КАК ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ СОТРУДНИКАМ

Рано или поздно все организации переведут на «цифру» свои документы. Для начала нужно разобраться с легализацией этих документов, и в первую очередь с подписями для обычных сотрудников.

Если вы думаете, что для кадрового электронного документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи, и это, в свою очередь, влечет существенные затраты, то это не так.

В статьях 22.2-22.3 Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Электронная подпись сотрудника компании или ИП — что это

Раньше работники подписывали документы ЭП организации (ИП), в которой были указаны их персональные данные. Так можно делать до конца 2022 года.

закону от 30.12.2021 № 443-ФЗс 1 марта 2022рекомендованос 1 января 2023 обязательно подписывать электронные документы личной ЭП физического лица. В отличие от ранее используемой подписи, в ней не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. А чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД — машиночитаемую доверенность.

В чем преимущества: новую ЭП физлица смогут использовать не только для рабочих, но и для личных целей. Например, подавать документы в госорганы в электронном виде, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги.

Чем отличается подпись от росписи

В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись».

Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.

«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.

Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст. 66 ТК РФ).

Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан.

А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?

Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.

Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ).

Стать экспертом кадрового учета — легко! курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП. Посмотреть программу и записаться.

Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель? Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе? Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана? В приказе, в журнале, в ведомости?

Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2019 года машинист Иванов И. И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А. А.»?

Автор несерьезно предполагает, что требование об ознакомлении «под роспись» будет формально соблюдено, ибо статья 22 ТК РФ, как и другие цитируемые статьи, не указывают на собственноручную подпись работника.

Роспись

Недолго рубль был стабильным, снова полетел вниз. Зато нефть дорожает, новые облигации размещаются. А я пополнил свой портфель новыми бондами, китайскими и российскими акциями, а также рассказал в традиционном инвестдайджесте о самом важном, что, на мой взгляд, произошло за неделю.

Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в законе. Если разложить всё по полочкам, с её помощью дистанционно вы можете:

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи. Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации. Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Недавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Большинство кадровых документов сегодня можно перевести в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточку сотрудника. Так что не удивляйтесь, если вместо привычных бумажных версий типовых документов при трудоустройстве вы получите электронные.

Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами. Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно. Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно. Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись. Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. П ЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

В определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. П ЭП — самый уязвимый вид подписи. Очень легко в суде представить всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.

Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать. Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

УКЭП приравнена к рукописной подписи. Я бы рекомендовал сразу оформлять её, поскольку только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.) или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

В hh.ru мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят серьёзную подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда за счёт работодателя сотрудник может получить удобный инструмент и обмениваться кадровыми документами, решать личные задачи.

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы. В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги. Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность. В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе. Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления. Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Электронная подпись сокращает время трудоустройства — вы не тратите полдня на подписание кадровых бумаг в офисе, и помогает в разных областях жизни. Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения. Прежде всего, это удобно.

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

↩ К другим статьям

Электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Иными словами, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает. С помощью электронной подписи также можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует и даже в некоторых случаях оповестит владельца. Есть нюансы — всё зависит от типа самой подписи и сервиса, где она применяется.

По форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, чего нельзя сказать о содержании. Любой гражданин России с её помощью дистанционно может оформлять сделки, связанные с продажей или покупкой недвижимости, подавать различные обращения в госорганы, заявки в учебные заведения и многое другое. Но ещё интереснее возможности, которые открываются для сотрудников компаний, где используют электронные подписи:

Конечно, полноценно использовать электронную подпись как рабочий инструмент можно только в том случае, если в компании налажен электронный документооборот. И сказать, что организация готова изменить привычные процессы и отказаться от «бумаги» в пользу более современного, эффективного и экологичного цифрового документооборота, гораздо проще, чем сделать. Отдельная история связана с кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Так бывает, что HR-специалисты готовы к переходу, а компания — нет. Или, что ещё хуже, наоборот.

На первый взгляд кажется, что это неподъёмная работа: много всего нужно сделать, перестроить процессы, описать их, но в итоге получаешь результат на долгие годы. Автоматизация в этом случае имеет максимально большой профит — при переходе с бумажного на электронный документооборот у сотрудников высвобождается до 20% времени. Простая математика: час работы специалиста стоит столько же, сколько выпуск электронной подписи на год. А сколько нужно потратить часов, чтобы распечатать и подписать бумажные документы у руководителя, вызвать курьера, отдать ему всё необходимое? Есть возможность сберечь время и деньги. Плюс экологический аспект — мы экономим бумагу. Настройка и донастройка переходных процессов не требует колоссального количества ресурсов — за основу стоит взять лучшие практики на рынке, посоветоваться с коллегами.

Настроив кадровый электронный документооборот, можно подписывать практически любые документы без личного присутствия сотрудников в офисе, отправлять необходимые отчёты в государственные органы. И это большой плюс.

Недавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Почти все кадровые документы сегодня при желании переводятся в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточка сотрудника, и многое другое. Как показывает практика, то, что изначально заявляется как пилотный проект — речь об инициативе Минтруда по кадровому электронному документообороту, — со временем перерастает в обязательную практику. Многие компании, предвидя такой исход, уже сейчас внедряют КЭДО.

