ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВЛЕ

Зачем нужен обязательный ЭДО

Главная причина введения обязательного ЭДО – желание государства повысить качество и эффективность документооборота, а также упростить сообщение между органами власти и предпринимателями. Значение электронного документооборота возросло во время пандемии, когда многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на удалёнку и могли взаимодействовать с ними только дистанционно.

По мнению специалистов ФНС, переход на электронный документооборот даст компаниям следующие преимущества:

ЭДО и грузоперевозки

В логистической сфере ЭДО пока не стал обязательным, однако такие проекты находятся в разработке. С 1 сентября 2022 года при поддержке крупнейших операторов документооборота в России заработала информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). На сегодняшний день ЭПД используют как альтернативу бумажным документам, но с 2024 года подключение к системе планируют сделать обязательным.

С 1 марта 2023 года координаторы системы расширят перечень документов, которые возможно оформить с её помощью. Разрабатываются электронные форматы путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки). Уже используемые системой форматы транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда будут доработаны с учётом предложений участников рынка.

Оператор ЭДО «‎Калуга Астрал» разработал систему обмена 1С-ЭПД для пользователей программы 1С. Подключение к сервису сделает обмен электронными документами с участниками грузоперевозки и взаимодействие с ГИС ЭПД быстрее и проще.

Какие документы используют в ЭДО

Распространение обязательного ЭДО в России и мире в основном происходит благодаря внедрению электронных документов в сферы финансовой и налоговой отчётности, а также их применению для госзакупок. Так, на момент написания Концепции развития ЭДО отечественные бухгалтеры уже работали с электронными счетами-фактурами, универсальными передаточными и корректировочными документами.

В 2020 году планировали разработать электронные форматы для таких документов, как:

• КС-2;
• КС-3.

В 2023 году многие из этих форм активно используются в электронном документообороте. В первую очередь это касается первичных документов бухучёта (акты КС-2, КС-3) и оформления грузоперевозок (товарно-транспортная накладная).

Обязательный ЭДО и маркировка товаров

Подключение ЭДО стало обязательным условием для работы с системами маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

Пользователи «‎Честного ЗНАКа» обязаны отчитываться о заключении договоров купли-продажи с участием маркированных товаров с помощью электронных накладных: УПД и УКД. С 1 января 2022 года отправка документов через сайт мониторинговой системы запрещена для производителей, импортёров, оптовых и розничных продавцов. Отныне передавать сведения об обороте продукции необходимо с помощью операторов ЭДО. Информация о статусе электронных документов по-прежнему доступна в личном кабинете на платформе «‎Честный ЗНАК».

С 1 декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО обязаны государственные учреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Эксперты «‎Честного ЗНАКа» рассматривают два варианта работы с электронными документами. Те, кто применяет учётную систему 1С, могут воспользоваться предложениями по интеграции ЭДО с имеющимся у них программным обеспечением. Для тех, кто хочет работать с электронными накладными отдельно, есть возможность завести личный кабинет оператора документооборота.

«‎Калуга Астрал» – сертифицированный оператор ЭДО, программные решения которого соответствуют всем требованиям системы маркировки товаров. Модуль 1С-ЭДО, разработанный нашими специалистами, встроен в 1С, что позволяет не тратить время на освоение новой программы. Благодаря онлайн-сервису Астрал Докс работать со всеми организациями можно в одном удобном личном кабинете. Для обмена документами с партнёрами, которые подключены к другим оператором ЭДО, мы предлагаем бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Обмен информацией с другими мониторинговыми системами также происходит в электронной форме. К примеру, для товароучёта в ЕГАИС необходимо предоставить электронную товарно-транспортную накладную. Бумажный вариант накладной сохраняется для бухгалтерского учёта. Ветеринарные сопроводительные документы с 1 июля 2018 года формируются через ФГИС «‎Меркурий» только в электронном виде.

Поможем подключить ЭДО к товароучётной системе Энтерсайт, подскажем, где найти инструкции для работы с документами, объяснят, как загрузить и выгрузить документы

Электронный документооборот в торговле скудным не назовешь. Тем не менее он предусматривает использование типичных форм для подтверждения хозяйственных операций. Для бухучета формат документов значения не имеет. Порядок отражения подтвержденных первичкой операций в учете одинаковый. Важно наличие документа и его соответствие нормативным требованиям, а не формат (электронный, бумажный).

