КАКОЙ ЭДО ВЫБРАТЬ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

От выбора системы электронного документооборота (ЭДО) зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики распространяют бесплатно СЭД, но они подходят не всем.

Эта статья ответит на следующие вопросы:

Важность ЭДО в современном бизнесе

Количество компаний, которые используют электронный документооборот (ЭДО), растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2018 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.

По оценке «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растёт примерно на 30–35% в год. Например, пользователей сервиса Астрал. ЭДО стало больше на 32% во 2 квартале 2023 по сравнению с аналогичным периодом в 2022 году.

Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов. Кроме того, одна из тенденций современного бизнеса — постепенное внедрение кадрового ЭДО, которому способствовал массовый переход на удалёнку в период пандемии.

Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.

Какие бывают системы электронного документооборота

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.

Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД — система электронного документооборота (ЭДО). В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.

СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.

ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают системы электронного документооборота (ЭДО)

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

Электронный документооборот (ЭДО) выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Можно ли подключить ЭДО бесплатно

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, Doc-v и Alfresco. Бесплатная система документооборота убыточна для разработчиков: СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства, а СЭД FossLook стала платной.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. Например, сервис ЭДО Doc-v работает без ограничений, пока в систему не загрузили 5 000 документов. После этого некоторые функции отключаются, и подключить их обратно можно только платно. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.

Бесплатная программа документооборота не всегда имеет все необходимые бизнесу функции. Но у многих платных СЭД есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный, в течение которого можно попробовать все функции и понять, подходит эта СЭД компании или нет.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Докс» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. « Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

Рейтинг лучших провайдеров ЭДО в России

9 июня 2023

Система ЭДО предназначена для обмена электронными документами — кадровыми, между сотрудниками компании, с контрагентами, госорганами. Вместо кипы бумаг — файлы в виртуальном пространстве.

Для одних электронный документооборот — это удобство, для других — требование закона. Например, участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны обмениваться документами с контрагентами и «Честным ЗНАКом» только в электронном формате. Файлы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданные через ЭДО, равносильны собственноручно подписанным документам на бумаге.

Представляем рейтинг ЭДО — наиболее известных провайдеров. Расскажем, как выбрать систему электронного документооборота и подключиться к ней.

Критерии выбора оператора ЭДО

При выборе провайдера ЭДО обращайте внимание на следующие критерии:

Важно! Любая используемая система должна присутствовать в реестре операторов ЭДО на сайте ФНС.

В рейтинг лучших компаний электронного документооборота мы включили следующих провайдеров:

Обратите внимание, все операторы ЭДО из рейтинга аккредитованы ФНС и отобраны на основании критериев удобства, надежности и гибкости для клиентов. Тарифы, представленные в обзорах, могут меняться. Актуальные данные о стоимости продуктов — на официальных сайтах их разработчиков.

Где следить за ситуацией

Главные новости — в нашем Телеграме

Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства

«Контур. Диадок»

На первом месте рейтинга мы разместили «Контур. Диадок» — оператора ЭДО, представленного компанией СКБ Контур. Через него можно отправлять акты, накладные, счета-фактуры, УПД и прочую электронную документацию — без дублирования на бумаге.

Способы работы в «Контур. Диадок»:

Входящие файлы бесплатны, исходящие — оплачиваются согласно подключенному годовому тарифу:

Чтобы работать в системе, нужно выбрать пакет и оплатить его онлайн.

«Такском»

«Такском» — удобный и функциональный онлайн-сервис для электронного документооборота. Позволяет работать в веб-версии или мобильном приложении.

Тарифы решения для 1С:

«СБИС»

«СБИС» — еще один оператор ЭДО от компании «Тензор». Позволяет быстро обменивать накладными, счетами-фактуры, актами, УПД с контрагентами и внутри компании.

Можно использовать «СБИС» бесплатно, но будут доступны базовые возможности:

В бесплатной версии системы ЭДО нельзя отправлять исходящие документы.

Тарифы (в год):

«Калуга Астрал»

«Калуга Астрал» — онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Включен в топ-7 операторов ЭДО.

