МОЖНО ЛИ ПРИНИМАТЬ ДОКУМЕНТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Этот вопрос появляется у владельцев сертификатов электронной подписи ( ЭЦП), когда нужно подписать цифровой подписью электронные документы без использования привычных систем, в которые интегрированы специализированные модули для реализации и контроля электронных подписей. В данной статье рассмотрены варианты заверения ЭД любых видов с помощью популярных программных средств.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью (ЭЦП)?

На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов. Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа

Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.

Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Что нужно для подписания документов цифровой подписью?

Бесплатная консультация эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

ПО для подписания электронных документов

Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.

Таб.1 ПО для подписания электронных документов

Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).

КриптоПРО CSP

Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.

Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. П О используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:

Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

КриптоАРМ

Программа для подписи документов ЭП (ЭЦП), проверки сертификатов полученных документов и шифрования данных. Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал, и пользоваться ею бесплатно можно только в течение ограниченного периода. Базовая и стандартная версии содержат основные и дополнительные функции.

Чтобы подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ, нужно, соблюдая порядок, выполнить следующие шаги:

Запустить программу и в верхнем меню нажать на значок «Подписать».

Ознакомиться с инструкцией и нажать «Далее».

Мастер создания ЭП

Нажать «Добавить файл», если требуется подписать один документ, или «Добавить папку», если нужно подписать все файлы определенного каталога.

В открывшемся окне менеджера файлов выделить целевой файл и нажать «Открыть»

При необходимости повторить данную процедуру, если требуется подписание нескольких файлов из разных каталогов, затем нажать «Далее».

На странице следующего этапа следует выбрать кодировку и расширение, если значения по умолчанию не подходят, а также указать каталог для выходных файлов. В этом каталоге будут созданы новые файлы. Когда все настройки установлены, нажать «Далее».

Страница параметров позволяет установить свойства подписи, выбрать тип – присоединенная или открепленная (в подпись не включаются сертификаты), добавить штампы времени. После выбора всех свойств нужно нажать «Далее».

На следующей странице нажать «Выбрать». Откроется окно хранилища сертификатов. Из списка сертификатов нужно выбрать тот, которым будет подписан документ или папка. После чего нужно нажать «Далее».

Откроется страница завершающего шага. Если планируется использование этих параметров для подписи в других документах, на данном шаге можно сохранить профиль, установив соответствующую галочку. После чего нажать «Готово».

Появится сообщение об окончании операции. В указанном каталоге будут созданы файлы подписей.

Напомним, что наиболее часто ЭП используется в процессе электронного документооборота с контрагентами. В этом случае ЭД имеют юридическую силу и позволяют избавиться от бумажного документооборота.

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

(часть 4 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

Основной вопрос, возникающий в связи с применением электронной документации, касается юридической силы электронной подписи (ЭП) – каково ее юридическое значение, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным? Попробуем разобраться.

Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?

Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм.
Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.

Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.

Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. Э П ― это замена подписи от руки и печати фирмы.

Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще
подделать собственноручную подпись.

Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.

Имеет ли юридическую силу электронная подпись?

Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.

Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом

Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.

Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:

Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.

Можно ли предоставить в суд электронный документ?

Суд будет расценивать электронный документ, принимая его в качестве доказательства, в следующих случаях:

Для предоставления электронного документа в качестве доказательства следует распечатать его. Также нужно представить документы, подтверждающие личность и полномочия лица, которое его передает. В качестве бесспорного доказательства принимается документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Именно такой вариант рекомендуется для использования на практике. Наличие такого типа подписи подтвердит ряд информации:

Также необходимо будет подтвердить подлинность ключа ЭП, для чего потребуется полученный в удостоверяющем центре сертификат.

Руководитель Центра сопровождения 1С

Проблемы правового регулирования электронных документов

Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие. С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.

В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.

Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:

Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.

На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.

Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО.

Сегодня в коммерческих организациях при работе с контрагентами получает все большее распространение использование электронной подписи (ЭП). Чем крупнее организация, тем ощутимей становится экономия времени и средств, благодаря внедрению электронного документооборота (ЭДО).

На законодательном уровне вопрос о возможности использования электронной подписи был урегулирован еще в 2011 году, когда был принят Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В статье 6 данного закона обозначено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, указанной нормой законодателем была предоставлена возможность подписывать любые документы ЭП, и данные документы приравниваются к бумажным.

