Что такое неквалифицированная электронная подпись? —

Word и excel

Платный плагин «КриптоПро Office Signature» дает возможность создавать и проверять электронную подписи в стандартном интерфейсе Microsoft Office Word и Excel. Для этого необходимо установить программу и средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP в соответствии с версией операционной системы.

Для проверки подписи получателю документа нужно убедиться, что версия программы, в которой создана подпись, совместима с версией, в которой подпись буду проверять. В противном случае корректно проверить подпись не получится. Проверить совместимости версий можно с помощью таблицы.

Чтобы проверить подпись в документе Word или Excel, нужно:

• Нажать на значок подписи в документе.
• Щелкнуть правой кнопкой мыши на строке подписи и выбрать пункт «Состав подписи».

При успешной проверке в сообщении будет указана информация о владельце подписи и действительности сертификата. Если сертификат недействителен или в документ после подписания вносили изменения, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Где можно применить усиленную неквалифицированную электронную подпись

Юридические лица и ИП при помощи неквалифицированной электронной подписи (сокращенно – НЭП) вправе:

• Организовать электронный документооборот внутри компании или со своими постоянными контрагентами. Обязательное условие — наличие соглашения, подтверждающего юридическую силу неквалифицированных электронных подписей. Только тогда документы, подтвержденные НЭП, будут считаться равноценными бумажным документам с ручной подписью (п. 2 ст. 6 закона от 06.04.2022 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», письмо Минфина России от 12.09.2022 № 03-03-06/2/53182).
• Участвовать в госзакупках (подавать заявки, делать запросы, предложения) со стороны поставщика (ст. 5, ст. 112 закона от 05.04.2022 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»). Следует учесть, что все окончательные решения и документы по торгам подписываются квалифицированной подписью (п. 1 ст. 5 закона от 05.04.2022 № 44-ФЗ).

Физлица с помощью неквалифицированной электронной подписи могут:

• отправлять документы в налоговые службы через свой личный кабинет налогоплательщика (абз. 6 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

При каких условиях документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному? Ответ на этот  вопрос есть в  КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К , получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как получить неквалифицированную электронную подпись

Физлица НЭП могут самостоятельно оформить в своем личном кабинете налогоплательщика. Эта подпись предоставляется бесплатно. Но и действует только при отправке документов налоговым инспекциям через кабинет налогоплательщика. Впрочем, для других целей неквалифицированная подпись физлицам и не подойдет.

Юридические лица и ИП неквалифицированную подпись могут либо заказать в удостоверяющих центрах на платной основе, либо бесплатно создать ее собственными силами (или с помощью собственного IT-отдела, опытного программиста). Квалифицированную подпись, в отличие от неквалифицированной, самостоятельно сделать не получится, ее можно только приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре.

Дополнительно отметим, что центры, занимающиеся созданием и выдачей неквалифицированных подписей, обязательной аккредитации не подлежат. Стоимость неквалифицированной подписи в удостоверяющих центрах незначительно отличается от стоимости квалифицированной подписи.

Как получить усиленную неквалифицированную подпись, подробно разъяснили эксперты  КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Какие из электронных подписей являются наиболее востребованными?

В зависимости от степени защиты электронные подписи применяют для различных сфер назначения. Для практического применения используют ЭЦП, придающие юридическую силу документу в соответствии с требованиями секретности:

1. Простой тип. Применяют преимущественно для заверения документов внутреннего оборота — корпоративной переписки, электронных баз. Во внешнем обороте используется для запросов, передачи и получения справочной информации.
2. Усиленный неквалифицированный тип. Используют как для внутреннего, так и для внешнего делового оборота при наличии договоренности сторон, например для участия в некоторых видах электронных торгов.
3. Усиленный квалифицированный тип. Применяют для подтверждения передаваемых внешним пользователям данных с особыми требованиями к конфиденциальности и защите — дистанционной информации банкам, судебным органам, отчетности в ИФНС. Является универсальной подписью в электронном документообороте.

О применении ЭЦП при передаче отчетности в ИФНС читайте в статье «Как сдать в налоговую отчетность через интернет».

Какую подпись можно проверить самостоятельно?

Самостоятельная проверка подписи нужна, когда участники электронного документооборота (далее — ЭДО) взаимодействуют друг с другом вне информационных систем, например:

• Работодатель получает трудовой договор от физического лица.
• Контрагенты заключают сделку в электронном виде вне системы ЭДО.
• Заказчик принимает котировочные заявки от участников тендера на почту, а не через электронную торговую площадку.
• Банк проверяет подпись инспектора ФНС на электронной выписке из ЕГРЮЛ и т.д.

