ВЫДАЧА СЕРТИФИКАТА ЭЦП

Электронная подпись (ЭП) — самое, что обычная подпись, но в электронном виде. Она приравнивает любой электронный документ к бумажному оригиналу.

Что такое электронная подпись

По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи, а сам документ не изменялся после подписания, то есть остался подлинным.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Нужно подготовить рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Рабочее место — это ваш компьютер, на котором вы будете подписывать документы. На нем должна быть операционная система Виндоус или и браузер с доступом в сеть. Линукс тоже подойдет, но его придется настроить. Это могут бесплатно сделать в удостоверяющем центре, но туда, возможно, придется везти компьютер.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они работают примерно одинаково.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре, налоговой или МФЦ.

Виды ЭП и их отличия

В законе описаны несколько видов электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Также подпись позволяет подтвердить обращение в органы власти или подписать заявку на услугу. Например, когда подаете документы на налоговый вычет в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Простая электронная подпись уязвима, поэтому ее нельзя применять при работе с государственной или коммерческой тайной. Если вы работаете с имущественными и финансовыми документами, то лучше ее не использовать. Она не гарантирует, что документ не меняли и что его подписал нужный человек. Это будет проверять районный или арбитражный суд, если возникнет спорная ситуация.

Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью более сложных программ и функций для шифрования. Считается, что подделать подпись, созданную с помощью такой программы, невозможно или очень сложно. Эта подпись говорит: документ подписал человек в  время и не менял его после.

Эту подпись используют во внутреннем электронном документообороте: в распоряжениях, письмах, приказах и некоторых кадровых документах. Ей подписывают договоры, контракты и агентские отчеты, но только если стороны заключили соглашение о доверии таким подписям и электронным документам.

Неквалифицированные подписи можно генерировать внутри компании или сервиса с помощью бесплатных инструментов. Государство не может контролировать неквалифицированную подпись: кто угодно может ее выдать и владеть ею, и она не защищена средствами, которым доверяют власти. Именно поэтому в судебных инстанциях не принимают такие подписи.

Квалифицированная электронная подпись — самый надежный вид электронной подписи. Она подтверждена квалифицированным сертификатом, специальным бумажным или электронным документом, отвечающим требованиям ФСБ. Программа, которая предназначена для работы с квалифицированной подписью, тоже отдельно сертифицирована ФСБ.

Квалифицированную КЭП для физлиц, доверенных лиц организаций и ИП выдают в удостоверяющих центрах. Это организации, которые прошли сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи, уполномочены выдавать сертификаты электронных подписей и осуществлять услуги по криптозащите информации.

Руководители компаний и ИП получают КЭП только в налоговой.

Главное отличие квалифицированной подписи в том, что ее целостность дополнительно проверяется по двум реквизитам:

Так определяют, что подпись не была утеряна, украдена или просрочена, когда ее использовали. Сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять каждый год — помнить, когда она перестает действовать, и вовремя заказывать перевыпуск.

У квалифицированной подписи есть два важных преимущества.

Взломать квалифицированную подпись почти невозможно — это потребует слишком больших вычислительных ресурсов. Если вы потеряете закрытый ключ, по вашему сигналу удостоверяющий центр или налоговая отзовет сертификат — подписывать документы с его помощью будет нельзя. Также нельзя передавать токен  — если об этом узнает удостоверяющий центр или налоговая, то аннулируют подпись как скомпрометированную.

Ее можно использовать в любых операциях с электронными документами. Ей доверяют районные и арбитражные суды и налоговые инспекции, поэтому чаще всего ею подписывают электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры.

Где можно использовать электронную подпись

Теоретически можно. По закону вы должны не допускать того, чтобы подпись попала в чужие руки без вашего согласия. Получается, другой человек может использовать вашу подпись, если вы согласились на это. Но ответственность за любой подписанный документ все равно несет владелец подписи.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в налоговую или удостоверяющий центр.

Как приобрести подпись обычному человеку или самозанятому

Обычные граждане могут пользоваться любой подписью — простой, неквалифицированной и квалифицированной.

Как правило, простая подпись используется для авторизации на госуслугах.

Неквалифицированной подписью можно пользоваться по договоренности для обмена документами с компаниями или ИП.

А с помощью квалифицированной подписи получают госуслуги, связанные с имущественными операциями. Например, ею можно подписать договор купли-продажи квартиры и подать его на государственную регистрацию. Или оформить компанию без посещения налоговой, назначить ее директора и других должностных лиц.

