Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом? —

Что понимается под электронной подписью (что такое эцп — электронная цифровая подпись)

Под электронной цифровой подписью понимаются компьютерные данные, которые тем или иным образом удостоверяют принадлежность (авторство), а в ряде случаев и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляются. Например, если соответствующим файлом является бухгалтерский документ, то электронная подпись может удостоверять факт:

• подписания данного документа бухгалтером или иным уполномоченным человеком;
• отсутствия изменений в документе после его подписания.

Обе возможности во многих случаях делают подписание документов с помощью ЭЦП более предпочтительным, чем традиционное заверение — ручкой и печатью. Главное — чтобы ЭЦП фактически выполняла указанные функции.

Быстрая сдача отчетности и работа с государственными информационными системами

Кроме того, квалифицированная электронная подпись необходима:

• для сдачи отчетности в ЕИАС ФСТ,
• для взаимодействия с порталом Росреестра, ФГИС Росаккредитации, ЦБ РФ,
• для подачи сведений на портал ЕРФСБ, ЕФРСФДЮЛ,
• для работы с системой межведомственного электронного взаимодействия и порталом госуслуг.

Виды и стоимость эцп для юридических лиц

Все сертификаты работают с разными государственными порталами и торговыми площадками. Информация о сфере применения записана на сам сертификат, поэтому крайне важно сразу определиться, для каких целей потребуется эцп.Например, для работы со службами ФНС, ЕГАИС требуется квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП), а для работы на коммерческий площадках и для документооборота подходит универсальная электронная подпись.

Виды электронной подписи (эп) для организации

Есть три вида ЭП. Разница между ними в сферах применения и степени надежности. Теперь подробнее о каждой:

Дистанционное управление компанией

Если бизнес развивается, становится больше заказов, клиентов, встреч и командировок, вести привычный документооборот при тех же ресурсах уже неудобно. Оперативность в управлении предприятием поможет КЭП. С ней можно подписать любой документ, в том числе бухгалтерскую «первичку», получить банковскую гарантию в любой точке России. Потребуется только доступ в интернет с компьютера или ноутбука.

Как завести электронную подпись бесплатно

Получение ЭЦП для юридических лиц практически всегда осуществляется на платной основе. Это связано хотя бы с тем, что носитель ключа ЭЦП, например eToken, является технологичным продуктом, который имеет определенную себестоимость. При этом тарификация услуг УЦ может зависеть:

• от предназначения ЭЦП (например, электронные подписи для отчетности обычно дешевле тех, что предназначены для торгов);
• от количества сертификатов, оформляемых УЦ (по мере его увеличения каждый сертификат может обходиться дешевле);
• от технологичности программно-аппаратной инфраструктуры работы с ЭЦП, внедряемой на предприятии.

При длительных и доверительных отношениях между УЦ и заказчиком получать электронные цифровые подписи вполне возможно со скидками или на особых условиях.

Как называется электронная подпись по законодательству

В соответствии с п. 1 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2022 № 63-ФЗ (данный НПА регламентирует, как используется ЭПЦ и где можно получить электронную цифровую подпись) рассматриваемый вид подписи именуется «электронной подписью». Но неофициально также получили распространение термины «электронно-цифровая подпись», «цифровая подпись».

В определенной степени это связано с тем, что в положениях прежнего источника права, регулирующего применение соответствующего реквизита электронного документа, применялся термин «электронно-цифровая подпись». Речь идет о законе «Об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, который утратил силу после вступления в силу закона №63-ФЗ.

В целях обеспечения формальных требований к документам при взаимодействии с государственными органами желательно, таким образом, использовать понятие «электронная подпись». В рамках коммуникаций внутри фирмы, с частными лицами — можно применять любой удобный термин.

Как оформить и где получить электронную подпись главному бухгалтеру

Каким может быть порядок получения ЭЦП главным бухгалтером предприятия? В данном случае лучше задействовать первый вариант — когда для сотрудника оформляется отдельная подпись. Это связано как раз с тем, что многие документы в фирме должен подписывать именно главный бухгалтер.

Главный бухгалтер фирмы, если будет принято решение о наделении его соответствующими полномочиями и оформлении для него отдельной ЭЦП, должен будет предъявить в удостоверяющий центр те же документы, что и директор — но только вместо приказа, который предъявляется директором, ему необходимо показать локальный распорядительный документ о наделении бухгалтера необходимыми полномочиями на использование ЭЦП.  

