УПД ГДЕ ПОДПИСЫВАТЬ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ

В программе 1С есть упрощенный механизм регистрации входящих и исходящих УПД. Специальный переключатель расположен в документах поступления и реализации. Эту же настройку можно сразу сделать в карточке договора. Также у бухгалтера есть возможность выводить информацию об УПД в акт сверки.

Подробности — в статье.

Переключатель УПД в документах поступления

Все субъекты экономики, осуществляющие коммерческую деятельность в сфере реализации товаров, услуг, прав на имущество, в обязательном порядке оформляют соответствующие бумаги первичного учета. То есть, организации и индивидуальные предприниматели используют в своей работе бухгалтерскую документацию, подтверждающую ведение хозяйственной жизни. Поэтому всем, кто непосредственно связан с предпринимательской средой, необходимо знать правила заполнения УПД (универсального передаточного документа).

В этой статье мы предлагаем разобраться, кто должен и как правильно подписывать так называемый УПД со стороны покупателя при каждом получении, на что следует смотреть и т. д. Неверно подготовленные бумаги оказываются юридически недействительны. Наличие в них подписей — необходимый нюанс. Он подтверждает, что пакет видели оба контрагента и согласны с содержанием.
Этот бланк
объединяет в себе несколько функций, поэтому к его оформлению стоит подойти серьезно. В этом материале мы будем изучать обязательные реквизиты и наличие прав на подпись, так как у всех сотрудников компаний разные полномочия. Если распишется не тот работник, то придется все печатать заново.

Что это такое

Это документ для передачи от продавца к клиенту, который требуется, чтобы зафиксировать завершение очередной хозяйственной операции. Его так называют, потому что в нем объединяется функционал и важные поля нескольких файлов — СФ и первички.

Главная цель — сократить и ускорить документооборот, избежать ошибок и ненужных задержек времени. Теперь входит в стандартный комплект данных для успешного завершения сделки. Его допускается использовать для целей налогообложения, что значительно упрощает процесс.

Заполнение всех или отдельных подписей в УПД — серьезная часть сделки. Этим бланком подтверждается, что все оформлено корректно, стороны с этим согласны, а бумага заполнена верно. Следует заранее уточнить, кто и где должен расписываться.

Для всех видов документов реализации из раздела Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)
добавлен признак .

Если установлен признак в нижней части формы документа, то в качестве номера и даты УПД указываются номер и дата документа Счет-фактура выданный на реализацию

, номер которому присваивается в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией выданных СФ и может не совпадать с документом реализации.

Если выставлен УПД, список документов для печати ограничен: нет возможности печати акта, накладной и счет-фактуры.

По ссылке с данными УПД в нижней части документа открывается краткая форма Универсальный передаточный документ

.

По ссылке можно перейти в документ Счет-фактура выданный на реализацию

.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе реализации по данному договору признак установится автоматически.

В журнале документов Реализация товаров и услуг

выводится колонка с номерами выставленных СФ и УПД.

Прямо на в разделе можно сформировать по одной кнопке (с релиза 3.0.83).

В зависимости от выбранного вида реализации ( илии) создается документ реализации с установленным переключателем .

Почему многие организации и предприниматели отказываются от использования УПД-документа

Блок подписей универсальной передаточной форме весьма объемен. Разместить всю требуемую информацию на одном листе удается далеко не всегда. Из-за чего при наборе зачастую используют мелкий шрифт, что затрудняет прочтение.

Кроме того, новая документация не пользуется особым доверием у бухгалтеров (в основном это связано с вычетом НДС). Переходя на работу с УПД-бумагами, выясните предварительно, подходит ли такой вариант вашим контрагентам. Внедрение обновленного бланка неплохо согласовать с постоянными партнерами.

Отдельно следует сказать о необходимости автоматизации внутренних процессов в любой коммерческой организации, независимо от того, работает она с УПД-документами или нет. Облегчить труд работников предприятия и автоматизировать прием-передачу можно с помощью специальных мобильных систем учета. Верным решением в данном случае будет приобрести программное обеспечение для решения бизнес-задач в оптовой или розничной торговле в нашей компании «Клеверенс». Представленное в каталоге ПО совместимо с большей частью моделей современного торгово-учетного оборудования. Всю интересующую вас информацию можно получить на официальном сайте cleverence.ru.

Назад к статье

Отчеты, документы, обработки

Назад к статье

Новости и изменения

Назад к статье

Дополнительные материалы

Назад к статье

Топ-вопросов

Подписи в УПД ставят сотрудники продавца и покупателя. В некоторых случаях расписаться должны главный бухгалтер и руководитель или предприниматель

Читатель спрашивает: «Занимаемся поставкой товаров. Для упрощения бухгалтерского и налогового учета хотим перейти на универсальный передаточный документ. Кто подписывает УПД и какие подписи должны быть с нашей стороны, чтобы документ считался действительным?»

В универсальном передаточном документе обязательно должны быть подписи людей, которые отвечали за заполнение УПД:

• того, кто отгрузил товар;
• того, кто получил товар;
• ответственного за оформление сделки со стороны продавца;
• ответственного за оформление сделки со стороны покупателя.

Количество подписей зависит от вида УПД. Если его используют одновременно и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ — его дополнительно должны подписать руководитель компании и главный бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Со стороны поставщика в любом УПД обязательно должно быть минимум две подписи:

1. В строке 10 — подпись лица, уполномоченного на передачу товаров, работ или услуг. Например, водителя, который отвез груз покупателю, или сантехника, который заменил смеситель.
2. В строке 13 — подпись лица, ответственного за правильное документальное оформление сделки. Если таких сотрудников в компании несколько, для каждого создают отдельную строку для подписи — 13а, 13б и так далее.

В некоторых случаях подпись в строках 10 или 13 можно не ставить:

• если сотрудник, который передал товары, отвечает и за правильность оформления сделки, достаточно поставить подпись в строке 10, а в строке 13 указать его должность и инициалы;
• если в строке руководителя и главного бухгалтера ставят подписи сотрудники, уполномоченные подписывать первичные документы, в строках 10 и 13 можно
  написать только их должности и инициалы.

Количество подписей зависит от того, какой документ заменяет УПД. Если универсальный передаточный документ применяют и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ, дополнительно его должны подписать:

• если поставщик — организация, то руководитель и главный бухгалтер;
• если поставщик — ИП, то сам предприниматель.

Руководитель может приказом наделить правом подписи от его имени другого работника компании — например, главного бухгалтера. Тогда и в строке «Руководитель», и в строке «Главный бухгалтер» будет стоять подпись одного человека.

Другой вариант — дать право подписи от имени директора и главного бухгалтера одному работнику, например менеджеру, который отвечает за отгрузку. Тогда в соответствующих строках УПД он распишется дважды.

Индивидуальный предприниматель может выдать только нотариально заверенную доверенность сотруднику, который будет подписывать документы вместо него. Это касается любого УПД: и со статусом «1», и со статусом «2».

Покупатель ставит подпись в строке 15 после получения товара. Вместо него поставить подпись может другое лицо, если это указано в договоре с контрагентом. Например, экспедитор.

Подпись в строке 18 должен поставить ответственный за правильность документального оформления сделки. Как и в случае с поставщиком, если за это отвечает несколько сотрудников, для каждого создают отдельную строку для подписи.

Печать в УПД ставить не обязательно. Но если стороны сделки договорились заверять документы печатью и закрепили это в договоре, то нужно ее поставить.

Если на печатях будет полное наименование каждой из сторон, то в УПД можно не заполнять строки «наименование экономического субъекта — составителя документа».

Эксперты ответят на ваш вопрос

Для каких целей может оказаться нужен

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.

Учет товаров на бумаге или в Excel нередко связан с большим количеством ошибок и потерей важных данных, и как следствие, с недостачей и убытками. Чтобы упростить учет, иметь всегда достоверные и точные данные в бухгалтерской отчетности, рекомендуем автоматизировать операции на складе или магазине с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>

По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.

Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.

Какие документы заменяет

Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.

Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.

Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.

По законодательству каждая компания может самостоятельно выбирать, как им работать. То есть фирма способна так взаимодействовать только с одним контрагентом или их группой, либо оформляет подобные файлы для всех по своему желанию.

Именно для того, чтобы определить полномочия бумаги, у нее есть статус. Об этом мы уже говорили выше. Напоминаем, что следует проверять, что стоит на документе — 1 или 2.

Особенно актуально использовать УПД фирмам, которые оказывают услуги и одновременно продают товары или продукцию. С его помощью можно отказаться от оформления акта выполненных работ в сочетании с СФ.

Разработали и предложили это специалисты ФНС. Она помогает значительно сократить количество документации, которые необходимо безошибочно подготовить и передать на подпись клиенту. Она носит рекомендательный характер, поэтому допускается дополнять ее другими важными для компании строчками, чтобы не формировать отдельные бланки из-за 1-2 граф. Все можно объединить и один раз организовать шаблон, которым будет пользоваться предприятие при взаимодействии с контрагентами.

