Как подписать документ pdf электронной подписью: пошаговая инструкция

Что требуется для подписания

Чтобы наложить цифровую подпись на документ в формате PDF, понадобятся следующие компоненты.

1 Неотчуждаемая электронная подпись

Большая часть инструкций в интернете показывает как подписать PDF документ квалифицированной ЭП выданной на организацию (есть у всех и ничего докупать не нужно). Делается это с помощью программы КриптоПро PDF, которая без покупки лицензии может использоваться только в ручном режиме в программе Adobe Reader, чего для исполнения нехитрых требований закона вполне хватит.

Такая подпись документов, когда ЭП встраивается в сам документ (а соответственно формат файла предоставляет такую возможность) называется неотчуждённой ЭП.

Остановимся подробнее. Не смотря на то, что данный способ удобен, визуально нагляден и его вполне себе хватает для исполнения требований минусы данного способа довольно существенны.

Обычный пользователь открыв документ увидит визуальное представление ЭП, но Adobe Reader выдаст ошибку проверки ЭП, следовательно теряется ЭП смысл. Чтобы этого избежать, необходимо настроить рабочее место (установить корневые сертификаты, КриптоПро PDF и настроить их взаимодействие), что вряд ли будет делать обычный пользователь. Файлы формата PDF могут открываться сразу в браузере и никакой проверки подлинности там нет.

Хоть PDF и является довольно универсальным форматом для отображения и печати документов, но что, если необходимо выложить документ созданный в программах Word (doc, docx) или Excel (xls, xlsx). Эти форматы так же поддерживают встраивание ЭП, но на  текущий момент нет бесплатного способа встроить квалифицированный сертификат выданный казначейством, который бы работал на актуальных версиях Microsoft Office.

Отдельным особняком стоят системы шифрования, которые создают свой формат шифрованного файла в который внедряется и исходный файл. Это тоже неотчуждаемая ЭП (т.к. файл один). Минусы подобного варианта очевидны — их невозможно открыть и проверить на правильность без установки соответствующего программного обеспечения.

2 Отчуждаемая электронная подпись

Другой способ подписи документов, который повсеместно используется в документообороте, к примеру, в налоговой.

Принцип заключается в том, что файл подписи отделён от файла документа. Обычно это выглядит как два файла с одинаковыми именами, но у файла подписи в конце добавлено .sig или .p7s в зависимости от типа подписи.

Остановимся подробнее. Не смотря на кажущуюся сложность, данный способ в итоге более удобен для работы с документом, проверки и обработки данных.

1 С помощью КриптоПро PDF и Adobe Reader (только PDF)

Установить и настроить КриптоПро CSP как сказано в разделе 2 инструкции Настройка электронно-цифровой подписи для работы с государственными сайтами

1.5.1 Зависает при первой попытке подписи.

Просто закройте Adobe Reader (можно принудительно через диспетчер задач) и откройте документ по-новой. Причина мне неизвестна, наблюдал пару раз.

1.5.2 Сертификат недействителен

Обычно отображается при следующем открытии подписанного документа или сразу после подписания. Проблема в корневых сертификатах, которые используются для проверки подписи. В таком случае рекомендуется выполнить инструкции из раздела 1 статьи Настройка электронно-цифровой подписи для работы с государственными сайтами , если это ещё не сделано и перезапустить ПК.

Acrobat reader, adobe acrobat

Одна из этих программ должна быть установлена на компьютер для работы с модулем. И дальнейший процесс подписания зависит именно от вида установленной программы. Об этом далее.

Adobe reader с криптопро pdf: как создать и проверить электронную подпись в документе pdf

В Adobe Reader можно подписывать только те файлы, к которым предоставлен расширенный доступ. Чтобы подключить дополнительные инструменты, откройте документ в приложении Acrobat (Professional или Pro). Нажмите «Разрешить дополнительные функции» во вкладке «Файл». В появившемся меню кликните «Файл Reader с расширенными возможностями». Нажмите «Сохранить сейчас».

Алгоритм формирования ЭП не отличается от описанного выше способа. При открытии подписанного файла вы увидите статус ЭЦП: действительна, недействительна или не определена. Чтобы получить подробные сведения о сертификате и его владельце, кликните левой клавишей мыши на ярлык или на саму подпись (если она видна).

В программе adobe acrobat

Алгоритм действий в двух программах схож:

1. открываем программу, заходим в «Дополнительные инструменты», ищем «Сертификаты»;
2. выбираем необходимый тип ЭП;
3. выделяем область для ее отображения (с помощью выделения и перетаскивания прямоугольника);

По завершению подписанный документ можно отправлять по назначению. Подпись в открытом pdf-файле будет выглядеть как текст: «Подписано цифровой подписью», с данными о подписанте и дате, времени создания подписи.

Документ в pdf-формате

Собственно, сам pdf-документ. Это переносимый универсальный файл с визуализацией исходного макета документа, независимо от того, в какой программе он создавался. Проще, фото, изображение или скан.

Как проверить электронную подпись в pdf

Для проверки сертификата электронной подписи можно использовать сервис проверки электронной подписи КриптоПро DSS, либо программы Adobe Reader или Adobe Acrobat. С корневым сертификатом удостоверяющего центра.

При открытии документа PDF на компьютере с установленным программным обеспечением и настроенными установками проверки действительности цифровых подписей, проверка имеющихся на нем ЭЦП выполняется по умолчанию. Проверяется как подлинность сертификата цифрового удостоверения, так и целостность документа.

Чтобы самому проверить подпись необходимо:

1. кликнуть на кнопке «Подпись» («Signatures»), расположенной слева в контекстном меню Adobe Reader или Adobe Acrobat;
2. выбрать ЭЦП, нажать правой кнопкой мыши;
3. в открывшемся окне нажать «Проверить подпись» («Validate Signature»);
4. дождаться результатов проверки.

