как работать в эдо инструкции и как пользоваться эдо в 1 с 8 3

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. 
Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в
этой статье
. Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило
Концепцию
развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Процесс обмена документами выглядит так.

1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
2. Подписываете файл электронной подписью.
4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.  

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель. 

Способы работы с ЭДО

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО. 

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело»
встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. 
Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

• организовывать совместный доступ к документам;
• формировать задания и планы;
• определять процедуры и маршруты согласования;
• сканировать и распознавать бумажные документы;
• обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
• выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
• контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы. 

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

• выбрать оператора ЭДО;
• оформить электронную подпись;
• внести изменения в учётную политику;

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой
регламент и порядок электронного документооборота
.

Как выбрать оператора ЭДО

сайте ФНС
есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

1. Безопасность.
2. Интеграция.
   Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
3. Интерфейс.
   Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
4. Роуминг с другими операторами.
   Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
5. Техподдержка.
   Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
6. Стоимость абонентского обслуживания.
   Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. 

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит. 

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров. 

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

• записаться
  на приём в ИФНС;
• приобрести защищённый носитель (флешку)
  — они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
• подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
• заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
• лично явиться в ИФНС и подписать документы;
• передать носитель и получить ЭЦП. 

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя. 

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на
сайте Министерства цифрового развития РФ
. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в
этой статье

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
• список документов, оформляемых в электронном виде;
• тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
• право подписи электронных документов с указанием должностей;
• способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
• порядок хранения электронных документов;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.

Настроить электронный документооборот (ЭДО) в программе 1С Бухгалтерия 3.0 просто. Наша инструкция по работе с сервисом 1С ЭДО
позволит быстро и без проблем начать работу с сервисом.

Изучив статью, вы узнаете:

• как работает ЭДО в 1C;
• как пользоваться ЭДО в 1С 8.3;
• как отправить УПД через 1С ЭДО;
• как формировать произвольные документы в 1С ЭДО
  .

Подключение к ЭДО

Настроить ЭДО в программе 1С Бухгалтерия 3.0 просто. Работа в 1С ЭДО
начинается с подключения этого сервиса.

Подробнее узнать, как настроить ЭДО, смотрите — ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия — подключение, настройка

После настройки квалифицированной электронной подписи и подключения ЭДО можно приступать к настройке ЭДО с контрагентами.

Подключение к ЭДО контрагентов

Для обмена электронными документами с контрагентами отправьте им приглашение к ЭДО. Без этого важного шага взаимодействие в рамках ЭДО с контрагентами невозможно.

Подробнее узнать как подключить к ЭДО контрагентов — Подключение к ЭДО контрагентов

Рассмотрим как работает ЭДО в 1С. После подключения контрагента к ЭДО вы сможете отправлять документы непосредственно из командной панели формы документа.

Для комфортной работы с ЭДО в 1С существует специальный помощник — рабочее место Текущие дела ЭДО

. Оно доступно в меню Продажи — Сервис — Текущие дела ЭДО
.

Кнопка Отправить и получить

направляет запрос оператору ЭДО и в случае наличия документов от контрагентов загружает их в папку .

Карточка электронного документа открывается двойным кликом мышки на необходимой строке. После открытия документа его можно подтвердить и отправить ответ контрагенту с помощь кнопки Подписать и отправить

. Если вы не согласны с документом, нажмите .

Как отправить УПД через 1С ЭДО

Для отправки УПД создайте документ Реализация товаров (Накладная, УПД)

и внесите в него данные по отгрузке. Проведите документ. У него будет статус Состояние ЭДО: Не начат
.

На панели команд перейдите на кнопку ЭДО — Просмотреть электронный документ
. Эта функция позволит просмотреть перед отправкой электронную форму документа и в случае ошибок оперативно их исправить.

После нажатия кнопки Просмотреть электронный документ

внимательно изучите электронную форму УПД на наличие ошибок. Если их нет, нажмите Подписать и отправить

.

