ПОДГОТОВКА К ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ КАК ОФОРМИТЬ ЭЦП

Оформите электронную подпись для любых нужд сотрудников, чтобы повысить эффективность их работы и ускорить документооборот компании.

Рано или поздно все организации переведут на «цифру» свои документы. Для начала нужно разобраться с легализацией этих документов, и в первую очередь с подписями для обычных сотрудников.

Если вы думаете, что для кадрового электронного документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи, и это, в свою очередь, влечет существенные затраты, то это не так.

В статьях 22.2-22.3 Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Чтобы действовать от имени организации или ИП, работник использует квалифицированную электронную подпись (КЭП), в сертификате которой он указан в качестве второго владельца. Такая КЭП позволяет вести электронный документооборот с контрагентами и сдавать отчётность в государственные органы.

Работать по этим правилам можно до 31 августа 2024 года, если сертификат КЭП был выпущен до 31 августа 2023 года. Далее сотруднику понадобится личная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Разберёмся, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной электронной подписью.

Электронная подпись сотрудника компании или ИП — что это

Раньше работники подписывали документы ЭП организации (ИП), в которой были указаны их персональные данные. Так можно делать до конца 2022 года.

закону от 30.12.2021 № 443-ФЗс 1 марта 2022рекомендованос 1 января 2023 обязательно подписывать электронные документы личной ЭП физического лица. В отличие от ранее используемой подписи, в ней не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. А чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД — машиночитаемую доверенность.

В чем преимущества: новую ЭП физлица смогут использовать не только для рабочих, но и для личных целей. Например, подавать документы в госорганы в электронном виде, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги.

Получить КЭП лично

Для получения квалифицированной подписи (КЭП) будущий владелец должен подтвердить свою личность: прийти с документами в офис удостоверяющего центра или пригласить сотрудника УЦ к себе.

1. Оформите заявку

2. Подготовьте носитель

3. Предоставьте документы

4. Загрузите сертификат

Итог: заявка оформлена и отправлена менеджеру. Дождитесь, когда он проверит заявку — вы получите уведомление в СБИС и по email. Переходите к подготовке носителя ЭП.

Права и роли

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Изначально переход на сертификаты физического лица и машиночитаемые доверенности планировался к 1 марта 2023 года, затем был перенесен на осень. Теперь появилась информация, что ЭЦП, выданные по старым правилам, сохранят актуальность до августа 2024 года. Расскажем, так ли это.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что известно о новом порядке на сегодняшний день

По свежему закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, КЭП для подписания электронных документов оформляется только на директора, который представляет интересы компании без доверенности.

Ключ некопируемый, с него невозможно сделать дубликат для главбуха, юриста или специалиста по тендерам.

Такие меры предприняты государством для обеспечения безопасности бизнеса, снижения корпоративных споров и мошеннических действий.

Важно помнить: электронная подпись является аналогом собственноручной, то есть ответственность за ее исполнение полностью лежит на владельце.

Передача ключа другому человеку может повлечь, например, несанкционированное списание средств со счета, искажение данных бухгалтерской отчетности, привлечение к субсидиарке в случае банкротства и т.д.

На остальных сотрудников законодатель предлагает изготовить персональные именные ЭП физлица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Возможность подавать документы в контролирующие органы с приложением машиночитаемой доверенностью внедрена в сервисе 1С-Отчетность на платформе «Калуга Астрал» с 2022 года.

В чем отличия от прежних сертификатов

Новый ЭЦП физлица не содержит информацию о работодателе, в нем только личные данные сотрудника. Поэтому в дополнение оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) с указанием уникального идентификационного номера полномочий — она будет прикладываться к каждому пакету электронных документов.

Благодаря персонализации ключа, физлица смогут использовать ЭП не только для рабочих, но и для личных целей: при регистрации сделок с недвижимостью, получении госуслуг и т.д.

В какие сроки нужно уложиться бизнесу

Переход к новому порядку работы был установлен на 1 марта, но позднее срок перенесли на 1 сентября 2023 года в связи с тем, что не все федеральные органы исполнительной власти были готовы к этому, и бизнес не успевал перестроиться (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

До конца этого лета совершенно точно можно пользоваться сертификатами, выданными по старым правилам, то есть содержащими реквизиты компании-работодателя и сотрудника физлица.

Таким образом, у организаций остается буквально пара месяцев, чтобы выпустить новые персональные ЭЦП для сотрудников, работающих с ЭДО, и оформить на них машиночитаемые доверенности.

Однако появилась, пока призрачная, надежда, что сроки перехода снова продлят, то есть внедрение новых правил пройдет мягче, чем планировалось.

