Служебная (деловая) переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией между Службой, органами (организациями) и гражданами.
Видами служебной переписки являются служебное (деловое) письмо, телеграмма (телетайпограмма), факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).
Служебное (деловое) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телетайпограмма — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
Служебные письма готовятся:
как доклады о выполнении поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации;
как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства образования и науки Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Службы на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.
Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению руководства Службы.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Службы.
Служебные письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), федеральные органы представительной и судебной власти, высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.
Служебные письма, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем (заместителем руководителя) Службы или руководителями структурных подразделений Службы в соответствии с их компетенцией.
Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в двух экземплярах (первый — для отправки; второй — визовой, в дело структурного подразделения-исполнителя) и до представления на подпись руководству Службы завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Службы.
Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов. Проект письма за подписью руководителя Службы должен быть завизирован заместителем руководителя, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Службы, подготовившего документ.
Если в документе есть ссылка на документ, содержащий сведения, составляющие государственную тайну, то он визируется руководством Отдела, осуществляющего защиту государственной тайны.
Порядок подготовки и оформления служебного письма приведен в Приложении N 15.
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
— изучение существа вопроса;
— сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
— подготовка проекта письма;
— согласование проекта (при необходимости);
— подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно имеет реквизиты:
1) Наименование организации и ее справочные данные;
2) дата, регистрационный номер;
3) ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
5) заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
7) отметка о наличии приложений;
9) отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:
1) от первого лица единственного числа (прошу);
2) от первого лица множественного числа (просим);
3) от третьего лица единственного числа (организация просит);
4) от третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем.
Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
Письмо-запрос — представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:
Сопроводительное письмо — сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:
Гарантийное письмо — составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:
Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:
Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:
Письмо-приглашение и письмо–поздравление — может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
Циркулярные письма — это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.
Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14 ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17.
Служебная переписка на предприятии.
Служебная
переписка организации является носителем
определенной информации и является
правовым документом.
Письмо —
обобщенное название различных по
содержанию документов, пересылаемых
по почте, курьером, посредством
факсимильной связи, электронной почтой
и т.д. рекомендуется.
Подготовка
письма включает
следующие стадии:
—
изучение существа вопроса;
—
сбор необходимых сведений, в т.ч. из
предыдущей переписки;
—
подготовка проекта письма;
—
согласование проекта (при необходимости);
—
подписание руководителем.
Проекты
писем готовятся исполнителями по
поручению руководителя предприятия.
Письма оформляются на бланке письма.
Деловое письмо оформляют как минимум
в двух экземплярах. Первый экземпляр
составляют на бланке и отсылают адресату,
второй (копия) распечатывается на чистом
листе бумаги и подшивается в дело как
свидетельство выполненной работы и в
дальнейшем используется при необходимости
как информационно-справочный материал.
Составление текста письма и его оформление
требуют творческого подхода. Каждый
руководитель и каждый специалист должен
быть не только компетентным в своей
области деятельности, но и способным
формулировать свои мысли и оформлять
их в рамках требований нормативных
документов.
Письмо должно имеет реквизиты
В
письмах название вида документа не
указывается, за исключением гарантийного
письма.
Текст
письма должен
быть лаконичным, последовательным,
убедительным и корректным. Необходимо
придерживаться доброжелательного и
вежливого тона, использование языковых
формулировок, сложившихся в управленческой
практике. Текст письма, как правило, не
превышает одной страницы. Факты и события
должны представляться объективно, а
все стороны излагаемого вопроса должны
освещаться с достаточной полнотой,
кратко и ясно. В переписке используется
следующие формы изложения:
Письмо-запрос —
представляет собой обращение с
просьбой дать информацию о каких-либо
данных или услугах. В письме используются
выражения:
Письмо-предложение
содержит заявление о желании сотрудничать.
Используются выражения:
Сопроводительное
письмо — сообщает
факт отправки прилагаемых к этому письму
документов или материальных ценностей.
Обычно начинается со слов:
Гарантийное
письмо —
составляется с целью подтверждения
определенных обещаний или условий, как
правило, заверяется печатью организации.
