ТОЧКА ЭДО ЧТО ТАКОЕ ФУНКЦИЯ СИСТЕМЫ ЭДО

Всем привет! 2020-й стал большим испытанием почти для каждого из нас, и «Точка» — не исключение. Но сегодня мы не будем рассказывать, как тяжело нам пришлось. Наша команда решила поделиться с вами эффективными способами, как решать проблемы в 2021 году.

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

«Точка» запустила «конструктор документов» на новой лицензии

Клиенты «Точки» смогут подготовить необходимые для работы документы в новом конструкторе сервиса «Документооборот», который запустился на собственной лицензии банка. Конструктор помогает создавать документы, с которыми предприниматели работают чаще всего: счёт на оплату; акт выполненных работ; накладная; счёт-фактура; договор; допсоглашение о смене реквизитов.

Данные контрагентов автоматически подгружаются в шаблон договора из базы ЕГРЮЛ. « Документооборот» помогает предпринимателям экономить время на оформлении документов под каждую сделку и ускоряет процесс подписания документов.

«Базовый пакет документов, который есть в нашем сервисе, проверен и верифицирован юристами. Клиенты «Точки» смогут провести весь цикл сделки, включая подписание закрывающих документов, в одном окне. Удобство сервиса ещё и в том, что править и подписывать документы можно прямо на встрече с клиентом или заказчиком. Предпринимателю не придётся каждый раз заново распечатывать кучу документов, чтобы что-то в них поправить. Всё можно сделать в одном сервисе за минуту», — сказала продакт «Документооборота» «Точки» Елизавета Долгополова.

Особенности национального импортозамещения: разбираем типичные проблемы (часть 1)

Сервис доступен для всех клиентов банка и работает из любой точки мира, при этом отправлять документы можно не только клиентам «Точки». Контрагенты, не являющиеся клиентами «Точки», могут подписывать документы через авторизацию на «Госуслугах».

В начале года ЦБ России выдал «Точке» универсальную лицензию на осуществление банковских операций со средствами в рублях и иностранной валюте (с правом привлечения во вклады денежных средств физических лиц) и на осуществление банковских операций с драгоценными металлами.

Клиенты «Точки» смогут напрямую общаться с госорганами и обмениваться документами с контрагентами

Банк для предпринимателей и предприятий «Точка» вошёл в реестр операторов электронного документооборота. Клиенты банка смогут отправлять отчётность, вести переписку с госорганами, отправлять счета-фактуры, договоры, УПД контрагентам прямо из интерфейса интернет-банка.

«Точка» будет доверенным оператором электронного документооборота с Налоговой службой, ФСС, ПФР и Росстатом. Также компания выступит в качестве оператора по обмену документами с контрагентами.

«Точка» — один из первых банков, который стал доверенным оператором электронного документооборота. По части интеграций мы продолжим работать с подрядчиками, но будем развивать и свой документооборот. Статус оператора ЭДО также позволяет банку предоставить пользователям роуминг. Сейчас мы тестируем этот функционал, но после всех проверок пользователи смогут отправлять документы на подписание в другие системы ЭДО. Кроме того, мы сможем гибче реагировать на запросы пользователей — дорабатывать текущие документы под их требования и добавлять новые типы. Мы в «Точке» считаем, что это сделает общение с госструктурами ещё проще и интуитивно понятнее — этого, на наш взгляд, пока что не хватает на рынке», — сказала Елизавета Долгополова, руководитель проектов в «Точке».

«Раз мы сами будем предоставлять услуги по отправке отчётности обмену документами с контрагентами, то и всю ответственность за качество возьмём на себя: в «Точке» есть гарантия качества, за которую мы готовы ручаться деньгами — речь об услуге «манибэк». Это позволит сделать более приятной такую непростую часть предпринимательской деятельности, как электронный документооборот», — сказала Вера Порошина, бизнес-архитектор в компании.

Интервью Николая Николаевича Ульянова, заместителя Председателя Правления РСХБ

ит в банках

Банк “Точка” предлагает воспользоваться новым сервисом для бизнеса – бесплатным электронным документооборотом. Что такое электронный документооборот (ЭДО) и кому он подойдет мы писали ранее на нашем сайте. В этой статье расскажем о возможностях и функциях ЭДО банка “Точка”.

Как это работает

В Точке не нужно скачивать дополнительные программы и сервисы для ЭДО. Клиентам банка электронный документооборот доступен прямо в интернет-банке. Достаточно выполнить несколько простых шагов:

С помощью сервиса можно подписывать любые документы, в которых не фигурирует НДС. Это – договоры, соглашения, дополнительные приложения, техзадания, спецификации, уведомления, счета, акты оказанных услуги прочее. Это также касается документов, пересылаемых внутри вашей компании.

