V ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

8. Документ должен быть подписан утверждающей электронной подписью. Не допускается вносить изменения в документ после его подписания.

Электронная подпись документа должна быть представлена в виде контейнера PKCS #7 (RFC 2315, http://www.ietf.org/rfc/rfc2315.txt).

Для сохранения содержимого необходимо использовать DER-кодирование.

Электронная подпись должна находиться в структуре ContentInfo со структурой SignedData в качестве содержимого.

Электронная подпись должна включать относящийся к ней сертификат и не должна включать подписанный ею документ.

Параметры подписи всегда должны быть отображены на визуальной части документа в виде специализированного штампа электронной подписи.

Штамп электронной подписи (визуальное представление электронной подписи, сформированное в виде изображения) должен быть создан в виде отдельного объекта внутри документа и должен реализовывать возможность просмотра детальной информации об электронной подписи путем обращения к программному обеспечению, которое осуществляет проверку электронной подписи.

Рекомендуется применять требования к штампу электронной подписи, разработанные Росстандартом и описанные в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.

В 2022 году вступают в силу глобальные изменения в закон об электронных подписях (№ 63-ФЗ от 06.04.2011). Они затронут практически всех представителей бизнеса: тех, кто сдает отчетность электронно, тех, кто участвует в госзакупках, тех, кто работает с Росреестром и т. д. Расскажем, как организациям и ИП не остаться без действующей электронной подписи уже в январе.

Что произойдет в 2022 году

Начиная с 1 января электронные подписи (ЭП) для юрлиц и ИП будет выдавать только налоговая служба и ее доверенные лица.

Получать ЭП руководителю юрлица или индивидуальному предпринимателю придется лично. Передать полномочия доверенному представителю не получится.

Удостоверяющие центры (УЦ), которые прошли аккредитацию еще минувшим летом (до 1 июля 2021 года), с 1 января 2022 года будут выдавать ЭП только сотрудникам организаций и ИП (физическим лицам).

Ранее законодатели планировали, что работникам организаций и ИП для выполнения своей трудовой функции с 1 января 2022 года потребуется не только собственная ЭП, но и в придачу к ней — электронная машиночитаемая доверенность (МЧД). Поскольку новые электронные подписи для физических лиц не будут содержать информацию об организации (ИП), в которых эти лица работают. Однако процедуру внедрения МЧД решили отложить. Она стартует с 1 марта 2022 года

Сейчас на рассмотрении находится законопроект (№ 1137043-7), в котором сразу оговаривается возможность использования сертификатов сотрудников, выдаваемых по старым правилам. В них фиксируется ИНН компании, и применять вместе с ними МЧД не потребуется. Такие сертификаты аккредитованные УЦ смогут выдавать до конца 2022 года. То есть нас ждет очередной переходный период

Однако затягивать переход на МЧД все же не стоит. Год пролетит незаметно, а второй раз сроки, скорее всего, уже не перенесут.

Какие подписи юрлиц и ИП будут действовать после 1 января 2022 года

Сейчас многие ИП и компании пользуются электронными подписями, которые были получены по старым правилам.

Причем, если электронную подпись выдал удостоверяющий центр, который не смог пройти аккредитацию (новые требования к УЦ стали значительно жестче), то сертификат такой ЭП будет действовать только до 31 декабря 2021 года включительно (если, конечно, он не заканчивается раньше).

Если же УЦ аккредитацию успешно прошел, то выданную им подпись можно спокойно использовать до конца срока действия, указанного в сертификате.

Например: срок действия сертификата ЭП, которую выдал УЦ Калуга Астрал, заканчивается 15 сентября 2022 года. Так как УЦ Калуга Астрал успешно прошел аккредитацию, ЭП можно использовать до 15.09.2022.

Вы можете самостоятельно проверить, прошел ли ваш УЦ аккредитацию по новым правилам. Актуальная информация есть на сайте Министерства цифрового развития. Просто перейдите по ссылке и введите в поле название УЦ, его ИНН или адрес.

Что можно сделать прямо сейчас

Уже после новогодних праздников организациям и ИП предстоит сдача отчетности.

Например: форму СЗВ-М в Пенсионный фонд нужно успеть сдать не позднее 17 января 2022 года.

Если пропустить срок сдачи отчетности, то компанию (ИП) могут оштрафовать и даже приостановить операции по расчетному счету. Поэтому важно, чтобы уже в январе у предприятия был действующий сертификат электронной подписи.

Перевыпустить подпись бесплатно можно прямо в сервисах Астрал Отчет 5.01С-Отчетность.

Как получить ЭП для юрлица и ИП после 1 января 2022 года

Для получения ЭП для юрлица (ИП), его руководитель (сам индивидуальный предприниматель) должен:

1. Представить заявление на выдачу сертификата ЭП.

Для этого нужно прийти в инспекцию или направить заявление электронно, через личный кабинет налогоплательщика-физического лица.

2. Приобрести носитель для электронной подписи (токен).

О том, как правильно выбрать носитель для ЭЦП мы подробно рассказали в этой статье

3. Прийти лично в инспекцию, пройти процедуру идентификации личности и получить электронную подпись.