В появившемся окне Подписание электронного документа

введите пароль и нажмите Подписать и отправить

.

После того как УПД будет подписан, программа автоматически отправит его оператору ЭДО. Состояние сообщений обмена отслеживайте на панели состояния в карточке электронного документа.

Также состояние сообщений обмена можно контролировать на форме документа Реализация товаров (Накладная, УПД)

.

После подписания УПД поставщиком примите документ с помощью кнопки Отправить и получить

в рабочем месте Текущие дела ЭДО

.

Успешный статус завершения обмена ЭДО с контрагентом можно увидеть в форме документа Реализация товаров (Накладная, УПД)

— состояние ЭДО: Завершен
.

См. также:

Как отправить произвольный документ в 1С ЭДО

Произвольный документ ЭДО не имеет строго описанной XML-структуры как УПД и относится к неформализованным документам. Чтобы его создать, зайдите в рабочее место Текущие дела ЭДО

на вкладку и нажмите кнопку Создать произвольный документ

.

Заполните данные по организации, контрагенту и выберите документа.

Прикрепите вложенный файл в формате PDF к произвольному документу. Его необходимо предварительно сформировать из печатной формы документа и сохранить на компьютере.

Нажмите кнопку Подписать и отправить

.

Чтобы связать произвольный электронный документ с учетным документом, нажмите кнопку .

После одобрения контрагентом состояние произвольного документа ЭДО изменится на Завершен
.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

С помощью электронного документооборота (ЭДО) бухгалтер с легкостью обработает большое количество документов от контрагентов. А настроить его в программе 1С Бухгалтерия 3.0 просто. Наша инструкция по работе с 1С ЭДО позволит быстро и без проблем подключиться к сервису.

Изучив статью, вы сможете:

• установить компоненты для электронного документооборота в 1С 8.3;
• произвести первоначальную настройку ЭДО 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0;
• отправить приглашение контрагенту на обмен электронными документами.

https://youtube.com/watch?v=y42twZkcfCI%3Ffeature%3Doembed%26wmode%3Dopaque

Для подключения ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0:

• приобретите квалифицированную электронную подпись;
• установите на компьютер программу-криптопровайдер;
• подключите интернет-поддержку 1С.

Криптопровайдер — это программа, позволяющая осуществлять криптографические операции и работающая с электронной подписью.

В качестве электронной подписи подойдет любая квалифицированная электронная подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром. Для работы с электронной подписью в 1С ЭДО должен использоваться один из двух криптопровайдеров:

Допускается установка только одного криптопровайдера на компьютере.

Проверьте что криптопровайдер корректно установлен, открыв раздел и выбрав сначала , затем Обмен электронными документами

. После этого перейдите в Настройки электронной подписи и шифрования

и выберите вкладку .

Для обеспечения возможности подписания документов квалифицированной электронной подписью добавьте сертификат пользователя в 1С 8.3 Бухгалтерия, открыв вкладку в Настройках электронной подписи и шифрования

.

Нажмите кнопку , затем пункт Из установленных на компьютере

. Выберите квалифицированный сертификат, нажмите для добавления сертификата в список доступных сертификатов для подписания документов.

Введите пароль электронной подписи, полученный от удостоверяющего центра и нажмите кнопку .

После добавления электронной подписи откройте ее и нажмите на кнопку .

Убедитесь, что проверка прошла успешно, и все пункты выполнены. В противном случае подключение ЭДО в 1С 8.3 выполнится не корректно.

Настройка ЭДО в 1С 8. 3 Бухгалтерия 3

После подключения необходимых компонент приступим к настройкам ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Как настроить ЭДО в 1С 8.3 пошаговая инструкция.

Перейдите в разделе в , затем Обмен электронными документами

. После этого перейдите в Обмен с контрагентами

и включите настройку . В результате станет доступной ссылка Подключиться к сервису ЭДО

.

Нажмите на ссылку Подключиться к сервису ЭДО

, в результате чего откроется , в котором выберите вариант создания идентификатора организации и оператора ЭДО. Установите оператора и нажмите кнопку .

