НАЛОГОВАЯ ВЫПУСК ЭЦП

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Мы приняли решение закрыть наш блог на сайте Клерк. Ру. Будущие статьи будут выходить только в Дзене. Со временем мы перенесём туда наиболее важные статьи из этого блога.

Данная статья актуализирована и перенесена в Дзен

Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом

В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:

Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.

В 2023 году снова меняются правила использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 1 сентября компании и ИП вправе воспользоваться подписью только от ФНС или небольшого круга её доверенных лиц. А сотрудникам, кроме ЭЦП физлица, понадобится машиночитаемая доверенность.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись придаёт юридический статус оригиналам документов в интернете.

Неквалифицированной подписью вы можете подписывать только внутренние документы.

А для внешнего электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами, сдачи отчётности, электронных торгов вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Что меняется для компаний и ИП

Приобрести КЭП для бизнеса в коммерческом удостоверяющем центре можно было до 31 декабря 2021 года.

С 2022 года электронную подпись выпускает только удостоверяющий центр ФНС и небольшой круг официальных доверенных лиц.

Финансовые организации получают сертификат подписи в Центробанке, а бюджетные – в Федеральном казначействе.

Период до 1 сентября 2023 года – переходный. Закон позволяет в это время использовать как действующие ЭЦП коммерческого УЦ, так и подписи от налоговой или доверенной организации.

А после 1 сентября руководителям организаций и ИП запрещено пользоваться сертификатом коммерческого УЦ.

Компания получила сертификат подписи в коммерческом УЦ 31 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. Чтобы непрерывно продолжать работать онлайн, в марте фирма получит новую подпись в налоговой.

Как получить КЭП руководителю или ИП

Чтобы впервые получить электронную подпись по новым правилам, личнопосетитеналоговую или доверенную организацию. Никакая доверенность, даже нотариальная, в этом случае не поможет.

Обязательно возьмите с собой:

Токен – это носитель, внешне напоминающий флешку. Но в отличие от обычной флешки информация на токене защищена.

Сертификат подписи в налоговой обойдётся бесплатно.

Основные расходы – это покупка токена. Сегодня его можно приобрести приблизительно за 1500 рублей, например, на маркетплейсе.

Продлить КЭП можно удалённо через личный кабинет налогоплательщика. Главное, чтобы у компании не изменились реквизиты и на момент перевыпуска старая подпись была действительна. После создания новой прежняя подпись аннулируется.

Что ещё нужно знатьо КЭП руководителя или ИП:

Что меняется для работников

С 1 сентября 2023 года перестанут работать и старые ЭЦП для сотрудников. Они содержат в себе данные не только владельца-физлица, но и организации, от имени которой тот выступает.

По новым правилам работник может подписать документы компании личной подписью физлица от любого аккредитованного коммерческого УЦ. Но к ней, как и в обычной жизни, потребуется доверенность. В онлайне электронная доверенность называется машиночитаемой или МЧД.

В переходном периоде до 31 августа закон позволяет сотрудникам пользоваться любым из двух вариантом подписи.

Как оформить МЧД

По сути, машиночитаемая доверенность – это файл в формате *.xml.

Для каждого органа потребуется отдельная МЧД. Например, бухгалтеру понадобятся разные электронные доверенности для сдачи отчётности в налоговую, Социальный фонд, статистику.

Создайте МЧД, подпишите подписью компании и направьте в организацию перед первой отправкой сотрудником документов.

Вы в любой момент можете аннулировать выданную доверенность с помощью электронного документа «отзыв МЧД».

Коротко

В переходном периоде с 1 января по 31 августа 2023 года компании и ИП могут подписывать электронные документы любым из двух способов:

До конца августа работники при заверении электронных документов организации могут выбирать: пользоваться прежней подписью юрлица для сотрудника или личной физлица с МЧД.

С сентября подписи коммерческих УЦ для бизнеса перестают действовать, а для подписания документов сотрудником понадобится только его личная подпись физлица с МЧД.

Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП

Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.

Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.

Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.

Пара слов про криптопровайдер

Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.

Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.

Установка личного сертификата

Вставьте ключ в компьютер. Откройте программу Крипто Про CSP. Перейдите в раздел Сервис. Нажмите кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере. Выберите свой ключ. В открывшемся окне нажмите кнопку Установить сертификат.

Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.

Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов

Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:

Подключение к личному кабинету

Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.