Может содержать следующие фразы:
Письмо-подтверждение –
направляется для подтверждения получения
документов и материальных ценностей.
В случае необходимости приводится
краткий перечень полученных документов
и ценностей. Ключевым словом в таком
письме является слово «Подтверждаем».
Эти
письма начинают так:
Письмо-извещение –
сообщает или подтверждает что-либо.
Обычно они являются ответом и начинаются
со слов:
Письмо–напоминание следует
направлять тогда, когда не удается с
помощью телефонных переговоров или
личного контакта получить необходимый
ответ. В этих письмах используются такие
модели:
Письмо-приглашение
и письмо–поздравление — может
адресоваться конкретному должностному
лицу или нескольким лицам. Они могут
начинаться словами:
Эти
письма могут оформляться на любом
формате, с использование любого шрифта
и цвета.
Циркулярные
письма —
это письма от вышестоящей организации.
Как правило, они носят распорядительный
характер. Письма оформляются не менее
чем в 2-х экземплярах.
3.7.6 Служебная переписка
Виды официальных документов информационно-справочного характера.
Служебная переписка — это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Служебная переписка (корреспонденция)
является одним из средств общения и
обмена информацией между двумя и более
сторонами (организациями, частными
лицами и организациями и т.д.). К документам,
составляющим служебную переписку,
относятся:
Служебное
письмо– это обобщенное название
различных по содержанию, функциональному
назначению, целевой установке и т.д.
информационно-справочных документов,
оформленных в соответствии с ГОСТом,
пересылаемых по почте, факсу или другим
способом
.
Служебные письма — наиболее массовый
вид управленческих документов. Они
занимают до 80% входящей и исходящей
документации организации, учреждения,
фирмы, компании. В зависимости от
признака, положенного в основу
классификации, все служебные письма
можно разделить на следующие группы:
2. По тематическому признаку- деловые и коммерческие письма. Это
деление в определенной степени условно.
Деловые письма призваны решать
организационные, экономические,
финансовые, правовые и др. вопросы
управленческой деятельности предприятия.
3. По количеству рассматриваемых в
письме аспектов- простые и сложные
(одноаспектные и многоаспектные) письма.
Одноаспектными являются, например,
письмо-напоминание (указание на
приближение или истечение срока
исполнения какого-либо обязательства
или проведения мероприятия),
письмо-подтверждение (сообщение о
получении какого-либо отправления —
письма, телеграммы, перевода, товаров
и т.п.; подтверждение достигнутой
договоренности, сделки), сопроводительное
письмо (указание на факт отправки
прилагаемых к письму документов или
материальных ценностей).
В одном и том же письме могут быть
затронуты и несколько аспектов содержания.
Так, в письме-просьбе одним из аспектов
может являться напоминание, а в
письме-подтверждении — просьба или
дополнительная информация. Для современной
деловой переписки характерна тенденция
к простым, одноаспектным, письмам.
4. По функциональному признаку- инициативные письма и ответные.
Инициативное письмо — это письмо,
составленное по инициативе автора. По
характеру содержащейся в нем информации
инициативное письмо можно разделить
на две разновидности:
2) письма, требующие ответа, — просьба,
обращение, предложение, запрос, требование
и т. п.
Ответные письма являются вторичными
по отношению к инициативным и приобретают
определенную форму в зависимости от
исходного письма. К ним относятся: письмо
— ответ на запрос, письмо-подтверждение,
письмо-отказ, письмо-благодарность и
т.п. В схему построения писем-ответов
включаются формулировки инициативного
письма.
5. По структурному признаку- регламентированные (стандартные) и
нерегламентированные (нестандартные)
письма. Стандартные письма составляются
по определенному образцу, по типовой
модели и содержат стереотипный набор
языковых клише — лексических,
фразеологических и синтаксических.
Применение типовых текстов экономит
время на их составление более чем в три
раза.
Нестандартные письма составляются в
произвольной форме. Выбор той или иной
языковой конструкции, этикетной
формулировки обусловлен конкретной
ситуацией, характером деловых и личных
отношений между отправителем и адресатом,
целевой установкой автора письма и т.
п.
