МОСЭДО ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Создание в СЭД собственных документов

Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.

Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).

Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.

Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).

Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.

Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.

Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа

Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией

Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.

Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.

Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.

Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). Э П подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.

Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.

Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.

Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП

Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.

Рисунок 4. Р КК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»

Рисунок 5. Р КК приказа в СЭД «1С:Документооборот»

Что нужно знать при выборе ЭДО?

После выполнения всех настроек и проверки работоспособности программы Мосэдо можно использовать для электронного документооборота. Для этого нужно выбрать пункт «Работа с документами» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям для работы с документами.

В результате выполнения всех вышеуказанных действий можно настроить программу Мосэдо на компьютере. Данная программа позволяет осуществлять электронный документооборот быстро и удобно.

Надеемся, что данный материал поможет вам настроить программу Мосэдо на вашем компьютере и использовать ее для эффективного выполнения задач в государственных учреждениях и организациях.

Какую роль играет включение специалистов в проект по созданию СЭД

Специалистов и разработчиков можно назвать «архитекторами» СЭД. Они обладают необходимыми знаниями, навыками и опытом для выполнения проекта любой сложности. На начальном этапе разработки и внедрения специалистом/разработчиком проводится интервьюирование и выявление потребностей компании.

Затем, опираясь на полученную информацию, специалист предлагает все возможные решения. Далее происходит процесс разработки СЭД, важно учитывать все потребности и ресурсы компании. После того как специалист смоделировал систему, полностью удовлетворяющую потребностям заказчика, начинается процесс ввода СЭД.

На этапе ввода системы происходит загрузка данных, справочников, интерфейсов и механизмов. Затем проводится испытание системы. В результате успешных испытаний, система вводится в эксплуатацию. В это время целесообразно проводить обучение персонала, которое также может проводить специалист по созданию СЭД.

Заключительным и самым продолжительным этапом внедрения СЭД является сопровождение. Для организации бесперебойной работы системы сопровождение необходимо. Без специалиста не обойтись. В процессе эксплуатации и с развитием бизнеса, система также должна совершенствоваться и обновляться.

Привлечение специалистов и разработчиков для организации СЭД поможет создать систему, полностью удовлетворяющую потребностям предприятия.

Комплексная автоматизация от 1С:Центра компетенции по документообороту. Оценка проекта бесплатно!

Шаг 2. Установка драйверов и завершение установки программы Мосэдо

После установки программы Мосэдо необходимо установить драйверы. Для этого нужно открыть программу Мосэдо и выбрать пункт «Установка драйверов» в меню. Затем нужно следовать инструкциям установки драйверов.

После установки драйверов необходимо проверить работу программы Мосэдо. Для этого нужно выбрать пункт «Тестирование» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям тестирования. Если все прошло успешно, значит настройка программы Мосэдо выполнена правильно.

Обучение сотрудников, ответственных за работу и развитие СЭД

Для использования системы электронного документооборота на предприятии необходимо провести обучение сотрудников. Это избавит от ошибок в дальнейшей работе с ЭДО, повысит скорость работы и эффективность сотрудников.

Организация обучения должна происходить параллельно разработке системы электронного ДО. Важно провести обучение персонала на этапе тестового использования СЭД.

Обучение сотрудников компании может осуществляться силами компании, с привлечением консультантов/специалистов, а также может быть использован смешанный подход к обучению. Может проходить в очном и заочном режиме, на рабочем месте и вне его, дистанционно и в учебном центре. Для обучающихся проводятся лекции, тренинги и семинары, даются практические задания и самостоятельные работы, проводится практика и отработка полученных знаний. В ходе обучения рассматриваются реальные процессы по работе с документацией, используемые в компании.

Как выбрать оператора ЭДО?

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

Настроить мосэдо на свой профиль

После того, как мосэдо был установлен, его необходимо настроить на свой профиль. Для этого нужно запустить программу и выбрать настройки в меню. Обычно будут предложены несколько вариантов настроек, в зависимости от целей использования мосэдо.

Выберите нужный вариант, затем введите свои данные и нажмите сохранить. В этом случае вам будет предоставлена возможность использовать программу для работы с электронными документами.

Пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур. Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Получить через час

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

Что надо настроить в программе 1С Документооборот

Прежде чем приступить к работе в новой созданной базе «1С:Документооборот», необходимо выполнить некоторые настройки.