Это неплохой файл и для предпринимателей, которые находятся на упрощенке. Несмотря на то что они не создают и не выставляют счет-фактуры, им разрешается пользоваться УПД. Только желательно внимательно отнестись к заполнению всех строк, особенно к статусу. Там может стоять только цифра «2».

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Печать

Мы изучили, где в УПД должен проверить данные и расписаться покупатель, а где — грузоотправитель. Теперь стоит разобраться, а нужно ли заверять бланк.

По закону это необязательно. В пункте 5 статьи 169 указан полный перечень реквизитов, без которых нельзя работать. И этого элемента в нем нет. Более того, наличие синей круглой рамки не является важным параметром как для счета-фактуры, так и для первички.

Есть нюанс — если участники сделки пришли к мнению о том, что все будут проставлять печать и полное наименование организации, то им не придется заполнять строки 14 и 19. Но это действует лишь для компаний, которые планируют длительное сотрудничество, при этом после каждого дня менять шаблон они не собираются.

Особенности составления

По факту УПД-документ — это гибрид счета-ф и накладной. При его формировании недопустима даже минимальная небрежность. В противном случае компания или частный предприниматель могут столкнуться с проблемами в отношении учета расходов и вероятным отказом в вычете НДС. Именно поэтому составляя документацию, необходимо быть предельно внимательным.

Для чего предназначен

Область применения данного документа весьма обширна. Так, его используют:

• при поставке товаров, проведении подрядных работ, оказании услуг;
• во время заключения соглашений на имущество;
• с целью подтверждения осуществления операций с участием посредников и т. п.

Собирая информацию о реквизитах УПД, выясняя, как заполнить бланк по всем правилам, важно знать, что данная форма не является обязательной. Руководители коммерческих компаний и ИП сами решают, применять ли ее в оформлении хозяйственной деятельности. Если организация принимает решение задействовать документ в работе, это отражается в учетной политике.

При этом использовать УПД-форму можно только для проведения определенных типов сделок и операций. Все остальные допускается оформлять посредством стандартных счет-фактур. Так, например, фирма вправе осуществить переход на работу с универсальным передаточным документом по подрядным соглашениям, но по другим разновидностям договоров продолжать применять с/ф и обычные бумаги первичного учета. Кроме того, согласно данным от ФНС, возможно объединять различную документацию в рамках одной сделки. Первую партию товара оформляют посредством УПД-документа, вторую с помощью товарной накладной и далее попеременно.

Правильность заполнения УПД

Разобраться, как правильно построчно заполнить форму, проще всего таблице, представленной ниже:

Документ первого статуса в книгах покупок/продаж, учетном журнале с/ф

Зная, где в УПД указывается номер договора, что писать в основании передачи, следует рассмотреть правила регистрации универсальных бланков со статусным значением «1».

У продающей стороны

Когда передаточная бумага составляется во время поставки товарных позиций, оказании услуг, переоформления имущественных прав, моментом утверждения налоговой основы считается день проведения хозяйственной операции.

Счета-ф регистрируются в установленном хронологическом порядке в первой части книги учета, согласно правительственного постановления от 2011 года. При формировании УПД-документа определяют точную дату, когда предстоит осуществить прием-передачу товара.

Если дни составления и отгрузки совпадают

В такой ситуации при оформлении передаточной документации значение первой строки является фактическим для проведения отправки и регистрации счета-фактуры. Отгружают товарные позиции, оказывают услуги или переоформляют права на имущество в тот же момент. Тогда же датируется выставление с/ф покупающей стороне. В учетной книге документ регистрируется при одновременной поставке и формировании документального подтверждения в виде счета-ф.

Когда действия производятся в разное время

В данном случае бумага по передаче формируется аналогичным образом. В строчке №1 указывается день оформления УПД-формы. При этом в 11-ой отмечается действительная дата отгрузки. Она же является фактической, согласно которой производится регистрация налогового периода. Непосредственно момент оформления бумажного подтверждения остается просто показателем, упрощающим идентификацию.

Правила заполнения УПД грузополучателем (покупающей стороной)

Покупатели также фиксируют счета-фактуры в соответствии с хронологией. Только записи ведутся уже во второй части учетного журнала. Регистрационным считается день подписания соглашения на поставку товарных позиций, оказание услуг, передачу прав на имущество. Информация отражается в строке №16.

