как обновить сертификат в еис

Электронная подпись нужна и заказчикам, и участникам закупок. Без ЭП нельзя опубликовать ни один документ в Единой информационной системе. Но чтобы работать с подписью в ЕИС, ее надо привязать.

Чтобы участвовать в аукционах на портале «РТС-тендер» нужна электронная подпись, — она используется для верификации. Когда срок действия сертификата подписи подходит к концу, его обновляют, а затем прикрепляют на портале.

Обновление ЭЦП в ЕИС остается актуальной проблемой как для новичков госзаказа, так и для старожилов. Постоянно меняются правила настройки, программы, и каждый раз специалисты сталкиваются с рядом новых для себя проблем. Мы разобрались и рассказываем, как обновить ЭЦП в ЕИС в 2022 году.

С чего начать работу на портале «РТС-Тендер»

Криптопровайдер — это программа, позволяющая совершать криптографические операции.

Один из самых распространённых криптопровайдеров — КриптоПро CSP. У программы понятный интерфейс, быстрая скорость работы и большой список поддерживаемых платформ и алгоритмов.

Для работы также понадобится пакет . NET Framework 3.5 SP1 и набор библиотек ActiveX CAPICOM.

После подготовки вы сможете авторизоваться на портале и приступить к работе.

Из нашей статьи вы узнаете:

ЕИС Госзакупки — это единая информационная система, на площадке которой размещают актуальную информацию о торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для работы на портале государственных закупок нужна квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) руководителя или уполномоченного сотрудника. Сертификат подписи имеет срок действия, после чего его продлевают.

С просроченным сертификатом электронной подписи заказчики и поставщики не смогут размещать тендеры, участвовать в них, выбирать победителей, подписывать контракты. Поэтому важно обновлять сертификат вовремя.

Рассмотрим подробнее, как зарегистрировать новую ЭЦП в ЕИС.

Проходить регистрацию на госпортале закупок и выполнять настройку рабочего места обязательно только для заказчиков, поставщики же могут обойтись без этих действий.

Ещё одним обязательным действием является установка корневого сертификата zakupki.gov.ru. Ниже приведён алгоритм действий по установке и настройке соответствующих корневых сертификатов.

Пошаговая инструкция по установке сертификата

После этих действий настройка корневого сертификата zakupki.gov.ru будет окончена, о чём будет сказано в соответствующем информационном окне.

Те же действия нужно будет повторить и для второго сертификата.

Какие могут возникнуть ошибки

Ошибка проверки подлинности появляется по причине того, что пользователь не добавил на компьютер обновлённый сертификат удостоверяющего центра. Запросить его можно в том же УЦ, где вы и получали электронную подпись.

Невозможность обновить данные пользователя возникает, когда персональные данные не сходятся с теми, что указаны в сертификате электронной подписи. Такая ошибка обычно связана с тем, что владелец подписи менял какой-либо документ, например, паспорт. Эти данные можно отредактировать через раздел «Мои организации» в группе «Список пользователей».

Вы можете приобрести электронную подпись для участия в торгах: «Астрал-ЭТ» или «1С-ЭТП». Создать заявку на получение подписи можно, не покидая рабочего места, а перевыпуск сертификата занимает всего один рабочий день.

Любой сертификат имеет срок действия, обычно он составляет 12 месяцев. Когда срок подходит, сертификат нужно обновить в том удостоверяющем центре, где вы его получали.

После получения нового сертификата и добавления его в систему, подкрепите его в личном кабинете на портале «РТС-Тендер», следуя инструкции.

Что делать, если срок действия сертификата истёк

После этого процедура обновления сертификата будет аналогична той, что мы описали в предыдущем разделе.

Регистрация новой подписи

Вот краткая инструкция, как в ЕИС добавить новый сертификат:

Схема смены старого ключа на новый не поменялась. Есть возможность смены подписи с помощью функционала сайта Госуслуг. Ниже приведен алгоритм, как обновить электронную подпись на Госуслугах:

В случае смены руководителя или увольнения сотрудника, который занимался закупками, его ЭЦП необходимо исключить, зарегистрировав подпись нового ответственного лица.