Сведения о подтверждении подписи отобразятся в строке сообщений. Будет предоставлена информация о лице, подписавшем документ, удостоверении подписи, действии сертификата, времени подписания документа.

Проверенная ЭЦП, согласно ч.1 ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2022 года, является аналогом собственноручной подписи

Куда вписывать серийный номер криптопро pdf

После завершения тестового периода функциональность будет ограничена. Для дальнейшего использования всех возможностей КриптоПро PDF следует указать серийный номер, свои Ф. И. О. и название компании или ИП.

Окно информации открывается через «Справку». Выберите язык, кликните «Установить лицензию», заполните необходимые поля и нажмите «ОК».

Важно: лицензию стоит приобретать, только если модуль интегрирован в приложение Adobe Acrobat.

Несколько минут свободного времени

Именно столько понадобится для электронной цифровой подписи. Разобравшись в алгоритме, вы поймете, что подписание документов в pdf-формате не требует много времени и усилий.

Подписываем документ в программе «криптоарм»

Если установлена именно эта программа, алгоритм подписания pdf-документа следующий:

• вызываем контекстное меню, кликая по документу правой кнопкой мыши;
• ищем раздел «КриптоАРМ», нажимаем «Подписать»;
• в приветственном окне программы нажимаем «Далее»;
• выбираем нужный файл, либо загружаем несколько документов для подписи сразу;
• в разделе «Выходной формат» выбираем соответствующий;
• в окне «Параметры подписи» выбираем тип подписи для формирования из двух:

отсоединенная. Выполнена на отдельном документе. Читается на любом компьютере;

присоединенная. Является частью данного документа. Откроется если на компьютере получателя установлено ПО;

• в окне «Выбор сертификата подписи» выбираем нужный;
• осталось нажать кнопку «Готово».

Появится информация о подписании документа.

Пошаговая инструкция подписи документов pdf в программе криптопро pdf

Переходим к подписанию документа в программе КриптоПро PDF, установленной по умолчанию.

Профильное программное обеспечение

На компьютер необходимо установить программное обеспечение: КриптоПро PDF, КриптоАРМ, Foxit PDF Reader и другие. Они загружаются с сайта-производителя. Далее запускаем установочный файл и следуем подсказкам «Мастера установки».

Когда программа установлена, кликаем «Готово». Ее нужно перевести в режим подписания pdf-документа по умолчанию. Для этого:

• совершаем вход в Adobe Reader, ищем «Редактирование», затем «Установки»;

• в разделе «Создание и оформление» нажимаем «Подробнее»;
• откроются «Установки по созданию и оформлению». В окошке «Метод подписания по умолчанию» выбираем «КриптоПро PDF», или «Спрашивать при подписании». Тогда при создании каждой подписи можно будет выбирать установки;

• нажимаем «ОК» внизу страницы.

Если вход совершается с Adobe Acrobat:

• во вкладке «Инструменты» нужно перейти в раздел «Формы и подписи» и выбрать «Сертификаты»;

• здесь предстоит выбор одного из сертификатов:

• Накладывается разово. Бывает видимой и невидимой;

• в новом окне нажимаем «Перетащить прямоугольник для новой подписи»;
• выполняем шаг «Сохранить как сертифицированный документ». Нажимаем «ОК»;

• в новом окне выбираем сертификат;
• в разделе «Подпись с помощью цифрового удостоверения» кликаем «Продолжить»;
• следующий шаг – нажатие на кнопку «Подписать»;
• если откроется окно «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание» — нажимаем «Просмотр», а затем «Подписать»;
• сохраняем документ под указанным названием и типом.

О подписании появится уведомление.

С помощью программы adobe reader

1. заходим в Adobe Reader, далее в «Дополнительные инструменты», ищем «Сертификаты»;
2. выбираем необходимый тип ЭП;
3. выделяем область для ее отображения (с помощью выделения и перетаскивания прямоугольника);
4. определяем в открывшемся списке нужный сертификат;
5. нажимаем «ОК»;
6. откроется вкладка «Подпись с помощью цифрового удостоверения». В ней можно проверить, верно ли указан сертификат. Есть возможность настроить удостоверение заново;
7. в следующем окне нажимаем «Подписать»;
8. сохраняем подписанный документ, указав имя и тип файла;
9. появится уведомление об успешном подписании;
10. нажатием кнопки «ОК» окно закроется.

Сертификат электронной подписи владельца

Это не просто изображение вашей подписи на бланке. Чаще всего ее нельзя увидеть. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) эквивалентна собственноручной. Используется физическими и юридическими лицами, желающими придать документу юридическую значимость с помощью его удостоверения ЭЦП.

Такая подпись безопасна и надежна, отвечает требованиям стандарта ISO 27001 и юридического стандарта eIDAS для простых электронных подписей.

Важно! Термин «электронная цифровая подпись» утратил силу с 1 января 2022 года, с момента вступления в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2022 года.

Однако, согласно ГОСТ 34.10-2022, и в целях сохранения терминологической преемственности установлено, что термины «электронная подпись», «цифровая подпись» и «электронная цифровая подпись» являются синонимами.

Сертификат электронной подписи содержит сведения о подписанте. С его помощью получатель данных может узнать всю необходимую информацию о лице, подписавшем документ, онлайн.

Его необходимо приобрести в удостоверяющем центре, обратившись лично. Функция последнего: идентифицировать подписанта.

Сертификат состоит из двух ключей:

https://www.youtube.com/watch?v=kdcwbfpkqD4

Срок действия сертификата, и иные его возможности, ограничены тарифным планом. Он выдается на год, и, за надобностью, продлевается по прошествии этого времени.