КАК В СЭД ЗАГРУЗИТЬ ДОКУМЕНТ

Эффективная миграция на электронный документооборот включает пять этапов

В терминологии разработчиков СЭД оцифровка документов носит название “document imaging” (создание цифровых образов документов), и эта функциональность является обязательной для любой современной системы электронного документооборота. К основным стадиям документооборота относятся:

Мы сфокусируемся на первом и последнем этапе документооборота.

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

юбая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. Конечно, в договорной работе правят бал юристы. Но и мы можем внести свой существенный вклад, если поможем оптимизировать документооборот этих документов. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.

Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД

Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – объясняя, как на практике их можно выполнять.

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.

В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.

Подскажем, как использовать в СЭД хорошо разработанную номенклатуру дел, на какие нормативные и методические документы опираться.
Статья содержит ответы на большое число вопросов читателей журнала о практике составления номенклатуры дел, если в организации работает СЭД. Как отражать в номенклатуре дело, которое ведется в двух вариантах: бумажном и электронном? Как фиксировать в ней нахождение документов в разных информационных системах и папках? Сколько номенклатур дел необходимо организации? Можно ли копии всех приказов объединять в подразделении в одно дело, если их оригиналы в другом подразделении формируются в разные дела? Стоит ли использовать одинаковые индексы для оригиналов, формирующихся в одном подразделении, и их бумажных копий, хранящихся в иных подразделениях; что меняется при работе подразделений с электронными копиями? Как применение СЭД влияет на отображение в номенклатуре внутренней и внешней переписки организации? Если в одном письме содержатся вопросы, находящиеся в компетенции разных подразделений, то в каком подразделении оно должно «осесть» в дело (важно для описания жизненного цикла документа в СЭД)? Где хранить бумажные поручения и отчеты об их выполнении, что меняется при электронном документообороте? Кому формировать в дела бумажные и электронные служебные записки (подписанту или адресату), как сформулировать для них заголовки дел? Как можно отразить в итоговой записи к номенклатуре дел количество заведенных за год бумажных и электронных оригиналов и копий? И др.

озможности номенклатуры дел как классификатора документов в большинстве организаций, к сожалению, недооценены. А система электронного документооборота (СЭД), в сущности, представляет собой систему метаданных и электронных форм для создания и учета (регистрации) документов, комплекс классификаторов и справочников, систему управления правами доступа. С ЭД должна позволять маршрутизировать документопотоки, иметь хранилище для текущего (оперативного) хранения документов и проведения экспертизы ценности. Давайте разберемся, как можно использовать номенклатуру дел в СЭД для управления документами организации.

Классификаторы номенклатуры дел и СЭД помогут друг другу

Правильно разработанная номенклатура дел сразу дает для проектирования СЭД:

Номенклатура дел – это не иерархический классификатор (как думает большинство ИТ-специалистов), а матричный. Его возможная структура показана в Схеме 1. Такой матричный классификатор отражает реальные связи функций и документов (дел) по каждому подразделению, что позволяет правильно маршрутизировать документопотоки и обеспечить реальный электронный документооборот в организации.

Схема 1. Матричная схема номенклатуры дел структурного типа

В номенклатуре дел и в СЭД должно быть определено, какие документы существуют и оформляются в статусе бумажных оригиналов, а какие – в электронной форме. В СЭД должна быть возможность управления шаблонами создания электронных оригиналов и электронных копий документов. И, наконец, при правильной функциональности СЭД автоматически могут быть получены (как отчеты из системы на требуемую дату):

Номенклатура дел как классификатор

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который позволяет фиксировать и учитывать состав документального фонда организации в систематизированном виде.

На первом уровне классификации выделяются разделы номенклатуры дел:

Документальный фонд подразделяется таким образом на функциональные документные комплексы.

На втором уровне классификации в номенклатуре дел фиксируются категории дел по степени их значимости и принадлежности к системам документации с учетом принципа взаимосвязи документов и их значения для полного раскрытия вопросов деятельности. Именно на этом этапе в каждом разделе номенклатуры дел обеспечивается последовательность расположения категорий дел:

А на третьем уровне классификации документов в номенклатуре дел закрепляется и учитывается состав дел, т.е. первичных комплексов документов структурных подразделений. Документы систематизируются и формируются в дела в соответствии с признаками заведения дел. Их шесть:

Обратите внимание: носитель документа не имеет значения, т.к. документы, создаваемые в информационных системах организации, классифицируются и систематизируются в составе документального фонда по таким же правилам, как и документы в бумажной форме.

Название информационной системы и электронная форма документов (дела) обычно фиксируются в графе «Примечание» номенклатуры дел, а общее количество электронных дел отражается в итоговой записи к ней отдельной строкой.

Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях

Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе. Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам. Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.

Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:

Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно. Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей. Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.

Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД

Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа). После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед1 🙂 Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот». Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.

Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.

Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.

Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).

Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст

Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.

Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию. В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД. На рынке есть и другие программы.

Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.

Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:

Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.

Рисунок 7. Р КК с файлами, защищенными ЭП

В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:

Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.

Если обычно пользователь:

То по новой технологии он:

Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.

Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.

Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.

ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ВВОДУ В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Подготовка документов включает в себя полный анализ существующих документов, имеющихся в компании. Это наиболее важный и трудоемкий этап документооборота. На этом этапе документы нужно подготовить к сканированию: снять скрепки, удалить лишние наклейки и в целом привести документы в порядок, а также ответить для себя на несколько вопросов:

Создание в СЭД собственных документов

Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.

Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).

Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.

Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).

Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.

Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.

Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа

Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией

Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.

Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.

Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.

Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). Э П подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.

Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.

Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.

Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП

Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.

Рисунок 4. Р КК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»

Рисунок 5. Р КК приказа в СЭД «1С:Документооборот»

Включение проекта договора в СЭД

Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т.к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.

На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т.к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:

Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)

Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.

В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф. И. О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.

Важно зафиксировать тип договора, например:

Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).

Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание (обычно из предмета договора и его ключевых параметров) в одноименном поле, в случае с дополнительными соглашениями или спецификациями здесь указываются основные моменты, послужившие созданию данного документа.

Пример 2. Задача исполнителю

Нормативная база для разработки номенклатуры дел

Требования к разработке номенклатуры дел как классификатора отразились в следующих действующих на настоящий момент нормативных правовых актах и методических документах:

Опыт лучших практик показывает, что правила разработки номенклатуры дел лучше регламентировать в отдельном локальном нормативном акте организации, а не оформлять их в составе Инструкции по делопроизводству.

ЕЖЕДНЕВНОЕ СКАНИРОВАНИЕ

Ежедневное сканирование также сильно зависит от источника документов. Если документы генерируются внутренними системами, то возможно облегчить процесс ввода в СЭД путем настройки печати штрих-кодов на документах. Это позволит автоматически регистрировать карточку документа путем считывания штрих-кода, при условии наличия соответствующего аппаратного обеспечения.

Для бумажных документов из внешних источников, как правило, штрих-коды печатаются в виде наклеек. С ЭД ТЕЗИС поддерживает печать двух видов кодов, широко применяющихся на территории России – штрих-кода и QR-кода.

В целом, ключ к успешному вводу документов в СЭД начинается с планирования. Важно понять, какие типы документов будут сканироваться и вводиться в СЭД, какое нужно «железо», каким образом будет проводиться индексация отсканированных документов. Кроме того, важно выбрать и протестировать СЭД, способную удовлетворить ваши разумные ожидания.

Индексация документов требуется для того, чтобы впоследствии эффективно осуществлять поиск нужных документов в СЭД. Как правило, в делопроизводстве под индексацией понимается присвоение документу регистрационного номера и условных обозначений – ключевых слов и аббревиатур, и практически все СЭД, в том числе СЭД ТЕЗИС, поддерживают эту функциональность, предлагая возможности автоматического нумератора. Это, разумеется, способствует стандартизации документов, однако индексация в ее «околокомпьютерном» понимании имеет несколько другое значение и предлагает больше возможностей.

Под индексацией в терминологии IT понимается процесс добавления сведений о существовании некоторой информации в поисковую систему. В системе документооборота ТЕЗИС существует модуль распознавания текста, разработанный в сотрудничестве с ABBYY – признанным лидером российского рынка распознавания отсканированных текстов. Кроме того, платформа Jmix (ex-CUBA Platform), на которой строится СЭД ТЕЗИС, предлагает возможности полнотекстового поиска по загруженным в систему документам – как регистрационным карточкам, так и вложениям.

Автоматизированный ввод документов в СЭД осуществляется посредством интеграции с ABBYY Recognition Server – программным обеспечением, позволяющим осуществлять массированное распознавание документов. Как это работает? Сканированные документы загружаются в карточки СЭД ТЕЗИС как вложения в виде файлов .pdf, .tiff или .png, то есть, в тех форматах, которые получаются на выходе у большинства современных сканеров. Сервер распознавания ABBYY автоматически преобразует изображения в электронные редактируемые форматы – PDF-документ, документ Microsoft Word или файл XML. Затем модуль полнотекстового поиска производит индексацию – попросту говоря, запоминает, что в системе есть такой файл. После добавления вложения делопроизводитель может вносить данные в карточку документа простым копированием распознанного текста из вложения, и ему становится доступен полнотекстовый поиск документа по его содержимому. Техническая деталь: для этого используется популярный движок Apache Lucene.