Если что-то пошло не так

Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.

Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.

Где можно использовать подпись от ФНС

Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.

Сами налоговики пишут про подпись так:

Подпись можно использовать:

На всех электронных площадках и сервисах.

При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):

Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.

Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать. Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.

В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.

Для чего нужна электронная подпись ИП

Основное назначение – это подписание заявления на зачет фиксированных взносов, чтобы уменьшить налог на УСН и патенте.

Но помимо этого, наличие ЭЦП значительно расширяет возможности предпринимателя, а также позволяет:

Что касается прямой обязанности в получении ЭЦП, законодательством это не установлено. Работать можно и без электронной подписи.

Только в данном случае придется сдавать отчеты «по старинке» на бумажном носителе с классической рукописной подписью. А взаимодействие с партнерами придется совершать также лично, без электронных сервисов. Все зависит от личных предпочтений и удобств.

Важно! Подпись не обязательна, только вот реализовывать алкогольную продукцию, участвовать в торгах и государственных закупках без нее не получится.

Хотите быть в курсе всех изменений законодательства, вести бизнес, не опасаясь санкций ФНС и других проверяющих? Оформите подписку на Клерк. Премиум. Получайте ответы экспертов на любые вопросы, участвуйте в вебинарах, проходите онлайн-курсы. Поддержка для бухгалтера и предпринимателя на любой системе налогообложения.

Какая ЭЦП нужна ИП

Индивидуальным предпринимателям нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее наличие позволит справиться с рядом задач, включая возможность ведения документооборота, участие в закупках и т.д.

Квалифицированная подпись – это информация о владельце, «упакованная» в электронный формат.

Подписание документа с ее использованием является подтверждением достоверности представленной информации, а также действия, совершенного конкретным лицом.

Проще говоря, это рукописная подпись, только в электронном формате. Документы, подписанные КЭП, имеют юридическую силу.

В чем отличие подписи для ИП от других

Обычные физические лица и сотрудники предприятий могут получить ЭЦП в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Если сотрудник предприятия использует подпись для служебных целей, то чтобы представлять интересы своего работодателя, ему нужна доверенность.

Индивидуальный предприниматель, как и руководители юрлиц, должен получать ЭЦП в налоговой службе или у ее доверенных лиц.

Причем сама подпись выдается бесплатно, но нужно купить токен, на который ЭЦП будет записана.

Сертификат, который получит предприниматель, уже будет содержать сведения об основном регистрационном номере ИП (ОГРНИП). Никаких доверенностей при использовании ЭЦП предпринимателю не потребуется.

Может ли ИП получить подпись как физлицо использовать ее для бизнеса?

Личная подпись не подходит для бизнеса, так как не все системы с ней работают. Например, подписью физического лица не получится заверить отчетность за сотрудников.

При этом предприниматель вправе получить две разные подписи: одну – как ИП для бизнеса, а другую – как обычное физическое лицо для личных нужд.

Задайте вопросы экспертам «Клерка» на конференции!

» пройдет 12 сентября в Краснодаре в отеле Marriott. Если не можете присутствовать лично — присоединяйтесь онлайн.

Приглашаем всех, кто хочет обсудить бухгалтерские темы в кругу коллег, и получить ответы на вопросы по темам ЕНС, ФСБУ и налоговых проверок 2023-2024 от спикеров лично или в прямом эфире.

До 31 августа акционные цены на билеты: 4990 руб. очное участие и всего 1990 руб онлайн! Торопитесь, места офлайн ограничены!

Особенности получения ЭЦП в 2023 году

В заключении, стоит выделить основные особенности получения ЭЦП в 2023 году.

Все старые сертификаты, которые были получены до 2023 года должны были окончить свое действие. Но, согласно введенным изменениям, это произойдет не ранее 1 сентября 2023 года.

Пользоваться старой подписью можно еще полгода.

Оформление новой квалифицированной подписи осуществляется только в ФНС и у ее доверенных лиц.

Получить ЭЦП для ИП через доверителя – невозможно.

Если вы еще не получили ЭЦП – не стоит затягивать. 1 сентября 2023 года подписи, полученные по старым правилам, будут аннулированы, и с этого момента могут возникнуть проблемы с выполнением привычных действий.

Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП

Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.

Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.

Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.

Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.

В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.

Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.

Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи

Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.

В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».

Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.

Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.

Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.