Другой вопрос — окупаемость. Бизнесу, где официально трудоустроены пять сотрудников, вряд ли стоит внедрять и использовать дорогостоящие системы. Есть и бесплатные государственные платформы, которые в том числе предусматривают обмен кадровыми документами. Например, «Работа в России».

Для обмена информацией внутри компании сгодится даже простая электронная подпись. Скажем, если в вашей организации до сих пор используют служебные или объяснительные письма, важно подтверждение ознакомления сотрудников с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами, можно обойтись электронной почтой.

Для подписания трудового или ученического договора, как и документа о материальной ответственности, простой электронной подписью не обойтись. Даже если сотрудник поставил в pdf-файле автограф, такой документ не будет иметь юридической силы в суде. Нужны инструменты посерьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Это не аналог собственноручной подписи, так что принимают и используют её не везде.

В определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. П ЭП — самый уязвимый из всех типов электронных подписей. Судебная практика относительно безопасности использования ПЭП пока на стадии становления, поэтому, кажется, будет легко представить в суде всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют. Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей УНЭП тоже не даёт. Создавать и использовать её может любой, так что большого доверия у государства к такой подписи нет.

Это полноценный аналог собственноручной подписи, поэтому выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

Только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где сотрудник будет хранить УКЭП — на компьютере или токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.). Фактически это его идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим. Я бы порекомендовал предварительно обсудить с работниками вопросы безопасности.

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр. То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене. Процесс можно сравнить с восстановлением пропавшей банковской карты. Первое, что нужно сделать, — позвонить в удостоверяющий центр, чтобы подпись заблокировали. Дальше придётся приехать в удостоверяющий центр, чтобы написать заявление и подтвердить свою личность, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками. И об этом тоже важно предупредить сотрудников.

При желании работодатель может стать посредником между удостоверяющим центром и сотрудниками, тогда УКЭП будут оформлять и выдавать прямо в офисе компании.

Если в компании больше 50 сотрудников или фрилансеров, с которыми проще работать, подписывая документы УКЭП или УНЭП, организации стоит подумать о том, чтобы стать доверенным оператором удостоверяющего центра. Процесс довольно прост: заключается лицензионный договор, назначается ответственный администратор со стороны компании, который будет заниматься оформлением электронных подписей, и запускается процесс.

Чтобы получить усиленную электронную подпись, сотруднику так или иначе придётся ехать за сертификатом в удостоверяющий центр или в Федеральную налоговую службу, тратя на это рабочее время. А так компания получает часть полномочий удостоверяющего центра и может выпускать электронные подписи не только для сотрудников, но и для фрилансеров и даже своих партнёров. Это абсолютно законно.

На оформление электронной подписи через удостоверяющий центр в среднем уходит два дня. Выпустить УКЭП или УНЭП в компании-операторе при хорошей организации процесса реально за один час. По шагам: сотрудник в комфортное для себя время создаёт заявку, администратор обрабатывает её и назначает время, когда работник должен явиться в офис, чтобы получить электронную подпись. Без последнего пункта не обойтись — важно личное присутствие и документальное подтверждение. Так что если сотрудники и фрилансеры компании рассредоточены по разным городам, а региональных филиалов нет, становиться посредником не имеет смысла.

В больших компаниях, которые активно участвуют в тендерах, оформлением электронных подписей занимаются целые отделы. Они отвечают за выпуск и отзыв электронных подписей, строго следят за их «сроком годности».

УНЭП можно оформить и бесплатно, но, как уже говорили, возможности такой подписи ограничены. В случае с УКЭП — за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы осталась электронная подпись, работодателю нет необходимости выпускать новую.

Ещё один важный момент: организация не обязана предоставлять работникам исключительно УКЭП. По закону для подписания большинства кадровых документов годится и УНЭП.

При массовом внедрении электронных подписей в компании лучше составить список сотрудников, которым необходимы УКЭП или УНЭП, и сервисов, где они будут использоваться. Тогда будет проще проанализировать затраты, выбрать подходящий удостоверяющий центр и варианты подписей. Аналитика на подготовительном этапе сбережёт HR-бюджет.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком. С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён.

Мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят «взрослую» подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда сотрудник может получить удобный инструмент и не только обмениваться кадровыми документами, но и решать личные задачи.

Есть случаи, когда компания не уделяет должного внимания вопросам безопасности, и тогда подпись превращается в мощное оружие, направленное против бизнеса. Выдавая сотруднику УКЭП, работодатель наделяет его серьёзными полномочиями. Этот факт нельзя недооценивать. Если даже один сотрудник неправильно хранит или использует цифровой инструмент, это несёт в себе финансовые и репутационные риски для всей компании.

Легко лишиться прибыли из-за несвоевременного переоформления электронной подписи могут компании, связанные с отраслью закупок. Упустить срок — значит потерять многомиллионный контракт. Если для компании критичны такие моменты, лучше стать посредником удостоверяющего центра или назначить ответственного за обновление подписей.

