что такое формализованный документ

ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ ЭЦП

Разберемся в видах электронных документов, которыми можно обмениваться с контрагентами. Рассмотрим, как корректно выгружать из систем 1С первичные учетные документы (УПД) в формате XML для электронного документооборота.

Мало кто знает, но сейчас во многих типовых конфигурациях 1С появилась возможность выгрузки документов в формате XML без дополнительно подключенных онлайн-сервисов и покупки обработок

Подробнее про различие видов электронных документов было описано в нашей предыдущей статье. А сейчас попробуем поразмышлять более простыми словами о видах документов.

С массовым переходом контролирующих органов на электронный документооборот у предпринимателей появилась возможность сдавать отчетность, то есть документацию, связанную с налоговым учетом, в электронном виде, что предусматривает, в частности, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Наряду с документами для целей регламентированного учета, существуют неформализованные документы для оформления взаимоотношений с контрагентами и прочими лицами. В чем состоят отличия между формализованными и неформализованными документами, если рассматривать их относительно систем ЭДО, разберем в этой статье.

Основное различие формализованных и неформализованных электронных документов заключается в том, что формализованные документы – это электронные документы, строго соответствующие требованиям ФНС, в то время, как неформализованные электронные документы могут быть в любых форматах. Причём юридическую силу имеют оба вида документов, если они были подписаны квалифицированной электронной подписью.

Такое разделение существует, потому что в ФНС используют специальное ПО для обработки, которое работает с электронными документами только определённых форматов. Поэтому, при сдаче отчётности нужно следовать рекомендациям ФНС, иначе электронные документы могут быть не приняты. На сегодняшний день, законодательно установлено, что электронные подлинники документов должны быть в формате . XML, а отсканированные копии – в форматах . JPG, . TIFF, . PDF или . PNG.

ЭЦП:  БРЕЛОК ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

Это касается следующих видов документов:
• счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• корректировочные счета-фактуры и УПД
• акты приемки работ

При этом, электронный документооборот между двумя юридическими лицами может быть в такой форме, в какой им будет удобно. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Самое главное, чтобы такие электронные документы подписывались квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, иначе они не будут иметь юридической силы. Но если юридические лица в своём электронном документообороте решили использовать неквалифицированные электронные подписи, то между ними должно быть заключено соглашение о правилах использования и признания электронных подписей.

Ой! Данный функционал ещё в разработке

В системе Астрал. ЭДО поддерживаются формализованные и неформализованные документы. К формализованным относятся документы в виде файла с расширением XML, созданные по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС, такие как:

К неформализованным документам относятся документы, которые могут быть созданы и отправлены в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др.

Если неформализованный документ подписан электронной подписью, он также юридически значим, как и формализованный.

На данный момент в системе Астрал. ЭДО доступна для просмотра печатная форма следующих формализованных документов:

Среди неформализованных документов визуализируются форматы: BMP, DOCX (книжная ориентация), JPEG, JPG, PDF, PNG, TXT, XML.

Номер статьи: 134122092
Обновлено: 16.02.2023 14:36+0000

Различают 2 вида электронных документов: формализованный и неформализованный.

Формализованный электронный документ — это документ с расширением xml, созданный по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанный участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать и сократить время на их прием при проверках. П О налоговых органов автоматически обрабатывает такие документы.

К основным формализованным электронным документам в ЭДО относятся:

— это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги).

В соответствии со ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура ― это юридически значимый оригинал, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные. Счет-фактуру должен подписать руководитель или доверенное лицо. Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение четырех лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета по НДС.

— это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.

Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно — электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.

Универсальный корректировочный документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

Подписать электронный УКД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько — по одной от каждого уполномоченного лица.

Электронный УКД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.

Акт приемки-сдачи работ (услуг) ― первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.

Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один ― с информацией исполнителя, второй ― с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.

Такие акты подписываются квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает им юридическую силу и позволяет представлять в налоговые органы по ТКС.

Товарная накладная (ТОРГ-12) ― это первичный учетный документ, с помощью которого оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании которого ведется учет этих операций.

Печатная форма накладной (ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Она не является обязательной. Т ОРГ-12 можно формировать по форматам, утвержденным Приказами ФНС РФ:

Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.

Акт приемки и расхождений (ТОРГ-2) — первичный учетный документ, который применяется для оформления приемки товарно — материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Неформализованный документ с произвольным форматом — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Как выгрузить УПД в формате XML из 1С

Мало кто знает, но сейчас во многих типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой и других) появилась возможность выгрузки документов в формате XML без дополнительно подключенных онлайн-сервисов и покупки обработок.