Тем не менее, применяя ЭДО, нужно учитывать некоторые особенности электронных счетов, накладных, актов и т.п. Датой создания документов считается дата их подписания уполномоченными лицами. Датой признания расходов и доходов в бухучете является дата фактической реализации или оказания услуг. Что касается налогового учета, действуют нормы и правила, актуальные для бумажных документов.

Так ЭДО или бумага? Ответ на этот вопрос каждый дает сам с учетом специфики торговой деятельности и взаимодействия с контрагентами.

Теги данной публикации: ЭДО

Товароучётная система с электронным документооборотом (ЭДО) для розничного магазина от 300₽/мес

Торговые процессы часто требуют подписания бумажных документов, что приводит к задержкам и возможным ошибкам со стороны сотрудников и поставщиков, что является нежелательными убытками для владельца магазина. Внедрение электронного документооборота упрощает контроль над процессами в магазине.

Бумажные документы усложняют учёт товаров в магазине:

Что даёт подключение ЭДО к товароучётной программе Энтерсайт

Интеграция товароучётной системы Энтерсайт с ЭДО автоматизирует заказ и приёмку товаров у поставщиков

Замените бумажные документы электронными и спасите бизнес от лишних расходов!

Возможные варианты

Если вы решили обмениваться электронными документами без оператора и не собираетесь подписывать накладные усиленной ЭЦП, заключите соглашение об ЭДО с каждым торговым партнером. Оно может быть оформлено отдельным документом и представлено в договоре о сотрудничестве. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Соглашение как отдельный документ – оптимальный выбор, если у компании с контрагентами заключено несколько договоров. В нем прописываются условия обмена, порядок оформления, передачи документов, используемые каналы передачи, форматы, способы проверки ЭЦП и документов. Особое внимание рекомендуется уделить пунктам, которые касаются заверки документов. В соглашении прописывается тип электронной подписи (простая, усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная). Если документы заверены не той ЭЦП, подтверждать ими операции – сомнительный эксперимент. Он может не понравиться налоговой.

Соглашение об ЭДО в договоре – лучший вариант для разовых сделок. Описать порядок обмена электронными документами можно в любом договоре: купли-продажи, выполнения работ, оказания услуг, агентском. В Методических рекомендациях ФНС от 17.06.2021 такому варианту оформления соглашения об ЭДО посвящен целый раздел.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

А еще в систему учета входят

Бесплатная техническая поддержка

Мы заботимся о том, чтобы торговые процессы в вашем магазине не останавливались из-за технических сложностей. Команда техподдержки Энтерсайта оперативно отвечает на вопросы наших пользователей

Встроенные обновления функциональности

Мы бесплатно добавляем новые функции, выпускаем обновления и улучшаем работу системы. Пользователям Энтерсайта не нужно вызывать программистов для обновления ПО и платить за новые версии системы учёта

Консультации наших экспертов

В команде Энтерсайта работают опытные технологи и аналитики. Мы можем проконсультировать вас по вопросам организации торговли, учёта товаров и автоматизации бизнес-процессов

Остались вопросы? Поможем разобраться!

Продавать ничего не будем, просто познакомимся, разберем и покажем, как сервис может решать ваши индивидуальные задачи

Оставьте контакты, чтобы смогли с вами связаться. А ещё подарим бесплатный доступ на 14 дней!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Политика обработки персональных данных

Когда ЭДО обязателен для ритейла

Количество работающих с ЭДО компаний растет. Для кого-то это удобство, экономия времени и средств. А для кого-то это стало необходимостью на законодательном уровне: по-другому вести деятельность незаконно и невозможно. Расскажем про ЭДО для торговли.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Тенденция перехода к обязательному ЭДО

Согласно Концепции ФНС развития ЭДО уже к концу 2024 года 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться исключительно в электронном виде.

Многие предприятия добровольно выбирают ЭДО из соображений комфорта и эффективности. Но есть компании для которых применение ЭДО стало обязанностью уже сегодня. Речь об участниках оборота маркированной продукции.

Уже сегодня обязательной маркировке подлежат:

В ближайшее время под маркировку попадут никотиносодержащие альтернативные виды табачной продукции, пиво, БАДы, медицинские кресла-коляски, парфюмерно-косметическая продукция для гигиены рук с антимикробным действием и кожные антисептики.

К 2024 году правительство планирует распространить маркировку на все группы товаров. Участникам оборота стоит подготовиться уже сегодня. Одно из обязательных условий подключения к системе маркировке – наличие в компании ЭДО.

Роль ЭДО в работе с маркированными товарами

В некоторых группах товарной продукции обязательная маркировка затрагивает уже всех участников рынка – от производителя до розничного продавца.