Однако у этой, в целом, положительной возможности, которую можно считать серьезным шагом на пути к цифровому предприятию, начинает проявляться и специфическая особенность применения. Это обусловлено необходимостью задействовать дополнительные технические средства и появлением оператора ЭДО — нового участника отношений между контрагентами, который выпускает ключ электронной подписи и подтверждает ее подлинность.

Ряд контрагентов, пользуясь тем, что процедура оформления электронной подписи сложнее, чем проставление собственноручной, стали злоупотреблять своим правом и вести себя в определенных ситуациях недобросовестно. В частности, при заключении сделок с использованием ЭП участились случаи их оспаривания. Рассмотрим в качестве иллюстрации судебные дела, в которых прослеживаются общие тенденции.

Дело № 1

В деле А40-26656/2015 по иску ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» к ООО «Дакс» возник спор относительно того, принят ли поставленный товар покупателем и можно ли считать сделку, подписанную ЭП заключенной. Рассмотрев представленные сторонами доказательства, суд признал, что сделка считается заключенной, а поставленный товар должен быть оплачен. В качестве доказательств заключения договора и получения товара истцом были предоставлены:

Дело № 2

Еще в одном примечательном судебном деле развернулись целые баталии с доказыванием факта заключения договора поставки с помощью ЭП и факта вручения товара покупателю. Речь пойдет о Деле № А40-4350/16 о взыскании 38 011 312,65 руб., которое дошло до Верховного суда РФ.

В деле судом были исследованы следующие доказательства:

Позиция покупателя по данному делу состояла в отрицании всех доводов поставщика и представленных им доказательств. Позиция истца осложнялась тем, что в договоре был прописан специфический порядок обмена электронными документами, который не был соблюден (должно направляться специальное уведомление об использовании ЭДО от одного контрагента — другому). Такой порядок предоставил ответчику возможность манипулировать доказательствами, и он ссылался на то, что формальная сторона договора не соблюдена. Между тем, как известно, суд оценивает доказательства в совокупности. После того как ВС РФ отменил нижестоящие судебные акты и направил дело на повторное рассмотрение, требования истца были удовлетворены в полном объеме. Однако для этого пришлось пройти долгий путь доказывания права поставщика на получение причитающегося ему вознаграждения.

Не зная экономической подоплеки данной сделки, можно констатировать, что сам по себе факт подписания договора ЭП предоставляет сторонам, при определенных обстоятельствах, пространство для маневра в суде.

Дело № 3

В одном из свежих дел (N А40-174292/2018) суды трех инстанций рассматривали спор о неоплате в связи с поставкой товара между ООО «ВОАНДА» (истец) и АО «Торговый Дом «Перекресток» (ответчик). Арбитражный суд удовлетворил исковые требования о взыскании задолженности за поставленный товар в размере 1 502 772,48 руб. в полном объеме.

Суд апелляционной инстанции, приняв апелляционную жалобу ответчика и заново рассматривая дело по правилам суда первой инстанции, принял встречное исковое требование о взыскании штрафа за недопоставку товара в размере 540 998 руб. 09 коп. В результате рассмотрения дела судом апелляционной инстанции, решение суда первой инстанции отменено, в удовлетворении иска ООО «ВОАНДА» отказано, а встречные требования ответчика удовлетворены. В своем решении суд апелляционной инстанции, руководствуясь статьями 309, 310, 330, 454, 486, 488, 506, 516 Гражданского кодекса Российской Федерации, исходил из того, что УПД не содержит сведений о том, что товар был принят ответчиком: в графе «Товар (груз) получил» отсутствует подпись покупателя.

Таким образом, истец по первоначальному иску не доказал, что товар был поставлен ответчику в соответствии с условиями договора и в установленные сроки, требования о взыскании штрафа за не поставку товара, заявленные во встречном иске, согласуются с условиями договора и фактическими обстоятельствами дела, расчет штрафа проверен, выполнен арифметически и методологически верно.

Не согласившись с принятым по делу судебным актом арбитражного суда апелляционной инстанции, ООО «ВОАНДА» обратилось в Арбитражный суд Московского округа с кассационной жалобой. Рассмотрев жалобу, суд в своем постановлении от 18.06.2019 N Ф05-8350/2019 пришел к выводу, что судами нижестоящих инстанций неверно истолкованы условия договора и законодательства. Как указал суд, взаимные претензии истцов по первоначальному иску и по встречному иску основаны на различных заказах покупателя.