А вот подписать счета-фактуры, УПД, трудовые договоры, документы об изменении заработной платы сотрудникам с НДС не получится.

Стоит отметить, что сервис совершенно бесплатный.

Преимущества ЭДО от Точки

Электронный документооборот в Точке является частью интернет-банка. Поэтому пользоваться бесплатным сервисом могут только клиенты банка. Клиентам Точки доступны все услуги: они могут создавать, загружать, редактировать, подписывать и хранить документы, а также выпускать электронную подпись для себя и контрагентов.

Открыть расчетный счет в Точке можно бесплатно онлайн на нашем сайте. Нажмите кнопку ниже и следуйте инструкции:

Кстати, после открытия счета предпринимателя ждут подарки в виде бонусов от партнеров банка “Точка” на сумму более 360 000 рублей!

В статье узнаем, что такое электронный документооборот (ЭДО). Разберемся, кому он подойдет. Также перечислим виды ЭДО.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

Список выгодных банков для открытия счёта

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Клиенты Точки смогут напрямую общаться с ФНС, ФСС, ПФР и Росстатом и обмениваться документами с контрагентами

Клиенты банка смогут отправлять отчетность, вести переписку с госорганами, отправлять счета- фактуры, договоры, УПД контрагентам прямо из интерфейса интернет- банка. Точка будет доверенным оператором электронного документооборота с ФНС, ФСС, ПФР и Росстатом.

Банк для предпринимателей и предприятий Точка вошел в реестр операторов электронного документооборота.

Также компания выступит в качестве оператора по обмену документами с контрагентами.

«Точка – один из первых банков, который стал доверенным оператором электронного документооборота. По части интеграций мы продолжим работать с подрядчиками, но будем развивать и свой документооборот. Кроме того, мы сможем гибче реагировать на запросы пользователей – дорабатывать текущие документы под их требования и добавлять новые типы», – поясняет Елизавета Долгополова, руководитель проектов в Точке.

Статус оператора ЭДО также позволяет банку предоставить пользователям роуминг. Сейчас банк тестирует этот функционал, но после всех проверок пользователи смогут отправлять документы на подписание в другие системы ЭДО.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Современный банк — уже давно не просто место хранения денег. Сергею Петровичу нужно и контролировать личные финансы, и выдавать зарплату своим сотрудникам, а еще вести кадровый учет, электронный документооборот и многое другое.

В кризис проблемы с нехваткой финансов обостряются, но все эти задачи никуда не деваются. Сергей Петрович хочет их автоматизировать, но максимально экономно. Чем мы поможем Сергею Петровичу?

Каждые шесть недель в этом году мы публично презентовали новые сервисы, которых за год получилось 250! В их числе:

Для растущего бизнеса с небольшим количеством клиентов, процессов и сотрудников — мы делаем всё максимально простым и автоматизированным, предлагая знакомый продукт со всеми бонусами, беря на себя заботы с регистрацией бизнеса, бухгалтерии и отчётности.

Проще говоря, Сергей Петрович не будет переплачивать: он может выбрать для себя только то, что подходит именно его бизнесу, но для этого выбора у нас — большое разнообразие сервисов.

Для более взрослого бизнеса — мы предложим инструмент управления и контроля над бизнес-процессами. Каждый член компании — бухгалтер, директор, продавец, менеджер — получит свою персональную «Точку» именно с теми сервисами, которые будут ему полезны.

О нас

«Точка» начиналась шесть лет назад, это была маленькая, но гордая компания, одержимая идеей сделать мир удобным для предпринимательства. У нас было 300 сотрудников и пара тысяч клиентов.

Сейчас в «Точке» обслуживается 400 тыс. клиентов, мы занимаем 8% рынка малого бизнеса в России, каждый 10-й новый свежезарегистрированный предприниматель выбирает нас. 70% клиентов рекомендуют нас своим друзьям и знакомым, это самый высокий индекс лояльности на рынке.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Технологии и техподдержка. И честность

Буквально на днях у нас был именно Сергей Петрович, который почти сходу спросил: ребят, а как у вас с техподдержкой решений? Может, я у вас сейчас кучу сервисов закажу, а они будут какие-нибудь ошибки выдавать постоянно. И зачем мне тогда такие сервисы?

Сергей Петрович — не единственный, кто так думает. Да и кому приятно рисковать деньгами, учетом или отчетностью из-за банальных багов в приложениях и программах? С 2020-м годом вообще вышло сложно: люди сидели по домам, лишний раз в банк не выберешься, а нам, в свою очередь — клиентов нормально не принять. В этом хаосе мы бросили максимум сил на стимулирование своих разработчиков.

Фраза громкая и вообще баян. Что мы получили?

