ЭЛЕКТРОННЫЕ ПОДПИСИ В 2023 ГОДУ ПОЯВЯТСЯ

Кому и где получать электронные подписи в 2023 году

Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.

Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Мы приняли решение закрыть наш блог на сайте Клерк. Ру. Будущие статьи будут выходить только в Дзене. Со временем мы перенесём туда наиболее важные статьи из этого блога.

Данная статья актуализирована и перенесена в Дзен

Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом

В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:

Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.

Как получить
электронную подпись для участия в торгах

Объясняем, какой вид электронной подписи нужен участникам тендеров и
аукционов и на что обратить внимание при её получении.

Государственные тендеры и коммерческие торги с участием госкомпаний в
основном проходят на электронных торговых площадках. Процесс регулируется федеральными
законами № 44 и № 223. Важное условие для участников — наличие электронной подписи (ЭП).

Электронная подпись — это информация о подписавшем
документ человеке, закодированная при помощи уникальной последовательности символов. Она
гарантирует, что заказчик и поставщик — реальные лица, и даёт юридическую силу документам,
используемым в торгах.

В России используется три вида электронных
подписей.

Ст. 5 63-ФЗ

В 2023 году снова меняются правила использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 1 сентября компании и ИП вправе воспользоваться подписью только от ФНС или небольшого круга её доверенных лиц. А сотрудникам, кроме ЭЦП физлица, понадобится машиночитаемая доверенность.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое электронная подпись

Электронная подпись придаёт юридический статус оригиналам документов в интернете.

Неквалифицированной подписью вы можете подписывать только внутренние документы.

А для внешнего электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами, сдачи отчётности, электронных торгов вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Что меняется для компаний и ИП

Приобрести КЭП для бизнеса в коммерческом удостоверяющем центре можно было до 31 декабря 2021 года.

С 2022 года электронную подпись выпускает только удостоверяющий центр ФНС и небольшой круг официальных доверенных лиц.

Финансовые организации получают сертификат подписи в Центробанке, а бюджетные – в Федеральном казначействе.

Период до 1 сентября 2023 года – переходный. Закон позволяет в это время использовать как действующие ЭЦП коммерческого УЦ, так и подписи от налоговой или доверенной организации.

А после 1 сентября руководителям организаций и ИП запрещено пользоваться сертификатом коммерческого УЦ.

Компания получила сертификат подписи в коммерческом УЦ 31 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. Чтобы непрерывно продолжать работать онлайн, в марте фирма получит новую подпись в налоговой.

Как получить КЭП руководителю или ИП

Чтобы впервые получить электронную подпись по новым правилам, личнопосетитеналоговую или доверенную организацию. Никакая доверенность, даже нотариальная, в этом случае не поможет.

Обязательно возьмите с собой:

Токен – это носитель, внешне напоминающий флешку. Но в отличие от обычной флешки информация на токене защищена.

Сертификат подписи в налоговой обойдётся бесплатно.

Основные расходы – это покупка токена. Сегодня его можно приобрести приблизительно за 1500 рублей, например, на маркетплейсе.

Продлить КЭП можно удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Главное, чтобы у компании не изменились реквизиты и на момент перевыпуска старая подпись была действительна. После создания новой прежняя подпись аннулируется.

Что ещё нужно знатьо КЭП руководителя или ИП:

Что меняется для работников

С 1 сентября 2023 года перестанут работать и старые ЭЦП для сотрудников. Они содержат в себе данные не только владельца-физлица, но и организации, от имени которой тот выступает.

По новым правилам работник может подписать документы компании личной подписью физлица от любого аккредитованного коммерческого УЦ. Но к ней, как и в обычной жизни, потребуется доверенность. В онлайне электронная доверенность называется машиночитаемой или МЧД.

В переходном периоде до 31 августа закон позволяет сотрудникам пользоваться любым из двух вариантом подписи.

Как оформить МЧД

По сути, машиночитаемая доверенность – это файл в формате *.xml.

Для каждого органа потребуется отдельная МЧД. Например, бухгалтеру понадобятся разные электронные доверенности для сдачи отчётности в налоговую, Социальный фонд, статистику.

Создайте МЧД, подпишите подписью компании и направьте в организацию перед первой отправкой сотрудником документов.

Вы в любой момент можете аннулировать выданную доверенность с помощью электронного документа «отзыв МЧД».

Коротко

В переходном периоде с 1 января по 31 августа 2023 года компании и ИП могут подписывать электронные документы любым из двух способов:

До конца августа работники при заверении электронных документов организации могут выбирать: пользоваться прежней подписью юрлица для сотрудника или личной физлица с МЧД.

С сентября подписи коммерческих УЦ для бизнеса перестают действовать, а для подписания документов сотрудником понадобится только его личная подпись физлица с МЧД.

Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи

Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.

В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».

Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.

Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.

Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.

Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.

В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.

Сравните тарифы разных УЦ и функции ЭП, которые они
предоставляют. Почитайте отзывы и выберите подходящий центр.

