МЕДИЦИНСКАЯ ПОДПИСЬ

С начала 2021 года электронные подписи стали повсеместно применяться в медицинских учреждениях. Это связано с выходом закона, который обязал больницы и поликлиники организовывать юридически значимый электронный документооборот.

С 1 февраля 2021 года каждый медик, работающий в клинике или медицинском центре, обязан иметь личную электронную подпись. Это удобно и занимает куда меньше времени, чем подписывать каждый документ вручную. В новой статье рассказали, что такое ЭЦП, зачем она нужна и как ее получить.

Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)?

Электронная цифровая подпись врача – это электронный аналог обыкновенной подписи медицинского сотрудника, который позволяет заверять рецепты, больничные листы, отчеты и другие документы в цифровом формате. Данный термин был введен еще в 2002 году, однако сегодня также используется и другое название – электронная подпись или просто “ЭП”.

Что такое ЭЦП для медиков

ЭЦП, ЭП или электронная цифровая подпись — это обычная подпись врача, только в электронном виде. С ее помощью можно заверить:

Документы, заверенные электронной подписью, тоже должны быть электронными. Если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но это вряд ли — медицинское учреждение ведет электронный документооборот не только в своей нише. Любому ООО или ИП приходится подписывать множество документов. Это и переписки с контролирующими органами, с контрагентами, и заключение договоров, и подписи на Госуслугах, также ЭЦП может понадобиться для участия в тендерах, электронных торгах. Да даже в суде и других инстанциях — мало ли что может быть.

Кому нужна электронная подпись

Так каким же сотрудникам нужна ЭЦП:

Кому из медицинских сотрудников нужна ЭЦП?

Главному врачу. Подписание отчетов и договоров от лица всей медицинской организации.

Специалисту статотдела. Для заверения и передачи информации о выписке больничных в ФСС.

Фельдшеру. Заверение назначения рецептов и выдача больничных сроком не более чем на 10 дней.

Лечащему врачу. Заверение документов, продление электронных больничных листов, подписание карт, выписка рецептов и многое другое – для всего этого потребуется электронная подпись. Также нельзя не отметить, что личную ЭЦП можно использовать в разных медицинских учреждениях.

Работодателю. Однако, для него это необходимо только в том случае, если организация будет согласна обрабатывать цифровые больничные листы медицинских сотрудников и передавать данные в ФСС. Это связано с тем, что оформлять электронные бланки врачи смогут тогда, когда организация зарегистрирована в “Соцстрахе”.

Согласно постановлению Министерства здравоохранения Российской Федерации № 947 от 7 сентября 2020, все работники в сфере здравоохранения обязываются организовывать электронную форму медицинских документов, начиная с 1 февраля 2021 года. Другими словами, теперь все сотрудники охраны здоровья смогут отказаться от бумажного документооборота и полностью перейти на цифровой формат.

Согласно утвержденным правилам, решение о частичном или полном переходе на электронный вариант ведения документации, принимается исключительно медицинской организацией, самостоятельно и по своему усмотрению. Однако, практически все сотрудники сферы здравоохранения обязываются иметь при себе электронную подпись, вне зависимости от того в какой форме организация ведет документооборот. Также нельзя не отметить, что ответственность за ее создание лежит непосредственно на медицинских работниках. Другими словами, “выдавать” ее никто не будет, сотрудникам придется самостоятельно или с помощью сторонних компаний создавать средства для электронного ведения документации.

Зачем врачам нужна электронная подпись и почему это удобно?

Если отбросить тот факт, что начиная с 1 февраля 2021 года почти каждый медицинский работник обязывается иметь личную цифровую подпись, то можно выделить несколько причин, которые раскрывают для чего она нужна, а именно:

Непрерывное заполнение однотипных бумаг – это огромная проблема для современных врачей. Вместо лечения пациентов они вынуждены тратить огромное количество времени на бюрократию. Электронная цифровая подпись позволит значительно упростить работу с бумагами и подарит врачу больше времени на работу с пациентами.