6. По признаку адресата- обычные
и циркулярные. Назначение циркулярных
писем — доставить информацию одного и
того же содержания в несколько адресов,
как правило, подчиненных инстанций
(организаций). В циркулярных письмах
может содержаться информация по различным
хозяйственным, организационным и др.
вопросам, а также соответствующие
распоряжения или рекомендации.
При подготовке делового письма, прежде
всего, необходимо четко определить его
цель,которая во многом
предопределит выбор языковых формулировок
и позволит наиболее полно и ясно изложить
суть излагаемого вопроса.
Целью делового письма может быть:
Ключевым словом при определении цели
является глагол-действие: прошу
(просим), сообщаем, требуем, ставим Вас
в известность, напоминаем, подтверждаем,
направляем и др. Ключевое слово требует
разъяснения –что илио чем:
просимсообщить (выслать, подтвердить),
требуемоплатить, напоминаемо
задолженности, подтверждаемполучение,
направляем(техническую) документацию
и т. д.
Успех решения конкретных вопросов, а
значит, и эффективность деятельности
всего предприятия будет зависеть, прежде
всего, от того, насколько текст письма
точен, грамотен, корректен.
В
практике делового общения особое место
придается соблюдению норм и правил
речевого этикета в письмах различного
содержания.
Речевой этикетрегламентирует словесные формулы
приветствия, знакомства, поздравления,
пожелания, благодарности, извинения,
просьбы, приглашения, совета, предложения,
утешения, сочувствия, соболезнования,
комплимента, одобрения; к речевому
этикету относят также манеру разговаривать
(искусство вести беседу). Речевой этикет
делового письма является важнейшим
инструментом в достижении коммуникативной
цели и проявлением культуры адресанта.
Весь текст и каждая часть письма должны
быть ориентированы на адресата.
Деловое
общение — это в большинстве случаев
общение посредством документов, поэтому
деловой этикет проявляется как в форме
и содержании документов, так и в формулах
обращения, выражения просьб, отказов,
претензий, в способах аргументации,
формулировке поручений и др.
Вступительное обращение и
заключительная форма вежливости
называются этикетной рамкой и представляют
собой общепринятые стандартные формулы
.
Вступительное обращение — это
апелляция к личности адресата, способ
привлечения его внимания, установления
контакта с ним. Правильно выбранная
форма обращения задает переписке нужную
тональность, содействует налаживанию
и поддержанию деловых контактов с
адресатом. Основная функция обращения
— контактоустанавливающая.
В практике отечественной переписки до
недавнего времени обращение традиционно
использовалось в письмах полуофициального
характера: в письмах-приглашениях,
адресуемых конкретным лицам (заслуженным
деятелям науки, искусства, культуры,
депутатам, лицам, занимающим высокое
общественное положение и др.) или группе
лиц, связанных по роду своей деятельности;
в коммерческой корреспонденции. В
современных служебных письмах роль
обращения возросла, оно используется
в тех случаях, когда ситуация требует
непосредственного обращения к должностному
лицу или лицам.
В официально-деловой речи существует
сравнительно небольшое число вариантов
форм обращений; правила этикета помогают
автору сделать выбор наиболее подходящей,
наиболее уместной формулировки в
конкретной ситуации при обращении к
конкретному адресату. Следует иметь в
виду, что само обращение не содержит
информации об адресате, но передает
отношение к нему автора текста и
определяет стиль отношения.
Следование правилам речевого
этикета предполагает внимательное
отношение к социальной
позиции адресата,
в частности, недопустимость занижения
его статуса и завышения собственного,
а также неприемлемость превышения
степени близости. Традиционное русское
обращение по имени-отчеству, безусловно,
вежливо, но не всегда оказывается
оптимальным. В нем наряду с информацией
об уважительности, содержится оттенок
доверительности. Следовательно, если
отправителю желательно подчеркнуть
официальный характер отношений с
адресатом, то предпочтительное
воспользоваться обращением по фамилии
или по должности
.
Обращение помещается на левой стороне
письма (при адресовании писем иностранным
деловым партнерам) либо по центру (в
отечественной практике составления
служебных писем) отдельной строкой.
После обращения может стоять запятая
(как правило, в переписке с зарубежными
корреспондентами), точка или восклицательный
знак (в российской деловой переписке).
Если после обращения стоит запятая, то
текст письма начинается со строчной
буквы без дополнительного интервала
между обращением и текстом и без абзацного
отступа.
Восклицательный знак придает письму
эмоциональный характер, указывает на
особое значение, придаваемое автором
содержанию излагаемого вопроса. Если
в конце обращения ставится восклицательный
знак или точка, то между обращением и
текстом оставляют пустую строку, а сам
текст письма начинается с красной строки
и с заглавной буквы.
Если письмо направляют в адрес учреждения,
организации, предприятия, компании или
адресуют должностному лицу, имя, фамилия
и пол которого не известны, то общепринятыми
обращениями являются следующие:
При обращении к лицам одного
профессионального круга одной
специальности, к давним деловым партнерам
возможно обращение с оттенком теплоты,
доверительности, дружеского расположения:
Наиболее общей, универсальной формой
обращения является:
При обращении к должностным лицам высших
и центральных органов государственной
власти и управления, президентам или
председателям обществ, компаний, фирм
следует включить в обращение наименование
должности, но без фамилии. Такое предельно
официальное обращение подчеркивает
особый статус адресата и социальную
дистанцию, позволяет избежать ненужной
фамильярности.:
Включение в формулу обращения фамилии
адресата придает тексту документа
вежливо-официальный характер. Если в
обращении указываются имя и отчество,
а фамилия не называется, то обращение
приобретает несколько личный характер.
Обращение по имени и отчеству допускается
в письме-приглашении, письме-сообщении,
письме-благодарности и некоторых других.
Эти различия обусловлены традициями
русской речевой культуры.
Правила этикета требуют: если текст
документа начинается с формулы личного
обращения к адресату, то и в конце текста,
перед подписью, должна быть заключительная
формула вежливости.
Заключительная формула вежливостизавершает основной текст, помещается
с правой стороны и отделяется от текста
письма двумя-тремя интервалами. В конце
заключительной формулы вежливости, как
правило, ставится запятая, но допустимо
и её отсутствие.
Реквизит «Подпись» проставляется ниже
заключительной формулы вежливости в
соответствии с ГОСТом. В письмах,
оформленных на должностных бланках,
наименование должности и расшифровка
подписи не ставятся.
В поздравительных и благодарственных
письмах, в письмах, имеющих личный
характер, используются следующие
языковые формулы:
В реальной ситуации отправитель должен
руководствоваться не только языковым
стандартом, но и правилами хорошего
тона.
В письмах малознакомым людям или деловым
партнерам следует использовать
официальные формулировки:
Таким образом, в служебных письмах
обращение и заключительная формула
вежливости играют определяющую роль
наряду с самим сообщением.
Вежливые формы личных и
притяжательных местоимений Вы,
Вас, Вам,
Ваш, Вашегов служебном письмепишутся с прописной
буквыдаже в том случае,
когда они адресуются не конкретному
должностному лицу, а коллективу,
организации в целом: вверенное
Вам предприятие; прошу (просим) Вас
решить вопрос и т.п.
В ведомственной переписке наблюдается
тенденция к утрате местоимения Я. При формулировке просьб, запросов,
предложений, мнений и пр. в письмах
конфиденциального характера, а также
в документах, оформленных на бланках
должностных лиц, принято заменять
местоимениеЯглагольными
формами 1-го лица единственного числа:
Служебные письма составляются на бланке
для письма, об оформлении которого
подробно излагалось в разделе 4.2.
Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.
Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.
В статье рассказывается:
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
Что такое деловая переписка
Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка
Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽
Уже скачали 23028
Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.
Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:
Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.
Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:
Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:
В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.
Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.
Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.
Структура делового письма
Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
Нюансы ведения деловой переписки внутри компании
Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.
Правила деловой переписки внутри предприятия:
Дарим скидку от 60% на курсы от GeekBrains до 08 октября
Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей
Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.
Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.
Написание делового электронного сообщения
Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.
Только до 2.10
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам
Подтвердите, что вы не робот,указав номер телефона:
Введите телефон, чтобы получить доступ к документам
Уже скачали 52300
Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.
Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.
При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.
Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.
Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.
Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.
Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.
Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.
Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.