Нужно будет предъявить инспектору паспорт и СНИЛС. Также при себе нужно иметь токен и сертификат соответствия к нему. Э П будет записана на носитель, который предъявит руководитель организации (ИП).

4. Купить и установить на компьютер (ноутбук и т. д.) средство криптозащиты и загрузить сертификат ЭП (настроить рабочее место).

Порядок получения электронной подписи у доверенных лиц ФНС может немного отличаться. Подробности можно узнать здесь

Работникам, которым в 2022 году потребуется электронная подпись для выполнения трудовой функции, получить ее нужно будет в аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого необходимо будет подойти в УЦ лично, предъявить паспорт и СНИЛС.

Обратите внимание: многие государственные порталы предъявляют особые требования к ЭП. Например, подпись для работы с Росреестром и электронными закупками должна иметь расширение (OID). На данный момент электронная подпись от ФНС такого расширения не содержит. Поэтому важно знать заранее, для каких целей вашей организации (ИП) потребуется электронная подпись, чтобы принять верное и своевременное решение.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от ЭЦП до проверки контрагентов

Получите выгодное предложение!

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.

Как подписывать документы до 01. 2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Кому и где получать электронные подписи в 2023 году

Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.

Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

1. Для создания и проверки электронной подписи, создания ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи должны использоваться средства электронной подписи, которые:

1) позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания;

2) обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа электронной подписи из электронной подписи или из ключа ее проверки;

3) позволяют создать электронную подпись в формате, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и обеспечивающем возможность ее проверки всеми средствами электронной подписи.

(п. 3 введен Федеральным законом от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

2. При создании электронной подписи средства электронной подписи должны:

1) показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписываемой с использованием указанных средств, лицу, осуществляющему создание электронной подписи, содержание информации, подписание которой производится;

(п. 1 в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи;

3) однозначно показывать, что электронная подпись создана.

3. При проверке электронной подписи средства электронной подписи должны:

1) показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, включая визуализацию данной электронной подписи, содержащую информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия сертификата ключа проверки электронной подписи;

(в ред. Федеральных законов от 30.12.2015 N 445-ФЗ, от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

2) показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;

3) указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.

4. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или предназначенные для использования в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, подлежат подтверждению соответствия обязательным требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих информацию ограниченного доступа (в том числе персональные данные), не должны нарушать конфиденциальность такой информации.

5. Требования частей 2 и 3 настоящей статьи не применяются к средствам электронной подписи, используемым для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Стандарты ЭП в нашей стране устанавливаются законодательством. Требования, предъявляемые к средствам электронной подписи, содержатся в Федеральном законе №63-ФЗ, и в Приказе ФСБ РФ №796.

Требования к безопасности ЭП

Стандарты защиты указывают на то, что электронная подпись должна создаваться с применением устойчивых к взлому алгоритмов. Прежде всего, это требование касается подбора ключа или возможности воздействия на него с помощью программных либо аппаратных средств. Кроме того, электронная подпись не должна быть чувствительной к атакам, затрагивающим среду функционирования — например, повреждающим BIOS.

Хотя в стандартах и не содержится сведений об использовании внешних ключей, их применение — это один из немногих способов обеспечить требуемый уровень защиты. При этом нужно помнить, что все компоненты ЭП не могут располагаться на физическом носителе, обычно представленном USB-ключом. Требование законодательства в этом случае однозначно — шифрование должно производиться установленной на компьютере программой, использующей внешний носитель в качестве подтверждения подлинности. Стандарты также не позволяют выполнять кодирование с помощью облачных сервисов, не имеющих подтвержденного государственными органами уровня безопасности.

Процедура использования электронной подписи

В отношении процесса заверения документа и считывания ЭП предъявляются похожие требования:

Независимо от типа, в сертификате ЭП должны быть «зашиты» сведения о владельце сертификата подписи. Это значительно облегчает разбор спорных ситуаций, при взаимодействии с государственными органами или контрагентами, обрабатывающими большой поток документооборота в день.

Чтобы документ приобрёл юридическую силу, его нужно подписать. Бумажные документы подписывают собственноручно, а для электронных используется электронная подпись (ЭЦП) — уникальная цифровая информация в виде комбинации символов. Из этой информации можно узнать, кто именно и когда подписал документ. Таким образом, электронная подпись — это официальный утверждённый законом аналог собственноручной подписи, который применяется для подписания электронных и заверения бумажных документов, преобразованных в электронный формат.

Технически электронная подпись отличается от рукописной, но она точно так же позволяет идентифицировать подписанта. Создаётся такая подпись с помощью специальных программных средств. Она всегда уникальна, её нельзя подделать. Когда электронный документ подписан ЭЦП, изменения или дополнения уже недоступны, поэтому и сам документ, его содержимое, подделать невозможно — только создавать новый.

Преимущества ЭЦП

В сравнении с обычной подписью электронная подпись (ЭЦП) обладает целым рядом преимуществ:

ЭЦП — это скорость, удобство, надёжность и безопасность. Без неё невозможно работать, вести бизнес, получать госуслуги, оперативно заключать сделки в современном мире информационных цифровых технологий, которые всё активнее внедряются в нашу жизнь.