Почему врачам обязательно иметь электронную подпись

7 сентября 2020 года был издан Приказ Минздрава РФ N 947н, согласно которому во всех медицинских учреждениях должен быть организован юридически значимый электронный документооборот. Врачам теперь нужно получать квалифицированную электронную подпись. Приказ вступил в силу 1 февраля, а решение о полном или частичном переходе на ЭДО медучреждения стали принимать самостоятельно.

23 августа 2021 года вышло Постановление Правительства РФ № 1381, которое скорректировало порядок информационного взаимодействия в целях формирования электронных больничных. Согласно документу в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, страхователи будут предоставлять соответствующие сведения в систему «Соцстрах». Это постановление начнёт действовать 1 января 2022 года.

Вне зависимости от того, приняла ли организация решение вести частичный или полный электронный документооборот, для обеспечения возможности формирования листков нетрудоспособности в виде электронного документа медицинской организации и медицинским работникам, ответственным за формирование электронных больничных, необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.

Кому из медицинских работников нужна электронная подпись

Электронная подпись должна быть у:

До 1 января 2022 года формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа осуществляется исключительно с письменного согласия застрахованного лица. После этого такое согласие не требуется. Кроме того, медицинская организация обязана по запросу пациента изготавливать бумажную копию электронного медицинского документа.

Зачем врачам нужна ЭЦП

Кто-то скажет: «А зачем мне электронная подпись, я и ручкой то же самое напишу за несколько секунд». В чем же преимущества ЭЦП:

Комплект ЭЦП для врача

Электронная цифровая подпись — очень удобная вещь, но некоторые до сих пор не признают ее существование, работая по старинке. Но зачем подписывать кучу бумаг, если можно нажать на одну кнопку и заниматься более важными делами — продвижением клиники и лечением пациентов?

Также практически во всех клиниках есть документы, которые существуют только в электронном формате. Конечно можно потратить деньги и время на то, чтобы их распечатать, но зачем? Вы просто вставляете свою электронную подпись и отправляете документ дальше.

Какие документы подписываются электронно?

Основной перечень документов, который подписывается усиленной электронной подписью:

Также к вышеперечисленным можно прибавить абсолютно все документы, по отношению к пациенту, которые содержат в себе данные и сведения о его состоянии здоровья.

Еще существует документы, которые оформляется с использованием электронной подписи любого вида. Они должны соответствовать одному из следующих условий:

Также нельзя не отметить, что те записи, которые были получены автоматически в результате применения изделий, допущенных к обращению, не требуют подписи работника.

Какие документы можно подписать с помощью ЭЦП

Существует 3 вида электронной цифровой подписи:

Так проходит получение усиленной неквалифицированной ЭЦП

С помощью усиленной электронной подписи можно подписать любой документ, касающийся пациента и его состояния здоровья. В эти документы входят:

Если у вас нет усиленной ЭЦП, есть документы, которые можно подписать с наличием подписи любого вида, при выполнении таких условий:

Как происходит подписание электронных документов?

В постановлении Министерства здравоохранения были выделены следующие правила, которые необходимо соблюдать при подписании электронных документов, а именно:

Также нельзя не отметить, что цифровая подпись должна быть выполнена в CMS-формате, так как именно этот стандарт используется всеми российскими службами.

Как выглядит электронный медицинский документ?

Для начала, важно отметить, что электронный медицинский документ должен содержать следующее:

Также в постановлении указано, что электронный документ должен содержать текст “ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ”. Его необходимо расположить в верхней части отметки и выровнять горизонтально прямо по центру области. Также очень важно написать все слова с большой буквы.

Сведения о сертификате ключа проверки должны быть установлены в нижней части отметки и содержать такие элементы, как:

Все элементы, раскрывающие данные о сертификате располагаются на отдельных строках, исключительно друг под другом.

Элемент “Номер сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст “Сертификат” и номер сертификата подписи.