Для того чтобы выгрузить УПД в формате XML, необходимо:


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Как открыть список РТУ

Выбрать список документов можно любым удобным для вас способом:


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Выбор списка документов и выгрузка их в формате XML

В открывшемся окне выбрать Выполнить. При необходимости перед выполнением выгрузки, можно выбрать адрес электронной почты, на которую будет отправлен файл.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Выполнение выгрузки УПД формате XML из 1С:Бухгалтерии

При выгрузке документов база 1С попросит выбрать папку, в которую сможет сохранить файл документа/документов.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Выбор папки для выгрузки XML файла УПД

В выбранной папке вы увидите архив в формате .zip


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Пример выгруженного файла zip Archive (.zip)

В архиве будут находится следующие файлы:

– Файл Card.xml, который включает в себя:

– Файл meta.xml может содержать следующие ключевые атрибуты:

– Структурированный файл XML УПД ON_NSCHFDOPPR, сформированный согласно Приказу ФНС №820.

К сожалению, выгруженный таким образом файл по ЭДО будет невозможно отправить, без внесения дополнительных данных.

Может выходить подобная ошибка:

Выгрузка УПД в формате XML из списка РТУ при подключенном сервисе 1С-ЭДО

Значительно упрощает выгрузку УПД в формате XML подключенный сервис ЭДО от 1С. Но у такого способа есть один большой минус – нельзя выгрузить ХML без:


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Ошибка формирования и просмотра электронного документа. Отсутствие действующей настройки ЭДО с контрагентом для формирования файла XML


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Попытка выгрузки УПД в формате XML

Чтобы выгрузить файл XML УПД из 1С, необходимо:


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Создание электронного документа УПД для выгрузки в XML

В открывшейся форме УПД для сохранения документа необходимо нажать на Дискету.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Сохранение созданного УПД


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

Выгрузка УПД в формате XML из 1С

При выгрузке документов база 1С попросит выбрать папку, в которую сможет сохранить файл документа.

В архиве будут находиться следующие файлы, которые подробнее мы рассмотрели выше:

Корректировочный счет-фактура

КСФ (Приказ ФНС №736) отражает разницу сумм между первичным документом и конечным.

Счет-фактура применяется для учета НДС.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема счета-фактуры покупателя (получателя документа)


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема счета-фактуры продавца (отправителя документа)

Неформализованная документация

Что касается неформализованных документов, это акты, которые не имеют строгих требований к оформлению, поскольку не предназначены для обработки специализированным ПО. Проще говоря, это документация и корреспонденция, использующаяся в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для государственных органов. Тем не менее, они также могут подписываться ЭП. Без электронной подписи с соответствующей защитой (УКЭП) документ не будет иметь юридической силы. Что это значит?

В большинстве случаев контрагенты применяют квалифицированную цифровую подпись, полученную для сдачи отчетности и ЭДО по счетам-фактурам, и для неформализованных документов. Для подписания файлов может использоваться бесплатное программное обеспечение, но большинство таких продуктов не предоставляет возможности вставлять электронную цифровую подпись непосредственно в документ. Вместо этого создается второй файл-сертификат с расширением .sig, который используется контрагентом для проверки подлинности документа. Несмотря на то, что такой документ не передается по установленным законом каналам связи, наличие УКЭП дает возможность использовать его в судебных тяжбах.

Как мы уже отмечали, неформализованные документы допускается составлять в произвольном виде, но к некоторым типам все же установлены законодательные требования. Например, при составлении договора в обязательном порядке должны быть указаны стороны, предмет договора, цена, способы и сроки исполнения. Это следует учитывать при работе с неформализованными актами, чтобы документ предоставлял право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом.

В качестве вывода можно отметить, что операторы ЭДО и использование инструментов электронной защиты повышает удобство работы и с формализованными, и с неформализованными ЭД. Если вы решили перейти на электронный документооборот, или у вас остались вопросы, связанные с видами документов и особенностям работы с ними, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы работаем с электронными документами более 16 лет и готовы помочь с любым вопросом, связанным с безбумажным документооборотом. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственную технологию ЭДО с прямым роумингом с крупным оператором. Мы также оказываем консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО, делаем экспертизу ЭД и ЭП и представляем в суде по делам, связанным с ЭД и ЭП.

Какие функции УПД существуют

  • СЧФДОП – УПД, где в одном документе содержится информация из двух учетных документов: реализации товаров и услуг (РТУ) + счета-фактуры (здесь СФ). У ПД со статусом 1;
  • ДОП – первичный документ, который сформирован без счета-фактуры (к примеру, акт или накладная). Тоже УПД, но статус у документа будет 2.

Важно отметить, что обязательные для заполнения поля для каждого из типов документов – разные:

Понятие и сущность формализованных документов

Формализованные электронные документы – это документы, для которых законодательством были утверждены формы и форматы обменов ими.

