информации.

Как регистрировать новую подпись

С 01.01.2022 существенно изменилась работа с электронными подписями. Теперь юридические лица (руководители), ИП и нотариусы получают ЭЦП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц бесплатно. Доверенные лица — аккредитованные по новым правилам удостоверяющие центры. После этого необходимо заполнить уникальный токен-ключ исполнителя в ЕИС, но только если участник уже зарегистрирован.

В пользовательской инструкции разъясняется, что уникальный токен-ключ (идентификатор GUID) в ЕИС — это индивидуальное средство аутентификации и хранения сведений об участнике закупок. Фактически это реквизит организации, который отражает информацию о пользовательском ключе в ЕИС. Как только исполнитель получает новый сертификат, ему надо сразу же заполнить токен-ключ в Единой информационной системе. Сделайте это через специальную функцию «Обновить уникальный токен-ключ (идентификатор GUID)» в ЕИС.

Если по ключу нет информации об аутентифицированном пользователе ЕИС, это техническая ошибка или пользователь не привязал новый сертификат к учетной записи в ЕИС. То есть вы входите в информационную систему по незарегистрированной ЭП.

Руководители государственных и муниципальных учреждений по-прежнему получают ЭЦП в Федеральном казначействе, а руководство финансовых организаций — в Центральном банке РФ.

С 01.01.2022 сотрудники заказчиков и поставщиков вправе подписывать как личные, так и рабочие документы сертификатами физлица (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Но действует такой ключ только при наличии электронной доверенности.

Что указывается в ЕРУЗ

Цель — систематизация основных регистрационных данных каждого исполнителя, участвующего в торгах. Вот какую информацию включают в единый реестр участников закупок специалисты ФК:

В каждой реестровой записи указывают статус и тип участника. В ФК разъясняют, где найти номер реестровой записи из единого реестра участников закупок: уникальный номер указан в первой строчке карточки организации. Но посмотреть этот номер смогут только зарегистрированные пользователи в закрытой части ЕИС.

Возможные проблемы

Вот список основных проблем, с которыми сталкиваются пользователи при регистрации ЭЦП:

Зачем обновлять электронную подпись

Для бесперебойной работы в ЕИС и на торговых площадках необходимо зарегистрировать новую или обновить действующую ЭП руководителя. Сделать это следует в ЕСИА, то есть на портале госуслуг. Порядок, как обновить электронную подпись на Госуслугах:

Теперь пошаговая инструкция, как в ЕИС добавить новый сертификат, если вы уже работали ранее с цифровым ключом в Единой информационной системе:

Шаг 1. На главной странице ЕИС нажмите на кнопку «Личный кабинет».

Шаг 2. В окне уведомления нажмите кнопку «Перерегистрировать». Если сайт автоматически не перевел на форму внесения изменений в регистрационные данные, нажмите на кнопку «Редактировать» в правом верхнем углу страницы ЕИС и вручную выберите функцию «Редактировать данные пользователя».

Шаг 3. В окне «Регистрационные данные пользователя» нажмите на кнопку в правом верхнем углу «Зарегистрировать сертификат ЭП».

Шаг 4. Обновите ключ: в открытом окне выберите файл нового сертификата и нажмите кнопку «Загрузить».

Шаг 5. В окне «Регистрационные данные пользователя» введите пароль и нажмите кнопку «Сохранить».

Шаг 6. Проверьте работу сертификата в разделе «Проверка подписи» или выйдите из личного кабинета на сайте и зайдите снова по новому ключу.

Проводит процедуру перерегистрации ключа только сотрудник, который наделен полномочиями администратора в личном кабинете ЕИС.

Теперь пошагово, как внести подписантов заказчика в ЕИС, если вы ранее не работали в системе:

Шаг 1. На главной странице сайта нажмите на кнопку «Личный кабинет» и выберите вариант входа.

