ЭЦП ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Кому и где получать электронные подписи в 2023 году

Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.

Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Чтобы действовать от имени организации или ИП, работник использует квалифицированную электронную подпись (КЭП), в сертификате которой он указан в качестве второго владельца. Такая КЭП позволяет вести электронный документооборот с контрагентами и сдавать отчётность в государственные органы.

Работать по этим правилам можно до 31 августа 2024 года, если сертификат КЭП был выпущен до 31 августа 2023 года. Далее сотруднику понадобится личная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Разберёмся, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной электронной подписью.

Электронная подпись сотрудника компании или ИП — что это

Раньше работники подписывали документы ЭП организации (ИП), в которой были указаны их персональные данные. Так можно делать до конца 2022 года.

закону от 30.12.2021 № 443-ФЗс 1 марта 2022рекомендованос 1 января 2023 обязательно подписывать электронные документы личной ЭП физического лица. В отличие от ранее используемой подписи, в ней не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. А чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД — машиночитаемую доверенность.

В чем преимущества: новую ЭП физлица смогут использовать не только для рабочих, но и для личных целей. Например, подавать документы в госорганы в электронном виде, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги.

Ой! Данный функционал ещё в разработке

ЭП ФЛ на руководителя бюджетной организации

С 1 января 2022 года квалифицированные сертификаты электронной подписи должностного лица любого органа власти (федерального и муниципального) выдает только удостоверяющий центр Федерального Казначейства (далее УЦ ФК). Подробнее, как получить ЭП в УЦ Федерального Казначейства по ссылке.

УЦ ФК ввел новый шаблон для создания квалифицированного сертификата должностным лицам органов власти. Новый шаблон похож по реквизитному составу на сертификат ФЛ, то есть в сертификате будут отсутствовать ИНН и ОГРН органа власти, но будет указано наименование органа власти.

Если сертификат ФЛ выдан на сотрудника организации, то необходимо оформлять и работать по МЧД.

Если сертификат ФЛ выдан на руководителя бюджетной организации, то:

Номер статьи: 151565794
Обновлено: 16.11.2022 13:58+0000

(введена Федеральным законом от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

1. В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физического лица без полномочий на действия от имени других физических или юридических лиц применяется квалифицированная электронная подпись физического лица, владельцем которой оно является. Квалифицированный сертификат данной электронной подписи создается и выдается удостоверяющим центром, получившим аккредитацию.

2. Физическое лицо, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации наделено полномочиями, не предусмотренными статьями 17.2 и 17.3 настоящего Федерального закона, при использовании квалифицированной электронной подписи применяет квалифицированный сертификат такого физического лица, выданный удостоверяющим центром, получившим аккредитацию, при этом в пакете электронных документов представляется также документ, подтверждающий указанные полномочия физического лица (далее — документ о полномочиях). Документ о полномочиях должен быть подписан квалифицированной электронной подписью уполномоченного в установленном порядке на принятие соответствующих решений должностного лица соответствующего государственного органа или органа местного самоуправления. Документ о полномочиях предоставляется физическому лицу в машиночитаемом виде в соответствии с формами, которые определяются и размещаются на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, осуществляющих функции, в рамках выполнения которых выдан соответствующий документ о полномочиях (далее — машиночитаемые формы). Машиночитаемые формы должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом. В документе о полномочиях полномочия определяются на основании классификатора полномочий. Уполномоченный федеральный орган формирует, актуализирует классификатор полномочий и обеспечивает доступ к нему в соответствии с установленным им порядком. Представление документа о полномочиях заинтересованным лицам осуществляется посредством включения такого документа в пакет электронных документов, если иной порядок представления такого документа не установлен Правительством Российской Федерации.

Электронной подписью «Госключ» называют бесплатную электронную подпись, которая выпущена в мобильном приложении «Госключ» и подходит для подписания электронных кадровых документов при кадровом ЭДО, заявления о расторжении брака, договора об оказании услуг связи и ипотечного договора. Госключом работник может подписать не только электронный трудовой договор, но и личные документы: договор купли — продажи автомобиля, договор с вузом на платное обучение, заявление о регистрации фирмы.