Получите сертификат

Пройдите идентификацию по действующему квалифицированному сертификату и получите сертификат электронной подписи удалённо.

Преимущества электронной подписи также зависят от её вида. Каждый вид обладает своими характеристиками и сферами применения.

Существуют три вида ЭЦП:

Что такое простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись может быть создана самим пользователем, который составляет себе пароль для входа на сайт или в информационную систему, или сформирована системой самостоятельно и предоставлена пользователю — так обычно работает получение СМС-кодов для совершения и подтверждения операций.

Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создаётся с использованием программных средств, посредством криптографического преобразования данных. Неквалифицированная ЭЦП принадлежит конкретному лицу, даёт возможность установить, кто именно подписал документ и вносились ли после подписания в него какие-либо изменения.

В отличие от простой ЭЦП, неквалифицированная подпись более надёжна. Она зачастую используется при подписании договоров и других электронных документов, в том числе юридически значимых. Эта ЭЦП, как и квалифицированная, тоже является усиленной, поэтому может применяться везде, где нет требования об использовании КЭП, но простая подпись не подходит.

Согласно трудовому законодательству, неквалифицированную ЭЦП разрешено использовать работникам, которые заключают договор о дистанционной работе, для взаимодействия с работодателем удалённо. Кроме того, неквалифицированная электронная подпись применяется в организациях для внутреннего электронного документооборота.

НЭП имеет все преимущества, характерные для усиленных ЭЦП. Она надёжна, позволяет установить подписанта и убедиться, что в документ не вносились изменения. Однако полным юридическим аналогом собственноручной подписи её назвать нельзя — в этом плане она уступает квалифицированной ЭЦП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надёжный вариант. К ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭЦП, но отвечает более высоким требованиям защиты и безопасности. Она может использоваться для подписания любых документов, служить способом авторизации в различных государственных системах и, как правило, обязательна для работы в них.

Ключ проверки ЭЦП указан в квалифицированном сертификате, что в паре с закрытым ключом даёт безопасность и считываемость данных, содержащихся в сертификате:

Заказать и оформить усиленную квалифицированную подпись можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минкомсвязи и прошёл сертификацию ФСБ. Оформить заявку можно онлайн. Далее понадобится подготовить и представить документы для идентификации владельца.

Квалифицированная электронная подпись применяется:

КЭП универсальна, а сферы её использования только расширяются.

Преимущества усиленной КЭП — это безопасность, скорость, удобство, надёжность, возможность вести документооборот быстро и экономично, в том числе полностью отказаться от бумажных документов и связанных с их использованием затрат.

Какой срок действия у электронной подписи

Сроки действия сертификатов электронной подписи устанавливает выдавший их удостоверяющий центр. Стандартный срок — 1 год. В дальнейшем сертификат легко обновить (перевыпустить) и продлить его действие.

Что нужно для получения электронной подписи

Для получения ЭЦП необходимо предоставить сведения о владельце — лице, на имя которого будет оформлена подпись. Для подтверждения данных понадобится пройти идентификацию и представить документы.

Стандартный набор документов включает:

Для чего нужны носители и какими они бывают

При оформлении электронной подписи вся информация записывается на цифровой защищённый носитель (USB-токен). Эти устройства служат для хранения и применения ключа ЭЦП. Требования к виду носителя предъявляют удостоверяющие центры. Необходимо, чтобы токен технически поддерживал определённые возможности.

Наиболее часто используются носители формата USB Тип-А. К ним относятся: JaCarta LT, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, Рутокен Lite (ЭЦП 2.0, S), ESMART Token (ГОСТ).

Носитель можно приобрести в удостоверяющем центре вместе с оформлением ЭЦП или предоставить свой.

Чтобы получить электронную подпись, оставьте заявку. Наши специалисты помогут вам оформить электронную подпись для физических и юридических лиц — удалённо, быстро и по выгодной цене.

Подборка наиболее важных документов по запросу Требования к электронной подписи (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 129.1 «Неправомерное несообщение сведений налоговому органу» НК РФ(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Налогоплательщик не исполнил требование налогового органа о представлении пояснений, мотивировав это отсутствием в поручении об истребовании документов (информации) действующей квалифицированной электронной подписи лица, подписавшего документ, и порочностью проставленного штампа (отсутствие номера сертификата, данных его владельца и срока действия, сведений о принадлежности). Налоговый орган привлек налогоплательщика к ответственности на основании п. 1 ст. 129.1 НК РФ. Суд признал привлечение к ответственности правомерным, указав, что поручение было выполнено в форме электронного документа и содержало штамп «Документ подписан электронной подписью», что соответствует установленной форме требования, имеющаяся электронная подпись является действующей, поскольку обратное налогоплательщиком не доказано. Кроме того, суд отметил, что ненаправление в адрес налогоплательщика копии поручения об истребовании документов само по себе не является существенным нарушением, влекущим незаконность требования налогового органа о представлении документов.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП