В 2023 ГОДУ ОСНОВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ЭДО

Изменения в правилах документооборота

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н). По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате.
Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

Согласно Приказу Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н:

Зачем нужен обязательный ЭДО

Главная причина введения обязательного ЭДО – желание государства повысить качество и эффективность документооборота, а также упростить сообщение между органами власти и предпринимателями. Значение электронного документооборота возросло во время пандемии, когда многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на удалёнку и могли взаимодействовать с ними только дистанционно.

По мнению специалистов ФНС, переход на электронный документооборот даст компаниям следующие преимущества:

Минфин разрешил операторам ЭДО подписывать документы автоматической электронной подписью

Минфин своим приказом от 12.01.2023 № 3н разрешил с 1 июля 2023 года операторам электронного документооборота подписывать документы автоматической электронной подписью. Раньше можно было использовать только электронную подпись уполномоченного лица.

Исключение — Федеральное Казначейство, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Такое нововведение упростит работу с технологическими документами и защитит подписи сотрудников от компрометации.

Операторам ЭДО оставили переходный период — 60 дней, в течение которого можно использовать ЭП, выданную частным удостоверяющим центром.

Обязательная маркировка и ЭДО

С 1 января 2022 года все участники оборота маркированных товаров должны подключить ЭДО через оператора.

Напомним, что пока передать в систему Честный ЗНАК сведения о выбытии товара можно двумя путями:

Новый порядок затронет следующие товары: шины, обувь, духи, фототехнику и изделия легкой промышленности. Для прочих категорий товаров, подлежащих маркировке, порядок перехода на ЭДО еще не установлен.

Учет марок от Платформы ОФД — комплексное решение для работы с маркировкой и маркированными товарами. Сервис интегрирован со всеми необходимыми системами: ЭДО, ОФД, Честный ЗНАК и т. д.

Приятная новость: обязательную маркировку для розничной торговли молочной продукцией немного сдвинули: с 20 января на 31 марта 2022 года.

Таким образом новые сроки запуска маркировки молочки будут следующими:

Платформа ЭДО. Просто, доступно, надёжно

В едином окне ОФД. Скидка 40% если подключитесь сейчас

Счета-фактуры и УПД по прослеживаемым товарам в электронном виде

При реализации прослеживаемого товара счета-фактуры (УПД) оформляются в электронном виде.

Для этого оператор ЭДО должен:

Такая кампания нацелена на повышение оперативности налогового администрирования и контроля.

Отчитываться в ИФНС по прослеживаемым товарам поможет сервис Платформа Госотчет. Для этого не понадобятся сторонние бухгалтерские программы — система содержит все актуальные формы, предусмотрена проверка отчетов перед отправкой.

Платформа ЭДО — электронный документооборот без лишних затрат.

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Обязательный ЭДО и маркировка товаров

Подключение ЭДО стало обязательным условием для работы с системами маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

Пользователи «‎Честного ЗНАКа» обязаны отчитываться о заключении договоров купли-продажи с участием маркированных товаров с помощью электронных накладных: УПД и УКД. С 1 января 2022 года отправка документов через сайт мониторинговой системы запрещена для производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов. Отныне передавать сведения об обороте продукции необходимо с помощью операторов ЭДО. Информация о статусе электронных документов по-прежнему доступна в личном кабинете на платформе «‎Честный ЗНАК».

С 1 декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО обязаны государственные учреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Эксперты «‎Честного ЗНАКа» рассматривают два варианта работы с электронными документами. Те, кто применяет учётную систему 1С, могут воспользоваться предложениями по интеграции ЭДО с имеющимся у них программным обеспечением. Для тех, кто хочет работать с электронными накладными отдельно, есть возможность завести личный кабинет оператора документооборота.

«‎Калуга Астрал» – сертифицированный оператор ЭДО, программные решения которого соответствуют всем требованиям системы маркировки товаров. Модуль 1С-ЭДО, разработанный нашими специалистами, встроен в 1С, что позволяет не тратить время на освоение новой программы. Благодаря онлайн-сервису Астрал Докс работать со всеми организациями можно в одном удобном личном кабинете. Для обмена документами с партнёрами, которые подключены к другим оператором ЭДО, мы предлагаем бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Обмен информацией с другими мониторинговыми системами также происходит в электронной форме. К примеру, для товароучёта в ЕГАИС необходимо предоставить электронную товарно-транспортную накладную. Бумажный вариант накладной сохраняется для бухгалтерского учёта. Ветеринарные сопроводительные документы с 1 июля 2018 года формируются через ФГИС «‎Меркурий» только в электронном виде.

Электронный акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов тоже станет электронным. Ф НС уже разработала соответствующий проект приказа

По задумке госорганов, новый электронный документ можно будет использовать:

Цель внедрения новшества — сократить бумажный документооборот, автоматизировать обработку информации в программах учета, ускорить обмен данными между контрагентами и контролирующими структурами.

По мнению налоговой службы, новшество поможет налогоплательщикам снизить издержки и нагрузку на персонал.

Платформа ЭДО — это простой и оперативный обмен документами между организациями. Всего за 500 руб. в год! Настроить рабочее место можно буквально в несколько кликов. Документы хранятся в облачном архиве и доступны с любого компьютера.

Изменения в НК РФ

Пандемия повлияла на реализацию проекта внедрения ЭДО. Локдауны и транспортные ограничения создавали трудности при работе с документами. Проверочные мероприятия были ограничены. Больше 75 % времени сотрудников ФНС уходило на поставление информации о состоянии экономики в правительство, ведомства и региональным областям.

Поддержка бизнеса и физлиц стала приоритетной задачей налоговой службы. Задачи, связанные с ковид, были в приоритете и выполнялись вне очереди. Актуальная информация подавалась ежедневно.

Разрабатываются новые форматы документов

В 2023 году ФНС планирует разработать 4 формата электронных документов, которые в дальнейшем утвердят приказами:

Использование указанных форматов позволит предпринимателям и компаниям автоматизировать внутренние процессы работы с документами и ускорит взаимодействие с контрагентами.

Документы, сформированные по утвержденным форматам, можно будет передать в налоговые органы в электронном виде по каналам ЭДО при проведении, например, мероприятий налогового контроля.

Сервис Платформа ЭДО перед отправкой проводит обязательную проверку формализованных документов на соответствие законодательной базе. Кроме того, сервис поддерживает обмен данными с системой Честный ЗНАК. Упростить работу с маркированными товарами поможет сервис Учет марок.

Начать работу с ЭДО

Что уже сделано, какие задачи выполняются

На данный момент применены многие технические решения. Организации и физлица уже оценили эффективность работы с электронными документами, используя сервисы ЭДОэлектронную подпись

актуализирована система ЗАГС — осуществлён перевод книг государственной регистрации актов гражданского состояния в электронную форму. Принят закон о едином реестре населения. В нём объединены функции администрирования страховых сборов, в том числе сведения о регистрации актов гражданского состояния и по администрированию платежей в пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования.

Ужесточены требования к аккредитованным удостоверяющим центрам, что исключило попадание личных данных в руки к третьим лицам.

упрощён порядок представления декларации по налогу на имущество

Бухгалтерская отчётность в электронном вид

налога на профессиональный доход — все регионы перешли на систему «Мой налог».

система маркировки «Честный ЗНАК» — список товаров подлежащих маркировке продолжает пополняться. Осуществляется контроль онлайн-касс — сбор данных по стране со всех ККТ передаётся в налоговый орган с отставанием в 1,5 минуты.

Создана модель электронного документооборота между компаниями — все документы хранятся в электронном виде, хранение кучи бумажных документов не требуется.

Разработаны учётные системы информации — сокращают передачу сообщений, снижают уровень ошибок, ускоряют принятие решений. Данные в электронной среде актуальны.

Компании не сдают декларации по земельному и транспортному налогу — налог рассчитывает сама ФНС, непроизводственные издержки налогоплательщиков ФНС возлагает на себя. Внедрена регистрация производства и реализации древесины в «ЕГАИСЛес».

«Калуга Астрал» готова и уже начала подготовительные работы для реализации концепции ЭДО. В частности, это больше архитектурные доработки, которые позволят масштабировать имеющиеся сервисы, быстро внедрять новые, а также соответствовать букве закона».

руководитель по развитию продукта

Обязательный ЭДО в системе прослеживания импорта

С 8 июля 2021 года ЭДО обязателен для учёта импортной продукции. Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России. Ввоз продукции контролируют страны-участники Евразийского экономического союза.

Полный перечень товаров, подлежащих учёту в НСП, и подробные правила отчётности приведены в материале нашего эксперта.

Представлять данные в систему прослеживаемости обязаны не только те, кто ввозит товар на территорию России, но и все остальные участники оборота, которые имеют дело с импортной продукцией. Через сервисы ЭДО предприниматели уведомляют налоговую службу об операциях с товарами и взаимодействуют с контрагентами.

