ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ ЧЕРЕЗ EDO

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

Подключить ЭДО в СБИС

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Запускайте мгновенный обмен с контрагентами

Подключайтесь за несколько минут

Ведите ЭДО в сервисе № 1 по данным ФНС*

Переходите с другой системы в 2 клика

Your browser does not support the video tag.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Как сохранить документы при поломке компьютера

Во время поломки техники ваши документы не теряются, т. к. хранятся на сервере оператора ЭДО. При необходимости вы сможете зайти в личный кабинет с другого устройства.

Мобильное приложение

Выпуск подписи в несколько кликов

Центр уведомлений

СБИС напомнит о входящих документах и согласованиях

Круглосуточный доступ

Из любой точки мира и с любого устройства

для любых устройств на iOS и Android

Архив документов

Для совместной работы с файлами и документами

Чаты и видеозвонки

Прямо из документа пишите или звоните коллегам

Как работает электронная подпись

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Нужно ли заключать договор с оператором ЭДО предприятиям, работающим с маркировкой

Да, в этом случае заключение договора обязательно, т. к. передача документов в систему мониторинга происходит через оператора ЭДО. О работе с маркированной продукцией необходимо уведомить своего оператора ЭДО, если у вас уже заключен договор ранее.

Какие электронные документы регистрируют в обороте маркированных товаров в системе мониторинга?

Для этого используется три документа:

Как узнать с каким оператором работает контрагент

Платформа ЭДО реализован Единый справочник по пользователям ЭДО. Сейчас каждый оператор при заключении нового договора должен отправлять данные о новом соглашении в ФНС.

Поэтому в Едином справочнике эти данные также доступны – заходя в раздел «Контрагенты» и вводя название компании, вы можете увидеть, с каким оператором работает ваш контрагент, и сразу отправить ему приглашение для совместного документооборота через систему роуминга.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 ₽, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

компаний России работают в СБИС

электронных документов в месяц

Подписывайте и оплачивайте онлайн в 1 клик

Электронная подпись всегда с вами. В любой точке мира, с любого устройства

Переход на МЧД

В СБИС вы легко выпустите и зарегистрируете доверенности (МЧД) на всех подписантов или загрузите готовые.

СБИС уже поддерживает подписание с МЧД для любых документов и устройств.

Нужно ли приобретать КЭП для каждого сотрудника

Отдельные квалифицированные электронные подписи нужны каждому сотруднику, уполномоченному подписывать документы от лица организации. Чаще всего это может быть руководитель, главный бухгалтер, руководитель отдела продаж и руководитель отдела закупок. При этому руководитель может получить КЭП бесплатно в отделении ФНС.

Об этом писали подробно в статье

Действительно важно каждому должностному лицу иметь отдельную подпись, чтобы избегать ошибок и фальсификации документов. И даже при необходимости отдельных электронных подписей для сотрудников, ЭДО в несколько раз выгоднее бумажного документооборота, а главное – быстрее: нужный документ с подписью вы можете получить в течение нескольких минут.

Подключите ЭДО на 30 дней

Безлимит на исходящие документы

оперативно перезвоним без спама и навязчивой рекламы

С нами удобно и надежно

Загружайте с телефона или сканера, СБИС все распознает и внесет в систему

Подключайте интеграции

Модуль внешней обработки для 1С, коннекторы для SAP, API для других систем

Техподдержка 24/7

Всегда на связи. Поможем настроить ЭДО

Как работает ЭДО при маркировке

Продавцу необходимо передать право собственности на продукцию с маркировкой. Для этого необходимо произвести следующие действия:

Для приемки товара покупатель должен подписать ЭПД с помощью КЭП (если нет претензий по сделке

После этого документ автоматически отправляется в систему маркировки в течение трех рабочих дней со дня приемки товара. Реализация продукции может начинаться сразу после приемки товара.

Работайте с маркировкой в сервисе Учет марок: передавайте данные в систему маркировки, получайте выписку и аналитику по товарам и ведите бизнес в полном соответствии с законодательством без ошибок.

В статье мы ответили на самые популярные вопросы по электронному документообороту. Работать с ЭДО – действительно удобно, выгодно и быстро.

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Как отправить электронный документ?

Дата обновления: 28.06.2022

Номер карточки: SD0000716

Видеоинструкция

Отправка электронных документов может осуществляться:

<img class="img-fluid" src="https://edo.1c.ru/upload/medialibrary/851/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0%D0%AD%D0%94

.png» title=»»>

<img class="img-fluid" src="https://edo.1c.ru/upload/medialibrary/169/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0%D0%AD%D0%94

.png» title=»»>

Также вам может быть интересно:

Смена форматов электронных документов

Сертификат не найден на компьютере

Где найти документы, ЭДО по которым завершен

Как получить электронный документ?