Любое перемещение маркированной продукции между участниками рынка сопровождается предоставлением информации в систему «Честный ЗНАК» через ЭДО.

Происходит это так:

Для обмена документами с кодами маркировки подключите ЭДО с модулем «Маркировка» от Первого ОФД.

С помощью модуля ЭДО по поддержке маркировки вы сможете:

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

С помощью сервиса ЭДО от Первого ОФД можно обмениваться с контрагентами:

Возможен обмен формализованными и неформализованными документами любого формата. Можно отправлять даже актуальные прайс-листы и запрашивать у контрагентов их подписание.

Формализованные документы – это документы в виде файла с расширением xml. Такие документы создаются по утвержденному ФНС формату. Они принимаются, обрабатываются и проверяются автоматически.

К формализованным документам на сегодняшний день можно отнести УПД, электронные счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД, акты приемки работ, товарные накладные ТОРГ-12.

Наличие установленного формата у таких документов упрощает работу с ними. В частности вносить информацию из одной базы в другую становится легче и быстрее. Тем самым значительно ускоряется процесс обмена формализованными документами не только между структурами предприятия внутри компании, но и с контрагентами.

Неформализованные документы – электронные документы, представленные в любом формате.

Почему бизнес добровольно переходит на ЭДО с контрагентами

Конечно, предприниматель на упрощенке с парой договоров в год сможет обойтись без подключения к ЭДО. Но бизнес с массивным документооборотом или широкой географией предпочтет перенести его в электронный формат, где все быстро, документы систематизированы, а скорость сделок не зависит от доставки бумаг.

Вот преимущества ЭДО:

Почему стоит выбрать сервис ЭДО от Первого ОФД:

Подведем итог

Планы ФНС направлены на увеличение объема электронного документооборота и сокращение бумажного. Если ваш товар пока не подлежит маркировке, задумайтесь о внедрении ЭДО заранее, чтобы настроить и обкатать процессы в спокойном режиме.

Хотите выбрать самую выгодную онлайн-кассу для своего бизнеса?

Получите таблицу с полным обзором облачных касс, чтобы выбрать наиболее подходящее решение!

Заполните форму ниже и получите материал на e-mail

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Учётная система Энтерсайт с ЭДО автоматизирует заказ и приёмку товаров

В Энтерсайте доступны две интеграции с ЭДО на выбор: Сбис или ЭДО Лайт

Документы заказа отправляются поставщикам прямо из программы учёта (beta)

Документы приёмки автоматически попадают в товароучётную систему

Обмен документами с контрагентами проходит за несколько секунд

Зачем нужен электронный документооборот в розничном магазине и как это работает

Многие действия в торговле сопровождаются бумажными документами. С электронным документооборотом легче контролировать процессы магазина. Пока можно обходиться без ЭДО, и сотрудники многих торговых предприятий продолжают работать с документами вручную. Заполняя бумажные документы, сотрудники тянут время и ошибаются, а значит тратят деньги владельца магазина впустую.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами через оператора ЭДО. При передаче оператор проверяет электронную подпись к документу и соответствие документа формальным требованиям.

Электронный документ — это документ, созданный с помощью программы и сохранённый в цифровом формате. Электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу, его можно представлять в ФНС и суды. Программы учёта используют информацию из электронных документов, чтобы автоматизировать торговые процессы.

Движение электронных документов можно отследить. Э ДО ускоряет согласование договоров, урегулирование расхождений и обмен документами между контрагентами. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Торговые предприятия используют ЭДО, чтобы упростить работу документами, из которых формируется отчётность. По ЭДО можно отправить поставщику новый заказ, получить от него накладную, провести по этой накладной приёмку, отправить акт расхождения с заказом, и все эти документы не потеряются «случайно», как это бывает с бумажными.

Через ЭДО происходит обмен документами между предприятиями, которые продают подконтрольную продукцию и госструктурами. Некоторые документы можно подать в контролирующие ведомства только по ЭДО. Например, чтобы торговать продукцией с маркировкой и алкоголем нужно отправлять отчётность о приёмке и списаниях по ЭДО в Честный Знак и ЕГАИС.

Как подключить ЭДО

Процесс подключения к ЭДО похож на подключение к телефонной сети, только вместо оператора связи — оператор ЭДО. Без оператора ЭДО подключить электронный документооборот к товароучёту невозможно.

Оператор электронного документооборота — это юридическое лицо, которое оказывает услуги по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью.