Возможности бесплатного тарифа «Промо»:

Возможности тарифа «Стандарт» (от 500 рублей в год — зависит от количества исходящих документов в пакете):

«Сбер Корус»

«Сбер Корус» — один из провайдеров ЭДО в представленном рейтинге, сервис кадрового электронного документооборота. Позволяет работать в веб-браузере, 1С (при установке программного модуля) или других учетных системах (путем интеграции с помощью API).

Стоимость «Сбер Корус» зависит от количества подключаемых сотрудников. Тарифы:

«Линк-сервис»

«Линк-сервис» — оператор ЭДО для обмена электронными документами. Интегрируется с любой корпоративной системой, внедряется в учетную систему программными средствами (API).

«Точка»

«Точка» — оператор ЭДО для бесплатного электронного документооборота. Доступен только клиентам одноименного банка.

Сравнение возможностей операторов ЭДО

Как правило, подключение к системе ЭДО происходит следующим образом:

Оператор связывается и консультирует пользователя.

Не знаете, какого оператора ЭДО выбрать? Обращайтесь к нам! Поможем подключить и настроить ЭДО для вашего бизнеса. Проведем интеграцию с системой «Честный ЗНАК» для работы с маркированными товарами. Предоставим необходимые консультации по работе сервиса.

Нужна помощь в подключении ЭДО?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем выбрать, подключить и настроить электронный документооборот в вашей компании.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Система электронного документооборота (ЭДО) — что это такое и как работает

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Подключение к ЭДО для маркировки Честный Знак

ЭДО для маркетплейсов на примере OZON и Wildberries

Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.

Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!

Товар добавлен в корзину

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Время на прочтение

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга. Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

2. Наличие демо-доступа

5. Мобильное решение

6. Обмен в роуминге

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга. Онлайн/1С

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Наличие демо-доступа

Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур. Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга. Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур. Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.

Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.

Всё, как в Taxcom.

Платная – от 6 000 руб. в год.

Платная – от 12 500 в год.

И еще немного об интеграции:

Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур. Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур. Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

16 мая 2023

В статье расскажем, как перейти на ЭДО ― в 2022 году это вопрос волнует многих, поскольку с 1 января произошел ряд важных изменений. Еще недавно электронный документооборот казался сложной технологией, требующих больших ресурсов. Но как показала практика, ЭДО удобнее, чем бумажное делопроизводство, а также обходится дешевле. Для одних дело действительно в удобстве, для других ― требование закона. Расскажем, кому нужно обязательно использовать ЭДО в 2022 году, а у кого пока еще есть выбор. А также объясним, как перейти на электронный документооборот с контрагентами.

ЭДО ― это не просто обмен электронными документами между контрагентами. Он происходит с участием оператора ЭДО, которым выступает организация, обладающая необходимой технической и программной базой для обеспечения защиты передаваемой информации путем шифрования. Это ограничивает доступ третьих лиц к внутренним данным контрагентов. Задача оператора ЭДО ― сделать электронный документооборот безопасным.

ЭДО при обороте маркированных товаров

В Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020 указано, кто обязан перейти на ЭДО с 1 января 2022 года. В перечень вошли участники оборота маркированных товаров, а именно:

Другие отрасли пока не указаны, но скоро требования закона коснутся и их. Если вы торгуете маркированными товарами, которые еще не вошли в вышеизложенный перечень, рекомендуем все равно подключиться к оператору электронного документооборота. Во-первых, это позволяет вам сделать работу проще и удобнее. Во-вторых, ваш бизнес будет готов к грядущим переменам. Но есть исключения. Так, до сих пор разрешается передавать прямые сообщения в систему «Честный ЗНАК», если товар выводится из оборота. Например, при продаже.

Покупатели ― физические лица, и им не обязательно переходить на электронный документооборот.

Обратите внимание на то, что покупатель, работающий с ЭДО, может выставлять электронный УПД на выбытие товара или направить прямое сообщение в систему маркировки. Если же он не подключен к ЭДО, продавцу нужно подавать данные самостоятельно через личный кабинет пользователя.