С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.

Предприниматели будут обмениваться документами по новым правилам

Налоговая планирует разработать единые правила обмена электронными документами. Например, правила определят, как выставить счёт-фактуру или отправить транспортную накладную. Несколько возможных схем для работы с документами ФНС уже описала в п 3.1 Концепции развития ЭДО.

А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте.

Унифицированные формы электронных документов в 2023 году

Разработка и утверждение новых форматов электронных документов — одно из основных направлений развития ЭДО. Федеральная налоговая служба продолжает активную работу по разработке унифицированных форм электронных документов. К концу 2022 года перечень электронной документации, для которой уже разработан и утверждён формат, включал в себя 21 документ в электронном виде. В их числе:

С 1 сентября 2023 года применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) станет обязательным. Пока что подписывать документы от имени компании или ИП могут работники организации, которые получили квалифицированную электронную подпись (КЭП) для сотрудника юрлица или ИП. Если эта подпись была выпущена до 31 августа 2023 года, работники могут продолжать подписывать бумаги по прежней схеме до 1 сентября 2024 года. Однако если сотрудник не выпустил подпись до 31 августа, с 1 сентября 2023 года ему потребуется личная КЭП физлица и МЧД от руководителя компании.

В 2023 году, помимо формата МЧД, ожидается обновление и формализация 10 типов документов. В частности, планируется выпустить 7 новых форматов и обновить уже существующие 3 формата.

Обновлённые форматы получат УКД, УПД И МЧД. Новые унифицированные форматы разработают для:

Последние изменения в нормативно-законодательных документах об ЭДО и пополнение их перечня

Поскольку направление цифрового делопроизводства в России активно развивается, в нормативно-правовую базу об электронном документообороте регулярно вносятся поправки.

Изменения в законе об электронной подписи

С 1 января 2022 года начали действовать новые положения Федерального закона № 63-ФЗ, которые изменили порядок получения и применения электронной подписи. Пока что в силу вступили не все поправки в закон об электронной подписи. До 1 января 2023 будут действовать новые и некоторые старые нормы.

Основные изменения в законе, вступившие в силу с 1 января 2022 года:

С 1 сентября 2023 года для подписания документов организации электронной подписью физического лица будет нужна машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия сотрудника.

Нормативная база: Федеральный закон от 27 декабря 2019 № 476-ФЗ.

Обязательный электронный документооборот для маркированных товаров

С 1 января 2022 года участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны передавать сведения о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК» только через операторов электронного документооборота.

Требование распространяется на конкретные товарные группы:

Передавать данные в «Честный ЗНАК» по указанным категориям напрямую можно лишь при выводе маркированного товара из оборота.

С 1 сентября 2022 года производители, импортёры, а также оптовые и розничные продавцы молока и молочной продукции обязаны перейти на электронный документооборот для передачи данных в систему маркировки и вести объёмно-сортовой учёт. С 1 ноября 2022 года такие же требования будут предъявляться к участникам рынка упакованной воды.

Чтобы соблюсти требования законодательства при работе с маркированными товарами, оставьте заявку на подключение комплексного решения Астрал. Маркировка. Наши специалисты подберут под вашу специфику необходимое ПО и оборудование, а также проконсультируют по всем интересующим вопросам о маркировке.

Нормативная база: Постановления Правительства № 2464 от 31 декабря 2020 года, № 64 от 28 апреля 2021 года, № 841 от 31 мая 2021 года.

Перевод транспортных документов в электронный вид

С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять перевозочные документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Уже утверждены электронные форматы для транспортных накладных, заказ-нарядов, сопроводительных ведомостей и некоторых других перевозочных документов.

С 1 сентября 2022 года в России работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой определён Минтранс России. Сейчас в ней можно в электронном виде оформить транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказ-наряд. С 1 марта 2023 года в ГИС ЭПД можно будет формировать путевые листы, договоры фрахтования, заказы и заявки. Участники рынка грузоперевозок могут работать с ГИС ЭПД через операторов ЭПД из специального перечня, утверждённого Минтрансом.

Электронный документооборот в области госзакупок

В сфере госзакупок на этапе исполнения контракта возможен обмен электронными документами между заказчиком и поставщиком. Такой вариант электронного документооборота называется электронным актированием и применяется в России с 1 января 2020 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит через личный кабинет участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования регламентируется в ч. 13 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ.