Личный кабинет выведет сообщение о том, что заявление отправлено и в течение пяти дней придёт ответ. На самом деле это немного не так. Ответ приходит буквально за несколько минут, так что можете сразу жать на кнопку Сообщения и караулить ответ.

В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.

Этап 3. Получение подписи в ФНС

Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.

Регистрационные документы брать не нужно.

Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).

Как получить электронную подпись для ИП в 2023 году

Получение электронной подписи осуществляется по установленному алгоритму:

Электронная подпись записывается на физический носитель – токен, который обязан отвечать ряду установленных требований:

Сертификат вам должен выдать продавец токена. Этот документ обязательно нужно будет приложить к пакету документации для получения электронной подписи.

Например, этим требования соответствуют: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Вышеперечисленные требования обязательны. В остальном ИП волен решать, какой токен он выберет.

Производители могут снабжать устройства дополнительными функциями, повышенной защитой корпуса и т. д. Такой носитель будет стоить дороже.

Если у вас уже есть рабочий носитель, подходящий по требованиям, можно использовать его. Покупать новый не обязательно.

Личные консультации для предпринимателей. Оперативно ответим на любое количество вопросов про налоги, проверки, работников, отчетность.

Где получить электронную подпись для ИП

Электронную подпись для ИП можно получить в налоговой службе или у ее доверенных лиц (ДЛ) – удостоверяющих центров, которым ФНС доверила функцию выдачи ЭЦП от ее имени.

Получение ЭЦП в ФНС

Подать заявление на получение подписи можно двумя способами: удаленно (онлайн) или при личном обращении.

Отправить заявление онлайн можно через личный кабинет на портале налоговой службы. Для этого, нужно создать заявку через личный кабинет на сайте ФНС.

Достаточно выбрать нужное заявление, все данные в него будут подставлены автоматически из вашей учетной записи. Далее нужно отправить заявление в ФНС.

Затем придется посетить ФНС, так как удаленно в первый раз получить подпись невозможно – нужно пройти процедуру идентификации личности. То есть инспектор должен убедиться, что подпись получает именно тот человек, который указан в заявлении и предъявленных документах.

Обратите внимание: ЭЦП выдает далеко не каждое отделение ФНС. Поэтому важно проверить на сайте налоговой информацию, какие отделения в вашем городе (районе и т. д.) оказывают эту услугу.

Получение ЭЦП у ДЛ

У доверенных лиц большая сеть по стране. И часто обращение к ним может быть удобнее.

Например, если вы являетесь клиентом банка, который в свою очередь выступает доверенным лицом ФНС, и офис банка находится рядом с вашим домом.

Но учтите, что порядок получения электронной подписи у ДЛ может быть другим. Причем разные ДЛ могут устанавливать разные требования.

Поэтому перед тем, как обращаться к доверенному лицу, стоит изучить условия получения ЭЦП, которые им установлены.

Обычно всю необходимую информацию можно найти на сайте ДЛ или оставить там заявку и заказать звонок специалиста.

Какие документы нужны для получения электронной подписи

Для того чтобы получить квалифицированную подпись, ИП потребуется:

Не забудьте взять с собой токен для записи ЭЦП и сертификат к нему.

Как происходит получение ЭЦП для ИП

Процедура получения выглядит следующим образом:

Установка программного обеспечения

Для того, чтобы начать работать с подписью, недостаточно ее просто получить.

Важно установить и настроить специальное программное обеспечение. Сделать это нужно на компьютере, где подпись и будет использоваться.

Внимание! Для каждого компьютера требуется настройка программного обеспечения. Сделать это можно самостоятельно, или же воспользоваться услугами специалиста. В последнем случае это отразиться на общей стоимости.

Для работы с электронной подписью, на компьютер или ноутбук необходимо установить:

Первые 90 дней ее можно использовать бесплатно. Но по окончании этого периода придется купить лицензию.

Мини-курсы для пользователей Клерк. Премиум. Самое актуальное и удобное обучение. Учитесь каждый день, тратя на это всего несколько минут, не отрываясь от чашки кофе.

В порядке заключения

В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.

Будем рады видеть вас у нас на канале — https://youtube.com/csbsov

Ещё у нас есть телеграм-чат для предпринимателей и экспертов, в котором можно обсудить последние новости и поделиться опытом, будем рады вас видеть и там — https://t.me/csbsov_chat