СЕРТИФИКАТ ЭДО ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Из нашей статьи вы узнаете:

В течение последних 20 лет электронный документооборот в России развивается всё активнее. Совсем скоро бумажные документы полностью перестанут применяться в отчетности, поэтому участие в ЭДО станет обязательным для всех.

ЭДО является важным элементом современного бизнеса и государственной сферы, поскольку он позволяет существенно ускорить и упростить процессы обмена документами и информацией между организациями и государственными учреждениями. Сегодня для обмена некоторыми первичными документами подключиться к ЭДО необходимо в обязательном порядке.

В статье расскажем, что такое электронный документооборот и как его подключить в своей компании.

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому необходимо участие в ЭДО

Организация электронного документооборота онлайн — в буквальном смысле острая необходимость для крупных предприятий. Система автоматизации ЭДО позволяет работать с крупными информационными массивами и организовать оборот многих тысяч документов. Таким образом, компания может избежать крупных затрат и уменьшить риски, связанные с информационной безопасностью, а также с возможностью ошибок в документах или потери документации.

Использовать электронный документооборот онлайн малому и среднему бизнесу может быть выгодным за счёт возможности ускорить процесс получения оплаты за товар или услуги в день выставления документов. Кроме того, некоторые контрагенты могут работать только по ЭДО, и участие предприятия в таком документообороте может стать ключевым критерием при выборе партнёра. Крупные заказчики могут просто потребовать от компании подключиться к ЭДО , поэтому лучше это сделать заранее.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Как
устроен электронный
документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить
документы можно
в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку
корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный
документооборот.

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство
внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на
ЭДО
может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не
регулирует,
только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую
же
юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Ст.
6 63-ФЗ

Переход на электронный документооборот необходимо
зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст.
8 402-ФЗП.
6, ст. 8 402-ФЗCт.
5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление
в
полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

Усиленная
неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При
помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить
изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью
обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую
отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном
кабинете налогоплательщика на  ФНС или в удостоверяющем
центре в своём городе.

Усиленная
квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат
ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на
ведомства. У КП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой
межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы,
отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных
документов.
Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций
или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном
формате, например DOC или PDF.

П.
4 ст. 6 63-ФЗ

Годовой сертификат ЭЦП обычно стоит от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от
сферы применения подписи, вида USB-накопителя и стоимости лицензии для работы на специальном ПО.

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными
документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и
максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько
десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл
сделать выбор в пользу той же СЭД.

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества
документов.

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много
времени.

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые
разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

Оно пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она
была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если
есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта
система.

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу
электронного документооборота.

Первый более простой и не потребует вмешательства в информационную систему
компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в
IT-процессы
компании.

Клиенты Сбербанка могут воспользоваться услугой E-invoicing и подключить электронный документооборот организации
в «Сбербанк Бизнес Онлайн».

Где получить ЭП для документооборота

В зависимости от получателя, электронную подпись для ЭДО выдают в разных удостоверяющих центрах.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.

С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.

Электронная подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. После заверения документ будет иметь юридическую силу, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Регистрация в ЭДО

Если вы решили подключиться к ЭДО, используйте систему Астрал. Докс. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Астрал. Докс реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 ₽, купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 ₽, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 ₽.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

КЭП для руководителей юридического лица или ИП

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП в УЦ ФНС или доверенных лиц. Электронная подпись выдаётся только будущему владельцу. Получить подпись по доверенности не получится. Необходимо лично явиться в выбранное отделение налоговой. При себе нужно иметь паспорт, ИНН, СНИЛС и USB-токен типа А, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Для ускоренной процедуры выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

Как подключить ЭДО

Подключение к системе ЭДО осуществляется в определённом порядке. Пошагово процесс подключения будет выглядеть следующим образом:

Шаг 1. Получение электронной подписи
ЭП необходима для подписания электронных документов и обеспечения их юридической значимости. Получите электронную подпись у аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы получить УКЭП для ИП или руководителя компании, необходимо обратиться в УЦ ФНС или её доверенного лица.