Вот инструкция, как сменить пользователя в ЕИС:

Предъявленный вами сертификат не закреплен за учетной записью уполномоченного лица организации в ЕИС — частично означает, что есть несовпадения по ФИО, СНИЛС, ИНН и других регистрационных данных в сертификате.

Где получить сертификат ЭЦП для ЕИС Госзакупки

В ЕИС Госзакупки используется квалифицированная ЭЦП. В зависимости от статуса пользователя получают или продлевают такую электронную подпись в разных удостоверяющих центрах (УЦ). Процедура называется продлением, но по факту владельцу электронной подписи создадут новый сертификат, а действие старого отменят.

Продлить сертификат электронной подписи для ЕИС может только владелец. Государственные и коммерческие удостоверяющие центры не выдают ЭЦП третьим лицам, даже при предоставлении доверенности. Сделано это во избежание мошеннических действий со стороны злоумышленников.

Возможные проблемы

Вот список основных проблем, с которыми сталкиваются пользователи при регистрации ЭЦП:

Зачем нужна электронная подпись в закупках

Размещение тендера, выбор победителя процедуры закупки, заключение и закрытие контракта проводятся с помощью электронного документооборота, в котором каждый документ утверждается цифровым ключом руководителя или сотрудника, которого уполномочил управленец.

Цифровая подпись используется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках.

Если не провести регистрацию новой ЭП в ЕИС для поставщика, допуск к новым тендерам не откроется.

Заказчик, который не оформит и не зарегистрирует в информационной системе сертификат до окончания его действия, рискует сорвать проводимые тендеры и не исполнить взятые на себя обязательства.

Пока не зарегистрируете сертификат, совершение юридически значимых действий на торговых площадках и в информационной системе невозможно. Если отсутствует уникальный токен-ключ для ЕИС и сертификат ЭП не зарегистрирован в системе, ни заказчик, ни поставщик фактически не смогут работать.

Как обновить сертификат ЭЦП в ЕИС

Для загрузки нового сертификата электронной подписи ЕИС на zakupki.gov.ru выполните следующие действия:

Как добавить пользователя

Портал «РТС-тендер» устроен таким образом, что под одной учётной записью может работать несколько человек. Это удобно, потому что каждого из них можно наделять разными полномочиями.

Чтобы добавить пользователя на портале «РТС-тендер», выполните следующие действия:

Как регистрировать новую подпись

С 01.01.2022 существенно изменилась работа с электронными подписями. Теперь юридические лица (руководители), ИП и нотариусы получают ЭЦП в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц бесплатно. Доверенные лица — аккредитованные по новым правилам удостоверяющие центры. После этого необходимо заполнить уникальный токен-ключ исполнителя в ЕИС, но только если участник уже зарегистрирован.

В пользовательской инструкции разъясняется, что уникальный токен-ключ (идентификатор GUID) в ЕИС — это индивидуальное средство аутентификации и хранения сведений об участнике закупок. Фактически это реквизит организации, который отражает информацию о пользовательском ключе в ЕИС. Как только исполнитель получает новый сертификат, ему надо сразу же заполнить токен-ключ в Единой информационной системе. Сделайте это через специальную функцию «Обновить уникальный токен-ключ (идентификатор GUID)» в ЕИС.

Если по ключу нет информации об аутентифицированном пользователе ЕИС, это техническая ошибка или пользователь не привязал новый сертификат к учетной записи в ЕИС. То есть вы входите в информационную систему по незарегистрированной ЭП.

Руководители государственных и муниципальных учреждений по-прежнему получают ЭЦП в Федеральном казначействе, а руководство финансовых организаций — в Центральном банке РФ.