Проверьте заполнение данных перед отправкой, затем примите согласие с условиями использования и нажмите кнопку .

В появившемся окне ввода пароля внесите полученный при приобретении электронной подписи пароль и нажмите .

Результат обработки заявки отобразится в помощнике подключения к сервису 1С-ЭДО. Нажмите кнопку .

Чтобы убедиться в корректности настройки ЭДО в 1С перейдите в раздел далее в затем Обмен электронными документами

. После этого перейдите в Обмен с контрагентами

и нажмите на ссылку . Проверьте результат выполнения диагностики ЭДО в 1С.

На данном шаге процедура настройки ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия считается выполненной. Можете переходить к отправке приглашения к обмену электронными документам своим контрагентам.

Как пригласить контрагента в ЭДО 1С

Чтобы начать обмениваться с контрагентами электронными документами в 1С, отправьте им заявку-приглашение на выполнение обмена. Для этого перейдите в раздел , выберите Покупки и продажи

, затем перейдите в справочник и откройте карточку контрагента, с которым хотите наладить электронный обмен в 1С. После этого нажмите на кнопку , затем Пригласить к обмену электронными документами

.

После этого откроется окно отправки приглашения: напишите в нем текст приглашения и выберите идентификатор контрагента, если он заранее известен. Нажмите .

После отправки приглашения дальнейшие действия происходят на стороне оператора ЭДО, который передает приглашение непосредственно контрагенту по телекоммуникационным каналам связи. Если у контрагента оператором ЭДО является другой оператор, понадобится заполнить и отправить вместе с приглашением Заявление на роуминг
, без которого обмен ЭДО не будет работать. В сервисе 1С ЭДО заявления на роуминг формируются автоматически с некоторыми операторами ЭДО. В исключительных случаях понадобится вручную составить заявление на роуминг и прикрепить к письму с приглашением.

Отслеживать результат одобрения заявки можно в окне Текущие дела ЭДО

, которое находится на панели в разделе .

После одобрения заявки контрагентом электронный документооборот в 1С 8.3 Бухгалтерия считается настроенным, и можно приступать к отправке документов по электронным каналам связи.

Мы рассмотрели как настроить ЭДО в 1С, как подключить ЭДО в 1С 8.3, как отправить приглашение контрагенту для подключения ЭДО в 1С.

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов
между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота ( ЭДО
) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота ( ЭДО
) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к  программам электронного документооборота
и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить
) или отклонить ( например, если видит ошибки или не согласен с содержанием
).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту
. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО)
.

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Скорость – один из главных плюсов
электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

1. Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.

2. Руководитель подписывает заказ ( согласовывает
   ) и менеджер видит, что статус заказа изменился.

3. Менеджер подписывает заказ ( если необходимо
   ) и направляет его поставщику.

4. Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.

5. Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО ( накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию
   ) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.

6. Менеджер, после того, как товары получены ( или сразу
   ), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.

Здесь уже важна не только оперативность ( быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы
), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он  не может предъявить претензии к покупателю
, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар
( да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути
).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете
.

Электронный документооборот ( ЭДО
) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным
.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

1. По сфере правовых отношени
   й между субъектами которые участвуют организации электронного документооборота.

2. По виду документов
   , которые проходят через ЭДО.

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

• ЭДО с государственными структурами

Внутренний ЭДО
 – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота ( ЭДО
) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами
. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт ( например, Положение о командировках
) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить
, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО
 – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг ( про него расскажем дальше отдельно
).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами

– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

• ЭДО для отчетности
  и т. д.

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отрасле
й.

У компании « Бизнес-Легко!
» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот ( ЭДО
):

• В бухгалтерии 
  – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы ( акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости
  ). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

• В отделе кадров 
  – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. Т К позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО ( см. статью 22.1 ТК
  ).