Шаг 2. Выбор системы ЭДО
Выберите платформу, которая будет максимально соответствовать потребностям вашей компании.

Шаг 3. Заключение договора с оператором ЭДО
Согласуйте условия договора с выбранным оператором ЭДО. Условия могут включать тарифы за услуги, сроки хранения документов, методы и средства передачи документов, ответственность сторон и другие вопросы.

Шаг 4. Установка необходимого программного обеспечения
Современные системы ЭДО не требуют установки на компьютер, однако некоторые элементы ПО потребуются. Например, для подписания документов с помощью УКЭП понадобится установленный криптопровайдер.

Шаг 5. Регистрация в системе ЭДО
Чтобы подключиться к системе ЭДО, пройдите регистрацию в личном кабинете сервиса. Чтобы узнать, как настроить электронный документооборот и другие подробности работы системы ЭДО, обратитесь к оператору.

Кроме того, при организации ЭДО необходимо подготовить соответствующие локальные нормативные акты для определения процедур и правил обработки электронных документов, а также работы в системе ЭДО.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Если вы решили подключиться к системе электронного документооборота, в первую очередь необходимо определиться с выбором оператора ЭДО. При выборе оператора обязательно учитывайте технические требования к подключению, такие как скорость интернет-соединения и наличие соответствующего оборудования.

Для подключения к системе ЭДО необходимо заключить договор с оператором и получить от него учётные данные. Обычно провайдер предоставляет доступ к системе через личный кабинет, где вы сможете настроить необходимые параметры и начать документооборот

Кроме того, для эффективного использования системы ЭДО необходимо настроить программное обеспечение, которое будет работать с электронными документами. Для этого существует множество программных продуктов, которые обеспечат бесперебойную работу с ЭДО.

Не забывайте также о необходимости обучения сотрудников работе с системой. Некоторые провайдеры предоставляют бесплатные обучающие материалы, а также оказывают консультационную поддержку при возникновении вопросов.

В целом, подключение к системе ЭДО необходимо для ускорения и упрощения процессов документооборота в вашей компании. Следуя вышеприведённым рекомендациям, вы сможете успешно подключиться к ЭДО и использовать все её возможности для повышения эффективности работы.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами.
НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Схема электронного документооборота

Организация документооборота будет происходить одинаково как для предприятий малого и среднего бизнеса, так и для крупных компаний.

Процесс будет происходить по следующей схеме:

При наличии замечаний, он должен внести исправления и отправить откорректированный документ получателю повторно, либо отправить новое приглашение.

Кадровый ЭДО

С ноября 2021 года в электронном виде без дублирования на бумагу разрешили вести кадровую документацию. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внёс в ТК РФ нормы об электронном документообороте, ставшие итогом пилотного проекта Минтруда, который длился с мая 2020 года.

Благодаря внедрению ЭДО в кадровое делопроизводство, сотрудники могут удалённо подписывать договоры, в том числе трудовые, ученические и о материальной ответственности, приказы о переводе, заявления об увольнении и другие документы.

Некоторые виды кадровых документов сохранили в бумажной форме, поэтому при их оформлении в электронном виде необходимо также оформить копию на бумаге.
В перечень таких документов вошли:

Более подробная информация о КЭДО — в нашей специальной статье.

Если вы решили перейти на электронные документы

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

В чем может быть подвох

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Главная проблема с обменом электронными документами: этим нельзя заниматься в одиночку. Вам придется убедить партнеров перейти на электронные документы, а пока они принимают решение, придется параллельно работать и с бумажками.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции. Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Простая или неквалифицированная подпись

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Электронная подпись для ЭДО

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — усиленные квалифицированные (КЭП). Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. С ЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами. Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Какая ЭЦП потребуется для ЭДО

Для полноценной работы с электронными документами необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Без него можно просматривать и обмениваться документами в электронном виде с другими компаниями, но нельзя их подписывать.

При обмене электронными документами могут использоваться разные виды ЭП, предусмотренные ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ:

Простая ЭП применяется реже всего. Обычно ПЭП нужна физическим лицам для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

НЭП используется в целях внутреннего документооборота. Например, если нужно подписать приказ, справку, заявление и так далее. Кроме того, неквалифицированную подпись используют для обмена документами с зарубежными контрагентами.