Продлят ли действующие ЭЦП на 2024 год

На рассмотрении Государственной думы находится новый законопроект № 216859-8, поправки в настоящий момент проходят второе чтение парламентариев.

Основная идея: разрешить использовать сертификаты ЭП, выпущенные на сотрудников компаний по прежним правилам, в течение одного года с момента окончания переходного периода.

Проще говоря, выпуск новых ЭЦП, которые содержат реквизиты и сотрудника, и организации, удостоверяющие центры прекратят с 31 августа 2023 года. Но действующие ключи, выданные ранее, можно будет использовать вплоть до августа 2024 года.

Таким образом, законодатель планирует смягчить внедрение обязанности по МЧД, разгрузить немного работу доверенных УЦ ФНС и оказать поддержку бизнесу.

Будем внимательно следить, пройдет ли законопроект все стадии рассмотрения, и обязательно проинформируем наших читателей!

Перейти на работу с сертификатами физлиц и МЧД можно уже сейчас — не откладывая внедрение в долгий ящик и без риска в один «прекрасный» день оказаться без действующей электронной подписи!

Калуга Астрал выполняет полный спектр услуг для бизнеса: от выпуска электронной подписи для физлиц до оформления машиночитаемой доверенности, обеспечения поддержки ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в госорганы.

Работа с электронной подписью со всеми ее возможностями

ГК «Астрал» ‌—‌ надежная компания для получения КЭП

Оставьте заявку и специалист свяжется с вами!

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. Н ЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:

Подпись подтвердит чтение и подписание работником документа организации.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.

Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

С 1 сентября 2023 года применение машиночитаемой доверенности (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.

Сотрудники ЮЛ и ИП должны получать сертификат электронной подписи физического лица, к которой должна формироваться машиночитаемая доверенность, подписанная КЭП руководителя организации.

Как получить электронную подпись (ЭЦП) сотрудника

Удостоверяющий центр СберКорус имеет аккредитацию Минцифры РФ, поэтому у нас вы можете оформить квалифицированную электронную подпись. Есть два способа:

Подключите сервис электронного кадрового документооборота (КЭДО)Переходите на электронные кадровые документы с сервисом КЭДО от СберКорус. Автоматизируйте рутинные кадровые процедуры и подписывайте
любые документы с работниками удаленно.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, чтобы подготовится к изменениям заранее. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31 августа 2023 года.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подготовил выгодные предложения, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.

Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности, рекомендуем воспользоваться акцией «Отчётность + Подпись». Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.

Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников, перевыпустите сертификат на работника по акции «Второй — за ноль» и получите второй сертификат физического лица бесплатно.
Предложение действует до 31 августа 2023 года.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме, бухгалтер. Для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность. Для использования КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как работать с КЭП работника юрлица можно до 1 сентября 2024 года. Рекомендуем подготовиться к изменениям заранее.

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Электронная подпись сотруднику отдела кадров потребуется для подписания:

Также кадровик подает отчетность через интернет в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат.

Бухгалтер

Сотрудникам бухгалтерии ЭП необходима для сдачи отчетов в налоговую службу и взаимодействия с рядом других контролирующих государственных органов: ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование Центробанк и т. д.

акже личную ЭП можно использовать для подписания бухгалтерской первички и других электронных документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.

Специалист по тендерам

Компаниям, которые участвуют как поставщики в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, требуется электронная подпись для участия в электронных торгах на различных площадках. Штатный сотрудник или привлеченный специалист с 2023 года теперь всю электронную документацию по тендерам будет также подписывать личной ЭЦП.

Юрист

На работников юридического отдела также можно оформить индивидуальные ЭП, если они подписывают договоры с контрагентами в системе ЭДО, электронным способом ведут претензионно-исковую работу, взаимодействуют с контролирующими службами (например, подают документы на получение лицензий, регистрируют сделки в Росреестре

Квалифицированная электронную подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».

При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Пример документа, подписанного ПЭП

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Пример документа, подписанного НЭП

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Пример документа, подписанного КЭП

Личная электронная подпись физического лица, руководителя организации и ИП

Закон № 443-ФЗ внёс изменения в закон № 64-ФЗ об электронной подписи. Согласно нововведениям, подпись юридического лица и индивидуального предпринимателя теперь выдают только руководителям организаций. Они получают КЭП в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Директору требуется подготовить пакет документов, лично явиться в отделение ведомства и оформить электронную подпись в порядке живой очереди.

Для экономии времени рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, а наш партнёр УЦ «Основание», доверенное лицо УЦ ФНС, проведёт идентификацию личности и выпустит электронную подпись.

