Как подписать документ excel и xml электронной подписью: пошаговая инструкция

Что обеспечивает электронная подпись на документе

ЦП создается благодаря средствам криптозащиты и заменяет ручную в ЭДО. Только квалифицированная ЭП придает цифровой информации юридическую значимость без предварительных договоренностей с адресатом. Об этом атрибуте и будем говорить далее. Что обеспечивает электронная подпись на документе:

• позволяет идентифицировать автора письма;
• гарантирует достоверность и актуальность информации;
• защищает пакет данных от подделки;
• подтверждает отсутствие поправок после подписания цифровой формы;
• исключает доступ к сведениям посторонних лиц — благодаря криптошифрованию файл может открыть только адресат, которому предназначалось письмо.

Сферы применения КЭП:

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать КЭП в разных видах документооборота, обратитесь в аккредитованный УЦ и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

Далее рассмотрим, как подготовить ПК, чтобы подписать вордовский документ электронной подписью.

Виды эцп

Название, правила применения электронной подписи регулируются Федеральным законом №63. Согласно ему, существует 3 вида ЭП:

ЭП надежнее бумажной, так как ее невозможно подделать. Поэтому электронная подпись становится популярным и обязательным инструментом при составлении договоров. Например, принимать участие в госзакупках нельзя без ЭП.

Справка! Официально для электронной подписи используется аббревиатура «ЭП». В поисковиках, на сайтах используется старое название «ЭЦП», так как это облегчает поиск необходимой информации об инструменте.

Использование криптопро csp

Использование КриптоПро CSP в современном электронном мире растет ежемесячно, ведь все больше областей нашей жизни цифровизируется.

При этом возникают все новые области, в которых без электронной подписи и вовсе нельзя обойтись. Например, ЭЦП для торгов на коммерческих или государственных электронных площадках открывает владельцу двери в мир коммерческих и федеральных закупок: вам становится доступным участие в торгах и аукционах на электронных торговых площадках.

Электронная подпись для налоговой юридического лица или индивидуального предпринимателя тоже потребует наличия на компьютере  КриптоПро CSP версии не ниже 4.0 с поддержкой ГОСТ 2022, на который перешли фактически все государственные учреждения после 1 Января 2022г.

Взаимодействуете с Госуслугами или отправляете декларацию в Росалкогольрегулирование как владелец придомового магазина или сети супермаркетов – вам тоже нужно использование КриптоПро CSP.

Уловили суть? Фактически все государственные учреждения и порталы используют КриптоПро CSP в качестве криптопровайдера для сохранения целостности документа и его идентификации между пользователем и получателем. Будьте только внимательны и получайте Квалифицированную усиленную электронную подпись вместо обычной или неквалифицированной, чтобы избежать проблем с взаимодействием ваших документов и официальных порталов, выбирая сертифицированные Удостоверяющие центры.

Как подписать вордовский документ электронной подписью

На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате .docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

Подпись бывает прикрепленной — присоединяется к пакету данных, или открепленной — в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

1. В самом приложении (через специальный плагин или без него).
2. В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
3. В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

Как подписать вордовский документ электронной подписью в криптопро csp

Итак, ЭЦП — это основной инструмент для удаленного обмена информацией между участниками ЭДО. Идентификатор формируется не сам по себе, а с использованием специальных средств, полученных в аккредитованном центре:

• ключевая пара: закрытый (секретный) и открытый (публичный) ключи;
• сертификат ЭП (СКПЭП).

ЭП создается посредством секретного ключа, который записывается в УЦ на защищенный аппаратный носитель (флешку, электронную карту) или на ПК (в реестр операционной системы). Кроме генерации ЭЦП, секретный ключ нужен для расшифровки полученного письма.

Для публичного ключа выпускается СКПЭП — это документ в цифровом или бумажном виде. Он содержит открытый ключ и сведения о владельце. При отправке файла, заверенного ЭЦП, сертификат автоматически передается адресату. Как правило, СКПЭП выпускается на 12 месяцев, по истечении этого срока он требует продления.

Зачастую все перечисленные средства КЭП записываются на специальную флешку (USB-токен, аппаратный носитель), например, Rutoken, eToken или JaCarta. У каждой системы, принимающей сертификаты ЭП, есть свои условия по ее реализации. Например, для работы с ЕГАИС подойдут не все USB-токены, а только Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta SE.

Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:

Как подписать документ ворд электронной подписью в криптопро office signature

Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2022-2022 — только с плагином.

Как подписать документ ворд эцп в криптоарм

Специальный программный продукт от компании ООО «Цифровые технологии» имеет встроенные механизмы для генерации КЭП и зашифровки документации любого размера и формата. Стоимость и функциональные возможности софта зависят от тарифа.

«КриптоАрм СТАРТ» — базовая бесплатная сборка с минимальным набором опций. Функции ЭЦП реализуются с помощью «родных» средств криптозащиты, встроенных в ОС Windows. Остальные версии («Стандарт Плюс», «Терминал» и «СКЗИ КриптоАРМ 5») требуют покупки лицензии.

Как поставить электронную подпись на документ word без программ

В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла.

1. В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
2. Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» — откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
3. Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
4. Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2022-2022 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

Как скопировать эцп на компьютер с помощью инструментов криптопро

Данный способ является универсальным. Скопировать ЭЦП на компьютер таким образом можно и на Windows и на MacOS (при условии, что используется актуальная версия программы КриптоПро).

1. Запустите приложение Инструменты КриптоПро.
2. Перейдите в раздел “Контейнеры”.
3. Выберите считыватель (флешку, на которую записана ЭЦП) и нажмите кнопку “Скопировать контейнер”.

4. В открывшемся окне выберите “Реестр” и нажмите “ОК”.

5. Выберите только что созданный контейнер закрытого ключа, ориентируясь на считыватель “Registry”, и нажмите “Установить сертификат”.

После этого программа сообщит, что сертификат был успешно установлен.

Теперь можете извлечь носитель с ЭЦП из порта USB и проверить, как работает ЭЦП без флешки.

Удалось ли скопировать ЭЦП с флешки на компьютер?

Расскажите в комментариях 😉

Как скопировать эцп на компьютер с помощью криптопро csp

1. Вставьте носитель с ЭЦП в порт USB. Если подключенное устройство не определяется системой, попробуйте подключить
2. Откройте приложение КриптоПро CSP.

Какой вариант криптопро csp мне нужен?

Рассмотрим наиболее распространенные варианты связки КриптоПро CSP-ЭЦП, которые мы предлагаем нашим клиентам.

1. Вы всего лишь просто хотели купить электронную подпись. Это, разумеется, возможно. Но без КриптоПро CSP, вы не сможете ею пользоваться.

2. Вам нужна ровно одна ЭЦП для использования на 1 компьютере.  В этом случае можно купить 1 электронную подпись и к ней подшить КриптоПро CSP – на 1 компьютер, на 1 год и на 1 ЭЦП.

3. Вам требуется использовать больше одной ЭЦП. В этом случае можно купить КриптоПро CSP на неограниченное количество подписей на 1 компьютер, на 1 год. (Лицензионный ключ так же будет привязан к конкретному компьютеру).

4. Вы все время пользуетесь разными ЭЦП для разных задач. В этом случае вам имеет смысл купить бессрочную версию КриптоПро CSP. Она позволит пользоваться любым количеством подписей на 1 компьютере неограниченное время.

Купить эцп – этого не достаточно?

Итак, вы купили (или собрались покупать) ЭЦП. И уже добрались до того момента, когда в процессе покупки всплыл термин «криптопровайдер» и название КриптоПро.

Большинство известных программ для подписи и шифрования работают в связке с криптопровайдером и не могут ничего подписать при его отсутствии. А КриптоПро (а точнее, КриптоПро CSP – cryptography service provider) – это и есть криптопровайдер.

По для создания эп

Для подписания документов существуют как платное ПО, так и бесплатное. Наиболее популярны плагины КриптоПро Office Signature, КриптоАРМ, ViPNet CryptoFile. Для создания подписи в документе Excel или Word с помощью КриптоПро Office Signature проделать шаги:

• В конце нужно ввести ключ. Если этого не сделать, то активируется демо версия, рассчитанная на 90 дней.

• Далее развернуть документ, на который устанавливается ЭП. Нажать на нем на пункт «Файл».
• Затем — «Сведения». В появившемся меню кликнуть по строке «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)».

• Откроется вкладка «Подписание». Здесь нужно указать нужный сертификат, нажав на кнопку «Изменить».

• Появятся доступные сертификаты. Выбрать нужный.

• Возможно, что придется ввести пароль для токена, если он ранее был установлен.