Для начала выбрать вкладку «Общие настройки». Здесь указывается заголовок программы, настраивается версионирование, заполняются дополнительные сведения и реквизиты, настраиваются электронные подписи и инструкции.

Затем, выбрав вкладку «Права доступа», необходимо задать ограничение прав (при условии, что настройка включена), настроить обновление прав доступа.

Вкладка «Делопроизводство» дает возможность настроить вид внутренних документов, категории файлов и документов, провести настройку связей документов и учета по организациям.

На вкладке «Работа с файлами» нужно провести настройку хранения в томах и на диске, указать том хранения, прописать путь к файловому ресурсу, в который будут сохраняться документы (файлы). Настроить загрузку файлов автоматически в нужную папку.

В завершении на вкладке «Обмен данными» необходимо настроить синхронизацию, префикс узла информационной базы и обмен ЭДО.

Рис.9 Персональные настройки

Скачать и установить мосэдо

После того, как вы скачали программу, необходимо запустить установку и дождаться, пока процесс завершится. Обычно это занимает не более нескольких минут.

Выгоды от организации делопроизводства в электронном виде

Сроки обработки и сохранность документов
При переводе делопроизводства компании в электронный формат вероятность несвоевременной обработки и передачи важных документов сводится к минимуму. Практически исключается вероятность порчи или потери входящей и исходящей документации.

Снижение расходов
Переход на электронный ДО способствует снижению затрат на канцелярию и оргтехнику, пересылку почтовыми и курьерскими службами, хранение бумажных документов. Возникает возможность полного отказа от бумажной документации.

Надежность
При использовании цифровых документов снижается вероятность дублирования информации, обеспечивается надежное хранение документов, предотвращается утечка информации.

Быстрый обмен
Процесс обмена электронными документами, занимает несколько минут (при условии использования одного оператора ЭДО). В связи с этим очевидна экономия времени. Сроки создания, согласования, утверждения минимальны. При выявлении ошибок возможно быстрое получение корректировочных документов. При электронном ДО подписание, отправка и получение документов может происходить в любое время дня и ночи с любого устройства при наличии электронной подписи.

Контроль статуса документа
СЭД позволяет легко вести контроль за статусом документа (доставлен, подписан, отказ в подписании).

Безопасность
Все электронные документы находятся под защитой в личном кабинете. Риск утраты или пересылки злоумышленникам сведен к нулю. С ЭД легко интегрируется с системами бухгалтерского учета вашей организации, электронный документооборот значительно упрощается.

Электронный архив с быстрым поиском
ЭДО обеспечивает удобство хранения информации. Потребность в организации и содержании архива бумажных документов отпадает. Все данные хранятся в защищенном электронном архиве бессрочно. Их поиск удобен и прост в использовании, не занимает много времени.

Оптимизация рабочего времени
Внедрение и использование СЭД повышает эффективность использования рабочего времени сотрудников. Ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения их до персонала.

Бесплатная консультация эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Как работает электронный документооборот ЭДО?

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО. ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как организовать делопроизводство в программе 1С Документооборот

Как было сказано выше, в работе любой компании могут возникать проблемы, риски, неприятные ситуации, связанные с несвоевременной обработкой важных документов, их утратой или порчей. Программное решение «1С:Документооборот 8», созданное на современной технологической платформе, поможет оградить себя и избежать таких проблем.

Для автоматизации ДО в 1С существует возможность всего комплекса действий для обеспечения делопроизводства на предприятии:

Делопроизводство представляет собой бизнес-процесс, который сопутствует основной деятельности организации и способствует поддержанию документационного обеспечения управленческих процессов. Делопроизводство охватывает следующие области:

В свою очередь документооборот начинается с момента создания/получения документа, а прекращается по завершении исполнения документа. Одной из основных характеристик документа в 1С:ДО является его вид. В соответствии с видом документа определяется срок исполнения, маршрут обработки, регистрация и правила нумерации документа.

Существует три типа документов — входящие, исходящие и внутренние. Движение документации происходит в соответствии с продуманными маршрутами, которые в свою очередь отображают процессы предприятия и нацелены на конечный результат.

Рис.5 Виды документов

Не знаете, какую конфигурацию выбрать? Смотрите таблицу сравнений версий 1С:Документооборота

Входящие документы

Регистрация в 1С проходит в три этапа: занесение в базу, рассмотрение уполномоченным лицом, передача на исполнение. В соответствующем журнале можно просмотреть информацию о документе, а также провести с ним необходимые действия.

