ОТДЕЛЬНАЯ ПОДПИСЬ И КАК ПОДПИСАТЬ ДОКУМЕНТЫ WORD И PDF ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Как человек может удостоверить свою личность в реальном мире? С помощью уникального номера и серии паспорта. Электронная подпись (ЭЦП) также содержит номер, сгенерированный и зашифрованный при помощи криптографического программного обеспечения. Ей можно подписывать цифровые документы или файлы.

В статье рассмотрим, что такое отсоединённая ЭЦП, а также с помощью какого программного обеспечения или сервиса можно подписать документ.

В зависимости от степени защиты, специалисты выделяют три вида электронной подписи:

Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Данная ЭЦП подтверждает, что документ был неизменным с момента заверения. Не подходит для работы с госорганами. Чтобы взаимодействовать с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Приравнивает электронный документ к бумажному. Даёт ему полную юридическую силу. С такой ЭЦП можно работать без дополнительных соглашений и взаимодействовать с государственными органами

Форматы электронной подписи

ЭЦП может формироваться в самом документе, отдельным файлом или интегрироваться в него. В зависимости от типа прикрепления их делят на три вида.

Присоединённая

После подписания электронная подпись содержится в самом документе. Формируется общий файл, где ЭЦП прикрепляется отдельным защищённым контейнером. Подписанный документ можно загрузить на ПК, хранить, скопировать и переслать. Чтобы считывать информацию с такого файла, пользователю потребуется дополнительное программное обеспечение. Если попытаться изменить содержимое документа, ЭЦП удалится

Отсоединённая

После подписания документа формируется два взаимосвязанных файла. Одним из которых является подписанный документ, а вторым — файл, имеющий расширение .sig. Именно второй файл содержит ЭЦП и данные, относящиеся к подписанному документу. Чтобы просматривать информацию, не требуется дополнительное программное обеспечение. Если загрузить, хранить или переслать эти файлы отдельно друг от друга, ЭЦП будет считаться недействительной.

Интегрированная

ЭЦП создаётся как нераздельная часть подписанного документа. Такой файл не подлежит редактированию. Такой способ подписания используют в программах Microsoft Office или Adobe Acrobat. Прочитать информацию с таких документов можно только при наличии установленного на компьютер сертификата ЭЦП.

В чём разница между присоединённой и отсоединённой ЭЦП

Разница между ними состоит только в том, что первая отделена от подписываемого файла, а вторая является его частью. Приведём пример:

Допустим, у вас есть текстовый файл, который нужно заверить печатью. Вы делаете это с помощью специальной программы, выбирая свой личный сертификат и формат «присоединённая подпись». В этом случае вес текстового документа увеличится. К нему буквально будет прикреплена ваша ЭЦП.

Откреплённая подпись действует наоборот. Она создаётся отдельным .sig-файлом. Чтобы проверить её достоверность, нужны одновременно два файла: текстовый документ, который мы подписали, и откреплённая ЭЦП.

Чтение присоединённой и отсоединённой подписи

Ещё одно важное отличие отсоединённой и присоединённой подписи исходит оттого, что отсоединённая подпись не изменяет подписываемый документ. Это означает, что он будет доступен к чтению без специальных программ или сервисов.

Для чтения документа, который заверен присоединённой печатью, нужны специальные программы для работы с ЭЦП. Они должны проверить подпись и «извлечь» файл перед чтением.

Как подписываются документы

С помощью ЭЦП можно подписать какой угодно файл. Это может быть текстовый документ, изображение, pdf или даже видео. Ограничений по формату файлов практически нет. Главное – наличие личного сертификата. Без него ваша электронная подпись не будет иметь юридической силы. В сертификате указана информация о сроке действия электронной подписи. Именно через него осуществляется проверка подлинности ЭЦП.

Обратите внимание! Личный сертификат ЭЦП выдаётся в удостоверяющем центре. Центр удостоверяет вашу личность, выдаёт сертификат и управляет его жизненным циклом – приостанавливает, возобновляет и т. д.

Личный сертификат устанавливается на персональный компьютер с помощью сторонней программы. Позже можно создать откреплённую ЭП с помощью программы КриптоАРМ, плагинов КриптоПро или веб-сервисов.

Купить подходящую лицензию КриптоПро рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.

Как создать отсоединённую подпись

Добавить к документу отсоединённую ЭЦП проще, чем присоединённую. Она доступна по умолчанию в большинстве программ для электронного документооборота. Сравним по функционалу упомянутые выше программы:

По функционалу и доступности для подписи электронных документов лучше всего выбрать программу КриптоАРМ. Бесплатна только базовая версия – КриптоАРМ СТАРТ.

Как поставить отсоединённую подпись

Поставить отделённую подпись с помощью программы КриптоАРМ может даже человек, который буквально только что получил свой первый сертификат.

