№ 602 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМАТОВ ДОКУМЕНТОВ НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТНОШЕНИЯХ РЕГУЛИРУЕМЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О НАЛОГАХ И СБОРАХ

29 апреля 2022

В пояснительной записке к проекту рассматриваемого приказа сообщалось, что он разработан в соответствии с положениями п. 2 ст. 93 Налогового кодекса в целях:

Приказ вступит в силу 27 мая 2022 года.

В заключение напомним, что ФНС России разработала также альтернативный формат электронного договора для электронного документооборота с налоговыми органами – XML формат (см. проект приказа Службы ID проекта 01/02/02-22/00124860). На данный момент он еще не утвержден. Когда это произойдет, бизнес сможет самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. При этом документ, сформированный по любому из форматов, можно будет без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений. На это ранее обращала внимание ФНС России, рассказывая о преимуществах каждого из форматов.

бюджетная сфера,
госсектор,
инициативы,
налоги, сборы, взносы,
проекты НПА,
формы документов,
электронный документооборот,
юрлица,
ФНС России

Унифицированные формы и форматы документов

Форма и формат предоставления каждого документа утверждается приказами ФНС. Для ЭДО сейчас законодательно утвержден xml-формат.

Вот основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО:

Счет-фактура отражает сумму НДС, которую продавец вложил в стоимость отгруженного товара (работы, услуги). Этот документ, прежде всего, необходим для подтверждения права на вычет НДС покупателем.

УПД объединил функции первичных документов, которые оформляются при совершении сделок.

Документ содержит сведения о договоре, на основании которого поставили товар, дату отгрузки, перечень товаров и выделенный НДС.

Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте УПД включает всю информацию по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Не исключено, что могут меняться цена и количество товара (объем работ и услуг).

Для того чтобы отразить подобные изменения разработан корректировочный счет-фактура. В документе указывается разница между суммами и определяется новый размер НДС.

Этим документом вносятся изменения в УПД.

В его формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости товаров (работ, услуг).

С помощью накладной в системе ЭДО фиксируется передача товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной.

Этим документом подтверждается факт выполнения работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты для документа.

Полный перечень разработанных и утвержденных ФНС электронных документов можно посмотреть на официальном сайте службы.

Чтобы обмениваться электронными документами необходимо заключить договор с оператором ЭДО, например, подключиться к сервису Платформа ЭДО. Сервис позволяет обеспечить обмен электронными документами, который полностью заменяет бумажный документооборот. Все документы подписываются УКЭП и имеют юридическую значимость, как и подписанные «живыми» подписями. Оформить КЭП руководителя компании и ИП можно без посещения налоговой.

Подключиться к ЭДО

ЭДО на транспорте. Расширили перечень электронных перевозочных документов

В марте 2023 года список перевозочных документов с утвержденным ФНС форматом дополнили электронным договором фрахтования, электронным путевым листом и электронным заказом (заявкой).

Ориентировочно ЭДО станет обязательным на транспорте уже к концу 2024 года. Поэтому уже сегодня бизнесу стоит задуматься, как перестроить свои процессы под новые правила.

18 июля 2023 года состоится бесплатный вебинар Платформы ОФД, на котором эксперты расскажут, как работать с электронными перевозочными документами. Практикум будет полезен всем участникам перевозок. Вот лишь часть вопросов, которые затронут эксперты:

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Разрабатываются новые форматы документов

В 2023 году ФНС планирует разработать 4 формата электронных документов, которые в дальнейшем утвердят приказами:

Использование указанных форматов позволит предпринимателям и компаниям автоматизировать внутренние процессы работы с документами и ускорит взаимодействие с контрагентами.

Документы, сформированные по утвержденным форматам, можно будет передать в налоговые органы в электронном виде по каналам ЭДО при проведении, например, мероприятий налогового контроля.

Сервис Платформа ЭДО перед отправкой проводит обязательную проверку формализованных документов на соответствие законодательной базе. Кроме того, сервис поддерживает обмен данными с системой Честный ЗНАК. Упростить работу с маркированными товарами поможет сервис Учет марок.