Некоторые документы уже перешли в электронный вид
. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить
. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

• На складе
   – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.

• В управлении
   – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.

Плюсы и минусы электронного документооборота

• Юридическая значимость документов
  . Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.

• Сокращение затрат на печать и пересылку
  . Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (е сли в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4
  ).

И это без цены конверта (

примерно 3 рубля за штуку

). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании
будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

• Сокращение времени
  создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис ( CRM, складскую программу
  ).

• Безопасность передачи данных и защита
  самих документов.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы
тоже присутствуют:

• Необходимо позаботиться о резервном копировании
  . Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!

• Сопротивление сотрудников
  . Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании
, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

• Не все контрагенты подключены к системе ЭДО
  , с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе»
. Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (д ля каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней
), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению
( информация «вшивается» в код
).

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

• работающие с маркированным товаром ( и поставщики, и покупатели
  );

• участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости ( см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110
  );

• при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).

Переходят на ЭДО ( есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере
) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

• Получить квалифицированную электронную подпись
  ( КЭП
  ) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота ( ЭДО
) можно будет использовать и другие виды подписей ( о них – читайте ниже
).

• Выбрать оператора ЭДО
  и заключить с ним договор, а также подключиться к  системе
  облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами.

• Обучить сотрудников
  работе в системе ЭДО.

• Начать обмен данными
  и радоваться скорости.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи
.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов
в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО
важно обратить внимание на следующие моменты:

1. Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.

2. Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.

3. Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.

4. Возможность доработать систему под специфические запросы компании.

5. Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.

6. Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.

7. Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение
и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС
. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам
электронного документооборота ( ЭДО
).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно. 

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь
. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота. 

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

1. Отправьте контрагенту приглашение к обмену или примите приглашение
   от контрагента. Если контрагент работает с 1С-ЭДО, попросите отправить вам приглашение с его стороны.

2. Дождитесь уведомления о настройке роуминга
   и обменивайтесь документами.

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг на
sbis.ru
.

• На сайте сервиса нажмите «Подключить роуминг».

• Заполните заявку. Если приглашаете несколько контрагентов, загрузите их списком.

• Подключите к компьютеру носитель с электронной подписью организации. Нажмите «Подписать и отправить».

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС
, обратитесь в техподдержку
.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней
. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС
принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг
и можно обмениваться документами.

1. В карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, затем «История изменений».

2. В фильтре выберите «Приглашения контрагентов» и найдите среди них приглашение от контрагента, с которым собираетесь работать.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Дата обновления: 28.06.2022

Номер карточки: SD0023757

Видеоинструкция

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи. 

Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:

В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться. 

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами
и установить флаг в поле Электронные подписи
.

Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО,
после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы
.

В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.

Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ

или перейти по ссылке Состояние ЭДО
.

В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. 

1. 
Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи
необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.

При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы
, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.

Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. 
Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии. 

Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат

через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат
из установленных на компьютере.

Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке  http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/
.

Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/
.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат
отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле  Показывать все сертификаты
.

Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.

В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.

Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников
. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.

2. Простая электронная подпись

При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.

На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов
 применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.

В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа
, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.

Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.

При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная
. После чего необходимо  добавить логическое условие, нажав Добавить группу
: поставить все подписи по порядку
, поставить любую из подписей
, поставить все подписи
(условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).

Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4079/
.

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.

При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение
.

Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.

После чего необходимо перейти по ссылке У
ведомление
. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать
.

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

На вкладке Подписи
можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия — Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование  — Интернет-поддержка и сервисы
, затем развернуть группу Обсуждения
и нажать кнопку «Подключить».

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес

Вашей

Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335

Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.

Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.

Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».

Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО
, перейдя в папку Подписать
 раздела Исходящие
.

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте  ИТС
.

Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система 1С-ЭДО, которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы, является полезным инструментом для бухгалтера.