Как оформить электронную подпись юридическому лицу

Для получения подписи в УЦ необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить сферу применения электронной подписи. От этого будет зависеть тип подписи: простая, неквалифицированная или квалифицированная ЭП.
2. Заполнить заявку на получение сертификата ЭП.
3. Оплатить стоимость выбранного тарифа.
4. Подготовить необходимый пакет документов и отправить их специалисту удостоверяющего центра. Список документов можно найти на сайте УЦ Контура.
5. Прийти в УЦ лично и получить сертификат.

Сертификат можно запросить через личный кабинет. Для этого потребуется ключевой носитель, полученный в УЦ. Отметим, что для сертификата ЕГАИС Алкоголь необходимы только специализированные носители со встроенным средством шифрования, например, Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE.

Получить электронную подпись

Как получить электронно-цифровую подпись для юридических лиц

ФНС оформяет ключ ЭЦП только на руководителя организации.

Для получения УКЭП налоговикам нужно сдать:

Как получить электронную подпись для физических и юридических лиц

Как получить эцп для юридического лица человеку, не являющемуся руководителем фирмы?

Обычные работники не могут владеть сертификатом такой подписи. Они вправе подписывать служебные документы личными электронными подписями по доверенности от организации. Личные подписи физлица смогут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

Где получить ключ электронной подписи? Ключ, как и сертификат, включается в состав программного продукта, который поставляется удостоверяющим центром заказчику. Практически исключено пользование ЭЦП без указанных компонентов, поэтому они так или иначе оказываются в распоряжении пользователя.

Как регулируется по гост электронная подпись («оттиск» эцп и его шифрование)

Применение электронных подписей строго регламентируется законодательством РФ. Дополнять закон № 63-ФЗ, разъясняющий сущность ЭЦП, а также раскрывающий то, как получить электронно-цифровую подпись, могут различные ГОСТы.

Так, например, проверка ЭЦП на подлинность осуществляется на основе ГОСТ Р 34.10-2022. Важнейшее требование к электронной подписи по соответствующему ГОСТ — устойчивость ее «оттиска», то есть последовательности компьютерных данных, что прикреплены к файлу.

Фактически — устойчивость к попыткам одного человека несанкционированно подписаться за другого. Указанный стандарт предполагает применение ЭЦП с глубиной шифрования до 512 бит. Дешифровка подобной электронной подписи практически невозможна с применением компьютерной техники, находящейся в открытой продаже.

Надежное шифрование ЭЦП — главное условие выполнения соответствующей подписью обеих указанных выше функций: удостоверения факта подписания документа конкретным человеком, а также отсутствия изменений в документе после его подписания.

Самым устойчивым к дешифровке типом ЭЦП является квалифицированная подпись. Изучим ее особенности, а также то, где можно сделать электронную подпись соответствующего типа.

Каков порядок получения электронной цифровой подписи директором фирмы на сотрудников

Директор фирмы, решивший оформить ЭЦП для сотрудников, должен принести в удостоверяющий центр:

• выписку из ЕГРЮЛ на фирму;
• копии своего паспорта и паспорта сотрудника;
• копии СНИЛС;
• копии приказов о назначении на должность.

Указанные документы передаются в УЦ вместе с заявлением на регистрацию электронной подписи, а если потребуется — иными документами по требованию удостоверяющего центра.

Квалифицированная электронная подпись (кэп)

Это шифр, созданный с помощью криптоалгоритмов.  Порядок применения КЭП строго регламентирован. Законом предусмотрено, что:

• Правом выдачи КЭП наделены удостоверяющие центры, аккредитованные в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи» Минцифры РФ.
• Программное обеспечение проходит сертификацию в ФСБ России.
• Пользователь получает квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде.
• Структура сертификата установлена приказом ФСБ России.

Кто выдает подпись филиалам юрлиц (где можно получить электронную подпись для филиала)

Каковы особенности получения электронной подписи сотрудниками филиала организации?

Фактически речь идет о задействовании схемы, аналогичной той, что характеризует оформление ЭЦП директором и главным бухгалтером. Все, что нужно в данном случае сделать представителю фирмы для получения ЭЦП, — предъявить в УЦ документы, удостоверяющие личность и полномочия.

Кто занимается выдачей электронных подписей на предприятии

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого — работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст.

10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно:

• посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;
• посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например — если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором — выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

На кого оформлять эцп?

Так как оформить эцп можно лишь на одного сотрудника, то, как правило, руководители компании делают её на себя, при этом выбирая сертификат с максимальными возможностями.

Если одному из сотрудников тоже необходима электронная подпись, то рекомендуется приобрести ему отдельный сертификат, с ограниченными правами использования. Это безопасней, чем отдавать полнофункциональный сертификат. К тому же, передача ключа эцп третьему лицу противоречит требованиям действующего законодательства.