Но есть в такой последовательности и плюсы: например, сотрудник, оставив электронный автограф, уже не сможет доказать, что его слишком поздно ознакомили с тем или иным документом. Есть дата, есть подпись, а значит, есть подтверждённый цифровой след. Это помогает компании уберечься от возможных манипуляций со стороны работников, а сотрудникам — более осознанно подходить к процессу подписания документов.

Но всё же ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Нет необходимости приезжать в офис, распечатывать тонну бумаг, тратить время на подписание документов, ждать работников, а потом ещё и курьеров или идти на почту. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность.

HR-специалистам рекомендую следить за изменениями — читать новости из проверенных источников, посещать вебинары удостоверяющих центров. До 2024 года многие вещи будут переведены в электронный формат. Уже сейчас вносятся поправки в статью № 63 Федерального закона «Об электронной подписи». Например, пока есть разница между подписью сотрудника и физического лица, но в ближайшем будущем это разделение исчезнет. В результате останется два типа подписей — для первого лица компании, обезличенная на юридическое лицо, и для всех остальных — физлиц, через доверенность можно будет подписывать кадровые документы, работать на разных площадках, где электронная подпись котируется. В течение года будет переходный момент.

В любом случае массово внедрять электронные подписи в компании стоит только в том случае, если вы намерены погружаться в эту тему, доносить до сотрудников пользу и риски использования разных видов подписей, повышать эффективность кадрового документооборота через развитие и перестройку бизнес-процессов, анализировать и только потом внедрять. Тогда HR-бюджет на эту статью расходов приобретёт статус не напрасно потраченного, а грамотно вложенного.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. Н ЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:

Подпись подтвердит чтение и подписание работником документа организации.

Какие документы предоставить для оформления ЭП физлицу

Для получения электронной подписи по старым правилам (той, что выдавалась на организацию с внесением данных работника) требовалось заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить: паспорт физлица; СНИЛС; ИНН; доверенность от компании (ИП) и флеш-накопитель типа А (см. пп. 2 п. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Для новой ЭП пакет документов остался прежним, но доверенность от организации уже не нужна. Человек сможет использовать подпись независимо от того, работником какой организации он является на текущий момент.

Это значит, что при увольнении и смене места работы, ЭП для подписания документов можно оставить прежнюю. Заменить потребуется только машиночитаемую доверенность (МЧД).

Заказать ЭП для сотрудников в «Такском» — проще простого. Этот УЦ предоставляет услугу выездного обслуживания. Оформление всех документов, установка ПО и сертификата ключа, консультирование происходит в офисе клиента в удобное для него время.

Для каких документов использовать ЭП

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Где получить ЭП на сотрудника

«электронную подпись физического лица»менно так называется этот тип ЭП) можно в любом из аккредитованных Удостоверяющих центров. Полный перечень УЦ опубликован на сайте

Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Такском — всероссийский аккредитованный удостоверяющий центр, где вы можете оформить электронную подпись для организаций и физических лиц.

Компания существует на рынке IT-услуг уже 22 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер. Сегодня Такском — это целая экосистема, которая объединяет различные сервисы для бизнеса: от подачи электронной отчетности в госслужбы до обслуживания онлайн-касс.

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Стоимость сертификата ЭП определяет регламент аккредитованного УЦ, поэтому ценники могут незначительно отличаться. В системе Такском для каждого типа электронной подписи представлено несколько тарифов. Обратите внимание на возможность оформления «стандартного» и «срочного» заказа.

При срочном заказе стоимость несколько выше, но при этом выпуск ЭП происходит в течение 30 минут с момента подачи документов и оплаты счета клиентом.

Комплекс решений для любого бизнеса

ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Электронная подпись сотруднику отдела кадров потребуется для подписания:

Также кадровик подает отчетность через интернет в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат.

Бухгалтер

Сотрудникам бухгалтерии ЭП необходима для сдачи отчетов в налоговую службу и взаимодействия с рядом других контролирующих государственных органов: ПФР, ФСС, Росстат, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование Центробанк и т. д.

акже личную ЭП можно использовать для подписания бухгалтерской первички и других электронных документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.

Специалист по тендерам

Компаниям, которые участвуют как поставщики в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, требуется электронная подпись для участия в электронных торгах на различных площадках. Штатный сотрудник или привлеченный специалист с 2023 года теперь всю электронную документацию по тендерам будет также подписывать личной ЭЦП.

Юрист

На работников юридического отдела также можно оформить индивидуальные ЭП, если они подписывают договоры с контрагентами в системе ЭДО, электронным способом ведут претензионно-исковую работу, взаимодействуют с контролирующими службами (например, подают документы на получение лицензий, регистрируют сделки в Росреестре

Квалифицированная электронную подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».

При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.

Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

ПЭП можно подтвердить подписание работником документа. Это можно сделать через проставление метки в документе либо просто подтверждением просмотра.

Но такие подписи ненадежны. Работник может оспорить свою же простую подпись, поскольку она ненадежна, легко «вскрывается» и передается, ей может воспользоваться другой человек.

ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов:

ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен был ознакомлен «под роспись» строго по ТК РФ.

Такая подпись не подойдет главбуху, менеджеру по кадрам, работникам, ответственным за подписание договоров. П ЭП нельзя применять при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.