С 1 ноября 2022 года участники оборота упакованной воды обязаны вести объемно-сортовой учет. Это значит, что до этой даты им нужно обязательно переходить на ЭДО. Требования по другим категориям товаров отслеживайте на официальном сайте «Честный ЗНАК».

Обмен транспортными документами с помощью ЭДО

В 2022 году грузоперевозчики могут работать с электронными документами. Смысл заключается в следующем. В РФ запустили единую информационную систему, где будут храниться перевозочные документы. Доступ к ней полностью открыт для органов государственной власти. Таким образом, все, кто имеет отношение к данному бизнесу (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики), заключают договор с оператором ЭДО.

В электронной товарно-транспортной накладной содержатся файлы обмена:

Напоминаем, что эксперимент по внедрению электронных перевозочных документов прошел еще в прошлом году в 6 регионах России. Его результаты оказались более чем успешными, поэтому было принято решение распространить программы ЭДО для грузоперевозчиков в пределах всей страны.

Новые требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 г. операторы ЭДО, кроме своих непосредственных обязанностей по защите данных, обеспечивают круглосуточную техническую поддержку пользователей. Клиенты должны получать ответы на интересующие их вопросы в течение 10 минут в режиме телефонной связи и до 2 часов по электронной почте. С этой же даты действует новый реестр операторов ЭДО. Законодательство не ограничивает бизнесменов в выборе, можно отдать предпочтение любой компании-оператору из официального списка. Расскажем немного о том, для чего нужен этот реестр. Налоговая служба таким образом объединяет операторов, которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживания и взаимодействие между подконтрольными лицами и контролирующими органами. То есть, предоставляют две или одну из услуг. И только на этих условиях могут считаться «легальными» операторами ЭДО.

Сроки записей в реестре не безграничны:

Это означает, что содержание списка периодически пересматривается.

Электронная подпись

Документ, передаваемый через систему ЭДО, не будет обладать юридической значимостью, если его не заверить электронной подписью. В 2022 году изменилась схема ее получения для работодателей. Обратите внимание, что для заверки рабочих документов понадобится именно усиленная КЭП.

С 1 января 2022 действуют новые требования для ИП, нотариусов и юрлиц:

Финансовые организации получают подпись в УЦ Банка России, государственный сектор ― Федерального Казначейства. Теперь про сотрудников. До конца 2022 г. они могут продолжать пользоваться электронными подписями, в сертификате которых содержатся реквизиты работодателя.  С 1 января 2023 г. им придется заверять рабочие документы только теми КЭП, которые выданы на физических лиц, дополнительно прилагая машиночитаемую доверенность.  Отметим, что получить МЧД можно уже с 1 марта, но на добровольной основе. Сотрудникам компаний выдают подписи коммерческие Удостоверяющие Центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.

Как перейти на ЭДО

Мы подошли к главному вопросу нашей статьи: как перейти на электронный документооборот. Нужно пройти несколько важных этапов:

Некоторые операторы ЭДО предоставляют возможность интегрировать их сервисы с товароучетными системами клиентов. Как перейти на ЭДО с контрагентами? Нужно, чтобы все участники были подключены к системе электронного документооборота. Не обязательно, чтобы все работали через одного оператора, каждый партнер вправе выбрать ту организацию, условия которой кажутся наиболее лояльными. Крупные операторы поддерживают технологию роуминга.

Итог

Мы выяснили, как ИП или ООО перейти на электронный документооборот. Обратите внимание, что индивидуальные предприниматели и юридические лица пользуются одной и той же инструкцией. Возложите обязанность по защите электронных документов на оператора ЭДО, и они всегда будут в безопасности.

Частые вопросы и ответы

В 2022 году переход на электронный кадровый документооборот не обязателен. Многие организации до сих пор работают с бумажными документами. Пока этот вопрос вправе решать работодатель. Обязательный переход на кадровый документооборот запланирован на 2023 год.

Чтобы ИП перейти на ЭДО, нужно получить усиленную КЭП и заключить договор с оператором электронного документооборота. Его можно выбрать из реестра, утвержденного ФНС (). Дополнительно нужно внести изменения в учетную политику и предоставить права доступа сотрудникам, которые несут ответственность за работу с электронными документами.

