инструкция по работе в мосэдо

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО?

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

Какие документы можно отправлять через ЭДО?

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

Практическое задание 1 поиск документов mosedo

К формализованным относятся:

• универсальный передаточный документ — УПД;
• корректировочный УПД;
• счёт-фактура;
• корректировочная счёт-фактура;
• накладная по форме ТОРГ-12;
• акта приема-сдачи работ или услуг.

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает электронный документооборот ЭДО?

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

1. Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
2. Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
3. Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
4. Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
5. Отправьте.
6. Получите уведомление о том, что документ подписан.

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

1. Войдите в личный кабинет ЭДО.
2. Выберите нужный файл в папке «Входящие».
3. Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО. ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО?

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

1. Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО. ПОТОК SLA размещен на сайте.
2. Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
3. Функционален. В системе должна быть возможность:
4. передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
5. просматривать файлы в интерфейсе;
6. ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
7. сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
8. настраивать доступ для пользователей;
9. отслеживать статусы документов.
10. Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
11. Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
12. Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.

Что нужно знать при выборе ЭДО?

1. C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
2. Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
3. Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.

Юридически значимый электронный документооборот

АО «Электронная Москва» внедрила единую масштабируемую систему электронного документооборота (МосЭДО). В системе реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота города Москвы.

Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности.

Все документы направляются с использованием юридически значимой электронной подписи.

ФЗ от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ

«Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

ФЗ от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ

Использование ЭП позволяет:

• значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;
• усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;
• гарантировать достоверность документации;
• минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;
• построить корпоративную систему обмена документами.

Внедрение единой системы юридически значимого электронного документооборота помогло объединить информационное пространство органов исполнительной власти города Москвы, общественных и коммерческих организаций, систематизировать и регламентировать процессы документооборота в ведомствах, организовать обмен документами между подключенными структурами.

Как настроить мосэдо на компьютере

Мосэдо — это программное обеспечение, которое используется для электронного документооборота в государственных учреждениях и организациях. Для использования данной программы необходимо выполнить настройку на компьютере. В данной статье мы расскажем, как это сделать.

Шаг 2. Установка драйверов и завершение установки программы Мосэдо

После установки программы Мосэдо необходимо установить драйверы. Для этого нужно открыть программу Мосэдо и выбрать пункт «Установка драйверов» в меню. Затем нужно следовать инструкциям установки драйверов.

После установки драйверов необходимо проверить работу программы Мосэдо. Для этого нужно выбрать пункт «Тестирование» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям тестирования. Если все прошло успешно, значит настройка программы Мосэдо выполнена правильно.

Шаг 3. Привязка сертификата к программе Мосэдо

Для использования функций программы Мосэдо необходимо привязать сертификат к программе. Для этого нужно выбрать пункт «Привязка сертификата» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям привязки сертификата. Сертификат можно получить в государственном учреждении или организации.

Шаг 4. Настройка доступа к программе Мосэдо

Для использования программы Мосэдо необходимо настроить доступ к программе. Для этого нужно выбрать пункт «Настройка доступа» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям настройки доступа.

Необходимо установить права доступа для пользователя, который будет использовать программу Мосэдо. Для этого нужно выбрать пользователя в списке пользователей и установить права доступа.

Шаг 5. Использование программы Мосэдо

После выполнения всех настроек и проверки работоспособности программы Мосэдо можно использовать для электронного документооборота. Для этого нужно выбрать пункт «Работа с документами» в меню программы Мосэдо и следовать инструкциям для работы с документами.

В результате выполнения всех вышеуказанных действий можно настроить программу Мосэдо на компьютере. Данная программа позволяет осуществлять электронный документооборот быстро и удобно.

Надеемся, что данный материал поможет вам настроить программу Мосэдо на вашем компьютере и использовать ее для эффективного выполнения задач в государственных учреждениях и организациях.

Как настроить мосэдо на компьютере

Мосэдо — это программное обеспечение, которое используется в Московской области для электронного документооборота. Чтобы работать с документами в Московской области, необходимо настроить мосэдо на компьютере. В этой статье мы пошагово расскажем, как это сделать.