Условиями признания документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью, является наличие подписанного документа с сертификатом ключа, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром. Требования к таким центрам установлены статьей 13Федерального закона N 63-ФЗ, и проверка ключа возможна только с применением криптографических средств электронной подписи (статья 12 Федерального закона N 63-ФЗ).

Заявитель кассационной жалобы указывает, что п. 1.6. договора стороны пришли к соглашению об организации электронного обмена документами, предусмотренными договором через платформу электронной коммерции EDI-провайдера. Истец же настаивает, что УПД N В-111 от 16.02.2018 направлен в электронной форме и подписан электронной подписью покупателя, которая подтверждает принятие товара по договору.

Вместе с тем, судом апелляционной инстанции в рамках настоящего дела не дана оценка заключенному между сторонами договору поставки в части электронного обмена документами (п. 1.6. договора), не установлено наличие оснований для квалификации электронной подписи недействительной, не дана оценка полномочиям лица, подписавшего УПД электронной подписью.

Таким образом, выводы о не подтверждении факта поставки, основанного на УПД, сделаны при неправильном применении норм материального права, в отсутствие толкования условий договора и являются преждевременными.

В результате рассмотрения кассационной жалобы дело направлено на повторное рассмотрение в суд апелляционной инстанции.

Как мы видим из судебной практики, сам факт использования электронной подписи становится дополнительным основанием для оспаривания сделки сторонами и требует специального подхода при разрешении подобных дел.

Что нужно учитывать, чтобы не попасть в ловушку при использовании ЭП

В заключение добавим, что каждый спор индивидуален и нет возможности предусмотреть исчерпывающие рекомендации, которые бы подходили для всех случаев. Поэтому большая часть затруднений, с которыми могут столкнуться контрагенты, может быть разрешена только при внимательной и качественной проработке договоров, в которых содержится условие об использовании ЭДО в процессе обмена документами.

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 — 18 настоящего Федерального закона.

4. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

Изначально переход на сертификаты физического лица и машиночитаемые доверенности планировался к 1 марта 2023 года, затем был перенесен на осень. Теперь появилась информация, что ЭЦП, выданные по старым правилам, сохранят актуальность до августа 2024 года. Расскажем, так ли это.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что известно о новом порядке на сегодняшний день

По свежему закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, КЭП для подписания электронных документов оформляется только на директора, который представляет интересы компании без доверенности.

Ключ некопируемый, с него невозможно сделать дубликат для главбуха, юриста или специалиста по тендерам.

Такие меры предприняты государством для обеспечения безопасности бизнеса, снижения корпоративных споров и мошеннических действий.

Важно помнить: электронная подпись является аналогом собственноручной, то есть ответственность за ее исполнение полностью лежит на владельце.

Передача ключа другому человеку может повлечь, например, несанкционированное списание средств со счета, искажение данных бухгалтерской отчетности, привлечение к субсидиарке в случае банкротства и т.д.

На остальных сотрудников законодатель предлагает изготовить персональные именные ЭП физлица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Возможность подавать документы в контролирующие органы с приложением машиночитаемой доверенностью внедрена в сервисе 1С-Отчетность на платформе «Калуга Астрал» с 2022 года.

В чем отличия от прежних сертификатов

Новый ЭЦП физлица не содержит информацию о работодателе, в нем только личные данные сотрудника. Поэтому в дополнение оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) с указанием уникального идентификационного номера полномочий — она будет прикладываться к каждому пакету электронных документов.

Благодаря персонализации ключа, физлица смогут использовать ЭП не только для рабочих, но и для личных целей: при регистрации сделок с недвижимостью, получении госуслуг и т.д.

В какие сроки нужно уложиться бизнесу

Переход к новому порядку работы был установлен на 1 марта, но позднее срок перенесли на 1 сентября 2023 года в связи с тем, что не все федеральные органы исполнительной власти были готовы к этому, и бизнес не успевал перестроиться (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

До конца этого лета совершенно точно можно пользоваться сертификатами, выданными по старым правилам, то есть содержащими реквизиты компании-работодателя и сотрудника физлица.

Таким образом, у организаций остается буквально пара месяцев, чтобы выпустить новые персональные ЭЦП для сотрудников, работающих с ЭДО, и оформить на них машиночитаемые доверенности.

Однако появилась, пока призрачная, надежда, что сроки перехода снова продлят, то есть внедрение новых правил пройдет мягче, чем планировалось.