Начать работу с ЭДО

Минфин разрешил операторам ЭДО подписывать документы автоматической электронной подписью

Минфин своим приказом от 12.01.2023 № 3н разрешил с 1 июля 2023 года операторам электронного документооборота подписывать документы автоматической электронной подписью. Раньше можно было использовать только электронную подпись уполномоченного лица.

Исключение — Федеральное Казначейство, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Такое нововведение упростит работу с технологическими документами и защитит подписи сотрудников от компрометации.

Операторам ЭДО оставили переходный период — 60 дней, в течение которого можно использовать ЭП, выданную частным удостоверяющим центром.

Счета-фактуры и УПД по прослеживаемым товарам в электронном виде

При реализации прослеживаемого товара счета-фактуры (УПД) оформляются в электронном виде.

Для этого оператор ЭДО должен:

Такая кампания нацелена на повышение оперативности налогового администрирования и контроля.

Отчитываться в ИФНС по прослеживаемым товарам поможет сервис Платформа Госотчет. Для этого не понадобятся сторонние бухгалтерские программы — система содержит все актуальные формы, предусмотрена проверка отчетов перед отправкой.

Платформа ЭДО — электронный документооборот без лишних затрат.

Переход на новые форматы документов

Вы можете обмениваться первичкой в любом удобном вам формате, но помните о том, что при истребовании ФНС в электронном виде примет только документы по утверждённым форматам.

Необходимость в новых форматах

Налоговая служба регулярно проводит обновление форматов электронных документов для соответствия законодательству и облегчения обработки входящих данных на стороне ведомства.

Согласно Приказу ФНС № 820 от 19.12.2018 года утверждён формат электронных документов, благодаря которому можно составлять документы различного назначения: счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Электронные документы позволяют решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг.

Основными причинами изменения формата являются повышение ставки НДС с 18 до 20% и введение обязательной маркировки.

Для отражения кодов маркировки и обеспечения мониторинга промаркированных товаров в формате предусмотрены новые поля. Для каждой позиции товара или услуги в электронных документах можно указать сведения: регистрационный номер партии, количество товара, дату оказания услуг, выполнения работ или поставки.

Когда документы старых форматов перестанут принимать?

До конца года налогоплательщики могут создавать счета-фактуры по новому формату или продолжать пользоваться форматом по Приказу ФНС № 155. С 1 января 2020 года использовать старый формат будет нельзя.

Требования прописаны в Приказе ФНС № 820, который заменит Приказ ФНС № 155.

Изменение форматов электронных документов не сказывается на пользователях Диадока

Диадок умеет работать с электронными документами в новом формате по Приказу ФНС № 820.

Изменение форматов электронных документов никак не скажется на абонентах операторов ЭДО. Все работы по доработке сервисов обмена специалисты СКБ Контур берут на себя.

Функциональность сервиса позволяет проверить ваши xml-файлы на соответствие формату. Загрузите файл и дождитесь результата проверки. Если документ не соответствует формату, заявленному пользователем, Диадок его не отправит и попросит исправить ошибки. В этом случае вы увидите сообщение «Счёт-фактура отправлен в устаревшем формате».

Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или удалённую демонстрацию системы, заполнив форму обратной связи

Отправка документов через Диадок

Важно, чтобы электронный документ в формате xml и при визуализации содержал все обязательные реквизиты, которые перечислены в ст. 169 НК РФ для счёта-фактуры и в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ для первичных документов. Если они не заполнены, Диадок не отправит такой документ.

ФНС утверждает форматы документов, чтобы иметь возможность автоматически их обрабатывать. Поэтому ФНС истребует, а налогоплательщик представляет в налоговую именно xml-файлы документов. Распечатанная из Диадока и заверенная печатная форма документа является лишь заверенной копией документа, пригодной для представления в суд.

С 1 января 2020 года следует использовать актуальные форматы представления налоговой и бухгалтерской отчётности, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов. Вы можете обмениваться первичкой в любом удобном вам формате, но помните о том, что при истребовании ФНС в электронном виде примет только документы по утверждённым форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).

