Листок нетрудоспособности, выданный лечебным учреждением, работник сдает в бухгалтерию. В нем имеется часть, которую должен заполнить работодатель. Какие сведения должны быть вписаны в бланк документа?
В разделе больничного листка «Заполняется работодателем» вписывается место работы застрахованного. Это – наименование организации (обособленного подразделения) или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя. При этом для физического лица допускается отсутствие отчества.
Наименование организации или фамилию, имя, отчество нужно написать с первой ячейки, обязательно соблюдая интервал в одну ячейку между словами. Специалисты фонда не запрещают применять в названии кавычки, точки, запятые, тире и знак номера.
В наименование организации можно вписывать как полное, так и сокращенное ее наименование (предусмотренное уставом). Но если в наименовании организации более 29 символов (включая пробелы) и отсутствуют сокращения в учредительных или уставных документах, то разрешено указывать произвольное сокращенное наименование в соответствии с общепринятыми аббревиатурами – ООО, АО, ГУП, МУП и т. п.
Можно использовать и такие сокращения, рекомендуемые ФСС, как СОНТ – для садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого товарищества; для товарищества собственников жилья – ТСЖ; для унитарного предприятия – УП, казенного предприятия – КП и т. д.
ФСС предлагает закреплять «произвольное» сокращенное наименование организации по согласованию с региональным отделением, в котором организация состоит на учете. В таком виде наименование должно быть доведено до каждого застрахованного сотрудника. При выписке больничного листка в случае обращения в медицинское учреждение сотрудники должны сообщать именно это сокращение.
В больничном листе работодатель должен указать свой регистрационный номер, который присвоен ему в территориальном органе ФСС. И код подчиненности – пять цифр, указывающих на территориальный орган соцстраха, в котором работодатель как страхователь зарегистрирован в данный момент.
Работодатель должен проставить признак (галочку в соответствующей строке), является ли он местом основной работы сотрудника, или гражданин трудится у него на условиях внешнего совместительства. При внутреннем совместительстве отметку надо проставить в строке «Основное».
В больничном надо указать ИНН заболевшего работника (если он у него имеется) и его СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица – номер карточки пенсионного страхования, которую выдает Пенсионный фонд.
В строке «Условия исчисления» указывается один или при необходимости несколько кодов из перечня, приведенного в форме бланка. Это такие коды:
Подписывают больничный лист руководитель и лично главный бухгалтер. Вместо руководителя организации листки нетрудоспособности может подписывать заместитель, курирующий социальные вопросы, а также руководитель филиала (обособленного подразделения), зарегистрированного в качестве страхователя. Для этого на руководителя филиала составляется доверенность, а на заместителя руководителя функции возлагаются по приказу или распоряжению.
Хранить листки временной нетрудоспособности (оплаченные и неоплаченные) следует, как и денежные документы, – пять лет, отдельно от других расходных документов (приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
Подпись врача и другие реквизиты
В таблице “Освобождение от работы” листка нетрудоспособности первую строку заполнил врач-терапевт.
Вторую строку о продлении листка нетрудоспособности заполнил другой терапевт. Больничный лист закрыт. Заполнен раздел “Приступить к работе”.
Правильно ли это? Чья подпись должна стоять при закрытии больничного листа в графе “Подпись врача”? Имеет ли право закрывать больничный лист врач, не указанный в графах “Должность врача” и “Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер” в таблице “Освобождение от работы”?
В поле больничного листа “Заполняется работодателем” кто должен заполнять данные – бухгалтер или инспектор по кадрам?
Кто несет ответственность за правильность заполнения листка нетрудоспособности в поле “Заполняется врачом медицинской организации”? Как обезопасить руководителя организации, выплачивающей пособие по некорректно заполненному медицинской организацией листку нетрудоспособности?
Имеется ли правовая возможность создать в организации комиссию по назначению пособия по временной нетрудоспособности?
Листок нетрудоспособности, служащий основанием для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, должен быть выдан медицинской организацией по утвержденной форме и в установленном порядке. Ф СС РФ имеет право не принимать к зачету расходы на выплату пособий, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов (п. 4 ч. 1 ст. 4.2 и ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”).
Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок). Разделом IX данного Порядка предусмотрены, в частности, правила заполнения листка нетрудоспособности.
Приведенные нормы указывают на то, что при осуществлении записи в таблице “Освобождение от работы” указываются фамилия и инициалы либо идентификационный номер и ставится подпись одного лечащего врача, за исключением случаев, рассматриваемых врачебной комиссией. На это указывает в том числе и п. 11 Порядка, который говорит о том, что при амбулаторном лечении заболеваний (травм), отравлений и иных состояний, связанных с временной потерей гражданами трудоспособности, лечащий врач единолично выдает гражданам листки нетрудоспособности сроком до 15 календарных дней включительно.