В книге покупок получатель груза проводит регистрационные действия в отношении счетов-ф.

В каких ситуациях используется

Изучая вопрос: как правильно заполнять УПД, согласно номерам строк, следует разобраться с возможностями данного документа. Компании и индивидуальные предприниматели могут задействовать в качестве:

• счет-фактур;
• накладных передачи;
• объединенной документации.

Применение формы целесообразно при:

• документальном оформлении проделанной работы или оказанных клиенту услуг;
• отгрузке товарных позиций;
• имущественных сделках.

Счет-ф или УПД-форма

Многие организации и ИП до сих пор не могут решить, что конкретно использовать в своей деятельности: с/ф или новый универсальный бланк. Но здесь следует заранее оговориться, что УПД-документ необязателен к оформлению, в отличие от счет-фактуры. При этом дает возможность коммерческим организациям и частным предпринимателям:

• применять его в качестве учетной бухгалтерской документации;
• принимать к вычету НДС, так как во многом копирует реквизиты, соответствующие содержанию счета-ф;
• задействовать в качестве подтверждения понесенных затрат при формировании налоговой основы.

Знакомясь с порядком и правилами оформления УПД на услуги, рассматривая обязательные поля для заполнения, важно понимать, что использовать его исключительно как с/ф нельзя. Применение формы допускается в двух ситуациях:

• когда она заменяет счет-фактуру и первичку;
• только передаточный документ.

Согласно информации, предоставленной Федеральной налоговой службой Российской Федерации, для формирования вычета можно применять УПД-форму первого статуса. Однако использование ее в роли одного счета-ф запрещено, так как для этого не существует отдельной статусной позиции.

Кем и когда применяется

УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.

Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:

• ТН;
• ТТН;
• документ, подтверждающий отгрузку;
• акт приема-передачи товарных позиций и услуг.

Разбираясь с заполнением УПД по всем правилам, следует помнить, что применять его могут любые торговые организации и частные предприниматели. Система налогообложения, применяемая к ним, значения не имеет. Таким образом, компании и ИП, осуществляющие деятельность в специальных налоговых режимах, тоже вправе задействовать в работе УПД-форму. Кроме того, взять на вооружение данный тип бумаг могут и налогоплательщики, работающие без начисления НДС. Для них форма является образцом первичной документации.

Значение статусного определения

Этот реквизит может отражаться под номером «1» или «2». Указывая в нужном поле единицу, вы подтверждаете, что бумага применяется одновременно как счет-ф и форма первичного учета (первичка).

Согласно сведениям, представленным в приложении к письму 20-3/96 от Федеральной налоговой службы Российской Федерации, статус выступает лишь в роли информационной категории. По факту он зависит от отсутствия или наличия в нем данных, обязательных для учетной документации и счетов-ф. Таким образом, в ситуации когда продавец допускает ошибку при заполнении бланка, вместо единицы ставит двойку, покупатель все равно вправе воспользоваться вычетом.

Когда используется

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

• поставках, подрядных работах;
• сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
• оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя

Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.

Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:

• Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
• Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.

Обязательные и рекомендованные подписи в УПД от руководства со стороны поставщика

Этот реквизит есть сразу в нескольких строчках:

• в отделенной жирной рамкой части понадобится, чтобы расписались глава фирмы или подразделения и главбух, либо лица, которым они официально разрешили это;
• есть место, где должен расписаться сотрудник, который отправил товар или выполнил услугу, вместе с его фамилией, инициалами и местом работы;
• ниже — подписанты УПД, которые вправе составлять бланки в качестве первичной документации;
• под ним графа для приемщика груза, который отвечает за внимательное и верное перемещение между предприятиями и внутри него от покупателя;
• одно из последних полей для работника, который заверяет, что все было выполнено правильно.

Чтобы минимизировать вероятность ошибок, стоит установить на рабочие компьютеры специальное ПО. Оно оптимизирует многие процессы и экономит время сотрудников. Найти подходящее оборудование и софт можно в
Оставьте заявку, а мы поможем подобрать решение под ваши задачи.

Кто, как и где имеет право подписывать УПД: что происходит у продавца при оформлении по заранее составленному образцу

Как мы уже говорили выше — обязательно наличие подписи главы предприятия или подразделения и главбуха либо людей, их заменяющих на законных основаниях, в разделе СФ.

Когда заполняется строчка 10, то допускается не проставлять подписи в случае, если принимать груз и оформлять счет-фактуру имеет право все тот же человек. Тогда достаточно расписаться в разделе для СФ, а в поле 10 написать должность и ФИО.