Как известно, большинство российских компаний ведут бухгалтерский и налоговый учет с применением программ 1С. Поэтому система
1С-ЭДО
, которая позволяет обмениваться электронными документами не выходя из учетной программы,
является полезным инструментом для бухгалтера

Возможность электронного документооборота реализована практически во всех типовых конфигурациях 1С и в части прикладных решений.

Согласитесь, удобно когда входящие документы не нужно сначала долго выбивать из поставщика и потом вносить в программу руками. А вместо этого — нажатием одной кнопки загрузить в программу данные, присланные поставщиками через систему электронного документооборота.

Точно так же можно отправить по ЭДО документы на реализацию, сформированные в программе. И никакой почты или курьеров.

Даже если ваши контрагенты не используют
1С-ЭДО
, можно настроить роуминг для работы с другими операторами электронного документооборота путем подачи заявки. Кроме того, система
1С-ЭДО
предусматривает автоматический роуминг с операторами ЭДО, поддерживающими технологию 1С. Таких на данный момент семь:

• Удостоверяющий центр (Екей);

Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы. 1 С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО.

Там же будут видны и входящие запросы от контрагентов на электронный обмен документами.

О преимуществах ЭДО за 2 минуты:

Настройка ЭДО в 1С

Прежде всего, для обмена электронными документами необходимо настроить ЭДО в программе 1С. Это можно сделать в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Далее — раздел «Учетные записи ЭДО»

Настройку учетной записи удобно делать через Помощник подключения ЭДО.

Для регистрации учетной записи ЭДО в 1С необходимо указать:

• сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
• идентификатор организации (присваивается участникам ЭДО);
• пароль от контейнера сертификата КЭП;
• пользователя 1С, который сможет использовать сертификат (при необходимости),
• адрес электронной почты для получения уведомлений,
• назначение учетной записи.

После регистрации учетной записи можно обмениваться документами электронно.

В разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» есть возможность настроить автоматическое получение и отправку документов, а также частоту проверки новых сообщений.

Вся информация по электронному документообороту находится в разделе «Текущие дела ЭДО». Попасть в него можно через раздел «Покупки» или «Продажи» — «Сервис».

Кнопка «Отправить и получить» запускает обмен. При получении новых сообщений или документов они появляются в списке слева в соответствующем разделе.

Подобрать тариф 1С-ЭДО

Начало работы с контрагентами в 1С-ЭДО

Поступившие запросы на ЭДО от контрагентов находятся в группе «Приглашения» — «Требуется согласие». При этом в окне справа будут видны наименование контрагента, приславшего приглашение, и его идентификатор участника ЭДО.

Если вы предполагаете обмениваться по ЭДО с новыми контрагентами, которых еще нет в базе, рекомендуем поставить галочку «Создавать контрагентов автоматически» в настройках раздела «Администрирование» — «Обмен электронными документами». В этом случае контрагенты будут автоматически создаваться в вашей базе 1С при получении приглашений и документов.

После получения запросов на ЭДО в окне списка приглашений выбираем запрос от контрагента и нажимаем кнопку «Принять», если хотим работать с данным контрагентом по ЭДО.

Если же запрос пришел от неизвестного контрагента, можно отклонить приглашение нажатием соответствующей кнопки.

После принятия приглашения в настройках ЭДО появится соответствующая настройка по данному контрагенту. Ее можно подкорректировать в соответствии с вашим документооборотом.

Настройки обмена производятся как для получения, так и для отправки документов. Кроме того, при необходимости настройки обмена ЭДО оформляются по отдельным договорам в рамках одного контрагента.

Приглашение принято, настройки обмена сделаны — можно начинать работать с контрагентом по ЭДО.

Сервис 1С-ЭДО от Калуга Астрал
предоставляет возможность электронного обмена документами прямо в учетной программе с использованием всего функционала программ 1С. Легкость настройки и подключения, а также роуминг с ведущими операторами ЭДО — вот преимущества нашего сервиса.

<div data-fetch-key="PostForm:0" contenteditable="false" data-prop.id="2766" data-template="

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение!

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!