- Основные возможности
- Виды электронных подписей в эдо
- Как отправить документы
- Как получить
- Как получить электронную подпись
- Как принимать документы по эдо
- Как работает электронная подпись
- Как работать с электронной подписью
- Как создать документ в диадоке
- Какие документы можно отправлять через эдо
- Какую эцп выбрать для эдо
- Квалифицированная электронная подпись — кэп
- Кому не обойтись без электронной подписи
- Кэп от диадока
- Неквалифицированная электронная подпись — нэп
- Отправка и прием документов в диадоке
- Работа с любого устройства
- Создавайте документы и обменивайтесь ими через эдо
- Стоимость эдо — тарифы и цены на систему
Основные возможности
Через веб-версию легко формировать исходящие документы, согласовывать их внутри компании, подписывать и отправлять адресатам.
Форматный контроль системы защищает документы от технических ошибок и гарантирует их корректное оформление.
Простой и наглядный интерфейс Диадока позволяет создавать подразделения компании и настраивать распределение документов от контрагентов по ответственным специалистам.
Виды электронных подписей в эдо
Федеральный закон № 63 определяет нюансы использования электронных подписей. В статье 5 этого нормативно-правового акта четко обозначены виды ЭП:
- простая электронная подпись,
- усиленная электронная подпись: неквалифицированная и квалифицированная.
Только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, без оговорок считается равнозначным собственноручно завизированному бумажному варианту. У остальных ЭП есть нюансы.
У вас еще нет электронной подписи? Оставьте заявку
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
Как получить
Чтобы получать электронные документы, просто зайдите в Диадок и примите приглашения от ваших контрагентов.
За входящие документы в Диадоке не нужно платить, а их доставка занимает всего несколько секунд. Получать и подписывать электронные документы можно в веб-версии Диадока или вашей учетной системе, например, через модуль для 1С.
Как получить электронную подпись
Для работы с КЭП пользователю нужно получить квалифицированный сертификат и два ключа — открытый и закрытый. Первый ключ и сертификат нужны для того, чтобы получатель мог проверить подпись, второй же генерирует подпись. Закрытый ключ известен только владельцу и должен сохраняться в тайне.
Для получения подписи понадобится:
- подготовить пакет документов — удостоверение личности, уставные документы организации;
- подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр;
- оплатить оформление сертификата;
- дождаться обработки заявки и пройти проверку личности перед выпуском подписи.
Создать подпись можно несколькими способами. Проще всего получить в УЦ не только сертификат, но и уже готовую к дальнейшему применению пару ключей, записанных на USB-токен.
Как принимать документы по эдо
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Как работает электронная подпись
Документ, обладающий юридической силой, подтверждает факты или события. А значит, может служить в качестве доказательства в госорганах, включая суды. Для того чтобы юридическую силу получил электронный документ, применяется технология электронной подписи.
ЭП не только визирует документ и делает возможной проверку авторства подписи, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения. Электронный документооборот ведется через систему оператора ЭДО — например, СКБ Контур.
При этом некоторые виды ЭП будут придавать электронным документам юридическую силу только при соблюдении конкретных условий. Они перечислены в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Как работать с электронной подписью
Для того чтобы подписать документ с помощью ЭП, нужны:
- финальная версия документа. Внести правки после подписания будет нельзя;
- действующий сертификат;
- необходимое программное обеспечение, а также оператор ЭДО.
ЭП в зависимости от прикрепления бывает двух видов — отсоединенная и присоединенная. В первом случае она будет сформирована в отдельном файле, во втором — объединена с подписанным документом.
В любом случае важно соблюдение правил информационной безопасности: закрытый ключ должен быть известен только владельцу, а на токене и компьютере должны стоять надежный пароль и антивирусная программа.
Важно: срок действия сертификата ЭП — один год, однако даже по истечении этого периода завизированные документы не потеряют юридической силы. Каждая печать сопровождается штампом времени, подтверждающим действие сертификата в момент визирования.
Как создать документ в диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Какие документы можно отправлять через эдо
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Какую эцп выбрать для эдо
В работе организации могут применяться разные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это зависит от задач, если государством или федеральными органами госвласти не установлены требования к тем или иным документам.
Квалифицированная электронная подпись — наиболее совершенная, защищенная и универсальная. Ее можно использовать везде, поскольку документы, подписанные такой ЭП, признаются полностью равнозначными бумажным договорам, соглашениям, контрактам и т.д. Исключение возможно только одно — если в конкретном случае само законодательство допускает только бумажный формат документа.