Обмен электронными документами, не происходит напрямую между отправителем и получателем документа. Для этого нужны посредники — бесплатные и платные сервисы ЭДО. Для работы с Честным Знаком есть бесплатный сервис ЭДО Лайт, он интегрирован в личный кабинет каждого участника системы маркировки «Честный ЗНАК». Для передачи данных в ЕГАИС можно воспользоваться бесплатной программой УТМ ЕГАИС.

ЭДО для автоматизации торговли

Для обмена электронными документами с поставщиками и контрагентами нужно подключение через платного оператора ЭДО. Можно обойтись без электронных документов, но тогда сотрудники магазина будут работать с бумажными документами и тратить на это от 20 минут до нескольких часов в день.

Переход с бумажных документов на электронные — один из способов автоматизации работы розничного магазина. Э ДО снижает издержки и уменьшает количество спорных ситуаций, связанных с ошибками в заказах и поставках. В Энтерсайте доступна бесплатная интеграция с оператором СБИС. Это один из самых популярных операторов ЭДО в торговле.

Что даёт подключение ЭДО к товароучётной программе:

Интеграция товароучётной программы с ЭДО упростит соблюдение требований законодательства к оформлению торговых процессов и поможет автоматизировать заказ и приёмку товара. Специалисты Энтерсайта расскажут, как подключить СБИС к товароучётной системе, подскажут, где найти инструкции для работы с документами, объяснят, как загрузить и выгрузить документ из ЭДО в Энтерсайте.

Приемка по ЭДО в товароучетной системе Энтерсайт

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

Как организовать ЭДО для продаж на маркетплейсе

Шаг 1. Получение квалифицированной электронной подписи

Для юридически значимого документооборота с маркетплейсами потребуется КЭП.
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить квалифицированный сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц.

Шаг 2. Анализ условий

Многие маркетплейсы (Яндекс. Маркет, Wildberries, Озон и другие) сотрудничают с операторами ЭДО, поэтому их сервисы электронного документооборота часто интегрированы с торговыми площадками. Продавцу обычно остаётся лишь проанализировать условия и выполнить необходимые рекомендации для перехода к сотрудничеству. Каталог товаров, которые будут продаваться через выбранную вами площадку, лучше импортировать до подключения к ЭДО.

Шаг 3. Согласование нюансов

Для некоторых предпринимателей сотрудничество с маркетплейсами может оказаться затруднительным в связи с некоторыми особенностями выстраивания бизнес-процессов, поэтому необходимо иметь в виду все нюансы. Если, например, для отчётности предпринимателю требуются дополнительные форматы документов, ему нужно будет связаться с представителем торговой площадки для согласования возможности оформления таких документов через интегрированную систему.

Однако модель сотрудничества с продавцами у большинства маркетплейсов выстроена довольно давно, поэтому они нечасто приходят к договорённости с предпринимателями в таких случаях. Продавец либо подстраивается под условия маркетплейса, либо выбирает другую площадку.

Шаг 4. Выбор оператора ЭДО

Помимо операторов из списка маркетплейса, продавец может выбрать того оператора, условия которого ему больше подходят. С одной стороны, это может повлечь за собой дополнительные расходы, с другой — операторы электронного документооборота часто продают пакеты услуг, в которые уже включены выпуск электронной подписи, услуги по организации ЭДО и др. В этом случае, возможно, подключение к интегрированной с маркетплейсом системе будет менее рациональным решением.

Если вы решили заняться торговлей через маркетплейсы, документооборот в электронном формате можно организовать с помощью Астрал Докс — специального сервиса, который позволяет вести одновременно несколько организаций и поддерживает роуминг.

После подключения к системе оператора ЭДО и приглашения маркетплейса к обмену документами останется лишь дождаться поступления первого документа в системе. Как правило, электронные торговые площадки отправляют закрывающие документы до 15 числа следующего месяца, однако сроки могут отличаться.

Обязательный ЭДО в системе прослеживания импорта

С 8 июля 2021 года ЭДО обязателен для учёта импортной продукции. Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России. Ввоз продукции контролируют страны-участники Евразийского экономического союза.

Полный перечень товаров, подлежащих учёту в НСП, и подробные правила отчётности приведены в материале нашего эксперта.

Представлять данные в систему прослеживаемости обязаны не только те, кто ввозит товар на территорию России, но и все остальные участники оборота, которые имеют дело с импортной продукцией. Через сервисы ЭДО предприниматели уведомляют налоговую службу об операциях с товарами и взаимодействуют с контрагентами.