Давайте действовать поэтапно:

Ставим галочку на опции «Сохранить подпись в отдельном файле», чтобы сделать отсоединённую подпись

Жмём «далее», оставляя все настройки неизменными вплоть до окна «Параметры подписи»

Вот и всё. Дальше нам остаётся только выбрать личный сертификат, с помощью которого мы заверяем документ, и нажать на кнопку «Готово».

Как подписать отсоединённой электронной подписью в формате pkcs 7

Приложение cryptcp — это расширение для программы КриптоПро CSP в виде командной строки. С помощью неё пользователь может создавать запросы на сертификат, шифрование и расшифровку файла, проверять ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей, хеширования файлов. В этом случае формируется откреплённая электронная подпись в формате pkcs 7 в кодировке DER или BASE64.

Когда в информационной системе или электронной площадке требуется подписать документ в формате pkcs 7, не нужно менять ЭЦП. Она добавляется к документу в командной строке с действующим сертификатом электронной подписи

Для подписания документа в системе последовательность команд следующая:

Полный список команд доступен в документе readme программы КриптоПро CSP.

Подведём итоги

Ещё раз пройдёмся по информации выше, выделив основные тезисы, которые стоит запомнить:

Рекомендуем выбрать квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Всем привет! 🔥 Сегодня хочу немного поделиться с Вами своим опытом в вопросе подписей ЭЦП 🔑 документов word, excel PDF и др форматов ✅ которые от нас требуют при участии в тендерах или при отправки документов через гос порталы создавая их в формате sig. ✅ В данной статье, я максимально подробно на доступном языке (“для тех кто в танке”) объясню не только, что это за формат sig, но и расскажу сам принцип работы и особенности файла формата sig с инструкцию о том как:

Данную статья я решил написать, после того как мне на почту от читателей поступил вопрос:

У меня возникла проблема с подписанием документа электронной подписью. Подскажите, пожалуйста, что можно сделать. Ситуация такая. Мне необходимо подписать pdf документ (в данном случае копию приказа) электронной подписью руководителя. Подписанный документ должен быть обязательно в формате  .sig

Заранее благодарю, Олеся.

✅ Я уже писал статью на тему:

Сейчас же мы рассмотрим подпись документа не просто c использованием ЭЦП, а что бы на выходе у нас получился файл формата SIG, как это сделать сейчас вы узнаете!

Если вы задались вопрос, а что же за такой формат SIG?  который нас гос службы обязывают сдать документы, то ответ на этот вопрос очень простой:

Файл формата SIG – имеет расширенное название Signature (что в переводе означает Подпись) уже отсюда можно сделать вывод, что данный файл имеет все основание называться официальным подписанным документом.

Особенностью файлы формата sig является то, что он состоит из двух частей:

После того как подписывают файл 🔥 (через спец софт), в конец исходного документа добавляется блок кода “ключа-подпись” которым вы подписывает документ и на выходе получаем файл формата SIG 🔑

Итог: файл sig – это формат документа подписанный электронно цифровой подписью (ЭЦП)

Какие бывают подписи формата SIG

✅ У данного формата ЭЦП есть два варианта исполнения:

Главное отличие этих подписей состоит в том:

Отсоединенная подпись ЭЦП в формате sig

✅ самое главное отличие этого формата в том, что когда вы подписываете отсоединенной подписью у вас документ остается того же формата и размера, а вот после подписания с ним будет идти отдельный файл формата sig 🔑 который будет считаться самой подписью.

на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx и рядом с ним идет документ Документ Microsoft Word.docx.sig который считается его подписью

Тоесть когда вы подписываете отсоединенной подписью человек на другой стороне может без специальных программ открыть ваш файл и его прочитать (если вы подписывали документ PDF 🔥 то его откроют стандартной программой Adobe PDF и могут смотреть и так же с документами word и другими ) но вот если вы внесете в исходный документ какие то данные, то второй файл который идет с ним (отсоединенный) в формате sig уже будет не актуальный.

Поэтому отсоединенная копия очень удобный вариант подписи для второй стороны.

Присоединенная подпись ЭЦП в формате sig

Этот формат файла любимый у тендерных площадок и госпорталов когда вам нужно приложить каждый документ в формате SIG 🔑 (не отсоединенная) этот формат получается на выходе после подписания какого ли до документа. Когда вы подписываете документ у него изменяется:

на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx с размеров в 13кб, а под ним документ Документ Microsoft Word.docx.sig который и является уже документом с присоединенной подписью, что свидетельствует размер документа в 20кб

Для просмотра этого документа на другой стороне должна стоять программа которая может открыть этот документ и просмотреть его содержимое, т.е. тот же КриптоАРМ

Если Вы считаете? что Вам для работы необходим продукт Adobe Acrobat, напишите мне я попробую помочь Вам в этом вопросе.