Система покажет необходимые требования для работы. Если у вас установлен КриптоПро CSP не ниже 4 версии и другие утилиты, нажмите «Продолжить работу с сайтом».

Шаг 2. Привяжите подпись. После нажатия кнопки «Продолжить работу» подтвердите ЭП.

Шаг 3. Пройдите регистрацию на сайте Госуслуги, куда вас переведет ЕИС, если данные организации и пользователя не найдены.

Шаг 4. Пройдите регистрацию в ЕИС. Для этого на вкладке «Регистрация»:

Шаг 5. Проверьте работу сертификата. Если при входе в личный кабинет новый сертификат прошел проверку подлинности и обеспечил идентификацию пользователя, замена сертификата электронной подписи на портале закупок поставщика проведена корректно.

Если руководитель сменился, ответственный сотрудник уволился или перестал заниматься закупками, его ЭЦП необходимо убрать. В пользовательской инструкции поясняется, как сменить пользователя в ЕИС: отвязать ЭП старого сотрудника и зарегистрировать подпись нового ответственного лица (п. 3.1.7 инструкции по регистрации организаций и пользователей в ЕИС). Алгоритм отвязки ЭЦП довольно прост:

Сертификат ЭП отвязывают от учетной записи, если пользователя надо зарегистрировать как уполномоченное лицо другой организации. В таком случае отвяжите КЭП от учетной записи пользователя и заблокируйте сертификат. Если ключ пользователя надо заменить на новый, просто отредактируйте регистрационные данные пользователя.

Порядок регистрации в ЕРУЗ для индивидуальных предпринимателей

Как только получили электронную подпись, приступайте к регистрации. Настройте компьютер и пройдите первичную регистрацию и авторизацию поставщика в Единой информационной системе. Пошаговая инструкция, как пройти процедуру регистрации в ЕРУЗ на новый срок (в 2023 г. этого делать уже не надо) или первичную регистрацию для ИП.

Шаг 1. Доводим технические параметры ПК до требований системы.

Шаг 2. На главной странице ЕИС находим вкладку «Личный кабинет» и переходим в ЛК участника закупок.

Шаг 3. Е ИС продемонстрирует технические условия для работы. Если настроили ПК, то выбирайте команду «Продолжить работу». Система переведет вас на сайт ЕСИА — государственных услуг для прохождения аутентификации пользователя. Если процедура прошла успешно, то на почту получите положительный отчет.

Шаг 4. После подтверждения учетной записи в ЕСИА пользователю открывается доступ к регистрации в Единой информационной системе. Выбираем «Регистрация нового участника закупок».

Шаг 5. Выбираем тип участника закупок — индивидуальный предприниматель.

Шаг 6. Определяем ИП, которого регистрируем.

Шаг 7. Нажимаем «Да» во всплывающем уведомлении ЕИС.

Шаг 8. После всех внутренних системных проверок открывается регистрационная форма — заполняем её. Сведения указываются в ячейках, помеченных красной звездочкой. Это вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность, и контакты.

Шаг 9. После внесения данных в форму сохраните её. Завершаем процедуру — нажимаем кнопку «Зарегистрировать». Если все сведения внесены правильно, то система откроет бланк для подписания и публикации информации в ЕРУЗ. Главное — согласиться на подписание этих данных.

Шаг 10. Регистрация в ЕИС и в реестре участников закупок завершена. Пользователю присваивается уникальный номер реестровой записи, а сведения автоматически попадают в реестр.

Последние изменения в правилах работы с электронной подписью

Использование ЭП регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. С 2022 года вступили в силу поправки в закон, которые изменили правила работы с электронной подписью. Теперь функции по выпуску квалифицированной электронной подписи (КЭП) для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов возложены на ФНС России. С 01.01.2022 сотрудники вправе подписывать и личные, и рабочие документы собственной ЭЦП (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). С 1 января 2022 года сотрудникам, руководители которых получили электронную подпись ФНС, стали необходимы личные электронные подписи. Получают подписи сотрудники в аккредитованных УЦ. Помимо ЭП, им понадобится машиночитаемая доверенность. Использование машиночитаемой доверенности стало обязательным с начала этого года.