Скачать и установить мосэдо

После того, как вы скачали программу, необходимо запустить установку и дождаться, пока процесс завершится. Обычно это занимает не более нескольких минут.

Настроить мосэдо на свой профиль

После того, как мосэдо был установлен, его необходимо настроить на свой профиль. Для этого нужно запустить программу и выбрать настройки в меню. Обычно будут предложены несколько вариантов настроек, в зависимости от целей использования мосэдо.

Выберите нужный вариант, затем введите свои данные и нажмите сохранить. В этом случае вам будет предоставлена возможность использовать программу для работы с электронными документами.

Соединить свой компьютер с сервером мосэдо

Чтобы использовать мосэдо на своем компьютере, необходимо соединить компьютер с сервером мосэдо. Для этого нужно выбрать из меню программы опцию «Соединение с сервером». Затем нужно ввести адрес сервера и учетные данные, если они есть. Когда соединение установлено, можно будет работать с документами, создавать отчеты и т.д.

Использовать мосэдо для работы с документами

После того, как мосэдо был настроен на ваш профиль и соединен с сервером, вы сможете начать использовать программу для работы с документами. Вы можете создавать новые документы, открывать их для редактирования, сохранять изменения и отправлять документы по электронной почте.

Обратите внимание, что вам может потребоваться дополнительная настройка, если вы планируете обмениваться документами с другими пользователями мосэдо. В этом случае вам необходимо будет настроить электронную почту и другие параметры на вашем компьютере.

Итог

Настройка мосэдо на компьютере не является сложной задачей. Этот процесс можно разделить на несколько простых шагов, которые мы описали выше. Если вы внимательно следуете нашим инструкциям, то вам не составит труда использовать мосэдо для работы с документами в Московской области.

Как настроить Мосэдо на компьютере

Мосэдо — это программное обеспечение, разработанное Московской городской избирательной комиссией для электронного голосования на выборах. Для использования этой программы необходимо правильно настроить ее на вашем компьютере. В этой статье мы расскажем, как это сделать.

Загрузка программы

Для начала необходимо загрузить программу Мосэдо с официального сайта https://www.moscow_city.vybory.izbirkom.ru/. Перед загрузкой убедитесь, что вы используете последнюю версию программы.

Установка программы

Как только файл программы загружен на ваш компьютер, откройте его и следуйте инструкциям на экране для установки программы Мосэдо на ваш компьютер.

Настройка

После регистрации в системе необходимо настроить программу Мосэдо на вашем компьютере. Для этого выберите «Настройки» на главной странице программы и выполните следующие инструкции:

• Установите настройки безопасности. Обязательно включите антивирусное ПО и прочие приложения для защиты вашего компьютера.
• Установите настройки языка. Выберите язык пользования программой.
• Установите настройки сети. Проверьте, что ваше подключение к сети Интернет работает надежно.

Подключение к выборам

После настройки программы Мосэдо на вашем компьютере вы должны подключиться к выборам. Для этого выберите «Подключение к выборам» на главной странице программы и выполните следующие инструкции:

• Введите логин. Вы должны использовать тот же логин, который использовали при регистрации в системе Мосэдо.
• Введите пароль. Вы должны использовать тот же пароль, который использовали при регистрации в системе Мосэдо.
• Подтвердите подключение к выборам. Когда вы введете свой логин и пароль, система автоматически подключится к выборам.

Итог

Теперь, когда программа Мосэдо настроена на вашем компьютере, вы готовы использовать ее для электронного голосования на выборах. Эта программа упрощает процесс голосования, делая его более надежным и безопасным.

«Не забудьте, что электронное голосование — это важная и ответственная процедура, и вся необходимая настройка программы Мосэдо должна быть выполнена корректно и соответствовать всем правилам и требованиям.»

Функциональность МосЭДО

Главная задача системы электронного документооборота МосЭДО — автоматизировать документооборот органов власти столицы, аппарата мэра, правительства и подведомственных организаций. Э ДО правительства Москвы включает служебные документы, обращения граждан и организаций и связан с порталом госуслуг Москвы Мос.ру (mos.ru). Пользователи МосЭДО — должностные лица органов власти, госслужащие, работники столичного правительства и госучреждений.