С 1 мая 2021 года электронное актирование обязательно для всех электронных способов закупок, кроме закупок у единственного поставщика, а также закрытых электронных процедур (заказчик может пройти электронное актирование, но не обязан).

Для обмена документами с контрагентами используйте облачный сервис Астрал. Докс. Передавайте документы, где бы вы ни находились — установки специального ПО не потребуется, подойдёт любое устройство с доступом в интернет. Если вы работаете в 1С, вам подойдёт сервис 1С-ЭДО. Устанавливать тоже ничего не придётся — модуль ЭДО уже встроен в 1С.

Нормативная база: Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 360-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2021 года № 667.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

1 января 2021 года вступил в силу закон об удалённой работе, который помимо регулирования дистанционной работы установил правила документооборота между работодателем и сотрудниками на удалёнке. Закон разрешил работодателям обмениваться с дистанционными работниками документами в электронном виде.

С 22 ноября 2021 года у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. Новые поправки в Трудовой кодекс РФ позволили вести почти все кадровые документы в электронном виде, а также установили порядок взаимодействия работодателя и работника через ЭДО.

Теперь работодатели могут принимать новых сотрудников на работу удалённо. Трудовой договор при этом составляется в электронном виде и подписывается электронной подписью. Кадровой службе больше не обязательно вести документацию на бумаге — теперь персонал может в электронном формате ознакомляться с приказами, распоряжениями, уведомлениями и другими документами. Для подписания кадровых документов сотрудникам необходимо использовать электронную подпись.

В бумажном виде остаются только журналы об инструктаже по охране труда, акты о несчастных случаях на производстве, а также приказы об увольнении (кроме случаев увольнения дистанционных работников).

С 1 сентября 2022 года работники и соискатели могут оформлять, подписывать и передавать кадровые документы работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг.

О своём опыте перехода на кадровый электронный документооборот мы подробно рассказывали в отдельной статье. Если вы планируете перевести кадровое делопроизводство в вашей компании в электронный формат, подключитесь к Астрал iКЭДО. Сервис позволяет обеспечить персонал необходимыми инструментами для обработки, подписания и хранения документов в электронном виде в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Нормативная база: Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ, Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 1 июля 2022 года №1192.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

В логистической сфере ЭДО пока не стал обязательным, однако такие проекты находятся в разработке. С 1 сентября 2022 года при поддержке крупнейших операторов документооборота в России заработала информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). На сегодняшний день ЭПД используют как альтернативу бумажным документам, но с 2024 года подключение к системе планируют сделать обязательным.

С 1 марта 2023 года координаторы системы расширят перечень документов, которые возможно оформить с её помощью. Разрабатываются электронные форматы путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки). Уже используемые системой форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда будут доработаны с учётом предложений участников рынка.

Оператор ЭДО «‎Калуга Астрал» разработал систему обмена 1С-ЭПД для пользователей программы 1С. Подключение к сервису сделает обмен электронными документами с участниками грузоперевозки и взаимодействие с ГИС ЭПД быстрее и проще.

Обязательный переход бюджетных организаций на ЭДО

С 1 января 2023 года вступили в силу положения приказа Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н. С этого момента часть организаций обязана перейти на ЭДО и использование унифицированных форматов первичных документов в электронном виде.

Переход на ЭДО с 1 января 2023 года стал обязательным для:

Унифицированные формы и форматы документов

Форма и формат предоставления каждого документа утверждается приказами ФНС. Для ЭДО сейчас законодательно утвержден xml-формат.

Вот основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО:

Счет-фактура отражает сумму НДС, которую продавец вложил в стоимость отгруженного товара (работы, услуги). Этот документ, прежде всего, необходим для подтверждения права на вычет НДС покупателем.

УПД объединил функции первичных документов, которые оформляются при совершении сделок.

Документ содержит сведения о договоре, на основании которого поставили товар, дату отгрузки, перечень товаров и выделенный НДС.

Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте УПД включает всю информацию по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Не исключено, что могут меняться цена и количество товара (объем работ и услуг).

Для того чтобы отразить подобные изменения разработан корректировочный счет-фактура. В документе указывается разница между суммами и определяется новый размер НДС.

Этим документом вносятся изменения в УПД.

В его формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости товаров (работ, услуг).

С помощью накладной в системе ЭДО фиксируется передача товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной.

Этим документом подтверждается факт выполнения работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты для документа.