Продлят ли действующие ЭЦП на 2024 год

На рассмотрении Государственной думы находится новый законопроект № 216859-8, поправки в настоящий момент проходят второе чтение парламентариев.

Основная идея: разрешить использовать сертификаты ЭП, выпущенные на сотрудников компаний по прежним правилам, в течение одного года с момента окончания переходного периода.

Проще говоря, выпуск новых ЭЦП, которые содержат реквизиты и сотрудника, и организации, удостоверяющие центры прекратят с 31 августа 2023 года. Но действующие ключи, выданные ранее, можно будет использовать вплоть до августа 2024 года.

Таким образом, законодатель планирует смягчить внедрение обязанности по МЧД, разгрузить немного работу доверенных УЦ ФНС и оказать поддержку бизнесу.

Будем внимательно следить, пройдет ли законопроект все стадии рассмотрения, и обязательно проинформируем наших читателей!

Перейти на работу с сертификатами физлиц и МЧД можно уже сейчас — не откладывая внедрение в долгий ящик и без риска в один «прекрасный» день оказаться без действующей электронной подписи!

Калуга Астрал выполняет полный спектр услуг для бизнеса: от выпуска электронной подписи для физлиц до оформления машиночитаемой доверенности, обеспечения поддержки ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в госорганы.

Работа с электронной подписью со всеми ее возможностями

ГК «Астрал» ‌—‌ надежная компания для получения КЭП

Оставьте заявку и специалист свяжется с вами!

По закону о бухучете принять к учету первичный документ в электронном виде можно с любой электронной подписью – он приравнивается к бумажному. Но есть еще закон об электронной подписи, где прописаны требования к разным ЭП.

Подпись электронных документов

ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.

В стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Поскольку закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, принять к учету первичный документв электронном виде можно с любой электронной подписью.

Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота (письмо Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672).

Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС (п. 2 ст. 93 НК).

Еще подробнее все это будем обсуждать 21 апреля на вебинаре о самом важном новых ФСБУ. Записывайтесь, он бесплатный. И касается не только документооборота, но и ОС, запасов и аренды.

Какие виды ЭП предусмотрены законом

При формировании электронных первичных документов организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронные подписи бывают двух видов – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Усиленная электронная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам с собственноручной подписью, если это установлено законом (иными нормативными актами) или соглашением сторон (ст. 5, 6 закона № 63-ФЗ).

Электронные документы, подписанные КЭП

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством.

В соответствии со статьей 11 закона № 63-ФЗ КЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных пунктами данной статьи:

В соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности квалифицированной электронной подписи.

Когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.

Таким образом, отсутствие подтверждения действительности КЭП у электронного документа не позволяет признавать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Со временем большинство организаций будет вести свою документацию в «цифре». Вопрос внедрения электронного документооборота (ЭДО) активно поддерживается и продвигается на государственном уровне. На данный момент наибольшее распространение ЭДО получил в сфере бухгалтерской и кадровой документации.

Эта тема сейчас как никогда актуальна, поэтому предлагаем окунуться в тонкости ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО, ЭКДО) и легализации кадровой документации

Прежде чем начать внедрение ЭДО в своей компании, необходимо разобраться в вопросе электронных подписей. В том числе, какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП, а какие можно.

Что такое электронная подпись и какая она бывает

ЭП (ЭЦП) – подпись, которая является электронным равнозначным аналогом собственноручной подписи. Именно электронная подпись придает документам юридическую силу. Существует 3 вида ЭП, каждый из которых используется для разного вида документации.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Документация, подписанная ПЭП, может использоваться не только внутри компании, но и при внешнем обмене документами. Для того, чтобы придать юридическую значимость документу, необходимо подписать соглашение между всеми участниками электронного взаимодействия (акт вводящий правило для сотрудников).

В соглашении прописывают случаи, в которых документация, подписанная ПЭП, будет считаться равносильной бумажному формату документов, рассматривается порядок подписания и проверки ЭП, фиксируются правила идентификации сотрудников-владельцев ПЭП.

Не стоит забывать и о конфиденциальности, особенно в случаях внедрения и использования ПЭП, так как именно простая подпись является самой незащищенной.

Сотрудник может получить ПЭП у работодателя, при этом факт получения должен быть зафиксирован в информационной системе, которую использует компания. Это может быть платформа «Работа в России» или собственная ИС, адаптированная под особенности работы конкретной компании.