В графе 13 реально не подписываться, если один и тот же гражданин будет принимать и отвечать за результаты.

Правила оформления и подписания всех УПД, которые рекомендуется соблюдать с привычной для любого покупателя стороны

После блока, в котором говорится о продавце продукции, есть несколько строчек, где пригодятся данные от клиента. В поле под номером 15 необходима подпись человека, который занимается приемкой, а также его должность и Ф. И. О.

В 18 указывается информация о лице, отвечающем за верностью формирования операции. Здесь разрешается не расписываться, если принимает и следит за корректностью один работник. Тогда хватит Ф. И. О. и занимаемого им места.

Следует проверять, насколько все органично, чтобы потом не возникало вопросов у налоговой инспекции. Сформировать бланк через торговую программу не тяжело, остается только в нужных местах обеспечить подходящие отметки.

Правильность оформления УПД подписи со стороны продавца

От того, насколько безошибочно подготовлены файлы
, зависит, насколько большой будет очередная проверка специалистами ФНС.

От поставщика или реализатора понадобится больше подписей, если у бумаги статус «1». В этом случае она выступает одновременно в качестве первички и СФ, поэтому необходимо минимум 3 участника от этого контрагента — руководитель, главбух и ответственный, который проверял отгрузку. В некоторых полях это может оказаться один и тот же работник, тогда можно просто указать Ф. И. О. в полях.

Во «2» статусе необязательно расписываться в блоке, который относится к СФ.

Где отмечается тот, кто заказал продукцию

В 15 поле требуется, чтобы расписалось лицо, которое принимает услугу или продукцию. Там же указывается Ф. И. О. и кем эта личность работает. Если от клиента (предприятия, заказывающего выполнение работ/услуг) будет обозначен директор или иное руководящее звено, то можно в строке 18 вписать только Ф. И. О. и кем служит.

Отражаем исполнителей

Если вы задались вопросом, какие могут оказаться необходимы подписи в УПД от реализаторов, то для них тоже есть свои поля.

Для этого бланка это 13 блок. Здесь должен отметиться мастер, который имеет право составлять подобные бумаги в виде первичных. Этот человек обязательно проявляется и отражается в документации.

Это товароведы, которые отвечают за погрузку и проверять качество укладки, или бухгалтер, который допустил к отправке груженый автомобиль. Требуется вписывать того специалиста, который имеет непосредственное отношение к произошедшему акту хозяйственной жизни организации. Единственный нюанс — ему требуется соответствующий доступ и разрешение от начальства.

Где ставится подпись в УПД и у кого есть такое право

Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется от одного файла к другому. Общий вид только рекомендован, но блок, в котором содержатся реквизиты для счета-фактуры нельзя удалять или пропускать. Его следует заполнять по всем правилам. Первым это будет делать продавец и его представители. Они фиксируют, что все загружено и подготовлено, пересчитано, соответствует требованиям закона и в полном соответствии с договором.

Когда груз попадет к приобретателю, то его работники обязаны будут все перепроверить по количеству и качеству, поставить соответствующие отметки. Как мы уже говорили выше, всем участникам сделки следует иметь полномочия, чтобы расписываться, иначе документ потеряет юридическую силу.

Разновидности универсальных передаточных документов

Данная документация может применяться в двух вариантах:

• одновременно в качестве счета-ф и первички (в статусе проставляется единица);
• исключительно как подтверждение передачи ТМЦ (прописывается двойка).

В зависимости от того, как именно фиксируется применение, предстоит по-разному заполнять бланки.

Правила заполнения УПД 1

В этом случае требуется указание всех реквизитов (для с/ф и бумаг передачи). Только так заполненную форму удастся использовать для получения НДС-вычетов и учета расходов по налогообложению прибыли.

УПД-документ со статусом 2

Во втором варианте вносить сведения для счета-фактуры нет необходимости. Такая УПД-форма задействуется исключительно в роли передаточной документации с целью подтверждения проведения хозяйственных операций. А счет-ф, если нужно, формируется дополнительно.

УПД от поставщиков

Для всех видов документов поступления в разделе Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)
и документа Поступление доп.расходов
в разделе Покупки — Поступление доп.расходов доступен признак УПД
.

По ссылке с данными УПД открывается краткая форма Универсальный передаточный документ

.