В Москве электронная подпись для граждан стоит от 900 ₽. Цена с носителем — 2700—3500 ₽. Отдельно носитель будет стоить от 1840 ₽. Стоимость зависит от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Еще квалифицированную ЭП можно получить бесплатно — через мобильное приложение «Госключ». Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на госуслугах, действующий загранпаспорт с чипом, который выдают на десять лет, и смартфон с NFC-модулем. Такой подписью можно подписывать любые документы на госуслугах и коммерческих площадках, которые интегрированы с «Госключом».

Расходы на электронную подпись в Москве для компаний и ИП —

Получить подпись для доверенных лиц компаний и ИП можно в удостоверяющих центрах. Нужно выбрать ближайший центр в списке на сайте Минцифры и оформить заявку в офисе организации или на ее сайте.

Потребуются следующие документы:

Цена сертификата зависит от региона. В Москве — от 2000 ₽, а в Хакасии, например, это может стоить от 1000 ₽.

После оплаты электронную подпись запишут на ваш токен. Его можно купить в удостоверяющем центре за 2000—2500 ₽. С этого момента сертификат начинает действовать.

Чтобы сотрудники имели право подписывать электронные документы, нужна не только КЭП. Вы также должны сделать для них машиночитаемую доверенность.

Это специальный электронный документ, который может распознать система документооборота. Требования к нему описаны в приказе ФНС от 30.04.2021.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

На сайте госуслуг нужно выбрать тип подписи, который вы хотите проверить. После этого загрузить подписанный КЭП документ для проверки

Для проверки подписи на сайте «Мос-ру» нужно загрузить документ, подписанный электронной подписью, и файл с самой подписью

Как подписать документ электронной подписью

Для подписания нужна программа, которая в контекстное меню вашей операционной системы — Windows или macOS — добавит специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого разработчика СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «»:

Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто⁠-⁠АРМ» в Виндоус

Документы «» подписать еще проще:

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате .

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

Документы можно подписывать в электронной почте и облачных хранилищах — например, в «Дропбоксе» и на «Яндекс-диске». Для этого нужно установить специальное расширение для браузера. Такое расширение добавляет в интерфейс вашего файлового хранилища кнопку «Подписать».

В «» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «Гугл⁠-⁠докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете, автоматизировать внутренний документооборот, заключать договоры и подписывать электронные контракты.

Вот как используют электронную подпись компании и ИП:

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — сократить расходы на бумагу, принтеры и работу секретарей, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и кредиты в банке без визита в офис.

А вот что могут сделать с электронной подписью обычные граждане:

Обычно люди делают электронную подпись, чтобы передавать документы госслужбам — например, удаленно подают заявление на регистрацию по месту жительства или отправляют иск или доверенность в суд. Но на самом деле электронная подпись может заменить рукописную в любых случаях. Вот как, к примеру, ее можно использовать:

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись в жизни, мы рассказывали в другой статье.

Как приобрести подпись компании и ИП

Руководители фирм и ИП получают квалифицированные сертификаты подписи только в налоговых инспекциях. Дистанционно получить подпись нельзя, нужно обращаться лично.

Налоговые инспекции выдают сертификаты подписи бесплатно. Что нужно сделать, чтобы получить подпись:

Подпись, которую вы получите в ИФНС, выдается в единственном экземпляре и предназначается только для руководителя компании и ИП. У сотрудников должны быть свои подписи. Они получают их в удостоверяющих центрах.

Как устроена ЭП

Технически электронная подпись — файл с уникальной последовательностью цифр, который прикрепляется к документу. В ее формировании участвуют закрытый и открытый ключ.

Закрытый ключ есть только у автора подписи. Это «перо», оно хранится у владельца на любом удобном носителе: компьютере, внешнем диске или токене — защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт- или симкарте.

Открытый ключ доступен всем. Это файл со сведениями о владельце подписи, он нужен, чтобы можно было проверить ее подлинность и неизменность документа.

Сама электронная подпись формируется с помощью специальной программы — средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Предположим, вы хотите отправить договор через систему электронного документооборота. Кратко процесс выглядит так:

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в налоговую, удостоверящий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов. Можно не дожидаться окончания срока действия текущего сертификата и заказать новую подпись заранее — тогда это делается онлайн, если получать подпись через УЦ.