В 2023 ГОДУ НУЖНО БУДЕТ ЗНАТЬ ВСЕ О ЭЛЕКТРОННО ПОДПИСИ

В 2023 году снова меняются правила использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 1 сентября компании и ИП вправе воспользоваться подписью только от ФНС или небольшого круга её доверенных лиц. А сотрудникам, кроме ЭЦП физлица, понадобится машиночитаемая доверенность.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое электронная подпись

Электронная подпись придаёт юридический статус оригиналам документов в интернете.

Неквалифицированной подписью вы можете подписывать только внутренние документы.

А для внешнего электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами, сдачи отчётности, электронных торгов вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Что меняется для компаний и ИП

Приобрести КЭП для бизнеса в коммерческом удостоверяющем центре можно было до 31 декабря 2021 года.

С 2022 года электронную подпись выпускает только удостоверяющий центр ФНС и небольшой круг официальных доверенных лиц.

Финансовые организации получают сертификат подписи в Центробанке, а бюджетные – в Федеральном казначействе.

Период до 1 сентября 2023 года – переходный. Закон позволяет в это время использовать как действующие ЭЦП коммерческого УЦ, так и подписи от налоговой или доверенной организации.

А после 1 сентября руководителям организаций и ИП запрещено пользоваться сертификатом коммерческого УЦ.

Компания получила сертификат подписи в коммерческом УЦ 31 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. Чтобы непрерывно продолжать работать онлайн, в марте фирма получит новую подпись в налоговой.

Как получить КЭП руководителю или ИП

Чтобы впервые получить электронную подпись по новым правилам, личнопосетитеналоговую или доверенную организацию. Никакая доверенность, даже нотариальная, в этом случае не поможет.

Обязательно возьмите с собой:

Токен – это носитель, внешне напоминающий флешку. Но в отличие от обычной флешки информация на токене защищена.

Сертификат подписи в налоговой обойдётся бесплатно.

Основные расходы – это покупка токена. Сегодня его можно приобрести приблизительно за 1500 рублей, например, на маркетплейсе.

Продлить КЭП можно удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Главное, чтобы у компании не изменились реквизиты и на момент перевыпуска старая подпись была действительна. После создания новой прежняя подпись аннулируется.

Что ещё нужно знатьо КЭП руководителя или ИП:

Что меняется для работников

С 1 сентября 2023 года перестанут работать и старые ЭЦП для сотрудников. Они содержат в себе данные не только владельца-физлица, но и организации, от имени которой тот выступает.

По новым правилам работник может подписать документы компании личной подписью физлица от любого аккредитованного коммерческого УЦ. Но к ней, как и в обычной жизни, потребуется доверенность. В онлайне электронная доверенность называется машиночитаемой или МЧД.

В переходном периоде до 31 августа закон позволяет сотрудникам пользоваться любым из двух вариантом подписи.

Как оформить МЧД

По сути, машиночитаемая доверенность – это файл в формате *.xml.

Для каждого органа потребуется отдельная МЧД. Например, бухгалтеру понадобятся разные электронные доверенности для сдачи отчётности в налоговую, Социальный фонд, статистику.

Создайте МЧД, подпишите подписью компании и направьте в организацию перед первой отправкой сотрудником документов.

Вы в любой момент можете аннулировать выданную доверенность с помощью электронного документа «отзыв МЧД».

Коротко

В переходном периоде с 1 января по 31 августа 2023 года компании и ИП могут подписывать электронные документы любым из двух способов:

До конца августа работники при заверении электронных документов организации могут выбирать: пользоваться прежней подписью юрлица для сотрудника или личной физлица с МЧД.

С сентября подписи коммерческих УЦ для бизнеса перестают действовать, а для подписания документов сотрудником понадобится только его личная подпись физлица с МЧД.