По ссылке можно перейти в документ Счет-фактура полученный на поступление

.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе поступления по данному договору признак установится автоматически.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Отражение документа первого статуса в налоговом учете

Продающая и покупающая стороны определяют расходы и прибыль с помощью УПД-документов.

Налог на прибыль у продавца

Датой признания официального дохода является период продажи товаров, обслуживания, имущественного права владения. Объем полученной материальной выгоды определяется на основании учетной документации и других бумаг, подлежащих налоговому учету.

Налог на прибыль у покупателя

С получателем аналогичная ситуация. Днем проведения расходных операций считается фактический момент, когда по передаточным УПД-бумагам были приняты товарные позиции, работы, потреблены оказываемые услуги.

Настройки выбора УПД в карточке Договора

Настройку автоматического указания вида первичных документов можно выполнить в карточке договора в разделе для договоров:

• С покупателем
  ;
• С поставщиком
  ;
• С факторинговой компанией
  ;
• С транспортной компанией (доставка и оплата)
  .

Доступны 3 варианта настройки:

• — программа запоминает выбор, сделанный пользователем для этого контрагента и договора в предыдущем документе поступления или реализации и в следующий раз устанавливает его автоматически.
• — в документах поступления и реализации по данному договору автоматически включен переключатель .
• Акт (накладная) и счет-фактура
  
  — по документам реализации и поступления по этому договору автоматически формируется полный комплект документов.

Что делать, если мы выписываем то УПД, то счет-фактуру по одному и тому же договору? И также от поставщика получаем то УПД, то счет-фактуру?

Если вы выставляете или получаете разные виды документов по одному и тому же договору с контрагентом, то:

• в карточке договора оставьте настройку выставляемых и получаемых документов ;
• в документах на реализацию и поступление вручную устанавливайте переключатель в нужное положение.

Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны

Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.

В остальном необходимо проверить, отметились ли:

• кто выполнял отгрузку;
• отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
• кто принимал ТМЦ;
• ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.

Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.

Что указывать обязательно

Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:

• наименование бланка;
• дата, когда начали составлять;
• названия организаций-участников или Ф. И. О. И П;
• в чем заключается операция;
• результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
• ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.

Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:

1. Применяется как СФ.
2. Как первичка для отчетности.

Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.

Из чего состоит УПД-документ

К реквизитам, которые в обязательном порядке отражаются при составлении бумаги передачи товаров, услуг, прав на имущество, относятся:

• наименование формы и дата оформления;
• сведения об организации или частном предпринимателе;
• название и данные о проводимой операции, действительность которой подтверждается передаточной документацией;
• информация о лице, несущем ответственность за совершение сделки;
• подпись представителя руководящего состава или ответственного сотрудника с полной расшифровкой.

Формируя документ по порядку заполнения УПД в соответствии с построчной рекомендацией, необходимо помнить, что особую важность имеет позиция «Статус», размещенная на бланке сверху справа. Именно от нее напрямую зависит, как предстоит задействовать универсальную УПД-форму.

Вывод информации об УПД в Акт сверки

В документе Акт сверки расчетов с контрагентом
( Продажи — Акты сверки расчетов или Покупки — Акты сверки расчетов
) можно вывести полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов.

Для этого на вкладке установите флажки:

• Выводить полные названия документов
  
  — в акте сверки отражается:
  • полное наименование документа программы, которым оформлена операция;
  • реквизиты первичного документа (с указанием на выставление / получение УПД).
• — в акте сверки отражаются реквизиты счетов-фактур (при наличии).

В печатной форме акта названия документов выводятся аналогично.

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Вывод

Многим, кто только начинает разбираться в нюансах оформления универсальной формы, эта задача кажется слишком сложной. А так как документ не является обязательным, применяют его далеко не все — и напрасно. На самом деле изучить тонкости формирования документации, выяснить, как заполнить графу Б в УПД, узнать, что это такое содержание операции — гораздо проще, чем кажется на первый взгляд. Зато именно УПД-форма позволяет существенно снизить объем документооборота и тем самым облегчить работу организации или индивидуального предпринимателя.

Итоги

Мы рассмотрели, кто подписывает универсальный передаточный документ (УПД) со стороны продавца или поставщика, сколько и где подписей должно быть. Изучили нюансы и нормы, которыми необходимо руководствоваться, чтобы правильно вести предпринимательскую деятельность. Обычно компания регулярно выполняет одинаковые операции, а значит, первичку и СФ можно автоматизировать и создать шаблоны. Это минимизирует вероятность ошибок и значительно упростит работу специалистам фирмы.