К формализованным документам относятся:

Поскольку перечисленные документы «привязаны» к налоговому учету, их формируют с целью подачи в ИФНС. Ведомство для проверки большого потока данных использует специализированное ПО, которое легко «читает» входящие данные благодаря стандартизированной форме и идентификаторам. Любое отклонение в документе от установленного формата может привести к тому, что система документ «не считает», и процесс подачи придется повторять заново. Это может вызвать не только задержку, но и санкционные меры со стороны контролирующих служб.

Решить проблему подобных несоответствий помогают, с одной стороны, разработчики ПО, которые заботятся о соответствии формата сформированных в их программе документов требованиям законодательства, а с другой – операторы ЭДО, которые поддерживают нужные форматы обмена и занимаются квитированием для контроля и подтверждения сроков операций.

Поговорим об «инструментах» формализации документов поподробнее.

Законодательные требования

В соответствии с п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 174 формализованные документы должны быть снабжены специальными идентификаторами.

Такой идентификатор выдает оператор будущему участнику обмена при регистрации и передает в ИФНС информацию о нем. То есть сведения о конкретном участнике информационного обмена как раз и закрепляются за этим идентификатором. Когда участник ЭДО отправит необходимые отчетные документы, каждый из них будет снабжен таким идентификатором, и, исходя из него, информацию из документа автоматически сверят с данными в базе ИФНС. Если все совпадет, документ примут. Это в разы ускоряет процесс обработки в органах, повышает его точность и прозрачность.

Иного механизма получения идентификационного кода не предусмотрено, что является одной из причин обязательного использования услуг лицензированных провайдеров ЭДО при обмене формализованными документами.

Следующим необходимым инструментом формализации ЭД является сопровождающий документ оператора об отправке и получении документа. Как мы уже упоминали, оператор занимается квитированием, и в органы ИФНС отправляется именно весь пакет документов, включая квитанцию оператора. Благодаря этим «квитанциям» процесс обмена имеет четко зафиксированную историю и, если все было сделано вовремя, его своевременность может быть легко подтверждена. Также подтверждение оператора может быть принято судом в качестве доказательства отправки документов.

Последнее касается и неформализованных документов, отправленных посредством оператора и подписанных УКЭП.

Какой оптимальный способ выгрузки УПД в формате ХML выбрать

Как же все-таки корректно выгружать документы в формате XML. Для целей отправки формализованных электронных документов таких, как УПД, СФ и иных, наиболее подходящим способом является подключенный сервис 1С-ЭДО. Такой способ минимизирует ошибки формирования файла XML, способствует мгновенной отправке документа контрагенту и в контролирующие органы.

Многие пользователи не знают, с чего начать подключение к ЭДО, как работать с ЭДО и ищут помощи в просторах сети Интернет. Зачастую неправильно формулируют свой запрос и получают некорректную, неотфильтрованную информацию.

Формализованные документы

Формализованными документами называют те электронные документы, которые были утверждены Федеральной налоговой службой РФ. То есть их формат и содержание строго прописаны законом, и вносить какие-либо изменения самостоятельно в xml-структуру документа запрещено. Более того, каждый провайдер (оператор) ЭДО должен поддерживать обмен такими документами.

Формализованные документы имеют свою XSD-схему документа. Такой язык описания структуры XML ориентирован на объект, что позволяет с легкостью разобрать файл, в отличии от обычного текстового.

УКД

Говоря о выгрузке из 1С или других учетных систем файла УПД в XML для ЭДО не стоит забывать и о корректировочных документах.

УКД – универсальный корректировочный документ. Формируется, когда контрагент (получатель наших документов) не согласен с исходным документом и просит внести корректировки. У КД совместил в себе документ об изменении стоимости отгруженных товаров/оказанных услугах/выполненных работ и корректировочный счет-фактуру.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема УКД покупателя (получателя документа)


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема УКД продавца (отправителя документа)

Бесплатная консультация эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема документа ON_NSCHFDOPPOK

На рисунке 1 показана XML-схема УПД покупателя (получателя документа), где можно заметить разные шрифты написания блоков. Жирным отмечены обязательные для заполнения элементы структуры, а невзрачным – необязательные.


ЧТО ТАКОЕ ФОРМАЛИЗОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ

XSD (XML) схема документа ON_NSCHFDOPPR

На рисунке 2 изображена XML-схема УПД продавца (отправителя документа). Здесь аналогично отмечены обязательные и необязательные для заполнения элементы структуры.

Формат ЭД используется гораздо шире, чем на бумаге, так как пользователь ЭДО вправе выбирать, что из реквизитов заполнить. В электронном УПД ответственный за ЭДО может выбрать и функцию, которая определит тип сформированного, отправленного документа, и тип полученного документа на стороне контрагента.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Неформализованные документы

Неформализованные электронные документы – это, грубо говоря, любые файлы, которые были отправлены по ЭДО. Такие документы не имеют строго регламентированных правил формирования и могут отправляться в любом формате (doc, xlsx, pdf, jpg и др).

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

Оцените статью
ЭЦП64
Добавить комментарий