Рис.6 Входящие документы

Исходящие документы

Создается такой документ инициативно, в ответ на входящий документ, или автоматически (1С самостоятельно присваивает статус входящему документу «Отправлен ответ»). Исходящие документы также отображаются в журнале. Для простоты и удобства работы с входящей/исходящей документацией в 1С:ДО создаются цепочки документов.

Рис.7 Исходящие документы

Внутренние документы

К внутренним документам относятся кадровые документы, приказы, служебные записки, организационные и распорядительные документы, официальные документы. Внутренние документы наравне с другими согласовываются, утверждаются, регистрируются секретарем с присвоением номера.

Рис.8 Внутренние документы

1С автоматически создает учетно-регистрационную карточку нового документа после внесения его в базу. Дополнительно в 1С существует возможность настройки учета документов по дополнительным параметрам, сведениям, реквизитам.

Новые возможности с Диадоком

Опции, которые предоставляют СЭД, помогают автоматизировать внутреннее делопроизводство. Но для работы с контрагентами такие системы не подойдут. Для внешнего документооборота понадобится внедрение системы электронного документооборота (ЭДО).

Одна из них — Контур. Диадок. Диадок вариативен в вопросе внедрения в работу организации. Его можно подключить параллельно и вести внутренний документооборот в СЭД, а внешний — в системе ЭДО.

В Диадоке гарантируется безопасная передача данных — благодаря шифрованию их невозможно перехватить, подменить. Диадок поможет бизнесу или государственной организации наладить ЭДО с контрагентами, не меняя привычную схему работы.

МосЭДО — это внутренняя система документооборота, ее не используют для обмена с контрагентами. По этой причине роуминг с МосЭДО невозможен. Чтобы вести ЭДО с контрагентом, вам нужно узнать, какую внешнюю систему он использует.

С большинством внешних систем ЭДО у Диадока есть роуминг

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Загрузка программы

Для начала необходимо загрузить программу Мосэдо с официального сайта https://www.moscow_city.vybory.izbirkom.ru/. Перед загрузкой убедитесь, что вы используете последнюю версию программы.

Подключение к выборам

После настройки программы Мосэдо на вашем компьютере вы должны подключиться к выборам. Для этого выберите «Подключение к выборам» на главной странице программы и выполните следующие инструкции:

Настройка

После регистрации в системе необходимо настроить программу Мосэдо на вашем компьютере. Для этого выберите «Настройки» на главной странице программы и выполните следующие инструкции:

Соединить свой компьютер с сервером мосэдо

Чтобы использовать мосэдо на своем компьютере, необходимо соединить компьютер с сервером мосэдо. Для этого нужно выбрать из меню программы опцию «Соединение с сервером». Затем нужно ввести адрес сервера и учетные данные, если они есть. Когда соединение установлено, можно будет работать с документами, создавать отчеты и т.д.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Использовать мосэдо для работы с документами

После того, как мосэдо был настроен на ваш профиль и соединен с сервером, вы сможете начать использовать программу для работы с документами. Вы можете создавать новые документы, открывать их для редактирования, сохранять изменения и отправлять документы по электронной почте.

Обратите внимание, что вам может потребоваться дополнительная настройка, если вы планируете обмениваться документами с другими пользователями мосэдо. В этом случае вам необходимо будет настроить электронную почту и другие параметры на вашем компьютере.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Рис.10 Преимущества внедрения СЭД

Электронный документооборот и СЭД — это эффективный, современный способ избавиться от бумажного и ненадежного документооборота, сократить расходы на его содержание, организовать более эффективную работу компании и увеличить прибыль предприятия. Не теряйте время зря, для получения хорошего результата доверьте создание и внедрение СЭД профессионалам.

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.

В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.

Для чего нужен ЭДО?

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

Как настроить мосэдо на компьютере

Мосэдо — это программное обеспечение, которое используется в Московской области для электронного документооборота. Чтобы работать с документами в Московской области, необходимо настроить мосэдо на компьютере. В этой статье мы пошагово расскажем, как это сделать.

Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях

Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе. Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам. Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.

Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:

Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно. Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей. Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.

Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД

Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа). После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед1

Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот». Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.

Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.

Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.

Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).

Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст

Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.

Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию. В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД. На рынке есть и другие программы.

Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.

Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:

Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.

Рисунок 7. Р КК с файлами, защищенными ЭП

В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:

Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.

Если обычно пользователь:

То по новой технологии он:

Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.

Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.

Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.

Регламент подготовки документов с использованием СКЭД

В организации с налаженным документооборотом уже должны быть введены в работу инструкции или положения по документационному обеспечению управления. Например, инструкция по документационному обеспечению управления может иметь такую структуру (Схема 1).

Работа в СКЭД может быть зафиксирована в отдельном пункте этого документа.

Чтобы не загромождать инструкцию по документационному обеспечению управления, стоит издать отдельный ЛНА, который определит основные принципы и правила работы с документами именно в электронном виде на этапах их разработки, согласования, подписания и регистрации.

Как вариант, возможно внедрить регламент подготовки документов с использованием СКЭД.

Регламент – документ, устанавливающий порядок взаимодействия отделов и служб компании и описывающий по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса. Регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы.

Регламент может стать как самостоятельным документом, так и приложением и/или дополнением к инструкции по документационному обеспечению управления.

Регламент подготовки документов с использованием СКЭД может иметь такую структуру (Схема 2).

А. С. Савинова, преподаватель делопроизводства, руководитель группы ДОУ газораспределительной компании

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2022.

Компании в процессе ведения своей деятельности все реже применяют бумажные формы документов. Системы электронного документооборота (СЭД) сегодня можно назвать передовым стандартом, активно применяемым в странах Европы и США. В России они тоже стремительно набирают популярность. Рассмотрим, какой может быть СЭД и какие открывает возможности для бизнеса.

Система электронного документооборота сегодня становится неотъемлемой частью IT-инфраструктуры бизнеса. Использование СЭД значительно повышает эффективность деятельности организации, увеличивает скорость решения задач внутреннего и внешнего взаимодействия.

СЭД — это комплекс программ для создания, редактирования, распространения файлов (документов) с возможностью разграничения прав доступа и контроля над ними. Внедрение СЭД требует покупки платформы, программного пакета и средств для установки. Необходимо надежное сетевое оборудование, сервер и прочее.

Установка программы

Как только файл программы загружен на ваш компьютер, откройте его и следуйте инструкциям на экране для установки программы Мосэдо на ваш компьютер.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Функциональность МосЭДО

Главная задача системы электронного документооборота МосЭДО — автоматизировать документооборот органов власти столицы, аппарата мэра, правительства и подведомственных организаций. Э ДО правительства Москвы включает служебные документы, обращения граждан и организаций и связан с порталом госуслуг Москвы Мос.ру (mos.ru). Пользователи МосЭДО — должностные лица органов власти, госслужащие, работники столичного правительства и госучреждений.

Среди функций МосЭДО:

В системе электронного документооборота МосЭДО организовано и систематизировано движение электронных документов на каждом этапе — от создания до исполнения. Благодаря подключению к СЭД всех органов исполнительной власти, а также подведомственных государственных учреждений сотрудники могут обмениваться служебной информацией и работать с обращениями госслужащим разных подразделений.

Шаг 4. Настройка доступа к программе Мосэдо

Для использования программы Мосэдо необходимо настроить доступ к программе. Для этого нужно выбрать пункт «Настройка доступа» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям настройки доступа.

Необходимо установить права доступа для пользователя, который будет использовать программу Мосэдо. Для этого нужно выбрать пользователя в списке пользователей и установить права доступа.

Шаг 3. Привязка сертификата к программе Мосэдо

Для использования функций программы Мосэдо необходимо привязать сертификат к программе. Для этого нужно выбрать пункт «Привязка сертификата» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям привязки сертификата. Сертификат можно получить в государственном учреждении или организации.

Юридически значимый электронный документооборот

АО «Электронная Москва» внедрила единую масштабируемую систему электронного документооборота (МосЭДО). В системе реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота города Москвы.

Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности.

Все документы направляются с использованием юридически значимой электронной подписи.

ФЗ от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ

«Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Использование ЭП позволяет:

Внедрение единой системы юридически значимого электронного документооборота помогло объединить информационное пространство органов исполнительной власти города Москвы, общественных и коммерческих организаций, систематизировать и регламентировать процессы документооборота в ведомствах, организовать обмен документами между подключенными структурами.

Какие бывают системы электронного делопроизводства

Сегодня существуют различные СЭД в делопроизводстве. Они могут компоноваться и ориентироваться на потребности конкретной компании. С ЭД содержат в себе несколько элементов или признаков. В основном они похожи между собой, но в то же время каждая конкретно ориентирована.