Мы увеличили количество сервисов в 3 раза, наши разработчики кодят на любом удобном для них стеке, независимо друг от друга. Чтобы это стало возможным, мы создали микросервисную архитектуру, размножили ее на несколько серверных, чтобы гарантировать максимальную доступность «Точки». Даже если кто-то перережет кабель.

Александр Саликов, CTO банка «Точка»: «В итоге при увеличении количества сервисов мы снизили количество сбоев в два раза. Тем не менее, за каждый такой сбой мы отвечаем перед клиентом и выплачиваем денежную компенсацию всем, кто столкнулся хотя бы с малейшими неполадками. Только за этот год мы выплатили 50 млн рублей».

Мы работаем над тем, чтобы сбоев было еще меньше.

И развиваем новые технологии. В этом году у нас вышло несколько экспериментальных новинок, которые сейчас доступны очень ограниченному количеству предпринимателей, и меняются на ходу.

Это Точка XS для фрилансеров и Точка X как альтернатива всем стандартным интернет-банкам для бизнеса. Это принципиально новый подход в проектированию пользовательского опыта. Мы движемся в сторону настоящей, неподдельной эко-системности, взяв за основу персонализацию, работу с данными пользователя, глубокую сегментацию клиента как по портрету, так и по отрасли.

Мы знаем, что многим из вас не терпится попробовать эти продукты, но очень ответственно подходим к тестированию, наши клиенты должны получать только лучшие проверенные решения, в которых мы уверены на все 100.

Тарифы

Здесь должна быть банальная фраза про то, что мы решили помогать клиентам, но вместо этого мы просто расскажем, что у нас получилось (и нескромно скажем, что теперь для B2B-компаний «Точка» в два раза выгоднее своего ближайшего конкурента).

Итак, вы Сергей Петрович, предприниматель. Что вы получите, если ваш бизнес придет в «Точку»?

Во-первых, никаких комиссий за платёжки между юрлицами.

Мария Швецова, CPO банка «Точка»: Это устаревшая история, поверьте, банки в состоянии не брать деньги за проведение платежей, но не говорят об этом».

Во-вторых, никаких прогрессивных комиссий в процентах за переводы физлицам, снятие и внесение наличных. Есть простые лимиты и есть простой фикс за сверх лимит.

В-третьих, честный нулевой тариф без процентов за вход денег для ИП и честный премиальный тариф для крупных компаний и холдингов, в который включено всё на максимальных лимитах.

В-четвёртых, помимо банковских опций в тарифы включена бухгалтерия, комплаенс-сервис, госзакупки и другие полезные штуки, а условия по ВЭД — свои для каждого тарифа.

В-пятых, у нас очень крутая программа лояльности без скрытых условий и звездочками, на каждом тарифе своя. Можно зарабатывать на покупках, на уплате налогов, на остатке денег на счёте.

Мария Швецова, CPO банка «Точка»: «Больше нет необходимости переводить деньги на карту физика в другой банк, потому что у нас на бонусах можно заработать гораздо больше».

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

Защита данных

Есть еще один нюанс: наш Сергей Петрович — бизнесмен из Москвы, поэтому с осенней «сдачей отчетности по удаленным сотрудникам» он столкнулся, как и многие другие предприниматели, схватившись за голову.

Главный вопрос, который подняла сдача этой отчетности — это защита персональных данных. Спроецируем на нас.

Мы собираем данные клиентов, как и все, но используем данные, чтобы предлагать клиенту нужное: мы будем рассказывать о зарплатном проекте, только если видим, что у вас есть сотрудники и вы платите соцвзносы. Эти же данные учитываем при рассылках и других контактах с клиентом. Стараемся присылать только актуальные предложения.

В марте-апреле было мало ясности. Например, правительство пообещало поддержку предприятиям, но только тем, кто состоит в реестре МСП. Как здесь нам помогли ваши данные? Из открытых источников мы знали, какие наши клиенты ещё не состоят в реестре, но подходят под остальные условия. Этим клиентам мы написали отдельно, чтобы у них увеличились шансы на поддержку от государства.

Галина Вакулина, CDO банка «Точка»: «Во время пандемии в СМИ много писали о спасении предпринимателей: что все работают, выжили и платят зарплаты. „ Точка“ одна из немногих старалась говорить правду. Мы провели исследования на основе данных о клиентах и выяснили, что начались перебои с оплатой аренды, что зарплаты упали, что те, кто подались на субсидии в период локдауна, в большинстве своем получили отказ по формальным причинам. Эти статьи облетели многие СМИ, и дошла куда надо».

А еще мы работаем над безопасностью финансовых данных клиентов. Есть ли среди ваших знакомых те, кому в этом году не звонили из «службы безопасности банка»?

Наша работа — не только предотвратить это, но и предупредить клиентов: подсказать, как не попасться.