• В конце должно появиться окно, оповещающее об успешном создании ЭП.

• Для проверки можно нажать на «Файл». Вверху появиться надпись «Помечен как окончательный», означающая наличие ЭП. Также можно нажать на значок внизу документа.
• Справа отобразится владелец ЭП.

После подписания документ нельзя изменять, так как любое редактирование сделает ЭЦП недействительной.

Важно! С 1 января 2022 года электронная подпись должна соответствовать ГОСТ Р 34.10-2022. Только версии 4.0 и выше поддерживают данный стандарт.

Подписать документы xml можно распространенной программой КриптоАрм. Она работает на алгоритме КриптоПро Office Signature, платная. Бесплатная версия действует 14 дней. КриптоАрм позволяет проверить папку с файлами.

При этом для каждого документа создается отдельная подпись. С помощью программы можно обратиться в удостоверяющий центр для получения или отзыва сертификата.

Если КриптоАрм не установлен, то инсталлировать его так:

• Откроется первое окно установщика. Оставить все без изменений и кликнуть по кнопке «Далее».

• В окне с лицензионном соглашением кликнуть по «Начать».

• После установки согласиться с перезагрузкой компьютера.

Если в течении 14 дней не купить лицензионный ключ, то программа не сможет работать с сертификатами по истечении пробного периода. После приобретения лицензии запустить криптопровайдер. Выбрать во вкладке «Помощь» пункт «Установить лицензию»

Ввести код, полученный в письме, в соответствующую строку.

Для «внедрения» ЭЦП в xml файлы проделать несколько действий:

• Кликнуть по документу правой кнопкой мыши и выбрать «КриптоАрм», затем «Подписать».

• Откроется мастер создания ЭЦП, нажать на «Далее».

• Далее можно добавить файлы или папку, для которых нужна ЭЦП.

• Далее необходимо определиться с типом кодировки. Чаще используется DER, но некоторые организации работают и с BASE Если файлы подлежат архивированию после подписания, то отметить соответствующий пункт. Также можно отправить их по электронной почте.

• Затем настраивается ЭЦП. Указывается интегрируется подпись с файлами или создается отдельно в виде файла с расширением sig.

• В следующей вкладке необходимо добавить сертификат, полученный в удостоверяющем центре.

• В последнем окне проверяются внесенные изменения и подтверждаются нажатием кнопки «Готово». Также можно сохранить данные.

Все выбранные файлы будут подписаны. Купить ПО для внедрения ЭЦП можно в удостоверяющем центре. Специалисты помогут с установкой программы, выдадут сертификаты.

Подпись документа эцп в ворде через крипто контур

Crypto.Kontur — один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением .pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения — до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса — возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:

Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:

1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
3. Щелкните по клавише «Подписать».

Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом .sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.

При проверке подлинности идентификатора система покажет результат процедуры и даст возможность выгрузить протокол. Чтобы зашифровать пакет данных, в ЛК зайдите на страницу «Шифрование документа»:

Принцип функционирования эп и необходимые инструменты для ее создания

Усиленные ЭП создаются с помощью криптографического шифрования. Для восстановления и идентификации используются 2 ключа: закрытый на токене и открытый. Хранятся на флешке или в защищенном облачном хранилище. После получения токена следует поменять пароль. Для создания ЭП необходимы следующие инструменты:

1. Документ, подлежащий подписанию, в окончательном варианте. После создания ЭП его нельзя будет изменить.
2. Настройка компьютера. Подготовить его к установке необходимого ПО.
3. Ключ или сертификат подписи. Получают его в Удостоверяющем центре и устанавливают на компьютер.
4. Криптопровайдер для генерирования ЭП. Могут быть в виде плагинов, веб-сервисов, утилит.

ЭП действует определенный срок — обычно 1 год, по истечению которого необходимо заново получить подпись. После создания ЭП документ нельзя изменить. Если он был отредактирован после установки электронной подписи, то все изменения отслеживаются. Также можно определить личности подписантов.

Важно: токен и криптопровайдер должны пройти сертификацию в ФСБ, согласно законам РФ.

Это все про криптопро csp?

Нет, конечно не все. Мир программных решений КриптоПро в полной мере отражает многообразие запросов реальной жизни и бизнеса. Наши менеджеры подберут вам необходимый вариант для использования в конкретно вашей ситуации.