Квалифицированная подпись нужна для отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы в налоговой и обмена первичной документацией. Кроме того, с помощью КЭП можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд.

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная
квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных
криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт
удостоверяющий центр, аккредитованный в Минцифры. С 1 сентября 2023 года руководители юрлиц и ИП смогут использовать только сертификаты электронной подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС) либо доверенными лицами УЦ ФНС.

Сертификат электронной подписи «записывается» на токен. Работать с КЭП не получится без лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа. Самый распространённый — КриптоПро CSP.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации
от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные
будут защищены, даже когда срок действия ключа истечёт.

Для подачи заявления на получение электронной подписи придётся:

С 1 сентября 2023 года не действуют подписи юрлиц и ИП, выданные в коммерческих УЦ — работать с ними нельзя.

для получения УКЭП:

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо в 2023 году смогут только те директора или ИП, у которых уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС и данные об организации и руководителе не менялись. Для этого на сайте СберБизнеса или напишите заявление в личном кабинете ФНС.

Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя — только при личном посещении.

Если документы организации подписывает не только руководитель, но и другие сотрудники, для них придётся оформить новую электронную подпись.

С 1 сентября 2023 года работники юрлиц или ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность ― это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Получить УКЭП сотрудники могут в коммерческих удостоверяющих центрах, а машиночитаемую доверенность должен оформить руководитель организации.

Порядок получения подписи физлица следующий:

Если коротко — везде.

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат
электронной подписи.

Понятие ЭДО

Прежде чем приступить к описанию работы ЭДО определим понятие электронного документа. Электронным документооборотом называется совокупность процессов по работе с документацией в электронном формате без применения бумажных носителей. К таким процессам, например, относятся обмен документами и их хранение.

Новый вид документооборота позволяет ускорить и упростить передачу данных контрагентам и государственным органам, а также внутри самой организации. Кроме того, применение ЭДО помогает осуществлять контроль над взаиморасчётами между компаниями или удалёнными подразделениями предприятия.

Работа с электронными документами, которые участвуют в обороте подписываются с помощью ЭЦП, которая подтверждает их легитимность.

Если компания договорилась со своим контрагентом об обмене документами в электронном виде по установленному формату, необходима организация системы обмена.

Бумажный документооборот проигрывает по многим пунктам. К преимуществам сдачи отчетности в новом формате можно отнести:

Где взять электронную подпись

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Для чего нужно подключиться к ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, предприятиями, государственными учреждениями и другими структурами. В процессе ЭДО документы создаются, отправляются и обрабатываются в электронной форме, без использования бумажных носителей.

Электронный документ может быть представлен в различных форматах. Например, в виде электронного письма, электронной таблицы, электронной накладной, электронного контракта и т.д.

Преимущества подключения ЭДО заключаются в автоматизации и ускорении бизнес-процессов, сокращении времени на обработку документов, уменьшении затрат на их хранение и передачу, повышении надёжности и безопасности передачи информации.

Как работает электронная подпись

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

КЭП для сотрудников организации и доверенных лиц

Работники юридического лица, доверенные лица и самозанятые получают КЭП в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Их перечень указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Указанные категории владельцев получат квалифицированную электронную подпись физического лица. Чтобы работать от лица ИП или руководителя организации с ней нужно использовать машиночитаемую доверенность. Она наделит сотрудника необходимыми полномочиями

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Сертификат КЭП физлица содержит в себе только информацию о гражданине, без привязки к работодателю. Поэтому её можно применять для личных целей. Например, поступить в вуз, оформить сделку купли/продажи квартиры, получить госуслуги и многое другое.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлица. Подписи, выпущенные в «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Если работникам не нужно участвовать в торгах или взаимодействовать с госорганами, то оформлять КЭП для каждого не обязательно. Есть решение, которое позволяет взаимодействовать с контрагентами, осуществлять внутренний и кадровый документооборот. Это массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для своих сотрудников. Он исключает покупку токенов для каждого пользователя. Подпись будет хранится в облаке, а система встраивается в ЭДО компании.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 ₽, а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

Прежде чем подключить ЭДО в вашей компании, необходимо определиться с оператором. При выборе оператора ЭДО следует учитывать несколько важных факторов:

Проверьте, лицензирован ли оператор на оказание услуг в сфере электронного документооборота.