Полный перечень разработанных и утвержденных ФНС электронных документов можно посмотреть на официальном сайте службы.

Чтобы обмениваться электронными документами необходимо заключить договор с оператором ЭДО, например, подключиться к сервису Платформа ЭДО. Сервис позволяет обеспечить обмен электронными документами, который полностью заменяет бумажный документооборот. Все документы подписываются УКЭП и имеют юридическую значимость, как и подписанные «живыми» подписями. Оформить КЭП руководителя компании и ИП можно без посещения налоговой.

Подключиться к ЭДО

Электронная транспортная накладная

Уже с 1 января 2022 года грузоперевозчики смогут оформлять первичные документы в электронной форме через новый сервис: «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов

Сервис будет функционировать на базе портала Госуслуги. Обмен электронными документами пока будет добровольным (закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Однако уже с 2023 года он может стать обязательным.

В электронной форме можно будет оформить:

По оценкам разных экспертов, уже сегодня 70 — 80% предприятий, которые работают в транспортной отрасли, используют собственные цифровые решения. Такой подход снижает издержки и повышает эффективность работы.

Формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС в самое ближайшее время.

Пока подключаться к ЭДО должны только продавцы маркированных товаров — иначе они не смогут принимать маркированные товары и работать законно.

К использованию ЭДО также обязывают своих поставщиков некоторые маркетплейсы.

В будущем требования коснутся всех предпринимателей. Поэтому если вы ещё не используете электронные документы, у вас есть время подготовиться: подключиться к ЭДО, наладить работу с поставщиками, обучить сотрудников. Так вы сможете спокойно во всём разобраться, а ещё — сэкономить.

Посчитать, сколько вы сэкономите на бумажных документах и трудозатратах, если перейдёте на ЭДО, вам поможет калькулятор.

Как подключиться к ЭДО?

1. Получите электронную подпись в удостоверяющем центре, аккредитованном ФНС России.

2. Выберите оператора ЭДО и зарегистрируйтесь на его сайте.

3. Получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. Оператор ЭДО выдаёт один идентификатор на один ИНН.

Чтобы начать работать с контрагентами по ЭДО, отправьте им приглашение или примите приглашения от них.

Пользуетесь ли вы ЭДО?

Нет, но планирую

Нет, и пока не планирую

Новые требования к операторам ЭДО

Тех операторов ЭДО, которые на текущий момент включены в перечень ФНС, переведут в новый реестр автоматически, но не больше, чем на 90 дней. В дальнейшем операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Цель налоговиков — объединить в единый реестр операторов ЭДО:

Причем запись в реестре будет иметь свой срок «годности»:

Реестр будет размещен на портале ФНС. Таким образом, компании и ИП смогут отслеживать актуальный статус оператора ЭДО, с которым они заключили договор на обслуживание.

«Платформа Госотчёт» — создавайте и отправляйте отчеты в госорганы в любое время и в любом месте через удобный web-интерфейс.

Как подключить ЭДО в 2023 году

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.

«Астрал» предлагает удобное и простое решение для перехода на электронный документооборот. Сервис Астрал Докс позволяет быстро и легко обрабатывать и подписывать документы, а также контролировать их передачу. Системой предусмотрена поддержка роуминга, которая позволит вести документооборот с контрагентами, подключёнными к другим операторам. Попробуйте все функции сервиса бесплатно!

Налоговая введёт новые форматы электронных документов

Пока предприниматели используют в электронной форме в основном счета-фактуры и первичные учётные документы. До 2024 года ФНС собирается разработать больше форматов, чтобы и другие электронные документы имели юридическую силу. В список таких документов вошли:

• КС-2;
• КС-3.

В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.

Налоговая сократит количество обязательных отчётов

Сейчас предприниматели хранят электронные документы сами. Согласно Концепции, в ближайшие годы эту обязанность возьмут на себя операторы ЭДО или другие организации, которые получат на это разрешение.

Так налоговая сможет быстро получать доступ к первичным сведениям и проверять их. Для предпринимателей это значит, что количество обязательных отчётов сократится.

Для чего вводят ЭДО

По данным ФНС, документооборот между компаниями составляет 16 млрд. документов в год, с трудозатратами 5 млрд. человекочасов. При этом расходы на обработку бумажной информации составляют больше 3 трлн. рублей. При подаче документов в госорганы сотрудники компаний агрегируют большое количество операций. Сначала оформляют первичные документы, потом объединяют их в регистры, далее в декларации.