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

Что такое электронная цифровая подпись

Согласно законодательству РФ, ЭЦП – этоэквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

Больше узнать о защите персональных данных, электронных кадровых документах и работе в ЭДО вы можете от опытных экспертов. Получить не только практические знания, но и задать вопросы можно на вебинарах «Клерка».

Все вебинары (сейчас их в базе более 500) бесплатны для пользователей Клерк. Премиум.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

«Главный бухгалтер на УСН» за 4990 руб.! Мы разбираем все темы, от учета до настройки в 1С с учетом последних изменений 2023 года. 
Вы научитесь вести бухучет без штрафов, правильно рассчитывать упрощенный налог, начислять заработную плату сотрудникам, работать с кассой и применять новые ФСБУ.

Успейте записаться по акции

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (ЧестныйЗНАК). Подробно разобраться в нюансах поможет этот вебинар – бесплатно для пользователей Клерк. Премиум.

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

Руководителю понадобятся следующие документы:

дополнительно могут потребовать:

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году? Разобраться в нюансах поможет вебинар – бесплатно для пользователей Клерк. Премиум.

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.

Федеральная налоговая служба постепенно переводит бизнес на электронный документооборот (ЭДО). Предприятия малого и среднего бизнеса обязуются подавать налоговые отчеты, а с 2021 года и бухгалтерскую отчетность, только в электронной форме. Юридическую силу такой отчетности придаст квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую предприниматели получают в специальных центрах сертификации (ЦС). Однако в 2021-2022 годах условия получения ЭЦП коренным образом изменились.

Как получить ЭЦП через ФНС и что изменилось в сфере ЭЦП — об этом расскажем в материале.

Новые правила получения и использования электронной подписи

Теперь получать ЭП нужно по новым правилам. Алгоритм действий зависит от юридического статуса и занимаемой должности, например, начальник и сотрудник компании будут получать ее в абсолютно разных учреждениях, комплекты документов тоже будут отличаться.

Давайте подробнее изучим эти изменения. Для начала разберемся с правилами, которые уже повлияли на юридических и физических лиц.

Где получить

Если раньше руководители коммерческих организаций и ИП получали ЭП в удостоверяющих центрах (далее УЦ), то сегодня их выдачей занимается Федеральная налоговая служба. Указанные изменения вступили в силу с 1 июля 2021 года. Если Вы получили электронную подпись до этого, то с 1 января 2022 года ее изменение или обновление будет возможно только в органах ФНС, ее территориальных органах и доверенных центрах.

Право на выдачу

В минувшем году удостоверяющие центры, которые прежде имели право на выдачу ЭП как начальнику, так и сотруднику, прошли аккредитацию на соответствие новым правилам. Если Вам была выдана электронная подпись в аккредитованном УЦ до конца 2021 года, Вы можете использовать ее до конца 2022 года, если срок действия не истечет раньше.

Алгоритм получения

До 1 января 2023 года алгоритм получения и использования ЭП для сотрудников не изменится. Пользоваться ею без электронной доверенности можно будет до истечения срока действия ЭП. Но существует исключение: не позднее конца текущего года. Для выдачи новой подписи нужно подать заявку в аккредитованный удостоверяющий центр. Э П другого учреждения силу иметь не будет.

Что изменится в 2023 году

Какие изменения будут введены в новом году? С 1 января 2023 года все сотрудники должны завести и применять ЭП в соответствии с новыми правилами (с электронной доверенностью), и исключений больше не будет. Старые версии ЭП больше не будут действительны, и подписывать документы с их помощью нельзя.

Как и где получить электронную подпись разным лицам

Следует учитывать, что теперь получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы или у уполномоченных лиц УЦ ФНС.

УЦ ФНС — это список учреждений, которые прошли специальную проверку и имеют право на выдачу электронной подписи руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям также как и ФНС. На текущий момент такую аккредитацию получили только три организации: Банк ВТБ, ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр». Подавать документы можно в указанные структуры.

Если Вы хотите подать заявление в ФНС, лучше выбрать отделение, где Вы зарегистрированы.