С 01.01.2022 сотрудники заказчиков и поставщиков вправе подписывать как личные, так и рабочие документы сертификатами физлица (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Но действует такой ключ только при наличии электронной доверенности.

Какие возможны ошибки при обновлении ЭЦП в ЕИС

При обновлении сертификатов ЭЦП в ЕИС у поставщиков и заказчиков могут возникнуть следующие проблемы:

Индивидуальным предпринимателям и руководителям организаций

ИП и директора юрлица могут получить квалифицированную электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Владельцы действующего сертификата налоговой могут продлить его удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Это возможно сделать благодаря тому, что личность пользователя уже была установлена. Сертификат ЭЦП запишется на уже имеющийся у пользователя ключевой носитель.

Если ранее электронная подпись была получена в коммерческом удостоверяющем центре, то получить сертификат ЭЦП можно только при личном посещении ФНС. Для этого необходимо подготовить пакет документов, сертифицированный ключевой носитель и лично явиться в любое отделение налоговой.

Выбрать сертифицированный ключевой носитель для ЭЦП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты на получение электронной подписи обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Записываться на приём предварительно не требуется. Услуга предоставляется бесплатно. Будущему владельцу нужно купить только сертифицированный ключевой носитель. Продление сертификата ЭЦП через ЛК налогоплательщика тоже происходит на безвозмездной основе.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭЦП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете в филиалах нашего партнёра — УЦ «Основание», который является Доверенным лицом УЦ ФНС.

Последние изменения в правилах работы с электронной подписью

Использование ЭП регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. С 2022 года вступили в силу поправки в закон, которые изменили правила работы с электронной подписью. Теперь функции по выпуску квалифицированной электронной подписи (КЭП) для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов возложены на ФНС России. С 01.01.2022 сотрудники вправе подписывать и личные, и рабочие документы собственной ЭЦП (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). С 1 января 2022 года сотрудникам, руководители которых получили электронную подпись ФНС, стали необходимы личные электронные подписи. Получают подписи сотрудники в аккредитованных УЦ. Помимо ЭП, им понадобится машиночитаемая доверенность. Использование машиночитаемой доверенности стало обязательным с начала этого года.

Для получения КЭП понадобятся следующие документы:

Как обновить сертификат электронной подписи для ЕИС

Обновление сертификата электронной подписи для ЕИС Госзакупки состоит из двух шагов. Сначала его продлевают в удостоверяющем центре, где была получена электронная подпись. Затем меняют непосредственно в системе закупок.

Обновление сертификата ЭЦП на zakupki.gov.ru — это процесс, при котором новый сертификат электронной подписи прикрепляется в личном кабинете.
Обновляют сертификат заранее, потому что по истечении его срока действия владелец потеряет возможность работать на портале ЕИС Госзакупки.

Зачем обновлять сертификат ЭЦП

Сертификат электронной подписи — это бумажный или электронный документ, с помощью которого проверяется подпись.

Сертификат ЭЦП содержит данные о владельце, свой уникальный номер, даты начала и окончания срока его действия, название удостоверяющего центра и другую информацию.

Электронная подпись подтверждает личность в ЕИС Госзакупки. Она необходима для авторизации на площадке, подачи заявки и ценового предложения, заключения контракта и акта выполненных работ.

Основные трудности, которые возникают у заказчиков и поставщиков при настройке сертификатов в системе:

Еще по теме:

Об авторе этой статьи

Закончила Университет при Межпарламентской Ассамблее ЕВРАЗЭС (финансы и кредит), Северо-Западный институт управления Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (юриспруденция)

В 2013 году — СЗИУ РАНХиГС по программе: «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2014 году — НИУ ВШЭ по программе «Управление государственными и муниципальными заказами».
В 2020 году — ОЦ «Гарант» по программе переподготовки: «Управление закупками для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и корпоративными закупками (223-ФЗ)».