Юридическую силу имеют и документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП. Но необходимо, чтобы это было оговорено в законодательстве или в отдельном соглашении между двумя сторонами — участниками электронного документооборота. В ином случае электронная подпись будет невалидная. Простые и неквалифицированные ЭП также не принимаются при сдаче отчетности в налоговую.
Закажите электронную подпись для ЭДО
Квалифицированная электронная подпись — кэп
Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.
Безопасность достигается за счет того, что:
- технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата;
- подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ);
- ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.
Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.
КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:
- сдачи отчетности в контролирующие органы;
- участия в электронных торгах;
- регистрации онлайн-кассы;
- обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.
В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.
Кому не обойтись без электронной подписи
Если раньше электронная подпись была востребована лишь у нескольких категорий налогоплательщиков, то сегодня ее применение значительно шире. Так, ЭП необходима компаниям для сдачи определенной отчетности в:
- Федеральную налоговую службу, если в организации работает более 100 человек;
- Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования, если в компании трудится более 25 человек.
Также только электронная подпись позволит участвовать в торгах на федеральных и коммерческих торговых площадках, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных, проводить закупки по 44-ФЗ.
Кэп от диадока
В системе электронного документооборота Контур.Диадок для ЭДО используется только квалифицированная электронная подпись. КЭП подойдет для самых разноплановых задач — будь то сдача отчетности в налоговую, получение финансовых услуг или взаимодействие с госорганами.
Диадок помог упростить бизнес-процессы свыше 1,5 млн компаний. С помощью КЭП они:
- не тратят время и ресурсы на дополнительное соглашение с внешним контрагентом;
- могут завизировать файл любого формата;
- получают доступ ко всем опциям и ресурсам электронного документооборота.
Для оформления сертификата электронной подписи оставьте заявку. После оплаты счета, предоставления и проверки необходимых документов вы получите готовый токен и необходимое для работы программное обеспечение.
Получите КЭП и отправьте свой первый электронный документ
Неквалифицированная электронная подпись — нэп
Эта электронная подпись тоже обладает серьезной защитой: как и в случае с КЭП, при ее создании используются криптографические алгоритмы. Такая технология позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений. Однако ФСБ не контролирует технологию и не определяет структуру сертификата НЭП, а получить такую подпись можно в любом удостоверяющем центре, даже если у него нет аккредитации Минцифры.
Главные пользователи неквалифицированной электронной подписи — предприниматели и юридические лица со значительным объемом внутреннего или внешнего электронного документооборота. С помощью НЭП они могут:
- подавать письменную аргументацию в арбитражный суд;
- получать аккредитацию и участвовать в процедурах на электронных торговых площадках;
- вести корпоративный ЭДО — подписывать договоры, платежные поручения, приказы;
- обмениваться электронными данными с партнерами, контрагентами. Для этого понадобится лишь соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной собственноручной.
При создании подписи пользователь получает два ключа — открытый и закрытый. С помощью последнего и генерируются ЭП, поэтому его нужно держать в тайне. Хранится он либо на специальном носителе, либо в компьютере пользователя.
Отправка и прием документов в диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Работа с любого устройства
В веб-версии Диадока можно работать с планшета, смартфона или другого мобильного устройства с помощью КЭП. Закрытый ключ подписи хранится на нашем сервере, и СКБ Контур гарантирует его сохранность.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через эдо
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Стоимость эдо — тарифы и цены на систему
Для отправки документов через Диадок понадобится купить пакет исходящих. Он будет действовать в течение 12 месяцев с момента оплаты или пока не закончатся документы в пакете. Из пакета вычитаются только те документы, по которым завершен документооборот.
Стоимость пакетов исходящих на год вы найдете в прайсе на этой странице. Указанные тарифы ЭДО не облагаются НДС на основании пп. 26 п. 2 ст. 149 Налогового кодекса РФ.
Стоимость подключения — 0 ₽. Чтобы подключиться к Диадоку, нужен сертификат электронной подписи. Войдите с помощью КЭП и примите условия лицензионного договора. Подписывать договор на бумаге не понадобится. Получать документы и подписывать можно сразу же, отправлять — после покупки годового пакета.
Если при переходе на электронный документооборот вам важно понять, какая получится стоимость ЭДО в месяц, к цене пакета прибавьте стоимость сертификатов КЭП и поделите на 12. Электронная подпись понадобится каждому сотруднику, который будет подписывать документы.