Вместе с тем из буквального толкования указанных положений не следует, что все записи в больничном листе должны быть выполнены исключительно одним лечащим врачом. Они означают лишь то, что в каждой записи, сделанной в таблице “Освобождение от работы”, должен быть указан лишь один лечащий врач, кроме случаев, рассматриваемых комиссией.
Также вышеуказанные нормы не устанавливают, что подпись в поле “Подпись врача” после строк “Приступить к работе” и “Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №” должен проставить именно тот лечащий врач, который вносил последнюю по очереди запись в таблицу “Освобождение от работы”.
Следовательно, оба приведенных в вопросе варианта заполнения больничного листа напрямую не противоречат действующему законодательству. Вместе с тем какой-либо правоприменительной практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось, поэтому рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями в Министерство здравоохранения РФ и ФСС РФ.
Что же касается порядка заполнения раздела листка нетрудоспособности “Заполняется работодателем”, то действующее законодательство не устанавливает, какие структурные подразделения или работники являются ответственными за такое заполнение. Поэтому данный вопрос должен решаться работодателем самостоятельно либо путем принятия соответствующего локального нормативного акта, предусмотренного ст. 8 ТК РФ, либо путем возложения на какого-либо работника соответствующих обязанностей посредством закрепления их в его должностной инструкции, трудовом договоре или соглашении о выполнении дополнительной работы.
Также законодательство не запрещает работодателю создать в организации комиссию, в полномочия которой будет входить рассмотрение представленных работниками листков нетрудоспособности и принятие решений о выплате по ним пособия по временной нетрудоспособности или об отказе в такой выплате.
Вместе с тем необходимо помнить, что, как это справедливо отмечено в вопросе, в любом случае ответственность за правильность начисления и расходования средств государственного социального страхования будет нести администрация страхователя в лице руководителя и главного бухгалтера (п. 10 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 (далее – Положение № 101)).
Относительно пределов такой ответственности действующее законодательство не содержит каких-либо четких положений. Из буквального толкования вышеприведенной нормы следует, что работодатель отвечает за правильность начисления денежных средств, выплачиваемых в качестве пособий по социальному страхованию, в том числе пособия по временной нетрудоспособности. Следовательно, можно сделать вывод, что ответственность работодателя за расходование денежных средств соответствующего фонда ограничена только обязанностью проверять арифметическую правильность произведенных им расчетов и тех данных, на основании которых такие расчеты производятся (например количество дней, за которые выплачивается пособие, страховой стаж, размер среднего заработка и т.п.).
Также следует учитывать, что в силу п. 68 Порядка за нарушение установленного порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности несут ответственность медицинские организации и медицинские работники. А из системного толкования п.п. 60 и 61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81, следует, что отделение ФСС принимает решение о непринятии к зачету расходов на основании акта проверки в отношении тех нарушений, которые могут поставить под сомнение наступление (продолжительность) страхового случая, по остальным – принимает меры к лечебному учреждению, выдавшему листки нетрудоспособности.
Кроме того, в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ органы ФСС РФ наделены правом предъявлять иски непосредственно к медицинским организациям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности.
Таким образом, вышеназванные нормы косвенно подтверждают то, что ответственность за правильность заполнения листка нетрудоспособности в той части, в которой оно производится медицинскими организациями, работодатель, производящий начисление пособия, нести не должен. Данный вывод находит свое отражение и в судебной практике (смотрите, например, постановление Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12).
Более того, суды приходят к выводу, что определенные недочеты, допущенные медицинскими организациями при заполнении листков нетрудоспособности, не могут являться основанием для отказа работодателю в возмещении ему за счет соответствующего фонда денежных средств, затраченных работодателем на выплату пособий по временной нетрудоспособности, если данные листки подтверждают факт наличия у работника временной нетрудоспособности в течение указанного в них периода (смотрите, например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2014 № 10АП-894/14).
Тем не менее в правоприменительной практике встречается и иная точка зрения, согласно которой п. 10 Положения № 101 трактуется в том смысле, что работодатель перед осуществлением выплаты пособия по временной нетрудоспособности обязан произвести проверку правильности выдачи и заполнения такого листка нетрудоспособности и несет ответственность в случае осуществления выплаты по листку нетрудоспособности с имеющимися в нем недочетами (смотрите, например, постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.05.2012 № 19АП-1962/12).
Таким образом, принимая во внимание отсутствие прямых норм, разграничивающих ответственность медицинских организаций и работодателя за произведенные на основании листка нетрудоспособности выплаты, а также единообразной судебной практики, работодателю рекомендуется проводить проверку правильности заполнения листков нетрудоспособности перед назначением и выплатой по ним пособия. При наличии претензий со стороны отделений ФСС РФ мы не исключаем, что правомерность действий по выплате соответствующего пособия работодателю придется отстаивать в суде.