С 2008 по 2009 год работала экономистом отдела закупок на скорой помощи. С 2009 г. — ведущим экономистом госзаказа в театре им. Н.П. Акимова. В 2011 г. — специалистом Управления торгов Биржи (торги для Газпрома, Транснефти). С 2012 года — заместитель директора по финансово-хозяйственной деятельности в ГБУ. С 2020 года — эксперт проекта «Госзаказ». Сейчас консультирует заказчиков и поставщиков.

Другие публикации автора

Цифровая подпись применяется заказчиками и поставщиками для совершения действий в Единой информационной системе и для работы на торговых площадках. Публикация извещения, определение победителя процедуры закупки, заключение контракта, размещение информации об исполнении контракта и другие действия заказчика осуществляются посредством электронного документооборота, в котором все документы утверждаются цифровой подписью руководителя или сотрудника, которого уполномочил на эти действия руководитель организации. А вот действия исполнителя госзаказа, которые невозможно выполнить без ЭЦП: подача заявок на участие в конкурентных процедурах, подача запросов разъяснений на положения документации и на результаты определения победителя, заключение контрактов и т.д. Без входа в личный кабинет ЕИС по сертификату для исполнителя невозможно размещение документа об исполнении контракта.

Если не провести регистрацию новой ЭЦП в ЕИС ни заказчик, ни исполнитель не смогут осуществлять никакие действия в информационной системе.

Всем известно, что уникальный токен-ключ в ЕИС — это секретный набор символов, доступ к которому имеет только собственник. После получения токен-ключа внешняя система использует его для запроса своих данных из ЕИС и для загрузки данных в ЕИС от имени такого пользователя. Если какая-либо из внешних систем выдает ошибку: «отсутствует уникальный токен-ключ для ЕИС», то это означает, что эта система не интегрирована с ЕИС, то есть обмен данными между системами невозможен. Решается это крайне просто: в регистрационных данных надо заполнить поле «Идентификатор токен-ключа». Обычно вопрос, где посмотреть уникальный токен-ключ в ЕИС, возникает при регистрации пользователя в системе оперативного контроля исполнения контрактов по Московской области ПИК ЕАСУЗ. Действия следующие:

Шаг 1. Заходим в личный кабинет ЕИС.

ШАГ 2. Переходим во вкладку «Профиль участника».

ШАГ 3. Там копируем токен-ключ.

Пользователю необходимо заполнить уникальный токен-ключ исполнителя в ЕИС после получения нового сертификата электронной подписи. В функционале Единой информационной системы доступна кнопка «Обновить уникальный токен-ключ (идентификатор GUID)». При ее нажатии обновляются значение параметра и срок действия токен-ключа. Срок действия уникального токен-ключа по умолчанию равен 1 году с момента его создания.

Вот как это выглядит в профиле участника:

Зачем обновлять электронную подпись

Для бесперебойной работы в ЕИС и на торговых площадках необходимо зарегистрировать новую или обновить действующую ЭП руководителя. Сделать это следует в ЕСИА, то есть на портале госуслуг. Порядок, как обновить электронную подпись на Госуслугах:

Теперь пошаговая инструкция, как в ЕИС добавить новый сертификат, если вы уже работали ранее с цифровым ключом в Единой информационной системе:

Шаг 1. На главной странице ЕИС нажмите на кнопку «Личный кабинет».

Шаг 2. В окне уведомления нажмите кнопку «Перерегистрировать». Если сайт автоматически не перевел на форму внесения изменений в регистрационные данные, нажмите на кнопку «Редактировать» в правом верхнем углу страницы ЕИС и вручную выберите функцию «Редактировать данные пользователя».

Шаг 3. В окне «Регистрационные данные пользователя» нажмите на кнопку в правом верхнем углу «Зарегистрировать сертификат ЭП».

Шаг 4. Обновите ключ: в открытом окне выберите файл нового сертификата и нажмите кнопку «Загрузить».

Шаг 5. В окне «Регистрационные данные пользователя» введите пароль и нажмите кнопку «Сохранить».

