пользователь эдо что это

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО ЭЦП

Содержание
  1. Кто может пользоваться ЭДО
  2. Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)
  3. Какие электронные подписи существуют, их отличия
  4. Как работает электронный документооборот
  5. Как работает ЭДО
  6. Этапы внедрения ЭДО
  7. Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)
  8. Для чего он нужен и как организовать его в компании
  9. Способы работы с ЭДО
  10. Моё дело Профбухгалтер
  11. Локальное программное обеспечение
  12. Виды электронного документооборота
  13. Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО
  14. Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту
  15. Что значит ЭДО и зачем он нужен?
  16. Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО
  17. Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами
  18. Как отправить приглашение контрагенту для роуминга
  19. Как принять приглашение к автороумингу
  20. Каким компаниям подходит электронный документооборот
  21. Операторы ЭДО
  22. Как получить электронную подпись
  23. Как выбрать оператора ЭДО
  24. Что нужно знать перед внедрением ЭДО
  25. Как выбрать систему электронного документооборота
  26. Что нужно сделать, чтобы внедрить электронный документооборот
  27. Переход на электронный документооборот
  28. Подключение к электронному документообороту

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Как работает электронный документооборот

Подключаясь к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервису на интернет-площадке оператора. С этого момента он «общается» с получателями через программный интерфейс. Помимо самого обмена ЭДО хранит базу всех участников и архив документов.

Пример того, как выглядит схема электронного документооборота между контрагентами:

Как работает ЭДО

Процесс обмена документами выглядит так.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Для чего он нужен и как организовать его в компании

Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Об электронном документообороте рассказала

Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.

При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса

Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.

ЭЦП:  Выпуск сертификата пользователя | КриптоПро DSS

Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.

Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.

Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.

Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.

Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.

Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Кадр: фильм «Игра на понижение» / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в  Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:

Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.

Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.

Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.

Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных .

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур. Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

ЭЦП:  НАСТРОЙКА СБЕРБАНКА ЭЦП НА ПОЛНУЮ МОЩНОСТЬ И РУКОВОДСТВО ДЛЯ НОВИЧКОВ

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Идите в бухгалтерию!Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.

Способы работы с ЭДО

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Моё дело Профбухгалтер

Автоматические интеграции с банками, онлайн-кассами и CRM. Бесплатные ЭДО и электронная отчётность

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

ЭЦП:  ошибка нет доступных сертификатов росреестр как исправить

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. Э ДО и автоматический аудит ошибок

Каким компаниям подходит электронный документооборот

ЭДО – удобно и современно, но некоторые предприниматели смотрят со скепсисом на идею внедрения системы электронного документооборота. Впрочем, тем, кто на упрощенном налогообложении заключает несколько контрактов в год, не составляет труда несколько раз выслать бумажные документы.

А что с малым и средним бизнесом? Зачастую им важно получать оплату товара или услуги в день получения документов. В таких случаях грамотно внедренная система электронного документооборота позволяет существенно ускорить исполнение договоров.

Приведу пару примеров, когда отсутствие СЭД стало критичным для проекта. У интернет-магазина накопилась внушительная дебиторская задолженность – более десяти миллионов рублей. Возникла задолженность из-за того, что была допущена очередная ошибка в накладной – товар находится в фуре, невозможно получить на складе. Исправленный документ едет к поставщику – время безвозвратно уходит. После внедрения СЭД все необходимые корректировки в документах выполняют всего в несколько кликов и сразу направляют получателю.

Другой пример. Крупная энергосбытовая компания, точнее ее финансовый отдел, закладывал в бюджет внушительные суммы как «накладные расходы». Эти деньги, порядка 120 000 рублей в год, на самом деле шли на оплату штрафов, регулярно получаемых в результате налоговых проверок. После внедрения электронного документооборота корректность составленных документов контролируют не люди, а алгоритмы. Больше ошибок нет, к тому же на более важные задачи высвободилось драгоценное время сотрудников.

А теперь больше конкретики. Кому и в каких случаях нужен электронный документооборот для работы с госслужбами:

В каких случаях необходим документооборот при работе с контрагентами:


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье

Как выбрать оператора ЭДО

сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Что нужно знать перед внедрением ЭДО

Перед внедрением электронного документооборота стоит разобраться с тем, на какие параметры обращать внимание при выборе системы. Также важно узнать, как получить электронную подпись, какие изменения ожидают в учетной политике при переходе на ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

Рекомендую ориентироваться на постоянно актуализируемый список операторов ЭДО федерального уровня. Выбирая СЭД, обратите внимание на следующие параметры:

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и доверенных удостоверяющих центров.

Что нужно сделать, чтобы внедрить электронный документооборот

Необходимо получить бесплатную электронную подпись в ФНС. Для этого запишитесь на прием. Заранее приготовьте защищенный носитель – флешку, которую можно приобрести у операторов ЭДО, например. Также подготовьте пакет документов:

Вам необходимо заполнить заявление на получение квалифицированной электронной подписи. Это можно сделать в личном кабинете ФНС, если ранее уже получали электронную подпись, либо же очно явиться в ФНС, если оформляете впервые.

Срок действия электронной подписи составляет 15 месяцев, при этом и ИП, и юрлица получают только одну квалифицированную подпись. Получает ее руководитель, который имеет право подписи без доверенности, либо непосредственно ИП. Копированию КЭП не подлежит.

Также ввиду перехода на электронный документооборот вводим изменения в учетной политике. Что необходимо прописать:


ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ЭДО ЧТО ЭТО

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Подключение к электронному документообороту

Чтобы использовать ЭДО, достаточно подключиться к сервису Сам. Бизнес. Никаких дополнительных действий совершать не надо: документооборот уже предусмотрен программой.

В системе есть два варианта обмена электронными документами с самозанятыми:

В сервисе уже хранится база самозанятых, с которыми работает компания, поэтому дополнительно тратить время на заполнение данных не нужно. А если это новый исполнитель — достаточно отправить ему ссылку для регистрации в системе.

В чем преимущества перехода на электронный документооборот от Самозанятые.рф:

В программу можно загрузить свои шаблоны документов или воспользоваться готовыми вариантами. В любом случае специалисты сервиса будут на связи и помогут составить документ в соответствии с требованиями платформы и законодательства.

«При желании бизнес может внедрить автоматическое подписание документов со стороны самозанятого. Для этого контрагенту нужно дать соответствующее разрешение в дополнительном соглашении к оферте. В этом случае самозанятому не нужно даже заходить в приложение, чтобы подписать акты выполненных работ», — Евгений Ермолов, технический директор Самозанятые.рф.

Оцените статью
ЭЦП64
Добавить комментарий