КАК ПОЛУЧИТЬ СЕРТИФИКАТ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ В УЦ ФНС

Получение квалифицированных сертификатов электронной подписи на руководителя (разговорные словосочетания: ЭП руководителя, ЭЦП на руководителя), эта тема в текущем 2022 году стала чуть ли не самой актуальной для организаций, предприятий всех форм собственности и ИП. Попробуем разобраться в новациях.

Владелец сертификата электронной подписи должен лично явиться в точку выдачи, первичный выпуск даже по нотариальной доверенности не допускается. Последующие подписи руководитель сможет получать дистанционно

Что такое ЭП, сертификат ключа ЭП

Электронная подпись сотрудника – это созданный сотрудником реквизит (специальный файл) к подписываемому документу (информации) с помощью средств, полученных в удостоверяющем центре (а точнее, с помощью закрытой части ключа) и специальных программ шифрования информации. Этот созданный файл и будет файлом электронной подписи владельца сертификата к конкретному подписанному документу и будет защищать подписанный файл от внесения в него изменений. Он также несет информацию о лице, подписавшем документ.

Сертификат ключа проверки электронной подписи выпускается в удостоверяющем центре (УЦ) и содержит информацию, которая включена в состав открытой части ключа.

В зависимости от аккредитации УЦ и тех целей, для которых будут использоваться ключи, с их помощью могут создаваться квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи (КЭП и НЭП) и выпускаться квалифицированные или неквалифицированные сертификаты.

В данной статье поговорим об электронной подписи сотрудника. Какая она бывает, в каких случаях проставляется, как и кем выпускаются ключи электронной подписи и сертификаты к ним, начиная с 2022 года. Разберем новые правила использования машиночитаемой доверенности на сотрудника (МЧД) и не только.

То, что сотрудник получает в УЦ ФНС или у доверенных лиц, это еще не подпись, а средства для ее создания и использования. Поэтому, говоря о получении ЭЦП или выпуске ЭЦП, речь идет немного о более затейливом действии

Несмотря на то, что термины эти существуют уже довольно продолжительное время, все равно во многих материалах и даже на сайте регуляторов встречаем подобные словосочетания: получить ЭЦП, выпустить ЭЦП, ЭЦП на сотрудника, ЭЦП работника, ЭЦП для торгов и т.д. Хотя речь идет не о как таковых созданных электронных подписях, ЭП (и уже даже не о цифровых – слово убрали из официальных формулировок), а о средствах, с помощью которых эти подписи могут создаваться.

В данной статье независимо от привычных формулировок будем говорить именно о ключевой информации (ключах электронной подписи, состоящих из открытой части ключа проверки ЭП и закрытой части ключа), а также о сертификатах к ним. Поговорим об ЭЦП сотрудника, т.к. в связи с переводом кадрового документооборота в электронный вид и развитием систем внутреннего документооборота такая подпись становиться все более востребованной.

Можно ли получить несколько квалифицированных сертификатов на одного руководителя (ИП, нотариуса)

До 2022 года количество одновременно действующих квалифицированных сертификатов ЭП (ЭЦП) на руководителя организации ничем не ограничивалось и можно было получить их несколько. Причем в любых аккредитованных УЦ и раздать сотрудникам носители и доверенность на использование ЭЦП руководителя. Таким образом все потребности организации были закрыты. Т.е. отчетность подписывал бы бухгалтер одним сертификатом, тендерный специалист участвовал в торгах с другой ЭП руководителя, юрист – третий сертификат для подачи документов в суд, инженер – четвертый для передачи показаний счетчиков. А иногда просто изготавливали копии контейнера и все использовали один сертификат.

Такие ситуации создавали колоссальные риски неправомерного использования аналога собственноручной подписи руководителя, а как следствие, возможность финансовых потерь.

С 2022 года действуют еще 2 новации

Как использовать КЭП на руководителя

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя ЮЛ или ИП, приравнивается к документу, подписанному собственноручно руководителем, имеет юридическую значимость бумажного оригинала, и обеспечивает аналогичную судебную защиту.

Такая технология позволяет использовать ключи электронной подписи руководителя в ЭДО тех документов, обмен которыми в электронном виде уже регулируется законодательно. Как правило, такой документооборот имеет целевую направленность и осуществляется в среде доверенной доставки.

Т.е в системе осуществляется дополнительная идентификация и аутентификация участников, что придает электронному взаимодействию большую надежность и защищенность. А стороны, как правило, при использовании квалифицированных сертификатов не заключают никаких дополнительных соглашений для начала обмена.

Такой документооборот может осуществляться в сегментах:

Своевременное получение сертификата на руководителя (ИП) позволит осуществлять его владельцу от имени предприятия юридически значимые действия, такие как:

Для делегирования полномочий на сотрудников руководителю нужно обеспечить их квалифицированными сертификатами через аккредитованные УЦ (перечень представлен на сайте Минцифры).

Готова ли ваша компания к КЭДО? Бесплатный чек-лист для оценки своими силами

В связи с продлением срока применения МЧД (машиночитаемой доверенности) использование сертификатов выданных на сотрудников от имени компании допускается без применения МЧД на срок до 1 сентября 2023 года.