С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Через оператора или напрямую?

Если вы реализуете прослеживаемые товары, обмениваться документами с контрагентами придется через оператора ЭДО. В выборе надежного поможет ФНС. На сайте ведомства размещен перечень доверенных операторов ЭДО. Проверьте по нему оператора, который прислал вам коммерческое предложение!

Если у вас есть выбор, учитывайте, что при свободном обмене электронными документами все риски по безопасности лежат на участниках. Оператор берет их на себя. Он проверяет ЭЦП, исходящие, входящие документы, фиксирует время и дату отправки/получения, уведомляет об ошибках.

Что делать, если ЭДО обязателен, но у вас с контрагентом операторы разные? Ничего. Организация обмена электронными документами – задача операторов. От участников обмена никаких дополнительных действий не требуется.

Работа с оператором имеет ряд других преимуществ. Во-первых, не придется заключать соглашение об ЭДО с каждым новым контрагентом. Оно заключается один раз – с оператором. Во-вторых, при возникновении споров с ФНС или контрагентами оператор ЭДО выступает третьей независимой стороной. Это можно использовать в переговорном процессе и в рамках досудебной процедуры разрешения спора. И в-третьих, согласно приказу Минфина №14н от 05.02.2021, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только через оператора ЭДО.

Переходим к недостаткам: услуги операторов платные. Тарифы могут отличаться у разных компаний. И мало выбрать выгодное предложение. Придется потратиться еще и на обучение сотрудников. Так или иначе, а в ЭДО придется разобраться всем, от бухгалтеров и менеджеров отдела продаж до финансового директора и руководителя. И это потребует времени. А время, как известно, деньги.

Обмен напрямую дешевле. Не придется подключаться к оператору ЭДО, выбирать тариф, оплачивать посреднические услуги. Для обмена можно использовать любые площадки: электронную почту, мессенджеры, файлообменники.

Недостатки такого способа очевидны:

Тем не менее вам решать, переходить на ЭДО с оператором или без. Продолжать бумажный документооборот тоже можно. Но, во-первых, пока, а во-вторых, это неудобно.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Переход на электронный документооборот начинается с получения цифровой подписи. Она используется для заверки документов.

У вас есть электронная цифровая  подпись? Тогда сделайте последовательно 4 шага:

Важно: при переходе на ЭДО с конкретными контрагентами бумажный обмен документами с ними приостанавливается. Комбинирование способов запрещено законом (Методические рекомендации ФНС от 17.06.2021).

Преимущества ЭДО с маркетплейсами

Сокращение затрат. Э ДО позволяет минимизировать расходы на оформление и передачу документов. А если продавец работает с несколькими торговыми площадками одновременно, затраты могут сократиться в значительной степени.

Мгновенная передача документов. Отправка документов со стороны маркетплейса происходит в строгом соответствии с графиком. Таким образом, продавец может быть уверен в том, что товарные накладные или акт о выполненных работах поступит своевременно.

Возможность сотрудничать с контрагентами, которые уже подключены к ЭДО. Большинство крупных компаний уже давно перешли на ЭДО, поэтому не станут подстраиваться под конкретного партнёра, который работает только с бумажными документами. Это обстоятельство также касается и маркетплейсов.

Хранение документов в облачном архиве. За годы работы организации или предпринимателя документов накапливается очень много, поэтому для их хранения порой требуется отдельное помещение. Оператор ЭДО предоставляет своим пользователям собственные сервера для хранения документации. Кроме того, электронные документы можно хранить на флэш-накопителе.

Обеспечение сохранности документов. Резервное копирование документов и их хранение на сервере оператора практически полностью исключают вероятность потери. Операторы ЭДО хранят документы без ограничения по сроку.

Шаблоны закрывающих документов. Многие операторы ЭДО имеют у себя примеры всех документов, необходимых для сотрудничества с маркетплейсами.

Оптимизация задач. Благодаря функциям сервисов ЭДО, у пользователей есть возможность быстро оформить документы, проверить правильность их заполнения, получить доступ к архиву и многое другое.

Обязательный ЭДО в бюджетных организациях

В приказе утверждены унифицированные формы двух больших групп электронных документов. Одна из них – первичные учётные документы, к числу которых относятся:

Другая группа документов – регистры бухгалтерского учёта, среди которых:

Для ведения документооборота руководитель бюджетного учреждения, главный бухгалтер, кассир и председатель комиссии должны оформить квалифицированную электронную подпись. Остальным сотрудникам достаточно применения простой ЭП.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.