Просто об электронной подписи

Содержание

Что такое электронная подпись
Что подписать
Где и как применяется
Как действовать
Как получить
Какие бывают виды эцп
Какой эп подписывать документы?
Квалифицированная усиленная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись
Новое в законодательстве об эп
Преимущества электронной подписи
Применение для физических и юридических лиц
Установка электронной подписи

Что такое электронная подпись

Правила использования электронной подписи (далее – ЭП) при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2022 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

То есть ЭП – это некий уникальный код, который определенным способом связан с файлом документа. Этот код получается путем криптографического преобразования и подтверждает:

неизменность информации;
целостность документа;
авторство определенного лица.

При внедрении электронного документооборота именно ЭП делает электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придает ему юридическую силу.

Что подписать

С квалифицированной ЭЦП вы можете подписывать любые документы как внутри компании, так и с другими компаниями и госорганами.

Квалифицированная подпись имеет больше прав, чем неквалифированная: если закон говорит, что разрешена неквалифицированная подпись, КЭП вы тоже можете использовать. Например, при проведении госзакупок закон допускает неквалифицированную подпись. Это значит, что вам нужна подпись «не ниже, чем НЭП», то есть простая подпись не подойдёт, а квалифированная — вполне.

Некоторые госорганы требуют свою особую подпись с ограниченной сферой применения. Например, Росреестр и Таможенная служба требуют подписи только под них. Если вы попробуете отправить им запрос с другой КЭП, у вас ничего не получится: система выдаст ошибку. Определитесь, куда вы будете отправлять документы, и ищите на сайтах удостоверяющих центров подходящий сертификат.

Некоторые удостоверяющие центры продают комплексную услугу: электронную подпись и программу подачи отчётности. Такая программа даёт готовые шаблоны отчётов, напоминает вам, когда пора сдавать отчёты, и отправляет их в госорганы. Ещё один плюс таких программ в том, что они позволяют отправлять отчёты даже в те госорганы, которые требуют сертификат с указанной сферой применения. Вместо того, чтобы покупать отдельную подпись для каждого госоргана, можно купить программу и «подпись на всё».

Где и как применяется

Регистрация ККТ в налоговой;
Подача документов удаленно;
Работа с госпорталами (Госуслуги, ФНС и остальные);
Участие в электронных торгах на всех площадках;
Заключение или расторжение договора с ОФД;
Подтверждение вида деятельности в ФСС;
Подачи документов по уплате страховых взносов;
Оформление выписки из ЕГРН и многое другое.

Если подытожить, то применять квалифицированную электронную подпись можно везде.

Как действовать

Определитесь, для чего вам нужна подпись. Внутренний документооборот можно настроить с простой электронной подписью или с неквалифицированной. Для госорганов нужна КЭП.
Если собираетесь общаться с госорганами через личный кабинет, будьте готовы раз в год оплачивать КЭП.
Определитесь, в какие госорганы вы будете подавать отчёты и внимательно читайте пункт про сферу применения сертификата. Узнавайте, есть ли у удостоверяющего центра один сертификат, который работает с нужными госорганами. Помните, что некоторые госорганы требуют специальной электронной подписи для своего личного кабинета.
Если вы сдаёте много отчетов в разные госорганы, спросите в удостоверяющем центре о программах передачи отчётности. В таких программах есть нужные шаблоны для вашей системы налогообложения и график сдачи. Чтобы проверить, подходит ли она именно вам, просите триальную версию или демонстрацию.

Как получить

Закон может признать ПЭП равнозначной «живой» подписи на документах, если вы составили «Соглашение о простой электронной подписи». Такое соглашение нужно подписать у всех, с кем будете обмениваться документами. Закон не регулирует форму соглашения, но в нём должны быть два пункта:
— обязательство соблюдать конфиденциальность;
— правила определения подписавшего лица.

Обязательство соблюдать конфиденциальность — это текст о том, что владелец подписи должен сделать всё, чтобы злоумышленники не получили доступ к его информации: никому не сообщать свой логин-пароль, не показывать коды и т. п.

Правила определения подписавшего лица — как понять, что подпись настоящая. Подписавшее лицо можно определить двумя способами: договориться об однозначной идентификации или использовать шифрование.

В первом случае в соглашении вы указываете, что определённый электронный адрес или телефон «однозначно идентифицирует отправителя», а хозяин обязан держать все данные для доступа в секрете. Так можно действовать, если у вас на работе есть свой почтовый сервер. Вы пишете в соглашении, что почтовый адрес ivanovpp@kompania.ru принадлежит Иванову П. П., только он имеет к нему доступ и факт отправки письма с этого адреса равнозначен собственноручной подписи. Это самый простой путь, но и наименее безопасный. Если вы забыли выйти из почты, а кто-то этим воспользовался — это только ваша головная боль.

Второй вариант — это использование в самом документе кода подписи в любом виде: буквы, цифры, штрих-код.

Какие бывают виды эцп

Электронная цифровая подпись — это информация в электронном виде, которая позволяет идентифицировать физическое или юридическое лицо без его непосредственного присутствия.

Грубо говоря, ЭЦП — аналог обычной подписи на бумаге в цифровом формате, который позволяет подтвердить, что автором является указанный человек.

Основным элементом ЭЦП являются ключи : закрытый, который имеется только у собственника ЭЦП, и открытый, направляемый адресату вместе с документом. В процессе подписания создаются одновременно оба элемента.