Ответ подготовил: Широков Сергей, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, кандидат юридических наук
Ответ прошел контроль качества
Обращаем внимание медицинских учреждений на то, что с 1 июля 2017 года пациент может потребовать электронный больничный
С 14 декабря 2020 года действует новый порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Одновременно с этим прежний порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, утрачивает силу.
Вводится электронный больничный
Помимо бумажной формы, больничный лист оформляется и в электронном виде.
Но установлены случаи, когда лист нетрудоспособности должен быть выдан только в бумажной форме. Это касается женщин, уволенных в связи с ликвидацией организации, если они встали на биржу труда, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в качестве безработного.
При получении листа нетрудоспособности работник должен предъявить паспорт, а для электронного больничного, – паспорт и СНИЛС.
Листок нетрудоспособности может быть продлен электронным больничным и наоборот.
Организация должна на бумажном носителе или в форме электронного документа хранить расчеты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.
Сведения в расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны быть подписаны:
Если у работника несколько мест работы
Работник может получить больничный на бумажном носителе для каждого своего работодателя, если на момент болезни он:
В этом случае, помимо нескольких листков нетрудоспособности для каждого места работы работник может получить один электронный больничный, номер которого он может представить всем работодателям.
Работник получает один больничный лист на бумажном носителе (или сформированный в электронном виде) и сам выбирает, кому из работодателей его представить, если он:
Если на момент болезни сотрудник работал в нескольких организациях и был трудоустроен как у этих работодателей, так и в других организациях (в другой организации) в течение 2-х календарных лет, которые предшествуют году наступления временной нетрудоспособности, то ему:
Что учитывать работодателю при заполнении больничного листа
Если работник принес в бухгалтерию электронный больничный лист, то организация должна запросить сведения о сформированном листке нетрудоспособности в форме электронного документа в информационной системе «Соцстрах» по номеру СНИЛС своего работника и представленному им номеру листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Новый порядок заполнения работодателем раздела «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» листка нетрудоспособности в целом аналогичен порядку, установленному приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
Также как и ранее, в строке «(место работы — наименование организации)» работодатель указывает полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения).
Внесение в строку листка нетрудоспособности «место работы — наименование организации» подразделения организации, если оно не является работодателем конкретного лица, не предусмотрено.
Наименование соответствующего подразделения в больничном листе следует указывать, если:
Указанное следует из информации ФСС «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)».
Сокращенное или неточное написание наименования организации следует считать технической ошибкой — техническим недочетом заполнения строки «место работы — наименование организации», что не влияет на величину выплачиваемого пособия.
Листок нетрудоспособности в подобном случае не требует замены в медицинской организации и может быть принят работодателем к расчету и выплате пособия на общих основаниях.
Это связано с тем, что, если в больничном указано сокращенное или неточное наименование организации, то ее возможно идентифицировать в ФСС по регистрационному номеру.
Но если при заполнении листка нетрудоспособности в строке «место работы — наименование организации» указана совершенно другая организация, то такой больничный лист считается испорченным, а расходы организации по нему не могут быть приняты к расчету и оплате за счет средств ФСС (письмо ГУ — МРО ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).
Кто подписывает больничный лист
Листок нетрудоспособности подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
В строке бумажного листка нетрудоспособности «Фамилия и инициалы руководителя» следует указать фамилию и инициалы руководителя подразделения организации или руководителя организации — в случае, если у нее нет подразделений, а в поле «Подпись» проставить соответствующую подпись.
Фамилию и инициалы главного бухгалтера или руководителя бухгалтерской службы организации (подразделения организации) следует указать в бумажном больничном в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера». В поле листка нетрудоспособности на бумажном носителе «Подпись» проставляется их подпись.
Если в организации нет главного бухгалтера, в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» указываются фамилия и инициалы руководителя организации или иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета, в поле «Подпись» проставляется их подпись.
Если работодатель заполняет больничный лист в электронном виде, то он передается в ФСС подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета) и руководителя организации.
В случаях, когда руководитель организации возложил на себя обязанности главного бухгалтера, то больничный лист, передаваемый в ФСС, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.
Чиновники допускали подписание больничного лицом, которое уполномочено руководителем организации на основании доверенности.
В этом случае в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы уполномоченных лиц. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
В новых правилах прямо установлено, что полномочия по назначению, исчислению и выплате пособий работникам, могут быть переданы другому лицу на основании приказа организации и доверенности, оформленной в установленном порядке.
Листок нетрудоспособности в таком случае оформляется уполномоченным лицом.
Если уполномоченное лицо при этом заполняет электронный листок, то ему следует подписать его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как исправлять ошибки в больничном
Чтобы организации исправить в бумажном больничном ошибку, допущенную в разделе «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ», ей следует:
При этом нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.