Бесплатная электронная подпись «Госключ» защищает документ от изменений и позволяет подписывать почти все виды кадровых документов. Подпись работает только на смартфоне, ей нельзя подписать документы на компьютере. В случае потери смартфона придется перевыпускать подпись, но сделать это можно будет из дома, без посещения удостоверяющего центра.

Сейчас закон разрешает применять 6 типов электронных подписей для кадрового ЭДО. Мы сравнили Госключ с каждой из них.

Поможем перейти на КЭДО с Госключом

Электронная подпись «Госключ» — это обычная электронная подпись, она соответствует требованиям федерального закона 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Но у нее есть 2 особенности: способ получения и подписания документов.

Подпись «Госключ» работник формирует себе сам, бесплатно, без посещения удостоверяющего центра, с помощью мобильного приложения «Госключ». И только в этом приложении он сможет подписывать электронные документы. Этим Госключ отличается от ЭП из удостоверяющего центра, которой можно подписывать документы с компьютера, смартфона, во многих приложениях и программах.

Для получения электронной подписи «Госключ» у работника должны быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах и смартфон. Иностранному гражданину нужно дополнительно указать на портале ФИО на кириллице.

Приложение «Госключ» — это государственное мобильное приложение для подписания электронных документов онлайн и самостоятельного выпуска электронных подписей. Приложение доступно для скачивания в любом магазине: Google Play, App Store, AppGallery, RuStore.

Подпись «Госключ» бывает 2 типов: усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Для кадровых документов и КЭДО применяют НЭП Госключ.

НЭП Госключ — это условное название. По ст. 22.3 Трудового кодекса РФ это вид подписи называется усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно‑технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством РФ порядке (далее для целей настоящей статьи — усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Электронную подпись из приложения «Госключ» точно стоит рассмотреть для кадрового электронного документооборота с работниками, но подойдет она не всем. Сравним Госключ с другими электронными подписями, но сначала напомним, какие виды ЭП для работников существуют.

Подробнее о том, как выглядят ЭП, чем они различаются, читайте в статье «Как выбрать электронную подпись для сотрудника».

Сравнение НЭП Госключ

Сравним подписи, выпущенные в приложении «Госключ», и все остальные — по 6 критериям:

Для какой системы подойдет. Выше мы выяснили, что КЭДО можно вести в информационной системе работодателя и на госпортале «Работа России». К ЭП и НЭП Госключ подходят для работы в любой системе.

Какие документы можно подписывать. П ЭП нельзя подписывать трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора, приказом о дисциплинарном взыскании (ч. 4,5 ст. 22.3 ТК РФ). Остальными видами ЭП можно подписывать все кадровые документы, кроме запрещенных для ведения электронно (приказ об увольнении, бумажная трудовая книжка, документы по охране труда).

Стоимость. В информационных системах работодателей бывает так, что НЭП и НЭП Госключ стоят 0 рублей, но за личный кабинет пользователя разработчик системы взимает плату. И тут важно учитывать, как рассчитывается эта плата. Например, в СБИС КЭДО работодателю не придется доплачивать за пользователей, если 1 работник уволился, а на его место принят другой.

Что нужно для получения ЭП. Для НЭП Госключ у работника должен быть смартфон и подтвержденная учетная запись. Для выпуска НЭП достаточно кнопочного телефона работника и 1 компьютера для общего пользования. Для КЭП работника придется гонять в удостоверяющий центр. П ЭП работодатель сможет выдать сам в момент приема на работу.

Можно ли получить ЭП удаленно. Н ЭП Госключ и ПЭП ЕСИА можно оформить дистанционно, если ранее работник подтвердил свою учетную запись на Госуслугах, лично посетив МФЦ.

Что будет, если потеряете смартфон. С КЭП ничего не будет, она не зависит от телефона и хранится на защищенной флешке (токене). Н ЭП, ПЭП ЕСИА, ПЭП не потеряются, работник продолжит их применять после восстановления SIM‑карты. Н ЭП Госключ привязана к смартфону, поэтому при его потере подпись придется перевыпускать вновь.

Плюсы и минусы Госключа

Госключ имеет свои преимущества и недостатки.

Планируете вести КЭДО на госпортале «Работа России» — тогда НЭП Госключ отличный выбор. Будете вести КЭДО в информационной системе работодателя — тогда рассмотрите для работников обычную НЭП.

Пошаговая инструкция по получению электронной подписи «Госключ» для кадрового ЭДО:

Смотрите на картинках, как выпустить НЭП Госключ.

В приложении «Госключ» можно выпустить не только НЭП Госключ, но и КЭП Госключ. Эта подпись не подходит для кадровых документов, но пригодится гражданину для взаимодействия с государством. Выпуск КЭП Госключ аналогичный. Только потребуется больше документов: действующий загранпаспорт нового образца и не просто смартфон, а смартфон с функцией NFC, чтобы считать информацию с биометрическими данными, записанную на загранпаспорте.

Госключом можно подписать документ только в приложении «Госключ» и только с телефона, на котором была выпущена электронная подпись. Этим ЭП Госключ отличатся от обычных КЭП, НЭП, которыми можно подписать документ почти с любого компьютера, планшета или телефона.

Сколько раз вы отказывались от онлайн‑покупки из‑за множества кнопок при оплате? Работник отложит подписание кадрового документа, если процесс подписания сложен. И тогда кадровику придется звонить сотруднику, напоминать о подписи, тратить время.

Некоторые программы для кадрового ЭДО умеют взаимодействовать с Госключом и упрощают процесс подписания. В СБИС подписать трудовой договор Госключом можно за 3 шага.

Шаг 1. Кадровик в СБИС отправляет трудовой договор работнику.

Шаг 2. Работнику приходит push‑уведомление со ссылкой на Госключ.

Шаг 3. Работник по ссылке открывает приложение «Госключ» и подписывает трудовой договор.

Электронная подпись «Госключ» подходит для кадрового ЭДО. Она защищена, позволяет подписать любые кадровые документы. Но для ее применения у работника должен быть смартфон и подтвержденная учетная запись Госуслуг. Госключом нельзя подписать документы с планшета или компьютера. В случае потери смартфона придется перевыпускать подпись, но это легко. Выпустить НЭП Госключ можно дома, без посещения удостоверяющего центра.

Госключ не умеет встраиваться в информационную систему работодателя и при каждом подписании документа сотруднику придется тратить время на переходы из одной системы в другую. Обычная НЭП такая же бесплатная, как Госключ. Ей работник подпишет кадровые документы без нажатия лишних кнопок, в одной программе.

Госключ — отличный выбор, если вы ведете кадровый ЭДО на госпортале «Работа России» и не ожидаете удобства работы, готовы открывать то госпортал, то Госключ. Но если применяете информационную систему работодателя, тогда Госключ проигрывает обычной НЭП по удобству подписания кадровых документов.

Что бы вы ни выбрали, попробуйте СБИС КЭДО. Программа соответствует требованиям, предъявляемым к информационной системе работодателя, и позволяет подписывать документы любым видом электронной подписи.

Что делать при увольнении работника

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ, поэтому ценники могут незначительно отличаться. В системе Такском для каждого типа электронной подписи представлено несколько тарифов. Обратите внимание на возможность оформления «стандартного» и «срочного» заказа.

При срочном заказе стоимость несколько выше, но при этом выпуск ЭП происходит в течение 30 минут с момента подачи документов и оплаты счета клиентом.

Комплекс решений для любого бизнеса

ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Как подписывать документы до 01. 2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме, бухгалтер. Для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность. Для использования КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как работать с КЭП работника юрлица можно до 1 сентября 2024 года. Рекомендуем подготовиться к изменениям заранее.

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат — XML, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Пример документа, подписанного ПЭП

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Пример документа, подписанного НЭП

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Пример документа, подписанного КЭП

Документы, подписанные скомпрометированной электронной подписью, считаются недействительными.

Какие документы предоставить для оформления ЭП физлицу

Для получения электронной подписи по старым правилам (той, что выдавалась на организацию с внесением данных работника) требовалось заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить: паспорт физлица; СНИЛС; ИНН; доверенность от компании (ИП) и флеш-накопитель типа А (см. пп. 2 п. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Для новой ЭП пакет документов остался прежним, но доверенность от организации уже не нужна. Человек сможет использовать подпись независимо от того, работником какой организации он является на текущий момент.