Как создать файл электронной подписи SIG

Для создания файла SIG 🔑 нужно использовать программу КриптоАРМ – это официальный софт от компании ООО «Цифровые технологии» ✅ которая позволяет не только подписывать документы в формате sig, но также шифровать и дешифровывать документы. У данный программы есть пробный период в 14 дней этого должно хватить, что бы ознакомится с функционалом программы.

Для установки программы:

По ссылке выше вы уже скачали сам файл КриптоАРМ и теперь нам надо его просто проинсталлировать, сама установка проходит как и любая программа в которой после запуска просто нажимаем далее и ждем установки.

Создать файл SIG

Для создания подписанного файла сиг, после установки КриптоАРМ проделываем следующую операцию:

НУ вот вы и научились создавать и подписывать документы в формате *. SIG

Открыть файл с расширением SIG

Теперь пойдем от обратной ситуации, вам прислали присоединенный файл SIG и вам надо его просмотреть и у вас естественно возникают вопросы:

Если вы читали то, что я написал Выше, то у вас уже не возникнет вопрос чем открыть документы подписанные ЭПЦ формата sig, для этого мы используем нашу программу КриптоАРМ

Для примеры мы возьмем обратную ситуацию, наш файл который мы подписали Документ Microsoft Word.docx.sig откроем для просмотра.

Если вы осилили мою статью от начала и до конца, то я уверен на все 100% у вас отпали все вопросы о том как подписывать и просматривать документы формата sig, но если появились какие то ошибки или другие вопросы, пишите мне на почту или в комментариях под статьей буду вам помогать!

ну и как полагается Видео )

Создание подписи

Создание отсоединенной подписи в «Инструменты КриптоПро» из состава КриптоПро CSP 5.0 происходит в несколько простых шагов:

Если подпись сформирована успешно, под кнопкой «Подписать» появится соответсвующий текст, а рядом с файлом-оригиналом появится новый файл с именем как у оригинала и расширением .p7s. Так, если вы подписывали документ scan_14027.jpg то файл подписи будет называться scan_14027.jpg.p7s. Некоторые операционные системы скрывают расширение файла и вы увидите только имя «scan_14027» у оригинала и «scan_14027.jpg» у файла подписи.

Важно: у файла-оригинала и у файла-подписи имена до точки совпадают. Не переименовывайте и не редактируйте файл-оригинал и файл подписи, иначе подпись перестанет быть действительной. При отсоединённой подписи второй стороне передаются оба файла — оригинал и файл подписи.

Проверка подписи

Проверка отсоединенной подписи требует наличия в одной и той же папке двух файлов: файла-оригинала и файла-подписи. Их имя до точки совпадает. Не переименовывайте и не редактируйте файл-оригинал и файл подписи до проверки подписи, иначе проверка завершится неудачно для изменённой пары. Так, если оригинал документа называется scan_14027.jpg то файл подписи будет называться scan_14027.jpg.p7s. Некоторые операционные системы скрывают расширение файла и вы увидите только имя «scan_14027» у оригинала и «scan_14027.jpg» у файла подписи.

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым.
Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

Средства электронной подписи.

В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне. Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

Чтобы подписать PDF-файл:

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши

, выбрать в меню КриптоАРМ

, затем – Подписать

.

Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи

. Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр

.

Нажать кнопку Выбрать

в окне Выбор сертификата подписи.

В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.

На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.

После завершения операции подписания документа появится окно с результатами

.

Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

Выбрать подходящую лицензию КриптоАРМ рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

Для отправки цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Подписать документ присоединенной ЭП

ЭП защищает документ от изменений, подтверждает авторство и гарантирует конфиденциальность информации. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью.

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat Reader DC.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

Системные требования

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Разберем, как настроить Microsoft Outlook, на примере версии Outlook 2010.

Настройте Outlook

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

Настроить Adobe Acrobat Reader DC

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat Reader DC все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat Reader DC читайте в инструкции разработчика.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как создать отсоединенную подпись к документу

В правилах работы с информационной системой (ИС) может быть указано, что документы должны загружаться с отсоединенной (или открепленной) подписью. Она создается как отдельный файл с расширением *.sgn или *.sig и не меняет сам документ, поэтому его можно открыть без специальных программ.

Для создания отсоединенной подписи потребуется:

У ИС или площадки могут быть особые требования к файлу подписи. Если вы впервые загружаете документ, рекомендуем уточнить в техподдержке, как его подписать. Например, подпись, у которой в названии должно быть расширение исходного файла (*.pdf.sig), можно сформировать только в Saby Crypto или КриптоАрм.

Вы получите архив, который содержит сам документ и отсоединенную подпись к нему с расширением *.sgn. Если требуется расширение *.sig, распакуйте архив и просто поменяйте расширение у файла подписи.

Отсоединенная подпись появится в той же папке, что и исходный документ.

В указанном выше каталоге будет создано 2 файла: сам документ и отсоединенная подпись.