Разбираемся со всеми нюансами в 63-ФЗ
Законодательное регулирование электронного документооборота с ЭП осуществляет Федеральный закон от 6.04.2011 № 63-ФЗ. В закон входит терминология, виды ЭП, функционал удостоверяющих центров и другие разделы.
Электронная цифровая подпись обеспечивает безопасность ЭДО. Чтобы её создать, криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя закрытый ключ. Благодаря этому идентифицируется владелец сертификата и устанавливается неизменность информации в документе после заверения.
Электронная подпись нужна для совершения различных сделок, гос- и муниципальных услуг, b2b и b2g документооборота и в иных случаях, предусмотренных законом, если они могут повлечь юридические последствия.
Как получить сертификат ЭП в налоговой
В соответствии с новыми правилами подпись руководителя или предпринимателя выдаётся в одном экземпляре, она не может быть скопирована и передана сотрудникам для подписания документов от имени первого лица организации. Каждый сотрудник должен иметь собственную подпись и доверенность на право представлять организацию, подписывать документы.
Первый раз электронную подпись в ФНС или доверенном УЦ руководитель или предприниматель может получить только лично. Нельзя отправить за ней представителя с доверенностью, как это делалось раньше в удостоверяющих центрах. При посещении первое лицо компании или ИП удостоверяют свою личность, предъявив паспорт и СНИЛС.
В дальнейшем при выдаче подписей удостоверять личность можно будет с помощью действующей электронной подписи, выданной ФНС, или данных биометрии.
ФНС сообщает, что получить сертификат ЭП можно в любом отделении, но по факту некоторые офисы выдают сертификаты только тем компаниям, которые прикреплены к данному отделению.
Подпись выдаётся бесплатно, носитель надо приобрести самостоятельно в коммерческих УЦ. Можно использовать собственный носитель, подойдут контейнеры Рутокен Lite, S, ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ, 2-ГОСТ или любые другие, отвечающие требования ФНС.
Где применяется КЭП?
Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. К ЭП используется во внутреннем и внешнем ЭДО, для идентификации на электронных площадках. Квалифицированная ЭП необходима для:
С 2019 года в закон «Об электронной подписи» неоднократно вносились изменения. Нововведения внедряются поэтапно.
С 1 июля 2021 г. в ФНС появились собственные удостоверяющие центры, которые начали выдавать сертификаты КЭП предпринимателям и руководителям организаций. К этой же дате коммерческие УЦ должны были пройти аккредитацию в соответствии с новыми правилами. Стали более жёсткими требования к размеру собственных средств и финансовому обеспечению ответственности. Центры, которые не смогли пройти аккредитацию, больше не могут выдавать сертификаты КЭП. Списки аккредитованных УЦ и центров, чья деятельность прекращена, можно посмотреть на сайте Минцифры России
С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны обращаться в ФНС и её доверенным лицам. При этом сертификаты ЭП, выданные первым лицам компаний до 31 декабря 2021 г. аккредитованными по новым требованиям УЦ, будут действительны до 31 декабря 2022 г.
До 31 декабря 2022 года сотрудники могут использовать и получать электронные подписи по прежним правилам в АУЦ. Эти подписи будут действительны до 31 августа 2023 г. Их можно использовать без доверенности. С 1 сентября 2023 года все сотрудники должны перейти на работу с ЭП по новым правилам.
С 1 марта 2022 года сотрудники по требованиям информационной платформы, с которой они работают, или по собственному желанию могут переходить на ЭП физического лица с приложением электронной доверенности. Подпись и доверенность можно получить в АУЦ.
Какие подписи должны использовать сотрудники ИП и организаций
Очередные поправки отодвинули сроки вступления новых правил получения ЭП для сотрудников, в 2022 году они могут получать ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах на прежних условиях. В сертификате будут указаны данные сотрудника и организации, которую он представляет. Получить такую подпись можно вплоть до 31 декабря 2022 г. Действовать они будут до 31 августа 2023 г.
С 1 сентября 2023 г. все сотрудники должны перейти на ЭП физического лица, в ней не будет данных о компании, только информация о частном лице. Для того чтобы представлять предпринимателя или организацию, необходим второй документ — доверенность в машиночитаемом виде.
Получит подпись физического лица и электронную доверенность можно начиная с марта 2022 г. Не все информационные платформы уже перешли на работу с такой ЭП, но некоторые площадки могут обязать пользователей перейти на новые подписи ещё до окончания 2022 года.
Где получить электронную подпись в 2022 году
Первые лица организаций, предприниматели и нотариусы должны получать новые ЭП в налоговой инспекции или её доверенных центрах (это аккредитованные УЦ, выбранные ФНС).
Сотрудники организаций получают сертификаты ЭП по прежним правилам в коммерческих УЦ, прошедших аккредитацию.
Руководители финансовых организаций получают ЭП в УЦ Центробанка РФ, госслужащие — в Федеральном Казначействе.