Можно ли записать ключ электронной подписи на флешку

На простую флешку записать ключевую информацию нельзя, разрешено использовать только сертифицированные носители:

Какой УЦ выпускает КЭП на руководителя в 2022 году

До 1 января 2022 года такие сертификаты выдавали удостоверяющие центры, аккредитованные ФНС (по состоянию на 1 июля 2021 г.) для выдачи квалифицированных сертификатов.

С 1 января 2022 года УЦ ФНС России – единственный удостоверяющий центр, имеющий право генерации и обслуживания квалифицированных сертификатов электронной подписи на:

Сценарии проставления электронной подписи сотрудниками организации

Рассмотрим сценарии, когда сотрудник получает полномочия совершать юридически значимые действия от имени организации и использует для подписания документов в электронном виде (для входа в систему электронного взаимодействия, участия в торгах и т.д.) квалифицированный сертификат электронной подписи:

Примеры документов, подписанных физическими лицами по доверенности

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Отличия в сценариях и перспективы развития

Какие же отличия существуют во всех сценариях и какие перспективы их дальнейшего существования:

1. Использование сотрудником сертификата руководителя (мы понимаем, что это еще практикуется).

Особенность: Все документы, подписанные сертификатом руководителя вне зависимости, кто непосредственно нажал «подписать», считаются подписанными руководителем. Если, конечно, на момент проставления подписи не было сообщения о компрометации ключа или отзыва сертификата.

2. Использование квалифицированного сертификата, выданного на сотрудника.

3. Квалифицированный сертификат ЭП выдан на физическое лицо

Использование ЭП сотрудника для КЭДО и внутреннего ЭДО

В этом случае ключи и сертификаты выпускаются на физическое лицо.

Если организация планирует перейти на ведение кадрового документооборота в электронном виде (КЭДО), прежде всего, нужно будет решить несколько вопросов. Посмотрим, что в результате может получиться:

1. В какой системе (среде) будет осуществляться документооборот.

Возможности и ограничения:

Что нужно сделать: анализ решений по организации кадрового ЭДО и выбрать оптимальное.

2. Определиться с видом электронной подписи.

Ограничение: при использовании ПЭП существует ряд ограничений при подписании документов и придания им юридической значимости.

Что нужно сделать: необходим анализ возможности использования того или иного вида ЭП.

Ограничение: усиленные сертификаты ЭП создаются с участием Удостоверяющего Центра.

Калькулятор стоимости внедрения КЭДО. Скидки 50% на WA:Личный кабинет сотрудника

3. Какой тип хранения ключей ЭП будет использоваться.

Что нужно сделать: При использовании «железных» сертификатов необходимо настроить рабочее место сотрудника, установить программы криптозащиты информации для создания файла подписи. Дополнительные расходы и администрирование.

Ограничение: хранение ключей в облаке может ограничить их применение только в той системе, с которой выполнена интеграция.

Что нужно сделать: необходима интеграция с облаком УЦ и использование второго фактора для подтверждения (программы myDSS или кода из СМС). Возможны дополнительные затраты.

4. Определиться, где и по какой схеме сотрудники будут получать ключи для создания подписи.

В завершении хочется отметить, что без делегирования полномочий невозможно будет успешно вести бизнес. И сотрудники, осуществляя доверенные действия, помогут успешно решать поставленные задачи. Главное, используя новые инструменты, хорошо понимать границы ответственности и риски.

Еще не получали КЭП на руководителя по новым правилам, что учесть

В 4 квартале 2021 года КЭП руководителям в авральном режиме выпускали еще те аккредитованные УЦ, которые с 1 января 2022 года потеряли это право.

Клиенты с готовностью выбирали досрочный перевыпуск даже тех сертификатов, срок которых приходился на 1 полугодие 2022 года. Речь об УЦ, с которыми были выстроены долгие доверительные отношения и была возможность удаленной идентификации по действующему КЭП. Недостаток в виде дополнительных расходов не так пугал, как новые технологии, необходимость личного визита руководителя для получения сертификата, невозможность получения по доверенности.

В связи с этим количество сертификатов, срок окончания которых приходится особенно на декабрь и его последнюю декаду существенное. По статистике, на начало октября 2022 года только 34,7% ЮЛ и ИП получили сертификаты в УЦ ФНС России. Следовательно остальным 60% зарегистрированных юрлиц и 69% ИП до конца 2022 года необходимо получить ЭП по новым правилам.

Поэтому рекомендуем проверить срок окончания сертификата руководителя и заранее подготовиться – получить новый сертификат через УЦ ФНС, непосредственно в точках выдачи УЦ ФНС или через доверенных лиц.

Что еще потребуется после получения КЭП на руководителя

Вряд ли у тех, кто использует ЭП, возникает вопрос, что еще нужно сделать для использования ключей электронной подписи, но напомним:

Что нужно для получения сертификата в УЦ ФНС

Список документов для выпуска квалифицированной электронной подписи

Сколько стоит квалифицированный сертификат на руководителя ЮЛ (ИП, нотариуса)

Бесплатно сертификаты выпускаются только при получении непосредственно в ФНС. При обращении в пункты выдачи доверенных лиц, взимается оплата «за подготовку документов».

Где можно получить КЭП

Как и где получить ЭЦП (КЭП) руководителю организации, начиная с 2022 года:

Официальные доверенные лица УЦ ФНС России

Список доверенных лиц ведет ФНС и размещает его на своем ресурсе.