Шаг 6. Проверьте работу сертификата в разделе «Проверка подписи» или выйдите из личного кабинета на сайте и зайдите снова по новому ключу.

Проводит процедуру перерегистрации ключа только сотрудник, который наделен полномочиями администратора в личном кабинете ЕИС.

Теперь пошагово, как внести подписантов заказчика в ЕИС, если вы ранее не работали в системе:

Шаг 1. На главной странице сайта нажмите на кнопку «Личный кабинет» и выберите вариант входа.

Система покажет необходимые требования для работы. Если у вас установлен КриптоПро CSP не ниже 4 версии и другие утилиты, нажмите «Продолжить работу с сайтом».

Шаг 2. Привяжите подпись. После нажатия кнопки «Продолжить работу» подтвердите ЭП.

Шаг 3. Пройдите регистрацию на сайте Госуслуги, куда вас переведет ЕИС, если данные организации и пользователя не найдены.

Шаг 4. Пройдите регистрацию в ЕИС. Для этого на вкладке «Регистрация»:

Шаг 5. Проверьте работу сертификата. Если при входе в личный кабинет новый сертификат прошел проверку подлинности и обеспечил идентификацию пользователя, замена сертификата электронной подписи на портале закупок поставщика проведена корректно.

Если руководитель сменился, ответственный сотрудник уволился или перестал заниматься закупками, его ЭЦП необходимо убрать. В пользовательской инструкции поясняется, как сменить пользователя в ЕИС: отвязать ЭП старого сотрудника и зарегистрировать подпись нового ответственного лица (п. 3.1.7 инструкции по регистрации организаций и пользователей в ЕИС). Алгоритм отвязки ЭЦП довольно прост:

Сертификат ЭП отвязывают от учетной записи, если пользователя надо зарегистрировать как уполномоченное лицо другой организации. В таком случае отвяжите КЭП от учетной записи пользователя и заблокируйте сертификат. Если ключ пользователя надо заменить на новый, просто отредактируйте регистрационные данные пользователя.

Работникам организации и уполномоченным представителям

Заверять документы на ЕИС Госзакупки могут работники компаний или уполномоченные представители. Право на подпись от имени директора или ИП им даёт машиночитаемая доверенность (МЧД). В ней прописываются полномочия, информацию о доверенном, доверителе и срок действия документа.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Сотрудники организаций и уполномоченные представители работают на ЕИС с квалифицированной электронной подписью физлица. Такую ЭЦП выдают только в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры. Достаточно выбрать подходящий УЦ и заказать у них новый сертификат.

ЭЦП купленная не в аккредитованных удостоверяющих центрах, работать в ЕИС Госзакупки не будет. Проверить, имеет ли УЦ аккредитацию от Минцифры, можно на сайте ведомства.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ с помощью продуктов Астрал Подпись и «1С-ЭТП». Наши решения придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Создать заявку на получение подписи можно, не покидая рабочего места. А перевыпуск сертификата занимает всего один рабочий день. Также УЦ «Калуга Астрал» позволяет своим клиентам продлить действие сертификата ЭЦП удалённо. Для этого потребуется зайти в личный кабинет пользователя, составить заявление и подписать его действующей электронной подписью.

Важно! Машиночитаемая доверенность становится обязательной с 1 сентября 2023 года. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

После того как новые сертификаты ЭЦП получены, их нужно обновить в ЕИС Госзакупки. Далее расскажем, как это сделать.

Заключение

Обновить сертификат ЭЦП для ЕИС Госзакупки можно в два шага. Сначала обратиться в удостоверяющий центр для продления, потом прикрепить новый сертификат в ЕИС. Для первого пункта ИП и юрлица используют налоговую, а их работники и уполномоченные представители аккредитованные УЦ.

Сертификат ЭЦП прикрепляется в личном кабинете ЕИС. Перед обновлением требуется убедиться в отсутствии на сайте технических работ и в наличии соответствующих технических требований на ПК.