Налоговое администрирование начинается на стороне налогоплательщиков в момент совершения сделок и обменом документами между контрагентами. Задача ФНС — получить доступ к первичным сведениям, экономя энерго- и трудозатраты.

По оценкам экспертов, перевод бумажного документооборота в электронную форму позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80 процентов.

Плюсы введения системы:

Цифровизация документов и их оборот стимулирует возникновение новых цифровых сервисов для бизнеса и появление новых компаний в этой области, что позволяет прогнозировать ускоренное развитие цифровой экономики страны

ЭДО на транспорте. Расширили перечень электронных перевозочных документов

В марте 2023 года список перевозочных документов с утвержденным ФНС форматом дополнили электронным договором фрахтования, электронным путевым листом и электронным заказом (заявкой).

Ориентировочно ЭДО станет обязательным на транспорте уже к концу 2024 года. Поэтому уже сегодня бизнесу стоит задуматься, как перестроить свои процессы под новые правила.

18 июля 2023 года состоится бесплатный вебинар Платформы ОФД, на котором эксперты расскажут, как работать с электронными перевозочными документами. Практикум будет полезен всем участникам перевозок. Вот лишь часть вопросов, которые затронут эксперты:

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. Ф НС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Александр Пятинский, К.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

Российские компании смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнёрами

Предприниматели из России смогут работать с электронными документами в форматах иностранных поставщиков. В первую очередь налоговая наладит электронный документооборот со странами Евразийского экономического союза, а затем, возможно, и с другими странами.

Какие документы используют в ЭДО

Распространение обязательного ЭДО в России и мире в основном происходит благодаря внедрению электронных документов в сферы финансовой и налоговой отчётности, а также их применению для госзакупок. Так, на момент написания Концепции развития ЭДО отечественные бухгалтеры уже работали с электронными счетами-фактурами, универсальными передаточными и корректировочными документами.

В 2020 году планировали разработать электронные форматы для таких документов, как:

В 2023 году многие из этих форм активно используются в электронном документообороте. В первую очередь это касается первичных документов бухучёта (акты КС-2, КС-3) и оформления грузоперевозок (товарно-транспортная накладная).

Кадровый электронный документооборот

Официально эксперимент Минтруда по кадровому документообороту был завершен 15 ноября 2021 года. Законодатели решили его не продолжать, а сразу запустить переход на цифру.

Таким образом, работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на кадровый ЭДО уже сейчас (закон № 377-ФЗ от 22.11.2021). А для участников эксперимента установили переходный период до 1 июля 2022 года.

Для перехода на кадровый ЭДО компаниям нужно будет подготовить техническую базу и оформить руководителю и работникам электронные подписи.

Пока тем, кто решит перейти на цифру, придется использовать собственную разработку или решения, которые представлены на рынке (например: дополнительное ПО, которое интегрируется с учетной программой).

А с 1 сентября 2022 года обмен кадровыми документами между работодателем и работниками будет доступен через государственный портал «Работа в России». Доступ к платформе будет осуществляться, в том числе, через портал Госуслуги.

Отметим, что в нормативных актах все чаще встречается отсылка к приложению «Госключ». Речь идет об усиленной неквалифицированной электронной подписи для использования на едином портале Госуслуги (УНЭП ЕПГУ). В частности, уже сейчас физические лица могут применять эту подпись для заключения договоров на услуги мобильной связи. По данным СМИ чиновники планируют доработать приложение, и, возможно, уже в ближайшее время подпись «Госключ» станет квалифицированной.

Применение автоматической электронной подписи операторами ЭДО

Приказ Минфина РФ от 12 января 2023 года № 3н позволит операторам ЭДО использовать автоматическую электронную подпись при подписании документов. Изменения вступают в силу с 1 июля 2023 года и распространяются на всех операторов ЭДО, кроме Федерального Казначейства, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Это нововведение упростит работу с технологическими документами и обеспечит защиту подписей сотрудников от возможной компрометации.

С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязует операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и др.

Порядок передачи документов определён приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636. Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива. Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.

Обязательный ЭДО в бюджетных организациях

В приказе утверждены унифицированные формы двух больших групп электронных документов. Одна из них – первичные учётные документы, к числу которых относятся:

Другая группа документов – регистры бухгалтерского учёта, среди которых:

Для ведения документооборота руководитель бюджетного учреждения, главный бухгалтер, кассир и председатель комиссии должны оформить квалифицированную электронную подпись. Остальным сотрудникам достаточно применения простой ЭП.