В этих случаях получателю документа необходимо обратиться к специальным программам и сервисам, в которых есть возможность проверить электронную подпись. Проверить можно подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей:

Закрытый ключ используется для создания подписи, а открытый — для проверки. Подробнее о видах подписи по федеральному закону от 06.04.2022 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» можно прочитать в отдельной статье.

По своему типу усиленная электронная подпись может быть отсоединенной и присоединенной:

• При создании присоединенной подписи формируется один файл, который содержит и саму подпись, и документ, для которого она была создана. Проверять нужно этот единый файл.
• Отсоединенная подпись формируется в отдельном от подписываемого документа файле с расширением.sig. В этом случае нужно проверять оба документа: файл с электронной подписью и подписанный ею файл.

Успешная проверка подписи подтверждает следующее:

Какие средства проверки подписи использовать, участники ЭДО выбирают по своему усмотрению.

Квалифицированная и неквалифицированная электронные подписи: разница уровня защиты

Оба вида усиленных ЭЦП-форм создаются с помощью электронных систем и криптографического преобразователя информации. Документы, подписанные владельцем ЭЦП, сохраняют уникальность и достоверность. Формирование подписи производится закрытым ключом, внешним носителем которого является специальная флешка (ранее — дискета). Определить уникальность подписи позволяет связка открытого публичного ключа с закрытым, находящимся у владельца.

Существуют несколько отличий квалифицированной ЭЦП от неквалифицированной ее формы. Квалифицированный вид подписи обеспечивает более надежную защиту информации, благодаря:

• Выдаче ключей в центрах, имеющих государственную аттестацию. Для создания неквалифицированной формы лицо может обратиться в несертифицированный центр.
• Получению квалифицированного сертификата на закрытый ключ. Все сертификаты одобрены головным удостоверяющим центром.
• Защите криптографических кодов на государственном уровне. Для кодировки используют сложные для несанкционированного взлома сертифицированные криптопровайдеры.

Преимуществом квалифицированной подписи является признание подписанного документа во всех официальных инстанциях — органах контроля, судах, государственных учреждениях. Электронная подпись в равной степени юридически правомочна для всех копий документа.

Квалифицированная электронная подпись, или кэп

Так же, как НЭП, квалифицированнаяподпись создается с помощью криптографических алгоритмов, но отличается в следующем:

Квалифицированная электронная подпись наделяет документы юридической силой и позволяет проверить, изменяли ли документ после подписания.

КЭП для торгов имеет самое широкое применение и используется:

• для сдачи отчетности в контролирующие органы,
• для участия в электронных торгах по 44-ФЗ компаний с госучастием в качестве поставщика,
• для электронного документооборота, имеющего юридическую силу без дополнительных соглашений между участниками,
• для организации и участия в закупках по 223-ФЗ,
• для работы с государственными информационными системами (например, на порталах Росреестра, ФСТ, ФТС, в системах СМЭВ, ГИС ГМП, ГИС ЖКХ, АС АКОТ, подачи сведений на портал ЕРФСБ, ЕФРСФДЮЛ, для взаимодействия с ФГИС Росаккредитация и др.)..

Некоторые торговые площадки требуют, чтобы квалифицированный сертификат содержал специальный идентификатор (OID). Так, чтобы работать на площадках uTender или Центр реализации, придется докупить отдельный OID для каждой площадки. Площадки могут отказываться от OIDов или вводить их — точную информацию о том, нужен ли площадки дополнительный идентификатор, нужно уточнять в техподдержке площадки или читать в ее регламенте.

Неквалифицированная электронная подпись, или нэп

За счет криптографических алгоритмов НЭП не только позволяет определить автора подписанного документа, но и доказать неизменность содержащейся в нем информации. Неквалифицированную подпись нужно получать в удостоверяющих центрах на специальном ключевом носителе — токене.

НЭП подойдет для электронного документооборота внутри компании и с внешними контрагентами. Только в этом случае сторонам потребуется заключить между собой соглашение о взаимном признании юридической силы электронных подписей.

Проверка подписи в веб-сервисах

Контур.Крипто — бесплатный сервис от Удостоверяющего центра СКБ Контур для создания и проверки подписи, шифрования и расшифрования электронных документов. Удобство сервиса в том, что его не нужно скачивать и устанавливать, легко разобраться, как в нем работать. Настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.

В сервисе можно бесплатно проверить отсоединенную подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. В программе можно работать с файлами любого вида весом до 100 Мб.