Отправляясь в налоговую инспекцию, возьмите с собой:

По внешнему виду токен не отличается от обычного флеш-накопителя. По сути, это носитель информации, на котором записана одна или несколько ЭП. Это все зависит от конкретного устройства. Но есть и отличия: в токен встроены криптографические алгоритмы, а еще он защищен паролем. Носитель должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России и соответствовать формату USB Type-A.

После получения ЭП необходимо приобрести и установить криптопровайдер. Желательно купить последнюю версию КриптоПро (подробнее об установке ниже).

Если Вы собираетесь ставить подписи на документах с ноутбука, но криптопровайдер настроен только на Вашем рабочем компьютере, придется докупить вторую лицензию. Программа рассчитана только на одно устройство, Вы не сможете использовать ее на другом девайсе.

Руководителю коммерческой организации

Новые правила гласят, что можно обратиться в любое отделение ФНС без привязки юрлица к его месту постановки на учет. Однако на практике это не всегда возможно. Рекомендуем уточнить информацию в выбранном Вами отделении ФНС для получения услуги.

Любой аккредитованный центр сертификации подходит для получения или смены ЭП (если изменились данные).

Какие изменения произошли для сотрудников? Раньше ЭП содержала фамилию, имя, отчество и наименование компании, и ее можно было использовать и без электронной доверенности.

Электронная доверенность или машиночитаемая доверенность (сокращенно МЧД) — это некий документ в электронной форме, который дает право на подписание документов от имени конкретной компании, при этом он должен быть заверен руководителем соответствующей структуры.

Новые правила направлены на то, чтобы максимально ускорить процедуру. Сотруднику, который получил новую ЭП, не нужно будет переоформлять ее, если он покидает место работы. На новом рабочем месте достаточно просто получить МЧД.

По большому счету, принцип действий здесь такой же. Чтобы получить усиленную квалифицированную электронную подпись, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Заявку можно отправлять в электронном виде. Чтобы воспользоваться услугой, нужно прийти в центр сертификации с паспортом.

Если же у Вас уже есть ЭП, Вы можете получить новую дистанционно, при условии, что Ваши персональные данные не изменились.

Порядок действий тот же, что и для физического лица.

Как настроить ЭП на своем компьютере

ЭЦП — это цифровой сертификат, размещенный на специальном внешнем носителе — SIM-карте (мобильной ЭЦП) или USB-флешке.

Чтобы использовать этот сертификат для подписания электронных документов с помощью флешки (USB ЭЦП), необходимо установить на компьютер специальное программное обеспечение.

Ниже приведена краткая инструкция по его установке на ПК:

Установка КриптоПРО CSP

Чтобы компьютер «увидел» и опознал электронную подпись, следует установить специальное ПО. Одной из таких является программа КриптоПро CSP 5.0.

После загрузки запустите установочный файл программы.

КриптоПро CSP — платная программа, но для ее работы дается бесплатный период на 3 месяца. По истечении срока нужно ввести лицензионный ключ.

Установить драйвер Рутокена

Для работы с электронной подписью, хранящейся на защищенном носителе Рутокен, установите подходящий драйвер.

Как установить электронную подпись

Итак, ПО для обнаружения компьютером электронной подписи установлено. Перейдем к установке ЭЦП, для этого нужно выполнить указанные ниже действия:

Вот и все, электронная подпись установлена на Вашем компьютере и видна в КриптоПро CSP.

Новые технологии позволяют нам экономить время и ресурсы. Сегодня, чтобы подписать документ, не обязательно встречаться с человеком лично, все, что Вам нужно, — это электронная подпись. Не забывайте, что получить усиленную квалифицированную подпись можно только в Федеральной налоговой службе (или у ее уполномоченных лиц), а также в аккредитованных УЦ.

Перейдем к основным выводам статьи:

Квалифицированная электронная подпись для бизнеса

ВТБ — доверенное лицо Удостоверяющего центра ФНС России

При наличии или открытии счета для бизнеса в ВТБ

По 2 документам и номерам ИНН, СНИЛС, ОГРН

За 20 минут в офисе ВТБ, без посещения ФНС

Запись на сертифицированный USB-токен с модулем NFC

Что такое КЭП для ИП и ООО

Это цифровой аналог собственноручной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя юридического лица

Вести электронный документооборот

Подписывать договоры, счет-фактуры и другие документы в цифровом виде

Пользоваться сервисами госорганов

Работать на Госуслугах и других порталах, которые принимают квалифицированную электронную подпись

Отправлять отчетность в ФНС

Подавать отчетность и декларации в личном кабинете налогоплательщика

Участвовать в электронных торгах

Использовать подпись на любых площадках, в том числе для госзакупок

Почему стоит получить электронную подпись в ВТБ

Не платите за получение КЭП

Получите электронную подпись бесплатно при открытии расчетного счета в ВТБ

Подписывайте документы в смартфоне

Поднесите USB-носитель с поддержкой NFC к смартфону и подпишите документы бесконтактным способом

Оставьте заявку на выдачу КЭП

Нужен только номер телефона

Поможем открыть расчетный счет для бизнеса

При открытии счета для бизнеса в банке ВТБ вы получаете КЭП бесплатно

Бесплатно выдадим КЭП за 20 минут

Будем ждать вас в одном из доступных офисов

Оставьте заявку прямо сейчас

Оставьте номер телефона и мы проконсультируем вас в ближайшее время

Оставьте заявку на получение КЭП

Позвоним и проконсультируем

Оставьте заявку прямо сейчас

Оставьте номер телефона и мы проконсультируем вас в ближайшее время

Документы, которые необходимо предоставить:

Номера, которые необходимо сообщить менеджеру:

Брендированный токен банка

Рутокен ЭЦП 3.0 (сертифицированный ФСБ России)

Токен, предоставленный клиентом

JaCarta-2 ГОСТ, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC (новый, с заводскими настройками,
сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России)

Кто может получить КЭП ФНС?

Юридическое лицо: для оформления заявки необходимо личное присутствие представителя, который имеет право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Индивидуальный предприниматель: для оформления заявки необходимо личное присутствие индивидуального предпринимателя.

Другие категории: на данный момент ВТБ не выдает КЭП ФНС кредитным организациям, адвокатам, нотариусам, главам крестьянского хозяйства и холдингам. Получить электронную подпись они могут в рамках 63-ФЗ «Об электронной подписи»

На какой USB-токен можно записать КЭП?

Для записи КЭП заявитель может выбрать USB-носитель банка или предоставить собственный.

ВТБ предоставляет брендированный USB-токен Рутокен ЭЦП 3.0, сертифицированный ФСБ России. Клиентам ВТБ с открытым расчетным счетом USB-носитель для первичной записи КЭП выдается бесплатно.

От заявителей банк принимает для записи USB-токены с заводскими настройками, сертифицированные ФСТЭК России или ФСБ России: JaCarta-2 ГОСТ, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC (новый, с заводскими настройками).

Только такие носители можно использовать для хранения ключей электронной подписи и только с ними смогут работать индивидуальные предприниматели и юридические лица.

Как долго выдается КЭП ФНС?

На оформление документов и запись сертификата сотрудником банка уходит примерно 20 минут. За это время также проходит проверка данных в УЦ ФНС, как правило, она занимает несколько минут, но может потребовать больше времени, увеличив общее время выдачи

Кто может выдавать электронные подписи?

В 2021 году количество организаций, выдающих КЭП, значительно сократилось, так как большинство коммерческих удостоверяющих центров утратили аккредитацию. C 2022 года право создавать КЭП принадлежит только УЦ ФНС России и его доверенным лицам, которым ВТБ является с октября 2021 года

Как использовать электронную подпись?

Условия использования КЭП и требования к настройке рабочего места необходимо уточнять на принимающей ее площадке

Можно ли использовать КЭП, полученную в ВТБ для ЕГАИС?

При получении КЭП работник банка уточнит необходимость работы с ЕГАИС, для чего требуется запись сертификата на USB-токен в активном режиме. Активная запись доступна для USB-токенов: Рутокен ЭЦП 2.0 и Рутокен ЭЦП 3.0

Все предложения

Для малого и среднего бизнеса

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись (ЭП) позволяет подписывать документы в электронном виде. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ существует 3 вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Отличаются виды степенью защиты, юридической значимостью и сферой применения.

Неквалифицированная электронная подпись — это зашифрованные символы, которые позволяют идентифицировать пользователя и отследить внесенные изменения в документ после подписания. Для того, чтобы неквалифицированная подпись имела юридическую значимость, необходимы договоренность сторон или указание в законодательстве. Такую подпись используют на сайте nalog.ru и для внутреннего документооборота.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — этот вид подписи используется в бизнесе, т. к. он обладает максимальной защитой и требует удостоверения ФСБ. К ЭП приравнивается к рукописной подписи и имеет аналогичную юридическую значимость.

Как получить электронную подпись?

Простую электронную подпись отдельно получать не нужно: если это одноразовый пароль для входа на сайт, то он формируется при входе.

Неквалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющем центре, также она формируется в специальных сервисах и на порталах.

К примеру, она может создаваться в системе кадрового электронного документооборота.

Квалифицированная электронная подпись — о ней расскажем подробнее, т. к. чаще всего бизнес использует именно этот тип подписи.

Как получить КЭП руководителю или ИП в налоговой?

С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП могут бесплатно получить КЭП в ФНС. Сфера деятельности ИП и компаний может быть любой. Исключения составляют банки, операторы платежных систем, инвестиционные фонды и ломбарды. Такие организации получают электронную подпись в удостоверяющем центре Банка России. Служащие бюджетных организаций получают ЭП в Федеральном Казначействе.

Порядок действий для обычных ИП и руководителей компаний будет следующим:

1. Подать заявление на получение. Существует два способа:

2. Выбрать и купить носитель для электронной подписи.

3. Посетить лично отделение ФНС для идентификации личности. Надежнее будет посетить именно то отделение, в котором организация или ИП поставлены на учет.

Актуальный перечень налоговых, в которых можно получить электронную подпись можно посмотреть на официальном сайте ФНС

Либо то же самое можно получить, обратившись к доверенным лицам УЦ ФНС. Сейчас их всего три: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» и Банк ВТБ (ПАО). Пока расширять этот список ФНС не намерена.

Документы, которые нужно иметь при себе:

Сертифицированные носители для КЭП Рутокен Lite от Платформы ОФД — не беспокойтесь за защиту вашей электронной подписи!

Также у наших партнеров вы можете приобрести Рутокен ЭЦП 2.0.

4. Приобрести средство криптографической защиты КриптоПРО: без него нельзя работать с электронной подписью. Если ранее была приобретена бессрочная лицензия, то можно продолжать пользоваться ей.

Услуга получение электронной подписи и сама подпись в налоговой бесплатные, необходимо будет только заплатить за носитель и средство криптозащиты.

Как получить КЭП сотруднику организации?

Сотрудники, уполномоченные подписывать документы компании, получают КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре.

Список центров можно посмотреть на официальном сайте Министерства цифрового развития по ссылке

Сейчас для сотрудников организаций выдается два вида ЭП: с указанием только ФИО или с указанием ФИО и названия организации. Электронная подпись, включающая название организации, будет действовать до конца 2022 года, когда бы она не была получена. Даже если подпись получена в декабре 2022 года, то 1 января 2023 года она уже будет недействительна.

В новом виде электронной подписи указывается только ФИО владельца, она может быть использована не только для подписи документов компании, но и для сторонних документов.

С 1 января 2023 года будет выдаваться только КЭП, содержащая ФИО владельца.

Сотрудникам организаций для подписи документов помимо ЭП нужна электронная доверенность, чтобы подпись была действительной.

Предварительную заявку на получение КЭП в удостоверяющий центр можно отправить электронно. Для получения КЭП в АУЦ необходимо предоставить паспорт и СНИЛС, а также посетить удостоверяющий центр самостоятельно для подтверждения личности.

Как получить КЭП физическому лицу?

Для физических лиц процедура получения КЭП не поменялась — необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Напоминаем, что с актуальным списком аккредитованных УЦ можно ознакомиться по ссылке

Из необходимых документов — только паспорт.

Если у физического лица есть ЭП, срок действия которой не окончен, то лично офис УЦ можно не посещать, а оформить ЭП дистанционно.

Какой носитель подходит для квалифицированной электронной подписи?

Квалифицированную электронную подпись можно записать только на защищенный носитель — USB-токен, который был сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. На обычную флэшку ЭП не запишут.

Для хранения ЭП используется именно токен, потому что в устройство встроена защищаемая паролем карта памяти — только владелец подписи, который знает пин-код, может подписать документ.

Если токен уже есть, например, остался от ЭП, срок которой истек, можно использовать его. При получении ЭП в налоговой специалист может запросить сертификат соответствия на токен, поэтому его лучше сразу запросить при покупке и взять с собой вместе с документами при личном визите.

Квалифицированная ЭП для сотрудников и физических лиц сразу на сертифицированном USB-токене.

Где используется КЭП?

Юридическому лицу или сотруднику организации:

Сейчас основное количество сделок и согласований проводится в электронном виде — без электронной подписи уже не обходится ни одна сфера жизни, тем более ведение бизнеса.

личном кабинете Платформа ОФД, используя электронную подпись, можно зарегистрировать онлайн-кассу, через платформу Госотчёт сдавать отчетность, а через платформу ЭДО

Чем больше растет ваш бизнес, тем удобнее вам пользоваться цифровыми сервисами, онлайн-услугами и платформами для решения текущих задач. А начинающим предпринимателям электронные услуги и сервисы помогают значительно сэкономить на старте.

Например, зарегистрировать ООО или ИП можно без уплаты госпошлины, если вы сделаете это через сайт ФНС или Госуслуги. А для этого как раз и пригодится электронная подпись.

Онлайн-сервисы от Платформы ОФД

Все, что нужно предпринимателю, менеджеру и бухгалтеру в одном личном кабинете

Хотите узнать больше о наших сервисах?

Оставьте заявку в форме ниже, и мы свяжемся с вами:

Как получить
электронную подпись для участия в торгах

Объясняем, какой вид электронной подписи нужен участникам тендеров и
аукционов и на что обратить внимание при её получении.

Государственные тендеры и коммерческие торги с участием госкомпаний в
основном проходят на электронных торговых площадках. Процесс регулируется федеральными
законами № 44 и № 223. Важное условие для участников — наличие электронной подписи (ЭП).

Электронная подпись — это информация о подписавшем
документ человеке, закодированная при помощи уникальной последовательности символов. Она
гарантирует, что заказчик и поставщик — реальные лица, и даёт юридическую силу документам,
используемым в торгах.

В России используется три вида электронных
подписей.

Ст. 5 63-ФЗ

Простая электронная подпись подтверждает только сам
факт подписи и определяет автора документа. Такая ЭП используется в банковских операциях,
для идентификации в информационных системах, заверения внутрикорпоративных документов.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись
(НЭП) даёт возможность не только определить, кто подписал документ, но и отследить, какие
изменения в него вносились. Н ЭП можно использовать в документообороте с контрагентами, если
стороны предварительно заключили специальный договор.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) создаётся с помощью
криптографических средств, подтверждённых ФСБ России, и обладает самой высокой степенью
защиты. Гарантом подлинности КЭП выступает специальный сертификат, который выдаёт
аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись позволяет сдавать отчётность в
контролирующие органы, участвовать в электронных торгах и вести электронный документооборот
с контрагентами без дополнительных соглашений. Визированный КЭП документ приравнивается к
бумажному варианту с подписью от руки.

По закону, только усиленная КЭП даёт право участвовать в
торгах на электронных площадках

Получить ЭП для участия в электронных торгах можно только в
аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Их актуальный перечень можно найти на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций
России.

Ч. 2 ст. 5 44-ФЗ

В число услуг различных УЦ входят экспертная
техподдержка, бесплатный перевыпуск сертификата при изменении требований электронной
торговой площадки (ЭТП) и прочее. В качестве дополнительной услуги УЦ может выпустить
электронную подпись за несколько часов — обычно она выдаётся в течение 3–5 дней.

Порядок действий такой:

Сравните тарифы разных УЦ и функции ЭП, которые они
предоставляют. Почитайте отзывы и выберите подходящий центр.

Подготовьте заявление и необходимые документы. По закону, их список, как
и порядок регистрации, устанавливает сам УЦ.

Ниже приведены списки самых распространённых документов для регистрации
ЭП.

Для юрлиц: ИНН, лист записи ЕГРЮЛ с
ОГРН, документ, подтверждающий полномочия действовать от имени юрлица, паспорт и СНИЛС
человека, на которого генерируется сертификат.

Для ИП: ИНН, номер ОГРНИП, паспорт и СНИЛС владельца сертификата,
доверенность, если ЭП для торгов получает уполномоченный представитель.

Ч. 7 ст. 13 63-ФЗ

Подайте документы и оплатите услугу. Цена на
электронный ключ для участия в торгах зависит от функциональных возможностей. В среднем на
2019 год от 5000 до 12 000 рублей за годовое использование.

Получить сертификат ЭП. Сертификат и ключи
электронной подписи занесут на сертифицированный электронный носитель (токен с USB-разъёмом
или смарт-карту).

Установить программное обеспечение, которое выдадут вместе с ключом,
настроить браузер для корректной работы ЭП на электронной площадке. С этим могут помочь
сотрудники УЦ.

Квалифицированная электронная подпись для ООО

Для чего нужна КЭП для ООО

Кто может получить КЭП?

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи» юридические лица, зарегистрированные в форме общества с ограниченной ответственностью, могут получить квалифицированную электронную подпись. Получить КЭП для ООО по доверенности нельзя, требуется личное присутствие представителя, который имеет право действовать от имени юридического лица.

На какой USB-токен можно записать КЭП для ООО?

Квалифицированный сертификат ключа электронной подписи записывается на носитель, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Для записи КЭП подходят следующие USB-токены: JaCarta-2 ГОСТ, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC.

Получатель электронной подписи может предоставить свой носитель, соответствующий перечисленным условиям, или воспользоваться USB-токеном банка. В ТБ предоставляет бесплатно Рутокен ЭЦП 3.0 с модулем NFC.

Сколько занимает выдача КЭП от УЦ ФНС для ООО?

Около 20 минут займет выдача квалифицированной электронной подписи для ООО. В течение этого времени сотрудник банка оформляет необходимые документы, а также производится проверка данных юрлица на стороне государственных систем, после чего осуществляется запись квалифицированного сертификата ключа электронной подписи на USB-токен.

Как получить КЭП для ООО бесплатно?

ВТБ предлагает открыть расчетный счет ООО и получить квалифицированную электронную подпись бесплатно. За открытие счета плата не взимается, также можно получить до года бесплатного обслуживания в рамках пакета услуг «На старте».
Расчетный счет в ВТБ дает юридическим лицам доступ к следующим преимуществам:

Оставьте заявку на сайте, чтобы получить КЭП для ООО.

Электронная подпись для ООО бесплатно