Изучите репутацию и качество предоставляемых услуг оператора, ознакомившись с отзывами клиентов.

Проверьте, соответствует ли функциональность предлагаемого оператора вашим требованиям. Убедитесь, что система оператора поддерживает роуминг.

Сравните стоимость услуг операторов, чтобы выбрать наиболее оптимальное предложение. Узнайте, из чего складывается цена услуг. Тарифы на сайте — это усреднённые цифры. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании и срока использования сервиса. Прежде чем подключить сервис, убедитесь, что знаете, в какую сумму обойдётся переход.

Важно, чтобы оператор был готов оказывать поддержку в режиме 24/7.

Убедитесь, что система оператора ЭДО совместима с корпоративной системой управления документами и другими инструментами, которые используются в компании.

Обратите внимание на интеграционные модули, благодаря которым система ЭДО работает в интерфейсах других программ. Так, клиенты системы 1С-ЭДО могут вести электронный документооборот в привычном интерфейсе программ 1С.

Выбор оператора ЭДО зависит от конкретных потребностей и бизнес-целей компании. Лучше всего провести тщательный анализ и выбрать оператора, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям и бюджету.

Об электронных документах

Электронный документ — информация, представленная в электронном виде, которую можно обработать с помощью компьютера и других вычислительных систем, а также передать по телекоммуникационным сетям. Определение электронного документа законодательно закреплено в п.11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Юридическая значимость такого документа определяется его содержимым и подтверждается ЭП.

Документ может быть изначально сформирован в электронном виде или иметь бумажный оригинал. Разница между этими двумя документами заключается в том, что для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид ЭП, а для изначально электронных нужна квалифицированная электронная подпись .

К документам в электронном виде могут быть установлены требования. Условно они делятся на три категории:

Нужна ли для подключения к ЭДО электронная подпись

При подключении к системе электронного документооборота часто возникает вопрос о необходимости электронной подписи (ЭП). Для успешного подключения к ЭДО в большинстве случаев требуется наличие электронной подписи. Это связано с тем, что в системе ЭДО используются электронные документы, которые нужно подписывать для обеспечения их юридической значимости.

Документы в ЭДО заверяют с помощью ЭП, которая может быть:

Для подключения к ЭДО используется именно УКЭП. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота.

Для получения электронной подписи необходимо обратиться к аккредитованному удостоверяющему центру и пройти процедуру идентификации. После этого вы получите сертификат электронной подписи, который можно использовать для подписания электронных документов в системе ЭДО.

Таким образом, для успешного подключения к ЭДО важно учитывать наличие не только соответствующего оборудования и программного обеспечения, но и электронной подписи. С ней вы сможете подписывать электронные документы и взаимодействовать с другими участниками системы. Это значительно упростит процессы документооборота.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти через нескольких сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Заключение

Пока что электронный и бумажный документооборот одинаково применяются в сфере учёта, однако документов в новом формате становится всё больше. Электронный документооборот призван упростить и ускорить процессы обмена документами внутри компании и между партнёрами. Данная сфера получила правительственную поддержку — к 2024 году большую часть первичных документов планируется перевести в электронную форму и создать для полного перехода на ЭДО все необходимые условия.

При реализации ЭДО целью специалистов компании «Астрал» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов ведения бумажного делопроизводства. Это позволило объединить традиционную и современную технологии в единой системе делопроизводства.

На нашем официальном сайте вы можете заказать онлайн-сервис «Астрал. ЭДО», который включает в себя широкий набор функций, необходимых для участия в электронном документообороте: от удобного интерфейса до поддержки бесплатного роуминга. Для ознакомления с системой воспользуйтесь бесплатным промо тарифом.