Проверка подписи проходит по простому алгоритму:

В результате проверки Контур.Крипто:

• Подтверждает, что подпись соответствует документу и он не был изменен. Укажет владельца подписи, дату подписания, наименование удостоверяющего центра.
• Или не подтверждает подпись. В этом случае он назовет причину, по которой подпись не подтверждена.

Проверка подписи в отдельных сервисах

Есть специальные программы, которые устанавливаются на компьютер и позволяют создавать и проверять электронные подписи вне систем ЭДО. Одна из них — КриптоАРМ, сервис от ООО «Цифровые технологии», разработчика средств криптографической защиты информации «КриптоПРО».

Для проверки электронных подписей достаточно установить бесплатную версию — «КриптоАРМ Старт». В ней можно проверить документ любого формата, один документ или сразу папку. Чтобы проверить подпись, необходимо:

• Запустить программу «КриптоАРМ» и открыть вкладку Файл.
• Загрузить нужный документ или папку.
• Запустить проверку (кнопка «Проверить»).

После окончания операции откроется окно результата, в котором можно увидеть статус операции. В протоколе сервис напишет, прошла электронная подпись проверку или возникли ошибки.  

Проверка подписи на портале госуслуг

В специальном разделе на сайте Госуслуг есть возможность проверить действительность присоединенной или отсоединенной электронной подписи, созданной для конкретного документа.

Чтобы проверить подлинность присоединенной подписи, необходимо загрузить файл, ввести капчу и нажать «Проверить». Если подпись отсоединенная, загрузить нужно и подписанный документ, и файл подписи.

После успешной проверки сервис покажет данные о владельце сертификата, удостоверяющем центре, который его выдал, и сроке действия подписи.

Простые виды эцп и их отличия от 2 усиленных типов электронных подписей

Электронный оборот, заверенный ЭЦП, ускоряет и упрощает обмен деловыми документами. При пересылке электронных форм снижаются риски утраты документа или его части — в зависимости от типа подписи.

Представляем вам сравнительную таблицу по основным характеристикам различных видов электронных подписей:

Подробнее о важности применения ЭЦП для сохранности информации читайте в статье «Валютные платежи в банк-клиенте — пошаговая инструкция».

Функции электронной подписи

Подписывать любые файлы электронной подписью могут и юридические, и физические лица. Электронная подпись:

• идентифицирует автора,
• позволяет определить, вносились ли изменения в документ после его подписания (доступно не всем видам подписи),
• подтверждает юридическую силу подписанного документа (доступно не всем видам подписи).

В России используется три вида подписи.

Цифровой след: разбираемся в тонкостях электронных подписей

Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в 

• получить государственные услуги, оформив обращение, скажем, через портал госуслуг;
• решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
• оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
• заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
• заверить доверенность;
• взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
• подать прошение, судебный иск или жалобу;
• подтвердить долговую расписку;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи. Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации. Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами. Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно. Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно. Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись. Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Это самый разнообразный и уязвимый вид электронной подписи. К ПЭП можно отнести и подписанный неровным почерком pdf-файл, и письмо в почте, отправленное на запрос, и логин с паролем — авторизацию пользователя в системе, и даже введённый код от банковского приложения, подтверждающий оплату. Есть сервисы, которые полностью заточены под использование простой электронной подписи, например: Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно. Плюс, как уже разбирали, простая электронная подпись пригодится для работы с внутренним документооборотом компании.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

Такая подпись действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное отличие УНЭП от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Иначе говоря, система умеет распознавать пользователя по его цифровым следам. Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов. Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений. Бывает так, что вместо отпуска с 15 мая в заявлении на этапе утверждения появляется дата 17 мая, а в приказе о раннем приходе на работу значится уже не 8:30, а 9:00. С УНЭП таких ситуаций не будет.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать. Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы. В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги. Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность. В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе. Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления. Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

↩ К другим статьям

Чем неквалифицированная подпись отличается от других видов электронных подписей

Чтобы более полно понять предназначение неквалифицированной электронной подписи, сравним ее с другими видами электронных подписей.

В ст. 5 закона от 06.04.2022 № 63-ФЗ обозначено 3 типа электронных подписей, сравнительный анализ которых мы представили в таблице ниже:

Подробнее о различиях электронных подписей читайте в нашей статье «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?»

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2022 ФНС будет бесплатно оформлять ЭЦП для юрлиц и ИП. Налоговики планируют начать оказывать услугу уже с 01.07.2021. Подробности см. здесь.