Например, мы разослали письма про это, доработали систему финбезопасности так, чтобы защитить клиентов и от массовых атак, и от частных, которые направлены только на наших клиентов. Даже несмотря на это был один масштабный случай, когда мошенникам удалось ввести наших клиентов в заблуждение, завладеть данными и похитить со счетов больше 10 миллионов рублей. Но мы никогда не оставляем своих клиентов наедине с проблемой, поэтому возместили ущерб и продолжили совершенствование систем безопасности.

В апреле правительство ввело мораторий на банкротство. И мы сразу собрали команду, которая следила, чтобы со счетов клиентов не было списаний, если исполнительный документ попадает под действие моратория. Ни один другой другой банк такого сделать не смог. А нам удалось остановить более 12 тысяч инкассовых поручений для почти 6 тысяч клиентов, общая сумма приостановленных инкассовых — более 700 миллионов рублей.

Екатерина Глухарева, CRO банка «Точка»: «У „Точки“ есть уникальный опыт: мы сделали что-то вроде „конвейера“ для оценки рисков. Рабочая группа помогает быстро оценить любой новый продукт с точки зрения правовых рисков, информационной безопасности, комплаенса, валютного контроля, бухгалтерского риска. Одновременная оценка всех рисков — это гарантия, что мы запускаем продукт быстро и безопасно для клиента».

Мы стали первопроходцами в новой, еще не урегулированной области предпринимательства: создали юридическую обвязку для работы маркетплейсов через номинальный счет. Т.е. дали возможность совершать безопасные расчеты.

Роботизация

Тренд или угроза будущему? Мы искренне убеждены, что для использования с умом это незаменимый помощник в нынешнем мире. Поэтому мы не стали роботизировать общение, но использовали эти технологии, чтобы сотрудники смогли быстрее находить нужную информацию при коммуникации с клиентом. Внедрили подсказки, которые дают верный ответ раньше, чем вы успели дописать вопрос в поддержку, и автоформы, позволяющие совершить финансовую операцию прямо в чате.

Антон Шилин, CSO банка «Точка»:  помощью данных и машинного обучения мы научились угадывать, о чём с большей долей вероятности будет вопрос клиента и сразу направлять звонок эксперту по этому вопросу. Параллельно с этим возможности сотрудников нашей поддержки стали еще шире, теперь они могут создавать платежи на подпись, назначать встречи для открытия счета в моменте, сменить номер телефона, сформировать QR-код и многое другое. Без каких-либо переключений. Надо ли говорить, что в других банках для этого вам пришлось бы идти в офис».

Но самое крутое — это помощь в общении с налоговой. Не секрет: с ними часто бывает непросто, поэтому мы готовы сами с ними пообщаться. Сергей Петрович, как вы помните, ИП, и довольно небольшой ИП, поэтому штатного бухгалтера у него нет. Так что за эту услугу он ухватился сразу. Мы можем позвонить и уточнить непонятные Сергею Петровичу моменты, сами добьемся ответа, снимем блокировку или простым языком объясним, что нужно ещё сделать.

После каждого разговора с поддержкой мы отправляем клиенту краткий пересказ, чтобы всегда можно было к нему обратиться и уточнить детали, цифры. Например, нужные адреса, нюансы тарифа и так далее.

У нас работают самые умные и эмпатичные ребята, поэтому, если они понимают, что клиент расстроен или у него уставший голос, они могут заказать ему такси до дома, доставку пиццы или что-то приятное за свой счёт, в зависимости от ситуации.

А для более крупных и операционно взрослых компаний у нас есть персональные менеджеры. Это люди, которые отлично знают ваш бизнес и постоянно на связи с вами, чтобы помочь решить именно ваши задачи.

Кроме того, мы делимся с клиентами полезной информацией. Это аналитика доходов и расходов, статистика поведения контрагентов, детали трат по картам. Мы готовы напомнить о лимитах на следующий месяц, об изменении тарифного плана, о платежах — в том числе и в выходные дни, и даже о грядущих плановых проверках генпрокуратуры.

Когда вы уже закончите хвастаться

Напоследок скажем, что мы всегда хотели, чтобы «Точка» была компанией, с которой не страшно попасть в тяжелую ситуацию, с которой можно переживать кризисы. Сами знаете, как легко быть хорошими в хорошие времена, и как в трудные времена одна за другой большие компании начинают выбирать свой бизнес, свои интересы, вместо интересов своих сотрудников, клиентов, общества в целом. В кризис каждый сам за себя, знаете?

Но, когда ты что-то заявляешь, пишешь красивую миссию и выкладываешь ее на сайт, важно следовать этому до конца. Потому что зрелое ответственное общество начинается с каждого из нас. А компании, у которых есть ресурсы, чтобы что-то менять, еще более остальных должны чувствовать свою ответственность за общее дело.

А вот тут полная версия нашего рассказа об итогах 2020 года:

Плюсы и минусы электронного документооборота

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.