Пакеты электронных документов

Подписывайте документы

в любом бизнес-процессе компании

ЭДО с маркетплейсами и торговыми сетями

Обменивайтесь УПД, ТТН, УКД и другими документами в 1 клик

Взаимодействие с госсистемами

Сервис для работы в системах: Честный знак, ЕГАИС, Меркурий

Электронные транспортные накладные

Автоматизация обмена документами без ошибок и потери накладных

Внутренний документооборот

Гибкая настройка бизнес-процессов и обмен документами внутри компании

Заказы и поставки

Обмен заказами, прайсами, документами и данными о товарах между торговыми сетями и поставщиками

Кадровый документооборот

Сервис электронного обмена кадровыми документами с сотрудниками, самозанятыми и по договору ГПХ

Международный ЭДО

Обмен электронными документами с иностранными партнерами

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Как работать с ЭДО, если контрагент оформляет документы на бумаге

Даже в этом случае вы можете работать с электронными документами, только обмениваться ими с контрагентом не в системе, а отправлять защищенную ссылку на документ по электронной почте. Контрагент открывает ссылку и может подписать документ своей электронной подписью – они есть уже в каждой организации, например, для сдачи отчетности (напоминаем, что руководитель может получить КЭП в налоговой

Эта функция для вашего контрагента, который пользуется бумажным документооборотом, будет бесплатной. Исходящие документы он отправлять не сможет, только получать входящие.

Помочь с выбором?

Каждый месяц трафик компании составляет 1,5 млн документов. Автоматизацию мы доверяем СБИС ЭДО. Для нас очень важно, что СБИС обеспечивает максимальное покрытие: 80% наших клиентов подключены именно к этой системе.

Благодаря СБИС мы колоссально сократили наши затраты, ускорили обмен документами и сделали его прозрачным. С БИС — это действительно надежная система.

Помощник директора по информационным технологиям

* По данным ФНС, ООО «Компания Тензор» (разработчик системы СБИС и приложения Saby Docs) занимает 1 место по количеству абонентов на 30.04.2023

Как представлять электронные документы по требованию ФНС

Если ФНС потребовала представить документы в рамках проверки, можно передать их в электронном виде, распечатывать необязательно.

приказу Министерства культуры № 526 от 31.03.2015 архивные копии выдаются по запросу в электронном виде или пересылаются с помощью ЭДО. Архивные документы также нужно заверить КЭП руководителя или ответственного должностного лица.

Что делать, если у оператора ЭДО технический сбой, а необходимо срочно отправить документы

Эта проблема действительно иногда может появляться, хоть каждый оператор стремится не допускать подобного или оперативно устранять проблемы.

В связи с такими случаями возник спрос на определенную «страховку» от операторов ЭДО – вы можете заключить дополнительный договор еще с одним оператором ЭДО. При необходимости вы сможете переключиться с одного оператора на второго и оперативно передать документы.

Особенно важно иметь договор с дополнительным оператором ЭДО тем, у кого:

Лучше выполнить все действия заранее и сразу пригласить ваших контрагентов для обмена документами и с дополнительным оператором, тогда дополнительных настроек во время сбоя не потребуется.

Обезопасьте свой бизнес и передавайте электронные документы всегда в срок: заключайте договор с Платформой ЭДО всего за 500 рублей в год.

Признается ли электронный документ действительным при возникновении споров

Для того чтобы электронный документ был признан действительным, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью – эти документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные на бумаге от руки и заверенные печатью.

Счета-фактуры считаются юридически значимыми, если:

Должны быть выполнены все три условия.

Создавайте УПД прямо в сервисе Платформа ЭДО – эффективный инструмент обмена документами для компаний, работающих с маркированной продукцией и товарами, подлежащими прослеживаемости.

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

Как избежать ошибок в электронных документах

При использовании электронного документооборота перед отправкой сервис автоматически будет проверять файлы на ошибки. Это относится к формализованным документам – программа обязательно проверит их на соответствие законодательной базе.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 ₽, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 ₽, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 ₽.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

Как работать с ЭДО, если у партнера другой оператор

В этом случае поможет роуминг – с помощью этой технологии различные операторы ЭДО обмениваются документами между собой, и вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми документами независимо от того, с каким оператором у него заключен договор. Дополнительной оплаты это не требует. Инструкция по настройке роуминга здесь

Платформы ЭДО согласован роуминг почти со всеми операторами ЭДО: в основном он подключается автоматически – необходимо только отправить запрос в личном кабинете для начала документооборота, если инициатива исходит от вас. Если же ваш контрагент прислал запрос вам, то он будет принят системой ЭДО автоматически.

Пока для нескольких операторов сохраняется ручная настройка роуминга: необходимо составить запрос на обмен документами в бумажном виде, подписать его и передать оператору.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Простая или неквалифицированная подпись

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

Электронные подписи бывают трех видов:

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Плюсы и минусы электронного документооборота

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.