В свою очередь, работники компаний должны использовать личную электронную подпись физлица. Сертификат такой подписи не содержит сведения об организации сотрудника. А чтобы подтвердить свои полномочия на право действовать от лица компании, работнику понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Также подпись физлица подходит для личного пользования. Гражданин может удалённо подписать кадровый документ, договор купли-продажи квартиры или запросить госуслуги в соответствующем сервисе.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

При увольнении ЭП остаётся у бывшего сотрудника. Работодатель отзывает МЧД, при необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2024 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и уполномоченного представителя, если сертификат такой подписи был выпущен до 31 августа 2023 года. М ЧД при этом не нужна.

Для повседневного использования и ЭДО с контрагентами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». Удостоверяющий центр аккредитован Министерством Цифрового развития и имеет необходимые лицензии для выпуска электронных подписей. В каталоге представлен выбор тарифов для физических лиц и сотрудников организаций.

Какие документы предоставить для оформления ЭП физлицу

Для получения электронной подписи по старым правилам (той, что выдавалась на организацию с внесением данных работника) требовалось заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить: паспорт физлица; СНИЛС; ИНН; доверенность от компании (ИП) и флеш-накопитель типа А (см. пп. 2 п. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Для новой ЭП пакет документов остался прежним, но доверенность от организации уже не нужна. Человек сможет использовать подпись независимо от того, работником какой организации он является на текущий момент.

Это значит, что при увольнении и смене места работы, ЭП для подписания документов можно оставить прежнюю. Заменить потребуется только машиночитаемую доверенность (МЧД).

Заказать ЭП для сотрудников в «Такском» — проще простого. Этот УЦ предоставляет услугу выездного обслуживания. Оформление всех документов, установка ПО и сертификата ключа, консультирование происходит в офисе клиента в удобное для него время.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

ПЭП можно подтвердить подписание работником документа. Это можно сделать через проставление метки в документе либо просто подтверждением просмотра.

Но такие подписи ненадежны. Работник может оспорить свою же простую подпись, поскольку она ненадежна, легко «вскрывается» и передается, ей может воспользоваться другой человек.

ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов:

ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен был ознакомлен «под роспись» строго по ТК РФ.

Такая подпись не подойдет главбуху, менеджеру по кадрам, работникам, ответственным за подписание договоров. П ЭП нельзя применять при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ, поэтому ценники могут незначительно отличаться. В системе Такском для каждого типа электронной подписи представлено несколько тарифов. Обратите внимание на возможность оформления «стандартного» и «срочного» заказа.

При срочном заказе стоимость несколько выше, но при этом выпуск ЭП происходит в течение 30 минут с момента подачи документов и оплаты счета клиентом.

Комплекс решений для любого бизнеса

ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Купить электронную подпись для работника

Более 10 лет на рынке

С 2008 года мы изготавливаем сертификаты электронной подписи, знаем все тонкости процесса и подводные камни

100% дочка ПАО Сбербанк

Мы являемся частью одного из самых крупных банков страны. Постоянство и надежность — вот наше кредо

Более 1 000 000 выданных подписей

За время своей работы мы выдали более 1 000 000 электронных подписей

Удостоверяющий центр «КОРУС Консалтинг СНГ» аккредитован Минцифры РФ и обладает полномочиями по изданию и выдаче квалифицированных электронных подписи юридическим и физическим лицам в соответствии с требованиями № 63-ФЗ

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат — XML, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Для каких документов использовать ЭП

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Контакты

Подробную информацию об условиях приобретения ЭЦП для работников организаций, перечне документов, а также о стоимости уточняйте у специалистов Удостоверяющего центра СберКорус.

БЦ «Поклонка Place»ул. Поклонная, д. 3, стр. 4, 12 этажПН — ПТ 9:00-18:00тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Выборгская застава»Большой Сампсониевский пр., д.68, лит. Н, пом. 1 Н ПН — ПТ 9:00-18:00тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Новосибирский Деловой Центр»ул. Октябрьская, д. 52, корпус А, офис 707ПН — ПТ 9:00-18:00тел.: 8 800 100-8-812

Где получить ЭП на сотрудника

«электронную подпись физического лица»менно так называется этот тип ЭП) можно в любом из аккредитованных Удостоверяющих центров. Полный перечень УЦ опубликован на сайте

Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Такском — всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, где вы можете оформить электронную подпись для организаций и физических лиц.

Компания существует на рынке IT-услуг уже 22 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер. Сегодня Такском — это целая экосистема, которая объединяет различные сервисы для бизнеса: от подачи электронной отчетности в госслужбы до обслуживания онлайн-касс.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете у нашего партнёра УЦ «Основание», который признан доверенным лицом УЦ ФНС.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.

Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

Документы, подписанные скомпрометированной электронной подписью, считаются недействительными.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. П ЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. Н ЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Что делать при увольнении работника

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.