Неквалифицированная электронная подпись (нэп)

Это шифр, созданный специальной программой. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать подписанта и гарантирует неизменность файла с момента отправки.

НЭП состоит из двух ключей: закрытого и открытого:

• Закрытый ключ выдается владельцу на токене или устанавливается на компьютер. Пин-код закрытого ключа известен только пользователю и его нельзя сообщать посторонним. 
• Открытый ключ известен всем участникам  ЭДО. Он нужен для проверки подлинности подписи в электронном документа.

Оба ключа, а также сертификат ЭП, в котором прописан владелец закрытого ключа, выдаются в удостоверяющем центре (далее — УЦ). Однако, можно обойтись и без сертификата, так как в законе нет указания на обязательное создание сертификата НЭП.

Область применения электронной подписи для организации

Можно выделить основные три области применения ЭП. Это отчетность, электронные торги и порталы госуслуг.

Отчетность в налоговую

ФНС — один из первых госорганов,  который подключился к ЭДО и обязал налогоплательщиков предоставлять отчетность в электронном виде. Сейчас ИП и малые предприятия еще могут сдавать отчеты на бумаге, но все идет к тому, что ЭДО будет обязателен для всех категорий налогоплательщиков.

Отчетность через интернет

Электронная отчетность остаётся основной сферой применения КЭП. Пока не все категории бизнеса обязаны отчитываться через интернет, однако большинство контролирующих органов (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР) движется к переводу всей отчетности в электронный вид.

Со своей стороны, многие предприниматели понимают, что рабочий день директора или главного бухгалтера не стоит того, чтобы провести его в пробках или в очередях налоговой инспекции, и тоже подключаются к системам электронной отчетности. Для сдачи отчетности необходима КЭП.

Оформление электронной подписи — где сделать и как получить эцп

Программные комплексы, посредством которых задействуются сертификаты ЭЦП, а также осуществляется непосредственно подписание документов с помощью ЭЦП, распространяются специализированными удостоверяющими центрами (УЦ). До 01.07.2021 они могли иметь или же не иметь аккредитации. После 01.07.2021 и до 31.12.2021 только аккредитованные УЦ вправе выдавать ЭЦП.

ВАЖНО! С 2022 года ЭЦП можно оформить только в ФНС. На новый порядок можно перейти досрочно. С 1 июля 2021 г. ФНС бесплатно оформляет электронные подписи для компаний. Как получить ЭЦП в ФНС, читайте здесь.

Сертификаты, выданные в 2021 году удостоверяющим центом, прошедшим аккредитацию, будут действовать и в 2022 году до окончания срока действия КЭП. Дальше получить ЭЦП можно будет только в ФНС. Если же УЦ не прошел в 2021 году аккредитацию, ключ ЭЦП будет действовать до 31.12.2021. Поэтому рекомендуем озаботиться заменой ЭЦП до конца года.

ФНС разъяснила, кто и как может получить ЭЦП бесплатно с 01.07.2021. Узнать порядок действий можно бесплатно, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс.

Понятие электронной цифровой подписи: файл электронной подписи, ключ и сертификат

Проверка файла усиленной электронной подписи («оттиска») возможна только с применением специального сертификата — документа, посредством которого удостоверяется принадлежность ключа проверки ЭЦП конкретному лицу. То есть факта подписания электронного документа конкретным человеком.

Сертификаты на ЭЦП обычно выдаются на определенный срок — как правило, на 12 месяцев. После их нужно получать снова или подтверждать свое право на применение сертификата. В некоторых случаях доступ пользователя к соответствующему документу может быть приостановлен — например, при подозрении на нарушение правил работы с ЭЦП с его стороны.

Если вдруг человек перестает владеть сертификатом ЭЦП или же срок действия сертификата истекает, то электронные подписи данного лица признаются недействительными до тех пор, пока соответствующий документ вновь не станет активным.

На практике соответствующие сертификаты чаще всего представлены документами, являющимися частью программных комплексов для организации документооборота. Рассмотрим, каким образом осуществляется получение электронной подписи для юридических лиц.

Правила применения пэп

Прежде чем подписывать документы простой подписью, участники ЭДО обязаны составить соглашение, в котором устанавливается:

Есть информационные системы, у которых ПЭП имеет юридическую силу только после того, как пользователь пришел и подтвердил свою личность у оператора системы. Так, чтобы получить доступ к личному кабинету налогоплательщика, потребуется прийти в ФНС  и получить временный пароль.