Для получения КЭП понадобятся следующие документы:

Регистрация новой подписи

Вот краткая инструкция, как в ЕИС добавить новый сертификат:

Схема смены старого ключа на новый не поменялась. Есть возможность смены подписи с помощью функционала сайта Госуслуг. Ниже приведен алгоритм, как обновить электронную подпись на Госуслугах:

В случае смены руководителя или увольнения сотрудника, который занимался закупками, его ЭЦП необходимо исключить, зарегистрировав подпись нового ответственного лица.

Вот инструкция, как сменить пользователя в ЕИС:

Предъявленный вами сертификат не закреплен за учетной записью уполномоченного лица организации в ЕИС — частично означает, что есть несовпадения по ФИО, СНИЛС, ИНН и других регистрационных данных в сертификате.

Основные трудности, которые возникают у заказчиков и поставщиков при настройке сертификатов в системе:

Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС (финансы и кредит), Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (юриспруденция)

В 2013 году — СЗИУ РАНХиГС по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году — ОЦ «Гарант» по программе переподготовки: «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

С 2008 по 2009 год работала экономистом отдела закупок на скорой помощи. С 2009 г. — ведущим экономистом госзаказа в театре им. Н.П. Акимова. В 2011 г. — специалистом Управления торгов Биржи (торги для Газпрома, Транснефти). С 2012 года — заместитель директора по финансово-хозяйственной деятельности в ГБУ. С 2020 года — эксперт проекта «Госзаказ». Сейчас консультирует заказчиков и поставщиков.

Цифровая подпись применяется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках. Публикация извещения, определение победителя процедуры закупки, заключение контракта, размещение информации об исполнении контракта и другие действия заказчика осуществляются посредством электронного документооборота, в котором все документы утверждаются цифровой подписью руководителя или сотрудника, которого уполномочил на эти действия руководитель организации. А вот действия исполнителя госзаказа, которые невозможно выполнить без ЭЦП: подача заявок на участие в конкурентных процедурах, подача запросов разъяснений на положения документации и на результаты определения победителя, заключение контрактов и т.д. Без входа в личный кабинет ЕИС по сертификату для исполнителя невозможно размещение документа об исполнении контракта.

Если не провести регистрацию новой ЭЦП в ЕИС ни заказчик, ни исполнитель не смогут осуществлять никакие действия в информационной системе.

Всем известно, что уникальный токен-ключ в ЕИС — это секретный набор символов, доступ к которому имеет только собственник. После получения токен-ключа внешняя система использует его для запроса своих данных из ЕИС и для загрузки данных в ЕИС от имени такого пользователя. Если какая-либо из внешних систем выдает ошибку: «отсутствует уникальный токен-ключ для ЕИС», то это означает, что эта система не интегрирована с ЕИС, то есть обмен данными между системами невозможен. Решается это крайне просто: в регистрационных данных надо заполнить поле «Идентификатор токен-ключа». Обычно вопрос, где посмотреть уникальный токен-ключ в ЕИС, возникает при регистрации пользователя в системе оперативного контроля исполнения контрактов по Московской области ПИК ЕАСУЗ. Действия следующие:

Шаг 1. Заходим в личный кабинет ЕИС.

ШАГ 2. Переходим во вкладку «Профиль участника».

ШАГ 3. Там копируем токен-ключ.

Пользователю необходимо заполнить уникальный токен-ключ исполнителя в ЕИС после получения нового сертификата электронной подписи. В функционале Единой информационной системы доступна кнопка «Обновить уникальный токен-ключ (идентификатор GUID)». При ее нажатии обновляются значение параметра и срок действия токен-ключа. Срок действия уникального токен-ключа по умолчанию равен 1 году с момента его создания.

Вот как это выглядит в профиле участника: