Информационный ресурс
управления делами
( ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ )
Назначение ИРУД. Особенности
подключения.
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы «Контроль» ИРУД
Порядок работы ответственных
сотрудников управления делами и секретариата
Запросы на продление срока
Документы помеченные как «выполнено», но не снятые с
контроля
Поиск документов в подсистеме и в архиве
Порядок работы ответственных
исполнителей
Список всех документов
данного исполнителя
Список всех документов, где
данный исполнитель является соисполнителем
Порядок работы руководителя
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы доступа к нормативным документам «АРМ —
руководителя» ИРУД.
Назначение ИРУД. Особенности
подключения.
Из главного меню пользователь может в соответствии со своими правами перейти в
любую из подсистем, а также поменять свой личный пароль.
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы «Контроль» ИРУД
Основным
назначением подсистемы «Контроль» является регистрация всех документов,
поступающих в приемную Ректора, их коллективное ведение и обработка, получение
отчетов по различным параметрам документов за любой период времени. Кроме того,
данная система позволяет осуществлять
выборочный
поиск документов.
Основными пользователями являются:
ответственные сотрудники управления делами и секретариата, руководители и
ответственные исполнители.
Порядок работы ответственных
сотрудников управления делами и секретариата
При
входе в систему автоматические отображается
окно подсистемы генерации отчетов:
Навигация осуществляется с помощью кнопок меню слева рис.
2.1 описание функционального назначения кнопок предоставлено в таблице №1.
2.1.1.
Регистрация
документа – 1-й этап
Добавление документов происходит либо в
2-а этапа, либо в один.
При регистрации в 2-а этапа:
1) Регистрация при поступление документов;
2)
Добавление информации поступившей от Ректора или проректоров и постановка на
контроль.
Регистрация при поступление документов:
Нажать на кнопку:
Рис 2.2. Регистрация документа – 1-й этап
При регистрации документа необходимо заполнить следующие поля показанные на
рисунке 2.2:
Номер документа — входящий номер документа – текст;
Дата документа — дата документа — выбирается из списка;
Подразделение — подразделение откуда направлен документ —
выбирается из списка;
Вид документа – тип документа — выбирается из списка;
Автор документа — указывается автор или организация,
которая отправила документ — выбирается из списка;
Дата регистрации — дата регистрации документа —
выбирается из списка;
Содержание
— краткое содержание документа – текст.
Добавление информации поступившей от Ректора или проректоров и постановка
на контроль производится следующим образом:
Нажать кнопку –
При щелчке на кнопку «Показать дополнительные
возможности»
появится окно с возможностью поиска по датам:
Поиск производится по ключевым словам, которые надо вписать в текстовое
поле и нажать кнопку «Найти».
Например, при вводе сочетания букв « приказ
» будут
выведены все документы, содержащие это сочетание в каком-либо из полей.
Кнопка
позволяет распечатать документ.
Приведенная на странице
поиска инструкция подробно объясняет механизм поиска.
Поиск в архиве аналогичен
поиску в подсистеме.
2.1.7. Генерация отчетов
При
нажатии на кнопку:
Следует выбрать отчет из списка:
Далее выбрать, за какой период сделать отчет:
И для вывода отчета на
экран нажать « 1
», для экспорта отчета в файл
нажать « 2
» и для создания архивного файла отчета
нажать « 3
».
С выдержкой времени получаем отчет:
2.1.8. Карточка документа
Карточка документа выводится на экран
при щелчке мышкой
на названии этого документа:
В карточке документа отображается вся информация о
документе.
Над карточкой расположены 8 кнопок для установки
состояния документа:
«Запрос на перенос срока выполнения», «Отметить как
выполненное», «Перенести срок выполнения», «Снять документ с контроля»,
«Отсканировано», «Отметить как недействительный», «Отклонить выполнение и
перенести срок», «Обсуждение».
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки ответственным сотрудником управления
мотивированного
запроса на перенос срока выполнения по документу;
«Отметить как выполненное»
—
служит для отметки ответственным сотрудником управления
факта выполнения
документа;
«Запрос на перенос срока выполнения» —
служит
для переноса срока ответственным сотрудником управления;
«Снять документ с контроля» —
служит
для снятия документа с контроля ответственным сотрудником управления;
— служит для отметки ответственным
сотрудником управления делами или секретариата
факта сканирования самого
документа и размещение его в подсистему «АРМ – Руководителя» с указанием ссылки
на него;
«Отклонить выполнение и перенести срок»
—
служит для снятия отметки об исполнение документа и установки нового срока
выполнения срока ответственным сотрудником управления
;
служит для обсуждения
документа в карточке ответственным сотрудником управления.
Порядок работы ответственных
исполнителей
При входе в систему «Контроль» (или
при нажатии на кнопку
) автоматически
отображается список документов не снятых с контроля данного исполнителя:
Желтым цветом помечены документы, которые имеют срок
выполнения меньше недели.
Красным цветом помечены документы срок выполнения,
которых уже истёк.
Белым цветом все остальные документы, находящиеся на
контроле за данным исполнителем.
При выборе пункта «Распечатать список» будет предложен
файл со списком документов для скачивания.
Навигация осуществляется с помощью меню слева:
Список всех документов
данного исполнителя
После нажатия кнопки
Здесь показаны все документы данного исполнителя, зарегистрированные
за ним в подсистеме «Контроль».
Список всех документов, где
данный исполнитель является соисполнителем
После нажатия кнопки
При щелчке на строку с документом откроется карточка
этого документа:
В карточка документа отображается вся информация о
документе.
Также имеется 2 кнопки:
«Перенести срок выполнения», «Отметить, как выполненное»,
«Обсуждение» .
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки ответственным исполнителем
мотивированного запроса
на перенос срока выполнения по документу;
служит для обсуждения
документа в карточке ответственным исполнителем;
служит
для отметки ответственным исполнителем
факта выполнения документа.
2.3. Порядок работы руководителя
При входе в систему (или при нажатии на кнопку
—
цвет серый ) автоматически отображается список документов данного руководителя,
находящихся на контроле.
При щелчке на кнопке
(синего цвета) выводятся все документы данного
руководителя.
При щелчке на строку с документом откроется карточка
документа:
В карточка документа отображается вся информация о
документе.
Также имеется 2 кнопки:
«Перенести срок выполнения», «Отметить, как выполненное»,
«Обсуждение».
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки руководителем
мотивированного запроса на перенос
срока выполнения по документу;
служит для обсуждения
документа в карточке руководителем;
«Отметить, как выполненное»
—
служит для отметки руководителем
факта выполнения документа.
При щелчке на кнопку
открывается поиск
документов где текущей пользователей является руководителем. Описание поиска в
п. 2.1.4.
Назначени, структура
и функциональные особенности подсистемы доступа к нормативным документам «АРМ —
руководителя» ИРУД.
АРМ представляет
собой хранилище электронных копий документов, которые необходимы для
работы
руководителей подразделений РУДН;
Все документы располагаются
по рубрикам и под рубрикам;
С рабочего стола АРМ
имеется возможность воспользоваться мощными информационно – правовыми системами
КОНСУЛЬТАНТ+ и ГАРАНТ, с возможностью копирования необходимых документов в АРМ
(в соответствующую рубрику);
Наполнение рубрик
АРМ документами может осуществляться, как самими руководителями, так и их
сотрудниками;
В АРМ организовано
разграничение по правам доступа к документам, их добавлению и удалению;
В АРМ организован расширенный
поиск и сортировка документов по различным параметрам и ключевым словам;
Ввод документов в
АРМ возможен во всех распространенных форматах (Word, Excel, PowerPoint, Jpeg,
PDF, RTF, HTML и др.);
В АРМ организована
возможность ввода новых рубрик и пользователей;
В АРМ предусмотрена
возможность добавления документов, из подсистемы «Контроль»;
В подсистему
АРМ пользователь попадает из главного меню
ИРУД (рис.1.4.), причем возможности пользователя определяются теми правами, которые
даны его учетной записи в системе ИРУД. Дальнейший выбор осуществляется из
меню:
Доступ к документам осуществляется на основе ранга, которым обладает
пользователь АРМ.
Если документ имеет, например ранг 3, то его смогут увидеть лишь сотрудники с
рангом 3,2,1.
При добавлении материала
(документов) в АРМ сотрудник может установить документу ранг не выше своего.
Например, сотрудник с рангом 3 может установить документу, который он добавляет
в АРМ ранг 3,4,5,6,7,или 8.
Удалить добавленный
документ может только сотрудник, который его добавил в АРМ.(а также
администратор системы). В карточке документа прописывается ФИО, добавившего
данный документ в АРМ.
Информационный ресурс
управления делами
( ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ )
Назначение ИРУД. Особенности
подключения.
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы «Контроль» ИРУД
Порядок работы ответственных
сотрудников управления делами и секретариата
Запросы на продление срока
Документы помеченные как «выполнено», но не снятые с
контроля
Поиск документов в подсистеме и в архиве
Порядок работы ответственных
исполнителей
Список всех документов
данного исполнителя
Список всех документов, где
данный исполнитель является соисполнителем
Порядок работы руководителя
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы доступа к нормативным документам «АРМ —
руководителя» ИРУД.
Назначение ИРУД. Особенности
подключения.
Из главного меню пользователь может в соответствии со своими правами перейти в
любую из подсистем, а также поменять свой личный пароль.
Назначение, структура и
функциональные особенности подсистемы «Контроль» ИРУД
Основным
назначением подсистемы «Контроль» является регистрация всех документов,
поступающих в приемную Ректора, их коллективное ведение и обработка, получение
отчетов по различным параметрам документов за любой период времени. Кроме того,
данная система позволяет осуществлять
выборочный
поиск документов.
Основными пользователями являются:
ответственные сотрудники управления делами и секретариата, руководители и
ответственные исполнители.
Порядок работы ответственных
сотрудников управления делами и секретариата
При
входе в систему автоматические отображается
окно подсистемы генерации отчетов:
Навигация осуществляется с помощью кнопок меню слева рис.
2.1 описание функционального назначения кнопок предоставлено в таблице №1.
2.1.1.
Регистрация
документа – 1-й этап
Добавление документов происходит либо в
2-а этапа, либо в один.
При регистрации в 2-а этапа:
1) Регистрация при поступление документов;
2)
Добавление информации поступившей от Ректора или проректоров и постановка на
контроль.
Регистрация при поступление документов:
Нажать на кнопку:
Рис 2.2. Регистрация документа – 1-й этап
При регистрации документа необходимо заполнить следующие поля показанные на
рисунке 2.2:
Номер документа — входящий номер документа – текст;
Дата документа — дата документа — выбирается из списка;
Подразделение — подразделение откуда направлен документ —
выбирается из списка;
Вид документа – тип документа — выбирается из списка;
Автор документа — указывается автор или организация,
которая отправила документ — выбирается из списка;
Дата регистрации — дата регистрации документа —
выбирается из списка;
Содержание
— краткое содержание документа – текст.
Добавление информации поступившей от Ректора или проректоров и постановка
на контроль производится следующим образом:
Нажать кнопку –
При щелчке на кнопку «Показать дополнительные
возможности»
появится окно с возможностью поиска по датам:
Поиск производится по ключевым словам, которые надо вписать в текстовое
поле и нажать кнопку «Найти».
Например, при вводе сочетания букв «
приказ
» будут
выведены все документы, содержащие это сочетание в каком-либо из полей.
Кнопка
позволяет распечатать документ.
Приведенная на странице
поиска инструкция подробно объясняет механизм поиска.
Поиск в архиве аналогичен
поиску в подсистеме.
2.1.7. Генерация отчетов
При
нажатии на кнопку:
Следует выбрать отчет из списка:
Далее выбрать, за какой период сделать отчет:
И для вывода отчета на
экран нажать « 1
», для экспорта отчета в файл
нажать «
2
» и для создания архивного файла отчета
нажать « 3
».
С выдержкой времени получаем отчет:
2.1.8. Карточка документа
Карточка документа выводится на экран
при щелчке мышкой
на названии этого документа:
В карточке документа отображается вся информация о
документе.
Над карточкой расположены 8 кнопок для установки
состояния документа:
«Запрос на перенос срока выполнения», «Отметить как
выполненное», «Перенести срок выполнения», «Снять документ с контроля»,
«Отсканировано», «Отметить как недействительный», «Отклонить выполнение и
перенести срок», «Обсуждение».
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки ответственным сотрудником управления
мотивированного
запроса на перенос срока выполнения по документу;
«Отметить как выполненное»
—
служит для отметки ответственным сотрудником управления
факта выполнения
документа;
«Запрос на перенос срока выполнения» —
служит
для переноса срока ответственным сотрудником управления;
«Снять документ с контроля» —
служит
для снятия документа с контроля ответственным сотрудником управления;
— служит для отметки ответственным
сотрудником управления делами или секретариата
факта сканирования самого
документа и размещение его в подсистему «АРМ – Руководителя» с указанием ссылки
на него;
«Отклонить выполнение и перенести срок»
—
служит для снятия отметки об исполнение документа и установки нового срока
выполнения срока ответственным сотрудником управления
;
служит для обсуждения
документа в карточке ответственным сотрудником управления.
Порядок работы ответственных
исполнителей
При входе в систему «Контроль» (или
при нажатии на кнопку
) автоматически
отображается список документов не снятых с контроля данного исполнителя:
Желтым цветом помечены документы, которые имеют срок
выполнения меньше недели.
Красным цветом помечены документы срок выполнения,
которых уже истёк.
Белым цветом все остальные документы, находящиеся на
контроле за данным исполнителем.
При выборе пункта «Распечатать список» будет предложен
файл со списком документов для скачивания.
Навигация осуществляется с помощью меню слева:
Список всех документов
данного исполнителя
После нажатия кнопки
Здесь показаны все документы данного исполнителя, зарегистрированные
за ним в подсистеме «Контроль».
Список всех документов, где
данный исполнитель является соисполнителем
После нажатия кнопки
При щелчке на строку с документом откроется карточка
этого документа:
В карточка документа отображается вся информация о
документе.
Также имеется 2 кнопки:
«Перенести срок выполнения», «Отметить, как выполненное»,
«Обсуждение» .
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки ответственным исполнителем
мотивированного запроса
на перенос срока выполнения по документу;
служит для обсуждения
документа в карточке ответственным исполнителем;
служит
для отметки ответственным исполнителем
факта выполнения документа.
2.3. Порядок работы руководителя
При входе в систему (или при нажатии на кнопку
—
цвет серый ) автоматически отображается список документов данного руководителя,
находящихся на контроле.
При щелчке на кнопке
(синего цвета) выводятся все документы данного
руководителя.
При щелчке на строку с документом откроется карточка
документа:
В карточка документа отображается вся информация о
документе.
Также имеется 2 кнопки:
«Перенести срок выполнения», «Отметить, как выполненное»,
«Обсуждение».
«Перенести срок выполнения»
—
служит для отправки руководителем
мотивированного запроса на перенос
срока выполнения по документу;
служит для обсуждения
документа в карточке руководителем;
«Отметить, как выполненное»
—
служит для отметки руководителем
факта выполнения документа.
При щелчке на кнопку
открывается поиск
документов где текущей пользователей является руководителем. Описание поиска в
п. 2.1.4.
Назначени, структура
и функциональные особенности подсистемы доступа к нормативным документам «АРМ —
руководителя» ИРУД.
АРМ представляет
собой хранилище электронных копий документов, которые необходимы для
работы
руководителей подразделений РУДН;
Все документы располагаются
по рубрикам и под рубрикам;
С рабочего стола АРМ
имеется возможность воспользоваться мощными информационно – правовыми системами
КОНСУЛЬТАНТ+ и ГАРАНТ, с возможностью копирования необходимых документов в АРМ
(в соответствующую рубрику);
Наполнение рубрик
АРМ документами может осуществляться, как самими руководителями, так и их
сотрудниками;
В АРМ организовано
разграничение по правам доступа к документам, их добавлению и удалению;
В АРМ организован расширенный
поиск и сортировка документов по различным параметрам и ключевым словам;
Ввод документов в
АРМ возможен во всех распространенных форматах (Word, Excel, PowerPoint, Jpeg,
PDF, RTF, HTML и др.);
В АРМ организована
возможность ввода новых рубрик и пользователей;
В АРМ предусмотрена
возможность добавления документов, из подсистемы «Контроль»;
В подсистему
АРМ пользователь попадает из главного меню
ИРУД (рис.1.4.), причем возможности пользователя определяются теми правами, которые
даны его учетной записи в системе ИРУД. Дальнейший выбор осуществляется из
меню:
Доступ к документам осуществляется на основе ранга, которым обладает
пользователь АРМ.
Если документ имеет, например ранг 3, то его смогут увидеть лишь сотрудники с
рангом 3,2,1.
При добавлении материала
(документов) в АРМ сотрудник может установить документу ранг не выше своего.
Например, сотрудник с рангом 3 может установить документу, который он добавляет
в АРМ ранг 3,4,5,6,7,или 8.
Удалить добавленный
документ может только сотрудник, который его добавил в АРМ.(а также
администратор системы). В карточке документа прописывается ФИО, добавившего
данный документ в АРМ.