«Расчётный центр «Практик» подключает пользователей к сервису Диадок, комплексно решает задачу по внедрению электронного документооборота в организациях, создает индивидуальные проекты под конкретные бизнес-процессы.

Все случаи модернизации интеграционных решений для обмена электронными документами надо рассматривать индивидуально. Для этого следует подать заявку на подключение нового документа, после чего специалист по внедрению выяснит объём необходимых доработок или необходимость установки дополнительных модулей.

В переходный период внедрения новых форматов у пользователей возникает много вопросов. Вот некоторые из них:

Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или удалённую демонстрацию системы, заполнив форму:

ФНС утвердила новый электронный договор с контрагентами. Коротко о нюансах

24 марта 2022 года ФНС утвердила новый формат электронного договора. Его использование позволит компаниям и ИП отправлять документы по ЭДО при оформлении двусторонней сделки или оферты. Плюс нового формата PDF-A/3 в сравнении с XML в том, что он подойдет даже тем, кого цифровизация полноценно не коснулась. Разберемся, как новшество повлияет на российский бизнес.

Зачем вообще нужен перевод сделок в электронную форму

Напомним нашим читателям, что налоговики разрабатывают единые форматы для электронного документооборота не забавы ради. Действуют они, следуя Концепции развития ЭДО, которая ориентирована на постепенный переход бизнеса на цифровизацию.

Помимо разработки и утверждения удобных для всех XML и PDF-A/3 форматов документов, ФНС занимается созданием общих технологических правил обмена документами, упрощением процедуры ЭДО между хозяйствующими субъектами, расширением возможностей применения электронной подписи и электронной доверенности.

Вот, что говорится в Концепции по поводу внедрения единых форматов электронных документов (в т. ч. договоров с контрагентами).

Формализованные и неформализованные электронные документы

Сегодня пользовали ЭДО могут работать с двумя видами документов:

Переход полностью к формализованным документам должен позволить всем участникам ЭДО обмениваться файлами быстро и безопасно, без лишних затрат времени на сканирование, загрузку и т. д.

Федеральный оператор ЭДО Такском поддерживает роуминг с другими системами. Независимо от того, передаются ли формализованные или неформализованные документы, обмен происходит одинаково быстро и надежно.

Чем отличаются PDF-А/3 и ХML формат

По замыслу налоговой службы, оба формата электронных договоров должны остаться в обороте. Исходя из собственных технических возможностей, уровня цифровизации контрагентов, компания сможет выбрать более удобный вариант

ХML формат — подойдет активным и уверенным пользователям электронного документооборота, которые уже применяют в работе специализированные решения. Например тем, кто в силу закона имеет опыт обмена с контрагентами счетами-фактурами, УПД при поставках маркированной или прослеживаемой продукции.

XML содержит больше потенциальных возможностей для аналитики, поскольку вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов.

PDF-А/3 — новшество, внедренное ФНС только в марте 2022 года. Данный формат позволит обмениваться договорами и направлять оферты контрагентам с разным уровнем цифровизации. Обработка таких формализованных документов не требует от поставщиков и клиентов бизнеса серьезной автоматизации, т. е. наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.

Что из себя представляет PDF-А/3 формат электронного договора

Новый формат может использоваться для обмена с контрагентом следующими документами:

При электронном обмене эти документы подписывают оба участника сделки. Если же с помощью ЭДО направляется оферта, то, соответственно, она подписывается только с одной стороны.

В чем практическая польза для бизнеса

Итак, давайте сделаем выводы, что даст обычным компаниям внедрение PDF-А/3 и XML-форматов для заключения электронных договоров с контрагентами.

Такском дает возможность отправить договор и сопутствующие первичные документы по сделке напрямую из учетной программы в налоговую инспекцию по каналу телекоммуникационной связи. Это в разы сокращает время и упрощает процедуру взаимодействия с ФНС.

Несколько решений для ЭДО от Такском

Роуминг со всеми операторами, быстрые настройки, понятный интерфейс.

Подключиться к Такском-Файлер бесплатно

Оставьте контакты и мы подключим вас к сервису совершенно бесплатно. Начните получать входящие документы уже сейчас!