Это значит, что при увольнении и смене места работы, ЭП для подписания документов можно оставить прежнюю. Заменить потребуется только машиночитаемую доверенность (МЧД).

Заказать ЭП для сотрудников в «Такском» — проще простого. Этот УЦ предоставляет услугу выездного обслуживания. Оформление всех документов, установка ПО и сертификата ключа, консультирование происходит в офисе клиента в удобное для него время.

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. П ЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. Н ЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Личная электронная подпись физического лица, руководителя организации и ИП

Закон № 443-ФЗ внёс изменения в закон № 64-ФЗ об электронной подписи. Согласно нововведениям, подпись юридического лица и индивидуального предпринимателя теперь выдают только руководителям организаций. Они получают КЭП в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Директору требуется подготовить пакет документов, лично явиться в отделение ведомства и оформить электронную подпись в порядке живой очереди.

Для экономии времени рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, а наш партнёр УЦ «Основание», доверенное лицо УЦ ФНС, проведёт идентификацию личности и выпустит электронную подпись.

В свою очередь, работники компаний должны использовать личную электронную подпись физлица. Сертификат такой подписи не содержит сведения об организации сотрудника. А чтобы подтвердить свои полномочия на право действовать от лица компании, работнику понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Также подпись физлица подходит для личного пользования. Гражданин может удалённо подписать кадровый документ, договор купли-продажи квартиры или запросить госуслуги в соответствующем сервисе.

При увольнении ЭП остаётся у бывшего сотрудника. Работодатель отзывает МЧД, при необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2024 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и уполномоченного представителя, если сертификат такой подписи был выпущен до 31 августа 2023 года. М ЧД при этом не нужна.

Для повседневного использования и ЭДО с контрагентами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». Удостоверяющий центр аккредитован Министерством Цифрового развития и имеет необходимые лицензии для выпуска электронных подписей. В каталоге представлен выбор тарифов для физических лиц и сотрудников организаций.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете у нашего партнёра УЦ «Основание», который признан доверенным лицом УЦ ФНС.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Электронная подпись сотруднику отдела кадров потребуется для подписания:

Также кадровик подает отчетность через интернет в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат.

Бухгалтер

Сотрудникам бухгалтерии ЭП необходима для сдачи отчетов в налоговую службу и взаимодействия с рядом других контролирующих государственных органов: ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование Центробанк и т. д.

акже личную ЭП можно использовать для подписания бухгалтерской первички и других электронных документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.

Специалист по тендерам

Компаниям, которые участвуют как поставщики в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, требуется электронная подпись для участия в электронных торгах на различных площадках. Штатный сотрудник или привлеченный специалист с 2023 года теперь всю электронную документацию по тендерам будет также подписывать личной ЭЦП.

Юрист

На работников юридического отдела также можно оформить индивидуальные ЭП, если они подписывают договоры с контрагентами в системе ЭДО, электронным способом ведут претензионно-исковую работу, взаимодействуют с контролирующими службами (например, подают документы на получение лицензий, регистрируют сделки в Росреестре

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, чтобы подготовится к изменениям заранее. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31 августа 2023 года.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подготовил выгодные предложения, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.

Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности, рекомендуем воспользоваться акцией «Отчётность + Подпись». Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.

Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников, перевыпустите сертификат на работника по акции «Второй — за ноль» и получите второй сертификат физического лица бесплатно.
Предложение действует до 31 августа 2023 года.

Где получить ЭП на сотрудника

«электронную подпись физического лица»менно так называется этот тип ЭП) можно в любом из аккредитованных Удостоверяющих центров. Полный перечень УЦ опубликован на сайте

Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Такском — всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, где вы можете оформить электронную подпись для организаций и физических лиц.

Компания существует на рынке IT-услуг уже 22 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер. Сегодня Такском — это целая экосистема, которая объединяет различные сервисы для бизнеса: от подачи электронной отчетности в госслужбы до обслуживания онлайн-касс.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.