Сервис КЭДО от компании WiseAdvice — Подписанные кадровые документы

ПЭП вполне достаточно будет сотруднику для подписания обычной рабочей документации, например: графика работы, табеля учета рабочего времени, служебных записок и т п.

Для подписания трудовых договоров и документации, которая доносится до сотрудников «под роспись», ПЭП не подойдет. Поэтому главбухи и HR-сотрудники таким видом подписи не пользуются.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от ПЭП, УНЭП позволяет идентифицировать человека, который подписал документацию, показывает вносились ли правки в документ после его подписания. У НЭП является более защищенным вариантом ЭП, поэтому дает возможность его обладателю подписывать более важные документы. Например, кадровые документы внутри организации или документы в налоговые службы, используя личный кабинет.

Документ, подписанный УНЭП, равносилен документу в бумажном формате, подписанного собственноручно (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Н ЭП так же как и ПЭП можно получить у работодателя при приеме на работу. Эта подпись может обеспечить подписание большинства кадровых документов, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка и трудоустройства, локальных актов компании и прочей документации.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП является самым защищенным вариантом ЭП. Ее можно получить только в специальном сертифицированном удостоверяющем центре и только она дает широкие возможности для подписания самых «важных» документов дистанционно в электронном формате.

Электронная документация, подписанная УКЭП, равносильна документу подписанному собственноручной подписью в бумажном формате и может использоваться для подписания практически любого вида документов

УКЭП совершенно точно необходима будет:

Поэтому наличие УКЭП особенно актуально для бухгалтеров и кадровых сотрудников. Только это даст возможность заключать электронные договоры, передавать сведения о больничных листах в ФСС, отправлять кадровую отчетность в Росстат и Пенсионный Фонд.

Варианты перехода на КЭДО: SaaS, коробка или проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!

Плюсы КЭДО

Электронное подписание кадровых документов значительно повышает эффективность работы всех сотрудников внутри компании, экономит время, упрощает процесс взаимодействия между сотрудниками и дает неограниченные возможности для дистанционных сотрудников.

Для подписания электронной документации человек может использовать любую ЭЦП, если федеральным законом или нормативным актом не предусмотрено подписание конкретного документа определенным видом ЭЦП. Так же следует помнить, что электронную документацию с любой подписью нельзя использовать в том случае, если закон требует ведение конкретного документа в бумажном формате.

Заявки на подписание в ЛК сервиса КЭДО WiseAdvice

Подписание документа в информационной системе для кадрового ЭДО

Запрос пароля от сертификата ЭП

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

Закон позволяет организациям ввести электронные трудовые книжки (закон №436‑ФЗ от 16.12.19) и электронные листки нетрудоспособности (закон №86‑ФЗ от 01.05.17).

Также возможно перевести в электронный формат договоры и другую документацию оформленную с дистанционными сотрудниками (ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ) или работниками, которые оформлены по соглашению гражданско‑правового характера (п.2. ст.160 ГК РФ).

Но не по всей кадровой документации есть четкие указания. Согласно закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ, документация с ЭП приравнивается к документам в бумажном формате. А это значит, что любая организация может внедрить КЭДО в свою деятельность и перевести в электронный формат свою документацию.

Какие документы нельзя подписать электронной подписью работника

Несмотря на то, что ЭДО сейчас получил активное внедрение, существуют сферы, в которых допустим только бумажный формат документации с собственноручными подписями, например, трудовое законодательство. Именно в нем существует огромное количество документов и актов, которые необходимо создавать оформлять и подписывать только в бумажном формате.

Если же рассматривать ту документацию, которую разрешено вести в электронном виде, то тут многое зависит от электронной подписи, которой владеет сотрудник и от конкретного документа, который необходимо подписать.

Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге

Помимо документов, которые можно вести только в электронном/бумажном формате, есть ряд документации, которую следует оформлять в двух вариантах.

К ним относятся:

Эффект от внедрения КЭДО

У руководителей бизнеса возникают вопросы: зачем такие сложности, может, рациональнее оставить, все как есть в привычном виде.

Давайте в завершении разберемся, что дает компании внедрение КЭДО:

Именно благодаря этим преимуществам огромное количество организаций уже внедрили в свою работу электронный документооборот, и их число с каждым днем только возрастает.

Оцените готовность вашей компании к переходу на КЭДО с помощью чек-листа. Бесплатно!