Среди функций МосЭДО:

• создание, прием, обработка, отправка, хранение документов;
• прием, обработка и хранение обращений граждан, организаций. Формирование и отправка ответов на запросы;
• использование электронной подписи для визирования документов;
• межведомственное взаимодействие с СЭД федеральных органов власти и субъектов, а также организаций;
• оформление поручений сотрудникам, в том числе по обращениям, контроль их исполнения;
• формирование аналитической отчетности;
• удаленный формат работы с электронными документами.

В системе электронного документооборота МосЭДО организовано и систематизировано движение электронных документов на каждом этапе — от создания до исполнения. Благодаря подключению к СЭД всех органов исполнительной власти, а также подведомственных государственных учреждений сотрудники могут обмениваться служебной информацией и работать с обращениями госслужащим разных подразделений.

Новые возможности с Диадоком

Опции, которые предоставляют СЭД, помогают автоматизировать внутреннее делопроизводство. Но для работы с контрагентами такие системы не подойдут. Для внешнего документооборота понадобится внедрение системы электронного документооборота (ЭДО).

Одна из них — Контур. Диадок. Диадок вариативен в вопросе внедрения в работу организации. Его можно подключить параллельно и вести внутренний документооборот в СЭД, а внешний — в системе ЭДО.

• Юридически значимый документооборот. Для подписания документов используется квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной.
• Комфортную работу с документами: получение, согласование, подписание, изменение, отправку.
• Форматный контроль. Диадок проверит, соответствуют ли акты, счета-фактуры, УПД и накладные формату, утвержденному ФНС.
• Надежное хранение данных. Копии файлов дублируются сразу на несколько серверов, что гарантирует их сохранность.
• Понятный поиск файлов. В едином архиве найти нужное помогут фильтры.
• Отслеживание статуса документа. Каждый этап фиксируется, поэтому пользователь знает, когда и кем получен, согласован, подписан, отправлен документ.
• Обмен электронными документами с клиентами других систем. Диадок уже настроил роуминг с более чем 20 операторами, с некоторыми подключение автоматическое.

В Диадоке гарантируется безопасная передача данных — благодаря шифрованию их невозможно перехватить, подменить. Диадок поможет бизнесу или государственной организации наладить ЭДО с контрагентами, не меняя привычную схему работы.

МосЭДО — это внутренняя система документооборота, ее не используют для обмена с контрагентами. По этой причине роуминг с МосЭДО невозможен. Чтобы вести ЭДО с контрагентом, вам нужно узнать, какую внешнюю систему он использует.

С большинством внешних систем ЭДО у Диадока есть роуминг

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

• Мгновенно пересылать документы.
   Отправлять бумажные документы по почте или курьером долго, а в системе ЭДО пересылка занимает секунды.
• Сократить финансовые затраты.
   Пересылка электронных документов в рамках ЭДО в 7-10 раз дешевле, чем отправка бумажной корреспонденции по почте.
• Оптимизировать бизнес-процессы.
   Составлять, подписывать, отправлять и получать документы в рамках ЭДО проще и быстрее.
• Упростить взаимодействие с госорганами.
   Документы, подписанные  квалифицированной электронной подписью
  , приравниваются к бумажным документам, завизированным собственноручной подписью. Их принимают налоговики и другие госорганы.
• Повысить лояльность контрагентов.
   При использовании ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, их лояльность к партнеру повысится.
• Перевести архив в электронный вид.
   В бумажном виде документы занимают много места. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. Также см. « Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица
  ».
• Работать с крупными торговыми сетями
  . Российские ритейлеры обычно не работают с поставщиками, которые используют бумажные документы. Почти все крупные сети требуют от своих потенциальных поставщиков подключения к ЭДО.

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.   

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику.
 Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры
».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО

Шаг второй: составить схему документооборота.
 Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. 
На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур. Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Получить через час

Шаг четвертый: подключить контрагентов.
 Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту.
 Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.