Получить электронную подпись

Преимущества владения кэп для организации

В своей работе организации постоянно взаимодействуют с контролирующими органами и их информационными ресурсами. 

КЭП позволяет 24/7 работать с сайтами  ФНС, ФГИС ЕИАС, ЭПТС, Госуслуг, ЕФРСДЮЛ и ЕФРСБ, участвовать в торгах на ЭТП, а также необходима при работе с онлайн-кассами.

При создании КЭП используются мощные криптографические технологии, которые защищают ее от подделок и делают самой надежной из всех видов ЭП.

Оформить электронную подпись

Стоимость электронной подписи для организаций

Удостоверяющий центр разработал несколько тарифов для юридических лиц. Стоимость зависит от вида электронной подписи и задач организации:

• Тариф «Базовый»: для сдачи отчетности и работы на порталах ФНС, Госуслуги, Федресурс, Росфинмониторинг, ЛесЕГАИС, ПФР, Росстат других — от 3000 руб.,
• Тариф «Марафон»: организация получает двухлетнюю подписку на сертификат ЭП для участия в торгах, право на бесплатные перевыпуски сертификата и помощь экспертов по процедуре торгов — 13 900 руб.
• Для участников торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ — от 5900 руб.

Сфера применения кэп

Этот вид подписи имеет самый расширенный функционал. КЭП применяется при сдаче отчетности в ФНС, при работе на электронных торгах, при обмене документами с государственными и муниципальными органами, а также во внутреннем и внешнем ЭДО.Документ, подписанный КЭП по юридической силе равнозначен документу, подписанному собственноручной подписью.

Сфера применения нэп

Неквалифицированная подпись применяется во внутреннем ЭДО организации. При взаимодействии с контрагентами, стороны должны подписать соглашение о порядке применения НЭП, иначе документ, подписанный неквалифицированной подписью не будет иметь законной силы.

Сфера применения пэп

Простую подпись используют при подписании документов в системе внутрикорпоративного документооборота, для совершения платежей через приложения банков, для авторизации на сайтах, для получения госуслуг.ПЭП редко применяется при подаче документов в государственные органы и не применяется для участия в госзакупках.

Участие в электронных торгах

Для многих компаний госзакупки становятся хорошей возможностью увеличить число заказчиков. Как правило, начинающие поставщики начинают с госзакупок по федеральному закону № 44-ФЗ. Больше половины всех закупок государственных и муниципальных бюджетных организаций проходят в виде электронных аукционов.

Закупки в электронном виде проводят и компании с госучастием (по Федеральному закону № 223-ФЗ), и коммерческие компании, на электронных площадках реализуется имущество банкротов. Доступ к новым заказчикам в этом случае обеспечит КЭП.

Электронная подпись для отчетности, эдо, егаис, кассы, маркировки

Электронный документооборот: какая электронная подпись используется в организации

Стоит отметить, что в целях организации документооборота внутри организации, а также при обмене документами между фирмой и другими хозяйствующими субъектами необязательно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП. Это может быть любая подпись — в том числе и простая, если, конечно, нормативными актами или договором не предписано задействовать иной вариант подписи (п. 1 ст. 4 закона № 63-ФЗ).

Пример использования простой цифровой подписи для юридического лица — организация обмена различными документами с применением внутрикорпоративной почты. Данный вид коммуникаций, в принципе, может быть осуществлен и при взаимодействии фирмы с партнерскими организациями — но при условии заключения с ними отдельного соглашения, регламентирующего порядок обмена файлами и заверения их с помощью простой ЭЦП.

В случае если у партнеров есть желание повысить защищенность деловой переписки — имеет смысл получить цифровую подпись, которая является усиленной. Выше мы отметили, что и неквалифицированный ее вариант может обеспечивать самую высокую устойчивость ЭЦП к дешифрованию, поэтому менеджерам фирмы, возможно, соответствующие программно-аппаратные решения будет полезно рассмотреть в приоритетном порядке.

Разъяснения Минфина см. в публикации «Минфин напомнил, какую электронную подпись нужно использовать в первичке».

Где заказать электронную подпись целесообразнее — в аккредитованном или обычном УЦ, будет зависеть от того, какие конкретно документы предполагается заверять посредством ЭПЦ. Если основные адресаты отправляемых файлов — государственные органы, то, вероятно, имеет смысл обратиться именно к аккредитованным структурам.

Итоги

Использование конкретных типов ЭЦП предприятием — простой, усиленной или же усиленной квалифицированной — зависит от адресности документов, оборот которых осуществляет фирма. Для использования усиленных ЭЦП понадобятся: ключ, сертификат и специальное ПО, поставляемые удостоверяющими центрами.