Элемент “Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст ”Владелец”, где указывается фамилия, имя, отчество, место нахождения и основной государственный регистрационный номер юридического лица (если владельцем сертификата выступает юридическое лицо).

Элемент “Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи” должен содержать текст “Действителен с”, после чего необходимо ввести дату начала действия сертификата и дополнить надписью “по” и ввести дату окончания действия.

А может, обойтись без ЭЦП?

Как мы уже говорили, если в вашей клинике все документы до сих пор в бумажном виде, ЭЦП вам не понадобится. Но мы советуем однозначно переводить их в электронный вид — в этом поможет медицинская информационная система Archimed+. Если же все ваши документы уже оцифрованы, присмотритесь к нашим современным решениям и используйте их на благо клиники!

По всем вопросам внедрения ArchiMed+, работе наших модулей, а также переезда на нашу МИС с других медицинских систем вы можете обратиться по телефону 8 800 301 03 73 или оставить заявку на нашем сайте.

Каковы правила регистрации электронных документов в реестре?

Согласно постановлению Министерства здравоохранения регистрация цифровых документов в федеральном реестре, должна проходить с соблюдением следующих правил:

Также важно сказать, что процесс регистрации осуществляется исключительно с помощью государственных информационных систем и никаких других.

Где можно приобрести ЭЦП?

Подводя итог, можно прийти к выводу, что формирование электронной подписи – это непростая процедура, которая требует много сил, терпения, а главное специальных знаний. Безусловно, можно самостоятельно изучить вопрос и все сделать вручную, однако эта процедура потребует чрезвычайно большого количества времени у неопытного пользователя. В таком случае, имеет смысл доверить подобную работу профессионалам, которыми являются сотрудники нашей компании. Мы предоставляем возможность получить квалифицированную электронную подпись, с полным соответствием всем необходимым стандартам, правилам и форматам.

Список электронных документов медучреждений, которые могут быть подписаны электронной подписью, включает в себя всё, где содержится информация о состоянии здоровья пациента: медицинские карты пациента или стационарного больного, больничные листы и т. д.

Подписывать документы электронной подписью обязаны и представители роддомов. Индивидуальная карта беременной и родильницы, история развития новорожденного, история развития ребёнка, история родов — всё это также должно быть заверено с помощью ЭП.

Правила подписания электронных документов

В медицинских учреждениях при подписании электронных документов сотрудники следуют трём правилам:

Регистрация электронных документов в Федеральном реестре электронных медицинских документов единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения должна проходить по установленным Минздравом правилам.

Вся документация должна быть зарегистрирована в реестре в течение одного рабочего дня с момента её формирования. Если же в документ вносятся изменения, то в реестре также должна быть зарегистрирована новая версия, на это также отводят одни рабочие сутки.

Как получить электронную цифровую подпись

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц и ИП могут получать электронную подпись только в удостоверяющих центрах или организациях, которые являются доверенными лицами налоговой.

Усиленную квалифицированную ЭЦП вы сможете получить только обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр ФНС. Вы должны собрать набор документов, в которые входят:

Совет для руководителей клиник: работодатель должен организовать централизованное получение сотрудниками электронной подписи. Некоторым будет лень ехать в удостоверяющий центр, а другие просто не захотят этого делать и будут тянуть резину. Назначьте человека, который будет за это отвечать, собирать заявления и копии паспортов. Тогда сотрудники получат электронную подпись не покидая рабочее место.

Список аккредитованных центров вы найдете на Госуслугах. Будьте внимательны — аккредитации могут быть приостановлены, внимательно изучите списки актуальных.

Преимущества электронной подписи

Как получить электронную подпись для врача и медицинской организации

Оформить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Если медицинское учреждение не является бюджетным:

Если медицинское учреждение бюджетное:

В нашем удостоверяющем центре врач может получить «Астрал-ЭТ: Базис» для физических лиц. Срок действия электронных подписей, оформленных на сотрудников по доверенности будет ограничен 31 декабря 2022 года. Если же сертификат выпускался на физическое лицо, срок его действия будет составлять 12 месяцев.