Для подписания договоров не обязательно личное присутствие сторон, если ведется работа в системе ЭДО. Документ, заверенный КЭП, приравнивается к бумажному аналогу с ручной подписью и печатью.

Хотите подключиться к ЭДО

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и оформим подключение.

Электронная подпись (ЭП) для сотрудника организации

Товары, подлежащие маркировке в системе Честный ЗНАК

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. Э ДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. И П на УСН переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал. Докс» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. Стоимость ЭДО для ИП на УСН можно узнать ниже.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. Г К «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.

Какие документы можно передавать в СЭД

Для ИП актуальная работа с такими документами:

Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. С ЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как выбрать и перейти на ЭДО

При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. Г К «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал. Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. И П может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал. Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.

ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

Электронный документооборот (ЭДО) с ФНС

Электронный документооборот (ЭДО) играет важную роль в современном отечественном бизнесе. Он обеспечивает компаниям возможность электронного взаимодействия с государственными органами и оптимизации процессов обмена информацией.

ЭДО с ФНС пришёл на замену традиционному бумажному документообороту. Этот переход открыл новые возможности и преимущества как для бизнеса, так и для налоговой службы. Кроме того, внедрение ЭДО стало необходимостью в связи с тем, что некоторые отчётные документы требуется передавать регулятору только в электронном виде.

Какие документы участвуют в ЭДО с ФНС

Бизнес вправе организовать ЭДО с ФНС для передачи как формализованных, так и неформализованных документов.

В контексте ЭДО с ФНС формализованные документы представляют собой документы, структура и содержание которых согласованы и унифицированы согласно требованиям налогового законодательства. Они имеют определённый формат и содержат специальные поля и элементы, необходимые для корректной обработки и анализа налоговыми органами. К формализованным документам относятся налоговые декларации, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.

Неформализованные документы, с другой стороны, представляют собой документы, которые не имеют строго заданной структуры и формата. Они могут быть представлены в различных формах, включая текстовые файлы, изображения, сканы и другие форматы. Это могут быть письма, договоры, коммерческие предложения, отчёты, протоколы и другие документы.

Формализованные документы чаще всего требуются для взаимодействия с налоговыми органами, в то время как неформализованные документы могут использоваться для обмена информацией, которая не является прямо связанной с налоговым учётом и отчётностью.

В рамках ЭДО с ФНС определённые типы документов должны передаваться лишь в электронном виде. Например, с 2021 года законодательство обязывает организации сдавать документы бухгалтерской отчётности только через ЭДО.

Преимущества ЭДО с ФНС

Электронный документооборот с ФНС через операторов ЭДО предоставляет ряд значительных преимуществ для компаний:

Электронный документооборот позволяет компаниям значительно упростить процессы обмена информацией с налоговыми органами. Он сокращает необходимость в ручном вводе данных и повторном заполнении форм, так как информация автоматически передаётся из системы компании в ФНС.

Благодаря использованию ЭДО с ФНС организации и предприниматели тратят меньше времени на обработку документов и их передачу. Вместо того чтобы отправлять бумажные документы почтой или лично сдавать их в налоговые органы, компании могут быстро передавать документы в электронной форме через операторов ЭДО.

Электронный документооборот с ФНС снижает риск ошибок и искажений данных, которые могут возникнуть при ручном вводе. Автоматическая передача данных через ЭДО с ФНС обеспечивает корректность информации, что способствует более качественному анализу данных налоговыми органами.

ЭДО позволяет ФНС получить быстрый и надёжный доступ к предоставленным сведениям, что позволяет налоговым органам эффективнее анализировать данные и контролировать исполнение налоговых обязательств компаний.

Благодаря ЭДО с ФНС организации и ИП могут сократить затраты на хранение и обработку бумажных документов. Документы могут можно хранить в электронном формате, что экономит пространство и средства, а также обеспечивает более удобный доступ к архивным данным.

Каких операторов ЭДО можно использовать для документооборота с ФНС

Перечень доверенных операторов ЭДО представлен на официальном портале ФНС. На момент публикации список включает 48 компаний.