Существует три вида электронной подписи:

простая (или обычная);
усиленная неквалифицированная ;
усиленная квалифицированная .

Они различаются степенью защиты и сферой применения.

Также ЭЦП может быть:

для физических лиц;
для юридических лиц.

Процессы создания, получения и применения электронной подписи для гражданского лица и организации практически не отличаются. По итогу ЭЦП и в том, и в другом случае оформляется на конкретного человека.

Какой эп подписывать документы?

Для подписания различных документов в организации могут использовать разные виды ЭП. Какой именно вид ЭП следует проставлять на том или ином документе организации, указано в Таблице 2.

Квалифицированная усиленная электронная подпись

Квалифицированная ЭЦП — самый функциональный и расширенный вариант подписи. Также представляет собой ключ, записанный на USB-носитель и сформированный при помощи специальных криптографических средств защиты.

Состоит из двух частей: USB-носителя с проверочным сертификатом и лицензированной программы, действительной в течение периода действия ключа.

Обеспечивает наибольшую защиту по сравнению с другими видами ЭЦП, причем данные останутся защищенными даже после того, как срок действия ключа истечет.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — та подпись, которую обычно имеют в виду, когда говорят об ЭЦП и электронном правительстве. Именно такую подпись требуют все госорганы для работы в своих личных кабинетах для подачи отчетов. КЭП — самая защищённая и регламентированная законом подпись: она зашифрована специальными сертифицированными средствами, поэтому госорганы принимают её на документах юрлиц.

Неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более сложная и защищённая подпись. Она не только подтверждает, что документ подписали именно вы, но и гарантирует, что после вас его никто не изменял.

Новое в законодательстве об эп

В конце декабря 2022 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Преимущества электронной подписи

У людей, которые никогда не пользовались электронной цифровой подписью, неизбежно возникают вопросы по поводу применения технологии. Чем же хороша ЭЦП и как может помочь физлицу или бизнесмену?

Надежность и безопасность . Обычную подпись на бумаге несложно подделать, в то время как цифровая имеет высокую степень защиты от фальсифицирования.
Повышенная конфиденциальность при обмене документами.
Экономия времени . Для подачи документов в государственные органы, заключения договоров с контрагентами и других операций не требуется личного присутствия.
Придание юридической силы документации.
Уменьшение расходов на хранение, учет и доставку документации.
Доступ к электронным торгам . В торгах по госзакупкам и другим коммерческим заказам невозможно участвовать без ЭЦП.

Применение для физических и юридических лиц

Сферы применения ЭЦП для обычных граждан:

Работа на электронных госпорталах;
Получение финансовых услуг;
Оформление кредита;
Работа на ресурсе Госуслуги;
Подачи заявления на поступление в высшее учебное заведение;
Постановка автомобиля на учет;
Оформление заграничного паспорта и не только.

Возможности для бизнесменов и владельцев организаций:

Участие в роли поставщика в государственных и муниципальных закупках;
Участие в качестве заказчика или поставщика в коммерческих торгах;
Обмен документами с ФНС РФ;
Оформление удаленных трудовых отношений;
Ведение электронного документооборота внутри организации и с контрагентами;
Регистрация и перерегистрация онлайн-кассы и многое другое.

Установка электронной подписи

Для подписания документов ЭП можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами.
С каждым из ваших контрагентов придётся заключить отдельное соглашение о начале цифрового взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

Согласно Приказу Минфина России от 05.02.2021 № 14н,
выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации,
обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, то есть через оператора ЭДО. Сдача отчётности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора ЭДО. Решать вам, какой способ будет более эффективным.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:

название вида документа (за исключением писем);
номер документа;
наименование организации или имя автора документа;
дата документа;
место разработки, издания, принятия или подписания;
подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную.
Именно она является гарантом целостности и подлинности документа.

Существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов.
Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.
Формализованные приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Другим важным фактором в обеспечении юридической силы является право автора создавать и подписывать документы.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно.
Нужно лишь обратиться к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Хранение документов в цифровом виде можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

локально — на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД;
в облаке — на серверах компании, услугами которой вы воспользовались.

Услуги архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы,
полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в цифровой форме заявления, ходатайства и отзывы.
Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда,
где будет рассматриваться дело, или на портале Высшего Арбитражного Суда РФ.
При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе «Электронный страж»,
где у каждого пользователя свой личный кабинет.

В цифровой форме НЕ принимаются заявления об обеспечении иска, имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств документы, оформленные в «цифре», достаточно сделать их копии в бумажном виде.
Распечатанный образец следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя компании).

Основные НПА, регламентирующие межкорпоративный обмен цифровыми документами:

Гражданский кодекс РФ	Регулирует использование электронных документов и ЭП при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2022	Регламентирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006	Даёт понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2022	Устанавливает единые требования к бухгалтерскому учёту, а также разрешает составление первичных учётных документов в электронном виде и регулирует их использование.
Налоговый кодекс РФ	Определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н	Определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленные НПА составляют основу электронного документооборота между организациями.
Для того чтобы начать взаимодействие, необходимо подключиться к оператору ЭДО или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронная цифровая подпись и нужна ли она вам.
Также вы можете изучить раздел о том, как перейти на электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.