Этап 3. Получение подписи в ФНС

Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.

Регистрационные документы брать не нужно.

Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).

Подайте документы и оплатите услугу. Цена на
электронный ключ для участия в торгах зависит от функциональных возможностей. В среднем на
2019 год от 5000 до 12 000 рублей за годовое использование.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) создаётся с помощью
криптографических средств, подтверждённых ФСБ России, и обладает самой высокой степенью
защиты. Гарантом подлинности КЭП выступает специальный сертификат, который выдаёт
аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись позволяет сдавать отчётность в
контролирующие органы, участвовать в электронных торгах и вести электронный документооборот
с контрагентами без дополнительных соглашений. Визированный КЭП документ приравнивается к
бумажному варианту с подписью от руки.

По закону, только усиленная КЭП даёт право участвовать в
торгах на электронных площадках

Получить ЭП для участия в электронных торгах можно только в
аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Их актуальный перечень можно найти на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций
России.

Ч. 2 ст. 5 44-ФЗ

В число услуг различных УЦ входят экспертная
техподдержка, бесплатный перевыпуск сертификата при изменении требований электронной
торговой площадки (ЭТП) и прочее. В качестве дополнительной услуги УЦ может выпустить
электронную подпись за несколько часов — обычно она выдаётся в течение 3–5 дней.

Порядок действий такой:

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная
квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных
криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт
удостоверяющий центр, аккредитованный в Минцифры. С 1 сентября 2023 года руководители юрлиц и ИП смогут использовать только сертификаты электронной подписи, выданные удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС) либо доверенными лицами УЦ ФНС.

Сертификат электронной подписи «записывается» на токен. Работать с КЭП не получится без лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа. Самый распространённый — КриптоПро CSP.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации
от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные
будут защищены, даже когда срок действия ключа истечёт.

Для подачи заявления на получение электронной подписи придётся:

С 1 сентября 2023 года не действуют подписи юрлиц и ИП, выданные в коммерческих УЦ — работать с ними нельзя.

для получения УКЭП:

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо в 2023 году смогут только те директора или ИП, у которых уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС и данные об организации и руководителе не менялись. Для этого на сайте СберБизнеса или напишите заявление в личном кабинете ФНС.

Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя — только при личном посещении.

Если документы организации подписывает не только руководитель, но и другие сотрудники, для них придётся оформить новую электронную подпись.

С 1 сентября 2023 года работники юрлиц или ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность ― это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации. Получить УКЭП сотрудники могут в коммерческих удостоверяющих центрах, а машиночитаемую доверенность должен оформить руководитель организации.

Порядок получения подписи физлица следующий:

Если коротко — везде.

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат
электронной подписи.

Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП

Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.

Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.

Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.

Пара слов про криптопровайдер

Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.

Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.

Установка личного сертификата

Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.

Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.

Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов

Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:

Подключение к личному кабинету

Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.

Если что-то пошло не так

Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.

Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.

Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП

Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.

Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.

Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.

Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.

В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.

Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.

Где можно использовать подпись от ФНС

Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.

Сами налоговики пишут про подпись так:

Подпись можно использовать:

На всех электронных площадках и сервисах.

При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):

Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.

Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.

В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Установить программное обеспечение, которое выдадут вместе с ключом,
настроить браузер для корректной работы ЭП на электронной площадке. С этим могут помочь
сотрудники УЦ.

Получить сертификат ЭП. Сертификат и ключи
электронной подписи занесут на сертифицированный электронный носитель (токен с USB-разъёмом
или смарт-карту).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись
(НЭП) даёт возможность не только определить, кто подписал документ, но и отследить, какие
изменения в него вносились. Н ЭП можно использовать в документообороте с контрагентами, если
стороны предварительно заключили специальный договор.

Простая электронная подпись подтверждает только сам
факт подписи и определяет автора документа. Такая ЭП используется в банковских операциях,
для идентификации в информационных системах, заверения внутрикорпоративных документов.

Подготовьте заявление и необходимые документы. По закону, их список, как
и порядок регистрации, устанавливает сам УЦ.

Ниже приведены списки самых распространённых документов для регистрации
ЭП.

Для юрлиц: ИНН, лист записи ЕГРЮЛ с
ОГРН, документ, подтверждающий полномочия действовать от имени юрлица, паспорт и СНИЛС
человека, на которого генерируется сертификат.

Для ИП: ИНН, номер ОГРНИП, паспорт и СНИЛС владельца сертификата,
доверенность, если ЭП для торгов получает уполномоченный представитель.

Ч. 7 ст. 13 63-ФЗ

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.

Как подписывать документы до 01. 2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

В порядке заключения

В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.

Будем рады видеть вас у нас на канале — https://youtube.com/csbsov

Ещё у нас есть телеграм-чат для предпринимателей и экспертов, в котором можно обсудить последние новости и поделиться опытом, будем рады вас видеть и там — https://t.me/csbsov_chat